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Un Envío es el registro que acompaña la salida física de una venta hacia el cliente: desde qué ubicación sale, con qué transporte viaja, en qué fecha y en qué estado está. La venta dice qué se vendió. El envío dice qué pasó después, desde que se empieza a preparar hasta que sale por la puerta. Con los envíos registrados, la pregunta de un cliente sobre dónde está su pedido se responde mirando un estado, y no llamando al depósito.
Vender y entregar son dos momentos distintos, y entre uno y otro pasan muchas cosas: alguien arma el pedido, alguien lo controla, alguien lo carga y alguien lo lleva.
El Envío es el registro que ordena ese tramo y lo vuelve visible para todos.
La venta es el acuerdo comercial. El remito es el documento que acompaña la mercadería. El envío es el seguimiento logístico de la salida.
Pueden convivir los tres sobre la misma operación, porque cada uno responde una pregunta distinta.
Casi cualquier despacho recorre el mismo camino, con más o menos pasos según la empresa.
Se buscan los productos en el depósito, se arman los bultos y se controla que esté todo.
El pedido está armado y espera el transporte. Es la etapa donde más se acumulan demoras si nadie la mira.
La mercadería salió. A partir de acá el seguimiento depende del transporte.
Una empresa con más de un depósito tiene que saber desde dónde sale cada envío. Ese dato explica los tiempos de entrega y los costos de flete, y ordena el trabajo de cada depósito.
Con los envíos registrados se puede medir cuánto tarda un pedido entre la venta y la salida, cuántos envíos espera cada depósito y qué transporte se usa más.
En EGA Futura Ventas, que cubre el circuito de cotizar, vender, entregar y facturar, el envío es el registro del tramo de la entrega.
Cada envío recibe un Número de Envío automático y guarda la venta de origen, el cliente, la ubicación desde la que sale, la fecha de envío y el transporte asignado.
La lista de Estado tiene cuatro valores: Borrador, En preparación, Listo para enviar y Enviado. Todo envío nuevo nace en Borrador.
Una Vista de lista filtrada por estado, o un tablero Kanban, le muestra al depósito qué tiene que preparar y qué está esperando transporte.
El campo Transporte apunta a un Transporte habilitado para envíos. Así queda registrado si el pedido viajó por correo, con la logística propia o con una empresa externa.
El campo Enviar desde apunta a una Ubicación de tu empresa. Es el dato que permite saber cuántos envíos despacha cada depósito.
En una distribuidora el envío es el centro del día a día. Cómo encaja con el resto del circuito está en ERP para distribuidoras.
Estas son las dudas que aparecen cuando una empresa empieza a seguir sus despachos en el ERP en lugar de una planilla.
El remito es el documento que acompaña la mercadería. El envío es el seguimiento de la salida, con su estado, su origen y su transporte.
En Borrador, que es el valor por defecto. Desde ahí avanza a En preparación, Listo para enviar y Enviado.
Sí. El campo Enviar desde guarda la ubicación de origen, y con eso se pueden armar informes por depósito.
Porque el transporte tiene que estar activo y habilitado para usarse en envíos. Las dos condiciones se marcan en la ficha del transporte.
Sí, si tu empresa quiere medir los tiempos de preparación. El retiro en mostrador también pasa por armar el pedido, y ese tiempo cuenta.
Esta sección es para quien escribe requerimientos sobre el ERP y necesita nombrar los campos con precisión.
El objeto se llama EGAFutura__Shipment__c.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| Name | Numeración automática | Etiqueta Número de Envío |
| EGAFutura__Sales_Order__c | Lookup | Apunta a EGAFutura__Sales_Order__c |
| EGAFutura__Cliente__c | Lookup | Apunta a Account |
| EGAFutura__Ship_From__c | Lookup | Etiqueta Enviar desde, apunta a EGAFutura__Ubicacion__c |
| EGAFutura__Status__c | Lista de selección | Borrador por defecto |
| EGAFutura__Shipment_Date__c | Fecha | Fecha de Envío |
| EGAFutura__Transporte__c | Lookup | Apunta a EGAFutura__Transport__c |
| EGAFutura__EGA_Futura_Smart_QR__c | Fórmula (Texto) | Campo calculado por el sistema |
| EGAFutura__EGA_Futura_ID__c | Texto(30) | Obligatorio, lo genera EGA Futura |
El valor almacenado coincide con la etiqueta, y el valor por defecto es Borrador.
| Label | Valor almacenado |
|---|---|
| Borrador | Borrador |
| En preparación | En preparación |
| Listo para enviar | Listo para enviar |
| Enviado | Enviado |
Ningún campo de negocio es obligatorio a nivel de base de datos. Si tu empresa necesita que no se pueda pasar a Enviado sin transporte o sin fecha, el pedido es una regla de validación, y conviene redactarlo diciendo qué campos se exigen en qué estado.
Los valores En preparación y Listo para enviar llevan tilde y espacios. Un filtro o una integración que escriba los valores sin respetarlos no encuentra coincidencias.
El cliente y la venta son campos separados. Un requerimiento que pida completar el cliente a partir de la venta es un pedido de automatización, y conviene aclarar si el usuario puede cambiarlo después.
Los términos del glosario que empiezan igual que este. Las demás letras se abren acá mismo, sin salir de la página.
Ventas, compras, inventario, finanzas y equipo, con la información al día y disponible desde cualquier dispositivo. Funciona en la nube, así que no hay servidores que mantener.
