Gesti贸n de proyectos

驴Qu茅 es la Gesti贸n de proyectos?

Es la forma de administrar racional y organizadamente todos los procesos que conducen a alcanzar unos objetivos. Tales procesos incluyen la formulaci贸n y planificaci贸n, la ejecuci贸n, y el control o evaluaci贸n. Su desarrollo es gradual y sistem谩tico, hasta llegar a su fin una vez alcanzados los objetivos. Esto resulta 煤til para dar soluci贸n a problemas planteados de antemano, o iniciar emprendimientos.
Gesti贸n de proyectos

Un proyecto cobra vida con la intenci贸n de cambiar una situaci贸n, alcanzar objetivos y resolver problemas. Por este motivo, se asocia a emprender acciones en el tiempo para generar un producto final.

Caracter铆sticas de la Gesti贸n de proyectos聽

En relaci贸n a los proyectos y su gesti贸n, hay que tomar en cuenta que:

  • Todo proyecto tiene un inicio y llega a un final. El inicio est谩 relacionado a la situaci贸n problema y el final es la nueva situaci贸n que tendr谩 valor agregado.聽
  • Concluido un proyecto, se tienen que haber alcanzado cambios positivos.
  • La Gesti贸n de proyectos integra todas las acciones y estrategias necesarias para conducir el emprendimiento al 茅xito.聽
  • Una buena Gesti贸n hace uso de todos los recursos necesarios y disponibles en un periodo de tiempo.
  • Con la Gesti贸n de proyectos se analizan los costos, actividades y tiempos asociados al emprendimiento.

El ciclo de vida del proyecto

Todos los proyectos tienen un ciclo de vida en el cual se inicia el emprendimiento, se desarrolla y llega a su fin.

Para realizar el seguimiento al ciclo de vida y controlarlo, se emplean metodolog铆as y t茅cnicas.聽

Con esto se estudia su viabilidad, se monitorea su ejecuci贸n y se eval煤an sus resultados.

Como en todo emprendimiento se encuentran obst谩culos (tiempo, presupuesto). Y tambi茅n amenazas (factores externos que no son controlados por el proyecto) que pueden comprometer el logro de los objetivos.

Pero tambi茅n existen fortalezas (recursos humanos, materiales, t茅cnicos) que deben explotarse y oportunidades para aprovechar al m谩ximo (ciertas leyes).聽

Lo ideal siempre ser谩 aprovechar en la mayor medida los recursos asignados e integrar coordinadamente las acciones para lograr los objetivos.

De esa forma, el 茅xito se mide no s贸lo por el logro de objetivos, sino tambi茅n por la correcta administraci贸n de cada recurso empleado (personal, tiempo, costos, insumos).

Importancia de la Gesti贸n de proyectos

Entre los beneficios y puntos positivos se pueden destacar:

  • Permite hacer un uso eficiente del tiempo y de todos los materiales dispuestos, evitando gastos innecesarios.聽
  • Incrementa el dominio de la empresa sobre su propio destino.聽
  • Facilita la organizaci贸n, jerarquizaci贸n y priorizaci贸n de todo lo que se quiere poner en marcha.
  • Asegura mayores posibilidades de lograr lo que se quiere.聽
  • Capitaliza conocimiento de suma importancia para la organizaci贸n toda vez que produce informaci贸n y se gana experiencia.聽

En la actualidad, la Gesti贸n de proyectos se realiza con la ayuda de sistemas inform谩ticos que registran y procesan la informaci贸n.

Con ello, se generan informes, paneles de informaci贸n y tableros de comando en base a distintos indicadores.

Adem谩s, el software facilita las auditor铆as que atienden a garantizar que se cumpla todo lo planificado y el nivel de riesgos asumidos

La Gesti贸n de proyectos mediante software especializado

Todo proyecto debe manejar y controlar un conjunto de variables que se nutren a partir de los datos de campo.

El software de administraci贸n de proyectos puede registrar variables como trabajadores, costos, inventarios y horas de trabajo.聽

Manejando cada variable se puede llevar la contabilidad del proyecto de manera eficiente. As铆, se generan con rapidez facturas y se eval煤a la rentabilidad del proyecto.

Algunas de las herramientas que pueden utilizarse con este tipo de tecnolog铆a son:

  • Estudios de tendencia e inversi贸n.
  • Los an谩lisis de la relaci贸n costo/beneficio.
  • Elaboraci贸n de instrumentos o planillas de medici贸n.
  • Determinaci贸n del cumplimiento de tareas o metas.

Por otra parte, sus beneficios se pueden resumir en:

  • Ofrecen la posibilidad de brindar informaci贸n actualizada y de valor para la toma de decisiones.
  • Permiten construir estad铆sticas sobre indicadores clave de gesti贸n y cualquier variable de inter茅s en las distintas fases del proyecto.
  • Pueden generar alertas sobre posibles desviaciones del proyecto con respecto a lo planificado.聽
  • Facilitan el monitoreo y evaluaci贸n de cada una de las fases del ciclo de vida del proyecto.

Considerando lo anterior, las herramientas inform谩ticas deben asegurar el control total de cada una de las variables, etapas, actividades y recursos.

As铆, se debe crear la infraestructura necesaria para recoger datos y construir la informaci贸n. Adem谩s de definir canales apropiados para comunicar eventos importantes.

Los grandes aliados son los m茅todos y t茅cnicas, los cuales deben estar involucrados en los planes y estrategias para alcanzar el 茅xito.聽

No hay que olvidar que siempre se debe generar un equilibrio en el control del proyecto. Controlar demasiado acapara tiempo valioso. Pero controles muy d茅biles incrementan los riesgos.

Es la forma de administrar racional y organizadamente todos los procesos que conducen a alcanzar unos objetivos. Tales procesos incluyen la formulaci贸n y planificaci贸n, la ejecuci贸n, y el control o evaluaci贸n. Su desarrollo es gradual y sistem谩tico, hasta llegar a su fin una vez alcanzados los objetivos. Esto resulta 煤til para dar soluci贸n a problemas planteados de antemano, o iniciar emprendimientos.

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