Remito, factura y orden de compra cuentan la misma operación en tres momentos. La orden de compra es la promesa, el remito es la entrega y la factura es el cobro.
Somos EGA Futura, desarrollamos un ERP, y lo aclaramos desde el principio para que la lectura sea con las cartas sobre la mesa.
Comparamos los tres en una tabla, recorremos el circuito del pedido al pago, resolvemos un cruce de tres vías con números y repasamos los errores más caros.
La tabla resume qué hace y qué no hace cada uno.
| Documento | Quién lo emite | En qué momento | Qué demuestra | Valor fiscal | Mueve stock | Mueve dinero |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Orden de compra | El comprador | Antes de la entrega | Qué se pidió y a qué precio | Ninguno | No | No |
| Remito | Quien entrega | Al entregar | Qué se entregó y quién lo recibió | Cambia por país | Sí | No |
| Factura | El vendedor | Con la entrega o después | Qué se vendió y con qué impuestos | Sí, es el comprobante fiscal | No | Sí |
El documento de entrega cambia de nombre según el país y cumple la misma función.
Consejo: escribamos en una hoja qué documento emite hoy tu empresa en cada momento de una compra. Donde no hay documento, hay una discusión futura.
La orden de compra la emite quien compra, el remito quien entrega y la factura quien vende. Cada uno tiene un emisor distinto y prueba algo que los otros dos no prueban.
La orden de compra es el pedido formal de tu empresa a un proveedor: qué productos, cuántos, a qué precio y con qué condiciones.
Es la referencia contra la que después controlamos el remito y la factura. Conviene que lleve número correlativo, fecha, responsable que la aprobó y condiciones de pago.
El remito detalla qué se entrega, cuánto y a quién. Lo emite quien entrega: el proveedor cuando tu empresa compra, y tu empresa cuando vende.
Su fuerza está en la firma de conformidad: deja registrado qué llegó y en qué estado.
No incluye precios ni impuestos y no reemplaza a la factura. Su valor fiscal cambia por país: en varios es obligatorio para trasladar mercadería.
Ese traslado no siempre va hacia un cliente. El remito interno documenta lo que pasa de una sucursal a otra y sostiene el control de stock en varios depósitos y sucursales.
La factura es el comprobante fiscal de la venta: qué se vendió, por cuánto, con qué impuestos y en qué plazo se paga.
Es el único que genera obligaciones fiscales: liquida el IVA y respalda la deuda del comprador y el crédito del vendedor.
Emitirla también arranca el reloj del cobro, y el remito firmado es el respaldo cuando el cliente discute que la mercadería llegó. Lo que sigue, del vencimiento al reclamo, lo desarrollamos en la guía de gestión de cuentas por cobrar y morosidad.
No pueden faltar la identificación fiscal de las dos partes, el detalle de la venta y las condiciones de pago. El número fiscal tiene otro nombre en cada país: CUIT en Argentina, RFC en México, RUT en Chile y Uruguay, NIT en Colombia.
En varios países se emite en formato electrónico y se valida ante la autoridad fiscal antes de entregarla. Ese circuito lo explicamos en la guía de facturación electrónica para empresas medianas.
Consejo: tomemos la última compra importante de tu empresa y busquemos los tres documentos. Si falta alguno, ya sabemos por dónde arrancar.
Cada documento nace del anterior: el pedido se convierte en orden de compra, la orden en remito, el remito en factura y la factura en pago. Son cinco eslabones del mismo circuito.
Lo recorremos desde el lado de tu empresa cuando compra. Cuando vende, los roles se invierten.
Alguien del depósito o de ventas detecta la necesidad y la registra: qué producto, cuánto y cuándo.
Un responsable aprueba el pedido, lo convierte en orden de compra y la envía al proveedor. Desde ahí hay un compromiso y una referencia numerada.
La mercadería llega con el remito. Quien recibe controla contra la orden, firma la conformidad y registra la recepción de mercadería, el movimiento que actualiza el stock.
La factura suele llegar días después de la entrega. Se controla contra la orden y el remito antes de aceptarla.
Vencido el plazo, tu empresa paga y el proveedor emite el recibo de pago, que cierra el circuito.
La relación no siempre es uno a uno, y ahí es donde se pierden los papeles.
Otros cuatro papeles giran alrededor de los tres sin ocupar su lugar.
Consejo: exijamos que cada remito y cada factura del proveedor mencionen el número de orden de compra de tu empresa. Sin esa referencia no hay contra qué cruzar.
Compara los planes de EGA Futura y sus precios publicados en la página de precios.
El cruce de tres vías compara la orden, el remito firmado y la factura línea por línea, en cantidad y en precio, antes de pagar. Si los tres coinciden la factura se aprueba, y si no se retiene hasta aclarar la diferencia.
Caso ilustrativo: tu empresa emite la orden de compra 1.045 por 100 cajas a USD 20 la caja, sin impuestos para simplificar. El proveedor entrega 90 cajas con el remito 7.310 y factura 100.
| Documento | Cantidad | Precio unitario | Total |
|---|---|---|---|
| Orden de compra 1.045 | 100 cajas | USD 20 | USD 2.000 |
| Remito 7.310, firmado | 90 cajas | Sin precio | Sin importe |
| Factura del proveedor | 100 cajas | USD 20 | USD 2.000 |
El cruce muestra una diferencia de 10 cajas: USD 200 facturados por mercadería que no entró al depósito de tu empresa. Lo que corresponde pagar son USD 1.800, las 90 cajas recibidas a USD 20.
Corresponde retener la factura y avisar al proveedor con el remito firmado como respaldo. Después pedimos una nota de crédito por USD 200 o un remito complementario con las 10 cajas.
Conviene tener la regla escrita antes de que la diferencia aparezca.
Consejo: crucemos las cinco facturas de proveedores más grandes del último mes contra su orden y su remito. Es la forma más rápida de saber si el control funciona.
Los cuatro más caros comparten la misma raíz, un eslabón que se saltó: facturar sin remito firmado, pagar sin recepción registrada, remitos sin numerar y órdenes verbales.
Cada error tiene una causa habitual y una corrección concreta.
| Error | Causa habitual | Solución |
|---|---|---|
| Facturar sin remito firmado | El transportista entrega apurado y nadie exige la firma | Ninguna factura sale sin remito firmado, con aclaración y fecha |
| Pagar sin recepción registrada | La factura llega por email y se paga al vencer | Cruce de tres vías obligatorio antes de aprobar cualquier pago |
| Remitos sin numeración o duplicados | Talonarios sueltos o documentos armados a mano | Numeración correlativa única emitida por el sistema |
| Orden de compra verbal o por mensaje | Urgencia y confianza en el proveedor de siempre | Toda compra, aunque sea chica, tiene su orden numerada y aprobada |
Un sistema de gestión encadena los documentos: la orden de compra genera el remito y el remito genera la factura. Cada documento hereda las líneas del anterior y ninguno se vuelve a tipear.
El stock se mueve con el remito y las cuentas por pagar con la factura, así que depósito y administración ven el mismo dato.
En EGA Futura ERP ese circuito vive en dos aplicaciones. EGA Futura Compras cubre la orden de compra, la recepción y la factura del proveedor; EGA Futura Ventas, el pedido, el remito y la factura al cliente.
El proceso de compras completo, con aprobaciones y presupuesto, lo explicamos en la guía de compras y gastos bajo control.
Consejo: contemos cuántas veces se tipea el mismo producto desde el pedido hasta la factura. Si es más de una, ahí está el primer proceso a corregir.
En más de 30 años implementando software de gestión aprendimos en qué orden conviene formalizar estos documentos y por dónde se escapan.
El orden que conviene es este: primero la orden de compra, después el remito. La factura casi siempre ya existe porque la exige el fisco.
La orden de compra es el documento que menos empresas tienen formalizado, y es el que más devuelve. Sin ella, todo el control depende de la memoria de quien compró.
Lo que vimos repetirse: se cargan las facturas del proveedor porque la contabilidad las exige y las órdenes quedan para más adelante. En ese más adelante se pierde la diferencia entre lo pedido y lo facturado.
El problema clásico tiene nombre en casi todos los depósitos: la mercadería que entra "por la puerta de atrás", sin remito o con un remito que nadie cargó.
El stock del sistema queda abajo del real, alguien ajusta el inventario para que cierre, y la factura llega sin nada contra qué cruzarla. El ajuste tapó el síntoma y borró la evidencia.
Cada recepción sin registrar vuelve como diferencia el día del conteo. Un inventario físico sin frenar la operación cierra gracias a lo que se cargó meses antes.
Lo que funciona: nada entra al depósito sin recepción registrada contra un remito, aunque el proveedor sea el de toda la vida. Con ese hábito, el cruce de tres vías pasa a ser el modo normal de pagar.
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Respondemos las dudas que más se repiten sobre estos tres documentos.
Sí: un remito firmado por quien recibió es la constancia de que la mercadería se entregó, y respalda cualquier reclamo por la entrega. Lo que no tiene, en general, es valor fiscal: no liquida impuestos ni reemplaza a la factura.
Sí, y es lo habitual en servicios, licencias y ventas donde la factura viaja con la mercadería. En ese caso conviene que la factura tenga la firma de recepción, porque sin ella no hay constancia.
La orden de compra la emite el comprador antes de la entrega y dice qué quiere comprar y en qué condiciones. La factura la emite el vendedor después y es el comprobante fiscal de la venta.
Lo firma quien recibe la mercadería, con el nombre aclarado y la fecha. Conviene que sea alguien autorizado a controlar cantidades: una firma ilegible deja el reclamo sin respaldo.
Es un documento con forma de factura y sin valor fiscal, que anticipa el importe de una operación antes de cerrarla. No genera deuda ni crédito fiscal, así que no se registra ni se paga como una factura.
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