Controlar el stock en varias sucursales exige cuatro cosas: un catálogo único, un almacén por sucursal, transferencias con documento y visibilidad del total en tiempo real.
Somos EGA Futura y desarrollamos EGA Futura ERP. Lo decimos acá arriba y no en el último párrafo.
Comparamos los tres modelos, recorremos el circuito de una transferencia, resolvemos un caso con números y cerramos con los errores frecuentes.
Se sostienen entre sí: cuando falta uno, los otros tres quedan a medio camino.
Cada producto existe una sola vez, con un código y una unidad. Si se llama distinto en cada sucursal, no hay comparación posible.
Cada local y cada depósito se da de alta como un almacén propio del mismo sistema. Así conviven el detalle por almacén y el total.
Mover mercadería entre depósitos es un movimiento con fecha, cantidad, origen, destino y responsable. Lo que viaja sin documento no aparece nunca.
Quien vende en una sucursal consulta el stock disponible de todas las demás. Sin eso, cada local decide con su planilla.
Consejo: tomemos cinco productos y comparemos cómo están cargados en cada sucursal. Si el código o la unidad cambian, ese es el primer arreglo.
En la mayoría de las empresas medianas con varios locales conviene el modelo mixto: un central que abastece y un stock corto de alta rotación por sucursal.
Un depósito recibe las compras y despacha según lo que vende cada local. Concentra el capital, pero cada venta depende de la logística interna.
La sucursal compra, guarda y vende por su cuenta, con autonomía en el mostrador. A cambio cada local inmoviliza su stock de seguridad.
Y tres pedidos chicos rara vez consiguen el precio de uno grande.
El central compra en volumen y guarda lo de rotación baja. Cada sucursal guarda un stock corto de lo que más vende y se repone con transferencias.
Estos son los cuatro criterios que más pesan.
| Criterio | Centralizado | Descentralizado | Mixto |
|---|---|---|---|
| Costo logístico | Alto: un envío interno por venta | Bajo: el proveedor entrega en cada local | Medio: envíos programados |
| Capital inmovilizado | Bajo: un solo stock de seguridad | Alto: un stock de seguridad por local | Medio: central en volumen, locales cortos |
| Nivel de servicio en mostrador | Bajo si el cliente no espera | Alto para lo que hay en el local | Alto en los productos de alta rotación |
| Complejidad de gestión | Media: logística interna diaria | Baja al inicio, alta al comparar | Alta: parámetros y transferencias por sucursal |
Tres preguntas ordenan la decisión, y ninguna se contesta de memoria: miremos los envíos internos y las ventas del trimestre.
Consejo: separemos los productos entre los que el cliente quiere llevarse ya y los que acepta esperar. Los primeros viven en las sucursales; los segundos, en el central.
Una transferencia entre depósitos tiene cuatro etapas: solicitud, despacho, tránsito y recepción confirmada. Si una se saltea, las dos puntas quedan mal.
Estas son las cuatro etapas, con el documento que deja cada una.
El encargado que necesita mercadería genera un pedido con producto, cantidad y fecha. Queda pendiente hasta que el origen lo acepte.
El origen prepara la mercadería y emite un remito interno que la acompaña. Ese documento da de baja el stock en el origen.
El remito interno no lleva factura detrás, porque no hay venta. La guía sobre remito, factura y orden de compra explica cuándo cada documento acompaña al otro.
Fuera de Argentina y Uruguay cambia el nombre: guía de despacho en Chile, guía de remisión en Perú, albarán en España.
Entre el despacho y la recepción la mercadería no está en ningún almacén físico, pero existe. El sistema la muestra en tránsito y el total no baja.
Quien recibe verifica lo que llegó contra el remito. Si faltan unidades, la diferencia va a un ajuste de inventario con motivo y responsable.
En EGA Futura Inventory cada almacén se da de alta por separado y la transferencia mueve el stock con su comprobante.
Consejo: repasemos las últimas diez transferencias y contemos cuántas tienen remito y firma de recepción. Cada una que falte es un agujero.
Compara los planes de EGA Futura ERP en la página de precios.
Reservando el stock en la sucursal que lo tiene y mostrando la disponibilidad total. Hacen falta una reserva formal y una política de entrega.
Una reserva aparta unidades sin sacarlas del almacén. El stock físico no cambia, pero el stock disponible baja y nadie promete dos veces lo mismo.
La reserva tiene vencimiento: si el cliente no confirma, las unidades vuelven a estar disponibles solas.
Las tres se diferencian en quién paga el traslado y cuánto espera el cliente.
En el mostrador, el punto de venta consulta el stock de las demás sucursales antes de cerrar el ticket. Si no, la promesa usa un dato viejo.
Consejo: escribamos en una página quién reserva, quién traslada, en cuántos días y quién paga el flete entre sucursales.
En dos pasos: primero redistribuimos los excedentes que ya están en alguna sucursal y después compramos lo que falte. Mirar un solo local llena un depósito y vacía otro.
Cada sucursal necesita su propio punto de reposición, porque el mismo producto se vende a ritmos distintos.
La fórmula está en la guía sobre cómo calcular el stock mínimo y el punto de pedido. Acá cambia un dato: el plazo no es el del proveedor, sino el de la transferencia interna.
Antes de la orden de compra, comparamos el stock de cada sucursal con su stock máximo. Lo que sobra en un local cubre lo que falta en otro, y se compra por el neto.
El depósito central hace de amortiguador: guarda lo que ninguna sucursal necesita hoy y lo suelta cuando alguna toca su punto de pedido.
Caso ilustrativo: los números que siguen son inventados y redondos, solo para mostrar el razonamiento.
Una distribuidora fija para un producto un punto de pedido de dos semanas de venta y un stock máximo de tres semanas.
| Almacén | Venta semanal | Stock actual | Cobertura en semanas | Punto de pedido | Stock máximo |
|---|---|---|---|---|---|
| Sucursal Norte | 20 | 12 | 0,6 | 40 | 60 |
| Sucursal Centro | 30 | 45 | 1,5 | 60 | 90 |
| Sucursal Sur | 10 | 70 | 7,0 | 20 | 30 |
| Depósito central | No vende | 30 | No aplica | No aplica | No aplica |
| Total | 60 | 157 | 2,6 | No aplica | No aplica |
Norte y Centro están por debajo de su punto de pedido. Con planillas separadas, Norte pediría 48 unidades y Centro 45: una compra de 93 mientras Sur guarda 40 de más.
Con el stock a la vista, Sur transfiere sus 40 sobrantes a Norte, que pasa a 52. El central manda sus 30 a Centro, que pasa a 75.
Ninguna queda por debajo de su punto de pedido ni por encima de su máximo, y la compra de la semana es cero. El total de 157 no cambió: cambió de lugar.
La semana siguiente se compra para el central mirando el total: 60 unidades por semana, no tres pedidos aislados.
Consejo: antes de la próxima orden de compra, pidamos el stock por sucursal de los diez productos más pedidos y marquemos los excedentes.
Cuatro, comparados entre locales cada mes: rotación, quiebres, excedentes y diferencias de inventario. Comparar es lo que revela el problema.
Salen de datos que el sistema ya tiene, si las ventas y transferencias se registran.
La rotación es el costo de lo vendido dividido por el stock promedio. Una rotación muy baja es capital dormido.
Un quiebre es un día con demanda y stock cero. Si quiebra en Norte y sobra en Sur, el problema es de distribución.
Todo lo que supera el máximo de esa sucursal, valuado a costo. Es la lista de lo que conviene transferir primero.
La distancia entre el stock del sistema y el contado, por local. El local que se despega del resto tiene un problema de proceso.
Ese número sale del conteo, y la guía sobre cómo hacer un inventario físico explica el conteo cíclico que lo baja sin frenar la operación.
Una fila por sucursal y una columna por indicador alcanza: el ojo encuentra sola la fila rara. Con EGA Futura Clarity ese panel sale de los datos de Inventory.
Consejo: armemos este mes esa tabla, aunque sea a mano. La primera vez que dos locales se comparan aparece algo que nadie vio.
Son cinco: una planilla por sucursal, códigos distintos, transferencias sin documento, tránsito sin registrar y permisos iguales para todos.
Aparecen en este orden a medida que la empresa suma locales, y el primero arrastra a los otros cuatro.
| Error | Causa habitual | Solución |
|---|---|---|
| Una planilla por sucursal | Cada local nació con su propio archivo | Un almacén por sucursal en un solo sistema |
| Códigos distintos para el mismo producto | Cada encargado cargó el catálogo a su manera | Un catálogo único que las sucursales no editan |
| Transferencias sin documento | La urgencia del mostrador: "lo llevó el chofer" | Nada viaja sin remito interno |
| Tránsito sin registrar | El stock aparece en destino recién al contarlo | Un almacén de tránsito con lo que viaja |
| Permisos iguales para todos | Es más rápido dar acceso total que pensar roles | Consulta abierta, modificación solo de lo propio |
El corte es simple: consulta abierta, modificación limitada a la propia sucursal y ajustes en un rol central.
Esto se resuelve con conjuntos de permisos por sucursal, que fijan el acceso registro por registro.
Consejo: hagamos hoy la lista de quién puede modificar stock en cada sucursal. Si la respuesta es "todos", ese es el ajuste de esta semana.
En más de 30 años implementando software de gestión en empresas medianas vimos repetirse el mismo momento: el día en que la empresa inaugura la segunda sucursal.
Con un solo depósito, una planilla bien llevada aguanta. Con dos aparecen dos verdades, y cada encargado defiende la suya.
El primer síntoma es una llamada telefónica entre locales para saber si hay stock de algo. Cuando se repite varias veces por día, la planilla ya se rompió.
El arreglo que más vemos es una planilla más grande, con una pestaña por sucursal. Funciona un mes y falla, porque nadie tiene a la vista el stock en tránsito ni las reservas.
Cuando el vendedor ve el stock de toda la empresa, la respuesta pasa de "no tengo" a "lo tengo mañana acá". Lo que salva esa venta es que nadie tuvo que levantar el teléfono.
El orden que funciona es aburrido: catálogo único, un almacén por sucursal y la regla de que nada viaja sin remito. Quien arranca por los paneles mira gráficos de datos mal cargados.
Y una lección sobre las personas. El encargado que sabe de memoria dónde está cada cosa suele resistirse, porque ese saber era su valor.
Conviene decirle que el sistema le saca las llamadas de encima y le deja el criterio: decidir qué se transfiere primero.
Si tu empresa ya tiene dos o más locales y una planilla por cada uno, agenda una demo de EGA Futura ERP. Dura 30 a 45 minutos, es sin compromiso y la da una persona del equipo.
Estas son las dudas que más escuchamos sobre el stock en varios lugares.
Las dos cosas: cada sucursal tiene su propio almacén en el sistema y el total es la sumatoria. Así el local sabe qué tiene y la dirección conoce el conjunto.
Está en tránsito: ya salió del origen y todavía no entró al destino. Un buen sistema lo muestra en un almacén de tránsito para que el total no cambie.
Sí, reservando las unidades en la sucursal que las tiene y acordando la entrega. La reserva baja el stock disponible sin moverlo, y vence sola si nadie confirma.
Sí, porque el mismo producto se vende a ritmos distintos en cada local. Sale de la venta diaria de la sucursal y del plazo de la transferencia interna.
Solo el encargado de esa sucursal, y los ajustes de inventario solo un rol central. Todos consultan el stock de todas, pero modificarlo queda restringido.
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