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Es la forma de administrar racional y organizadamente todos los procesos que conducen a alcanzar unos objetivos. Tales procesos incluyen la formulación y planificación, la ejecución, y el control o evaluación. Su desarrollo es gradual y sistemático, hasta llegar a su fin una vez alcanzados los objetivos. Esto resulta útil para dar solución a problemas planteados de antemano, o iniciar emprendimientos.
Un proyecto cobra vida con la intención de cambiar una situación, alcanzar objetivos y resolver problemas.
Por este motivo, se asocia a emprender acciones en el tiempo para generar un producto final.
En relación a los proyectos y su gestión, hay que tomar en cuenta que:
Todos los proyectos tienen un ciclo de vida en el cual se inicia el emprendimiento, se desarrolla y llega a su fin.
Para realizar el seguimiento al ciclo de vida y controlarlo, se emplean metodologías y técnicas.
Con esto se estudia su viabilidad, se monitorea su ejecución y se evalúan sus resultados.
Como en todo emprendimiento se encuentran obstáculos (tiempo, presupuesto).
También hay amenazas (factores externos que no son controlados por el proyecto) que pueden comprometer el logro de los objetivos.
Pero también existen fortalezas (recursos humanos, materiales, técnicos) que deben explotarse y oportunidades para aprovechar al máximo (ciertas leyes).
Lo ideal siempre será aprovechar en la mayor medida los recursos asignados e integrar coordinadamente las acciones para lograr los objetivos.
De esa forma, el éxito se mide no solo por el logro de objetivos, sino también por la correcta administración de cada recurso empleado (personal, tiempo, costos, insumos).
Entre los beneficios y puntos positivos se pueden destacar:
En la actualidad, la Gestión de proyectos se realiza con la ayuda de sistemas informáticos que registran y procesan la información.
Con ello, se generan Informes, Paneles de información y tableros de comando en base a distintos indicadores.
Además, el software facilita las auditorías que atienden a garantizar que se cumpla todo lo planificado y el nivel de riesgos asumidos.
Todo proyecto debe manejar y controlar un conjunto de variables que se nutren a partir de los datos de campo.
El software de administración de proyectos puede registrar variables como trabajadores, costos, inventarios y horas de trabajo.
Manejando cada variable se puede llevar la contabilidad del proyecto de manera eficiente.
Así, se generan con rapidez facturas y se evalúa la rentabilidad del proyecto.
Algunas de las herramientas que pueden utilizarse con este tipo de tecnología son:
Por otra parte, sus beneficios se pueden resumir en:
Considerando lo anterior, las herramientas informáticas deben asegurar el control total de cada una de las variables, etapas, actividades y recursos.
Así, se debe crear la infraestructura necesaria para recoger datos y construir la información.
Además, hay que definir canales apropiados para comunicar eventos importantes.
Los grandes aliados son los métodos y técnicas, los cuales deben estar involucrados en los planes y estrategias para alcanzar el éxito.
Conviene recordar que siempre se debe generar un equilibrio en el control del proyecto.
Controlar demasiado acapara tiempo valioso.
Pero controles muy débiles incrementan los riesgos.
El hub de Gestión de proyectos ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Empresas de Servicios Profesionales: cómo automatizar Proyectos y Facturación vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
EGA Futura Project muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.
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