Migrar de Excel a un ERP significa pasar los datos maestros y los saldos iniciales, no el historial completo de transacciones. Los maestros son clientes, proveedores, productos, listas de precios y el plan de cuentas; los saldos son stock, cuentas por cobrar y por pagar, y bancos.
El historial de diez años de facturas queda en modo consulta: cargarlo entero cuesta más de lo que aporta.
Somos EGA Futura, desarrollamos EGA Futura ERP y acompañamos migraciones desde hace más de 30 años. Lo decimos antes de empezar.
Recorremos las cinco etapas: inventario de planillas, datos maestros, limpieza, carga con validación y corte. Después, el equipo, los plazos y los riesgos.
Si tu empresa todavía no eligió su sistema de gestión, conviene leer antes qué resuelve un ERP y cómo elegirlo.
Migramos lo que el sistema necesita para operar el primer día.
| Dato | Se migra? | Por qué |
|---|---|---|
| Clientes y proveedores activos | Sí | Sin ellos no se factura ni se compra |
| Productos y listas de precios vigentes | Sí | Base de cada pedido y cada factura |
| Plan de cuentas | Sí | Cada comprobante se imputa contra él |
| Stock, comprobantes abiertos y bancos a la fecha de corte | Sí | Son los saldos iniciales |
| Historial de ventas y compras de años anteriores | No | Queda en consulta; totales mensuales solo si hacen falta comparativos |
| Clientes y productos sin movimiento en dos años | No | Se archivan en la planilla |
Consejo: hagamos hoy la lista de lo que tu empresa necesita el primer día.
Hacemos el inventario listando cada planilla que alguien usa para operar, con su dueño y si es fuente de verdad o copia.
Nos conviene recorrer cuatro lugares: nunca están todas juntas.
Una planilla es fuente de verdad cuando, si dos archivos difieren, todos confían en ella.
De cada una registramos cinco datos: nombre, dueño, decisiones que sostiene, fuente o copia, y destino: migra, se archiva o se reemplaza por un informe.
Consejo: preguntemos hoy a cada área qué planilla consulta primero cada mañana; esa es la fuente de verdad.
Definimos los datos maestros escribiendo, para cada entidad, los campos mínimos, el identificador único y la persona que valida.
Esta tabla es el acuerdo escrito. El identificador fiscal cambia de nombre por país: CUIT, RFC, RUT, NIT o NIF.
| Entidad | Campos mínimos | Campo clave | Quién valida |
|---|---|---|---|
| Clientes | Razón social, identificador fiscal, email, condición de pago, lista de precios | Identificador fiscal | Ventas o cobranzas |
| Proveedores | Razón social, identificador fiscal, plazo de pago, datos bancarios | Identificador fiscal | Compras |
| Productos | Código, descripción, unidad de medida, categoría, costo, precio, stock mínimo | Código interno o SKU | Depósito |
| Listas de precios | Nombre, moneda, vigencia, precio por producto | Lista más código de producto | Comercial |
| Plan de cuentas | Código, nombre, tipo, nivel superior | Código contable | Contador |
El stock mínimo de la fila de productos se fija antes de cargar, con el método de cálculo del stock mínimo y el punto de pedido.
Estas cuatro definiciones se cierran por escrito antes de limpiar: cambiarlas después obliga a rehacer la limpieza.
Un código por producto, corto, sin espacios y que no cambie nunca. Si tu empresa nunca los tuvo, es el momento de asignar el SKU.
Cada producto tiene una unidad de stock y, si hace falta, otra de compra. Mezclar cajas y unidades en una columna es el error más caro, como vimos en control de stock en Excel.
Pocas, con nombre acordado y una sola por producto. Sirven para filtrar informes, no para describir el artículo.
Una lista cerrada: contado, 30 días, 60 días. El texto libre "según el pedido" desaparece.
Consejo: completemos hoy la columna de quién valida con nombre y apellido.
Limpiamos en la planilla, con reglas escritas, antes de armar el archivo de importación. Lo que entra sucio sale sucio en cada factura.
Cada tipo pide un remedio distinto.
El mismo cliente cargado tres veces con variantes del nombre. Se detectan por identificador fiscal, nunca por razón social.
Empresas cerradas o sin compras en dos años. Se marcan como inactivos y no se migran.
Artículos sin ventas ni compras en el último año. Pasan solo si tienen stock o siguen en el catálogo vigente.
Listas vencidas o columnas que nadie actualiza. Migra una sola lista vigente por moneda.
El teléfono en la columna de dirección, el email en las observaciones. El importador no adivina.
Estas reglas resuelven la mayoría de las discusiones antes de que empiecen.
Caso ilustrativo: una distribuidora arranca la limpieza con 4.000 filas en su planilla de clientes.
Primero unificamos por identificador fiscal y salen 600 duplicados: quedan 3.400. Después marcamos como inactivos los 700 sin compras en dos años: quedan 2.700.
Por último descartamos 100 filas sin identificador ni contacto. Se migran 2.600 clientes limpios y las 1.400 filas restantes quedan archivadas.
Consejo: corramos hoy un filtro de duplicados por identificador fiscal en la planilla de clientes.
Compara los planes de EGA Futura ERP en la página de precios.
Cargamos primero lo que no depende de nada y al final los saldos, validando cada archivo con una muestra y una conciliación de totales.
Cada tanda se valida antes de pasar a la siguiente.
Plan de cuentas, categorías, unidades de medida, condiciones de pago, depósitos y monedas: listas cortas que se cargan a mano.
Clientes, proveedores, productos y listas de precios, mediante importación por archivo. Un archivo por entidad, con las columnas en el orden de la plantilla.
Stock por depósito, comprobantes abiertos y saldos bancarios, todos a la fecha de corte. El stock sale de un conteo y no de la planilla, como explicamos en cómo hacer un inventario físico.
Después de cada carga abrimos 20 registros al azar y los comparamos contra la planilla.
Sigue la conciliación: el stock valorizado de la planilla tiene que coincidir con el del sistema.
Caso ilustrativo: la planilla dice USD 184.300 de stock valorizado y el sistema muestra USD 183.950.
La diferencia de USD 350 se rastrea por categoría hasta el producto con la unidad cambiada. No se ajusta el total: se corrige la fila y se vuelve a importar.
La importación se hace por archivo, con una plantilla de columnas por objeto de la base de datos de la Plataforma.
Los productos y el stock entran en EGA Futura Inventory; los clientes y precios, en EGA Futura Ventas.
El paso a paso está en el tutorial sobre cómo importar información a EGA Futura.
Consejo: importemos primero un archivo de 20 productos y validemos la muestra completa. Si sale limpia, la de 2.000 también.
El corte es una fecha fija, de cierre de mes, desde la cual toda operación nueva se registra solo en el ERP. La convivencia con la planilla dura dos a cuatro semanas, hasta cerrar el último pendiente abierto en el corte.
Elegimos el último día de un mes y cargamos sus saldos como saldos iniciales. Desde el día siguiente la planilla queda en solo lectura.
Lo que alguien registra en la planilla después del corte no existe para el sistema: es la regla que más cuesta sostener.
Lo abierto el día del corte se carga con su fecha original, para que la convivencia tenga un final.
Consejo: fijemos hoy la fecha de corte en el calendario del equipo. Una fecha escrita ordena hacia atrás todas las etapas.
Una migración necesita un dueño interno, un responsable por entidad de datos y el equipo del proveedor. En una empresa mediana suele durar entre ocho y doce semanas, plazo orientativo que sale de nuestra experiencia.
Las horas son orientativas, pero pedirlas por escrito ordena el proyecto. También son costo, y la migración es uno de los componentes que se subestiman al calcular cuánto cuesta implementar un ERP.
Una persona de dirección con autoridad para decidir qué se migra. Entre cuatro y seis horas por semana, con una reunión fija de seguimiento.
Quien conoce los clientes, los productos o el plan de cuentas. Entre seis y diez horas por semana durante la limpieza.
Configura, importa, valida y capacita. Responde por la herramienta, pero la calidad del dato es de tu empresa.
Cada empresa lo estira o lo acorta según cuántas planillas tiene y cuánto tiempo asigna.
| Semanas | Etapa | Entregable |
|---|---|---|
| 1 y 2 | Inventario de planillas | Lista de planillas con dueño y destino |
| 2 y 3 | Datos maestros | Tabla de entidades, campos y responsables |
| 3 a 6 | Limpieza | Un archivo de importación validado por entidad |
| 6 a 8 | Carga por tandas | Maestros cargados y totales conciliados |
| 8 y 9 | Capacitación y piloto | Un mes simulado con operaciones reales |
| 9 y 10 | Corte | Saldos iniciales cargados y planilla en solo lectura |
| 10 a 12 | Convivencia y ajuste | Pendientes cerrados y primer cierre de mes en el ERP |
Consejo: pidamos hoy a cada responsable que bloquee en su agenda las horas de la limpieza.
Cuatro riesgos hacen fracasar una migración: migrar la basura, postergar un dato incómodo, mantener dos sistemas y capacitar tarde. Ninguno es técnico.
Aparecen casi siempre en este orden.
Tres señales tempranas avisan que el proyecto se traba. La limpieza se estira por tercera vez, un responsable falta a las reuniones y alguien registra ventas después del corte.
Consejo: escribamos hoy qué informe reemplaza a cada planilla de la lista. Una planilla sin reemplazo vuelve.
En más de 30 años implementando software de gestión en empresas medianas aprendimos a reconocer en la primera semana la migración que va a salir bien.
Lo pedimos antes de arrancar: una persona interna con horas asignadas y autoridad para decidir. Cuando el rol se reparte entre varios, el proyecto se estira y nadie sabe por qué.
No hace falta que sea alguien técnico. Hace falta que conozca el negocio y tenga la última palabra sobre qué dato entra.
Casi nunca vimos una migración frenada por la carga: importar un archivo bien armado tarda minutos. Lo que frena es la reunión donde ventas y administración descubren que tienen dos listas de clientes distintas y ninguna está mal.
Esa reunión conviene tenerla en la semana dos, con el archivo todavía sin armar.
El corte marca la fecha, pero la migración termina cuando el informe del sistema responde lo que antes respondía la planilla. Hasta ese día sobrevive en modo consulta, y apurarla solo la vuelve clandestina.
Agenda una demo en vivo de EGA Futura ERP en la página de demo: dura 30 a 45 minutos, es sin compromiso y la da una persona del equipo.
Respondemos las dudas que más se repiten antes de arrancar.
En una empresa mediana, entre ocho y doce semanas como referencia orientativa, según cuántas planillas existen y cuánto tiempo asignan los responsables. La limpieza sola se lleva cerca de un tercio de ese plazo.
No hace falta migrar transacción por transacción. El historial queda archivado en la planilla, y si se necesitan comparativos se cargan totales mensuales.
Antes del corte conviene contar y cargar como saldo inicial lo contado, no lo que dice la planilla. Migrar un stock incorrecto arrastra la diferencia al sistema nuevo.
La empresa, con un responsable por entidad, porque es quien sabe qué cliente existe y qué producto se vende. El proveedor aporta las plantillas y hace la carga.
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