Un inventario físico, o recuento físico, es el conteo real de la mercadería del depósito comparado con lo que el sistema dice que hay. Para hacer un inventario físico sin frenar la operación, contamos por partes todos los meses en lugar de contar todo una vez al año.
El conteo cumple tres funciones: valoriza el stock del balance, corrige la operación diaria y respalda lo declarado ante el organismo fiscal.
Somos EGA Futura, desarrollamos EGA Futura ERP, y lo decimos desde el principio para que la lectura sea con las cartas sobre la mesa.
Recorremos la preparación, los roles, el calendario ABC, las diferencias, los indicadores, los errores frecuentes y la checklist de cierre.
Hay dos modelos y no compiten: muchas empresas medianas los combinan.
| Criterio | Inventario general anual | Conteo cíclico |
|---|---|---|
| Cuándo se hace | Una vez al año, al cierre del ejercicio | Todos los días, por porciones |
| Depósito | Cerrado uno o dos días | Abierto y operando |
| Personal | Todo el equipo, más gente extra | Una persona por turno |
| Detección de errores | Hasta un año después | En días o semanas |
El modelo anual alcanza con un catálogo chico. El cíclico gana cuando el depósito no puede parar o cuando el catálogo reúne muchos códigos de valor desigual.
Consejo: definamos hoy si el depósito de tu empresa puede parar un fin de semana, porque de ahí sale el modelo.
Preparamos el depósito en cuatro frentes: el corte de movimientos, el orden físico, el catálogo depurado y las planillas a ciegas.
Congelar es que nada entre ni salga mientras contamos, y solo funciona en un cierre corto.
La alternativa es marcar el corte: registramos fecha, hora y último documento procesado, anotamos aparte lo que se mueve y conciliamos contra el stock teórico de ese instante.
Con varias sucursales abiertas el corte se fija por depósito, como explica la guía de control de stock multisucursal.
Cada estante del almacén o depósito necesita una ubicación con nombre propio. Sin ubicaciones contamos por memoria, y la memoria falla.
Si un código vive en tres estantes, lo agrupamos antes de contar: un lugar por producto.
Las etiquetas con códigos de barras aceleran el conteo y evitan el error de tipeo.
Antes del conteo depuramos el catálogo: códigos duplicados, productos de baja que todavía figuran y descripciones ambiguas.
Cada SKU lleva su unidad de medida en la planilla: caja de 12, bolsa de 25 kilos, metro lineal. Contar cajas y registrar unidades es la fuente más común de diferencias falsas.
Cuando el producto lleva lote, contamos por lote y no por código, como detalla la guía de trazabilidad de lotes y vencimientos.
La planilla del equipo de conteo oculta el stock teórico. Si lo muestra, copiar el número es inevitable y el conteo deja de ser un control.
La planilla a ciegas lleva estos datos.
Consejo: recorramos hoy el depósito y marquemos cada estante sin ubicación etiquetada.
Son tres personas distintas: una cuenta, otra recuenta las posiciones con diferencia y una tercera aprueba el ajuste. Con los tres roles en la misma persona, el control desaparece.
Los roles se asignan por escrito, con nombre y apellido para cada zona.
El doble conteo funciona así: toda posición con diferencia se recuenta por una segunda persona el mismo día.
Si el segundo conteo coincide con el primero, la diferencia es real y pasa a investigación. Si difiere, una tercera persona hace el tercer conteo con los dos anteriores a la vista.
Consejo: armemos hoy la lista de zonas y anotemos los tres nombres de cada una.
El conteo cíclico reparte el inventario en porciones que se cuentan todos los días, sin cerrar el depósito. Las porciones se arman por zona física y por clase ABC.
La clasificación ABC ordena los productos por el valor que mueven en un período. Los productos A son pocos y explican casi todo el valor; los C son muchos y explican poco.
El dato sale de multiplicar unidades vendidas por costo unitario y ordenar de mayor a menor. La velocidad de salida de cada producto también ajusta la frecuencia.
Caso ilustrativo: los números que siguen son inventados para mostrar el método y no salen de una empresa real.
Una distribuidora tiene 1.200 SKU en un depósito. El 15% son productos A y explican el 70% del valor; el 30% son B y explican el 25%; el 55% son C y explican el 5%.
| Clase | SKU | Valor que mueven | Frecuencia de conteo | Conteos por año |
|---|---|---|---|---|
| A | 180 (15%) | 70% | Mensual | 2.160 |
| B | 360 (30%) | 25% | Trimestral | 1.440 |
| C | 660 (55%) | 5% | Anual | 660 |
| Total | 1.200 | 100% | Según clase | 4.260 |
Los 4.260 conteos del año, repartidos en 250 días hábiles, dan unas 17 posiciones por día. Una persona los resuelve al inicio del turno, sin cerrar nada.
La frecuencia mensual, trimestral y anual es un punto de partida que estos criterios ajustan.
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Consejo: calculemos hoy la clasificación ABC con las ventas de los últimos doce meses y marquemos los productos A.
Una diferencia se investiga antes de ajustarse: comparamos contra la tolerancia, buscamos la causa, documentamos el ajuste con responsable y motivo, y recién después modificamos el stock.
La tolerancia es la diferencia que aceptamos sin investigar, porque investigarla cuesta más que el error.
Estos rangos son un benchmark orientativo de nuestra experiencia de más de 30 años implementando software de gestión, no una norma oficial.
| Tipo de producto | Tolerancia orientativa | Por qué |
|---|---|---|
| Alto valor o con número de serie | Cero | Cada unidad tiene identidad y costo relevante |
| Productos A de consumo masivo | Hasta 1% en unidades | El volumen hace inevitable algún error de picking |
| Granel, por peso o por metro | Hasta 2% o 3% | El instrumento de medición tiene su propio error |
| Productos C de bajo costo | Hasta 5% en unidades | Investigar cuesta más que la diferencia |
Recorremos estas causas antes de ajustar, de la más frecuente a la menos.
El ajuste de inventario se registra como documento, no como un número corregido a mano. Incluye responsable, fecha, cantidad anterior, cantidad nueva y un motivo de una lista fija.
Los motivos fijos permiten agrupar: cuánto se ajustó por merma, cuánto por error de carga, cuánto sin causa identificada. Ese último grupo es el que más preocupa.
El tutorial sobre cómo modificar el stock de un producto muestra ese documento en el sistema.
Consejo: agreguemos hoy el campo motivo a la planilla de ajustes, con cinco opciones fijas y una sexta: "sin causa identificada".
Tres indicadores alcanzan: la exactitud de inventario, el valor absoluto de las diferencias y su distribución por zona y por operador.
La exactitud es el porcentaje de registros contados cuyo saldo coincide con el sistema, dentro de la tolerancia definida. La fórmula es registros correctos dividido registros contados, multiplicado por cien.
Caso ilustrativo: en un ciclo contamos 400 posiciones y 352 coinciden con el sistema dentro de la tolerancia.
La exactitud es 352 dividido 400, es decir 88%. Se mide por registro y no por unidad: un producto con 500 unidades de más pesa igual que uno con 2 de menos.
Recién con una exactitud alta sirve automatizar la reposición: el cálculo del stock mínimo y del punto de pedido parte del saldo del sistema.
El valor absoluto acumula faltantes y sobrantes valorizados al costo, sin compensarlos entre sí. Compensar esconde el problema: un sobrante no repone el faltante de otro producto.
Caso ilustrativo: el producto X tiene 8 unidades de menos a USD 15 y el producto Y tiene 4 unidades de más a USD 20.
El faltante suma USD 120 y el sobrante USD 80. La diferencia neta es USD 40 de faltante, pero el valor absoluto suma USD 200 y muestra el tamaño real del descontrol.
Las mismas diferencias, agrupadas por zona y por quien registró los movimientos, señalan dónde está el problema.
Si una zona concentra los faltantes, revisamos su acceso y su orden. Si un operador concentra los errores de carga, revisamos su capacitación y no su honestidad.
Consejo: calculemos hoy la exactitud del último conteo, aunque sea sobre 50 posiciones, para tener un punto de partida.
Los errores que más vemos no están en el conteo, sino en el corte, el registro y la decisión posterior. Cada uno tiene una causa identificable y una solución simple.
Aparecen en depósitos de cualquier rubro.
Causa: nadie registró la hora de inicio y los pedidos siguieron saliendo mientras se contaba. Solución: fijar la hora de corte y comparar contra el stock teórico de ese momento.
Causa: el encargado "sabe" cuánto hay y completa la planilla sin recorrer el estante. Solución: planillas a ciegas y conteo a cargo de alguien ajeno a la zona.
Causa: la planilla se utiliza como borrador y se descarta. Solución: cada planilla se firma y se archiva como respaldo del ajuste.
Causa: el objetivo es que el número cierre rápido. Solución: ningún ajuste sin motivo elegido y sin la firma del aprobador.
Antes de dar por terminado un conteo repasamos esta lista.
Consejo: peguemos hoy la checklist en la puerta del depósito, para que el cierre de cada ciclo sea siempre igual.
En más de 30 años implementando software de gestión en empresas medianas vimos dos patrones que se repiten en los depósitos.
El primer patrón es el ajuste que "arregla" el stock para que coincida con el conteo, sin explicar la diferencia.
El número queda lindo durante un mes. Después la misma causa produce la misma diferencia, y el ajuste siguiente es más grande que el anterior.
Cuando el historial de ajustes dice "ajuste por inventario" en todas las líneas, sabemos que el conteo se hizo pero el control no.
El segundo patrón es el stock en dos lugares: una planilla para contar y otro sistema para vender. Cada conciliación entre los dos es trabajo manual y fuente de errores.
Cuando el conteo se registra en el mismo sistema que emite la factura, el corte es automático: el stock teórico de ese momento ya está guardado.
Por eso en EGA Futura Inventory el ajuste es un documento con motivo y responsable. Cada venta registrada en EGA Futura Ventas descuenta el mismo saldo que después se recuenta.
Si la planilla ya no alcanza, la guía sobre control de stock en Excel explica en qué punto conviene pasar a un sistema.
Agenda una demo de EGA Futura ERP: dura 30 a 45 minutos, es sin compromiso y la da una persona del equipo. Reserva la demo en vivo.
Estas son las dudas que más recibimos al organizar el primer conteo por partes.
Con conteo cíclico, los productos de mayor valor se cuentan todos los meses y el resto cada tres meses o una vez al año. El inventario general anual sigue sirviendo como cierre contable, y se vuelve mucho más corto.
No, si marcamos el corte: registramos fecha y hora de inicio y comparamos contra el stock teórico de ese momento. El conteo cíclico se hace con el depósito abierto.
Es una planilla con ubicación, código, descripción y unidad de medida, pero sin la cantidad que el sistema espera. Así el equipo de conteo registra lo que encuentra y no lo que debería haber.
Cuando la diferencia supera la tolerancia de ese producto, pasó por un segundo conteo y tiene una causa identificada o declarada como no identificada. El ajuste se registra como documento, con responsable, fecha y motivo.
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