Conoce las características de una Tarea de proyecto

Con el proyecto en marcha vamos con las manos a la obra!

Para desarrollar el proyecto en EGA Futura Project vamos a integrar los datos del proyecto con los contenidos en otras aplicaciones de la plataforma.

Para comenzar contamos con campos y elementos que nos traen material de diversas fuentes:

• La información y los campos del proyecto que hemos creado. 
• Tareas de proyectos, los componentes esenciales del proyecto. 
• Otros objetos clave como son Grupos y Decisiones.
• Gráficos e informes estadísticos.
• Toda la funcionalidad de la Plataforma EGA Futura.
• Más campos de relación que vinculan el proyecto con otros objetos de la plataforma según estén involucrados en el mismo.

Vamos a ver cómo se combina todo para trabajar con eficiencia en un proyecto.

Todo lo que necesitamos saber sobre nuestra primera tarea de proyecto

Como bien suponemos, un proyecto está compuesto de acciones que debemos realizar y también forman parte de dicha tarea la persona responsable de ejecutarla y la encargada de supervisar.

Tareas de proyecto

Cada una de las actividades más o menos complejas asignadas a una persona se llaman Tareas de proyecto.

Supervisor

Dentro de un proyecto podemos tener varios colaboradores, por lo que cada tarea tendrá un responsable y un supervisor.

El supervisor es la persona que asigna la tarea a otro compañero del equipo o colaborador subordinado.

El supervisor podrá auditar la tarea activando funcionalidad como alarmas, reportes y más.

Podemos crear tareas de proyecto propias donde una misma persona es el asignado y también el supervisor

Asignado o Responsable

Una Tarea de proyecto es una unidad de trabajo que pueda ser realizada por una sola persona.

La persona asignada estará a cargo de dicha tarea y trabajará en interacción con los demás participantes del proyecto por medio de la herramienta de comunicación de la Plataforma llamada Chatter.

Podemos acceder a Chatter desde todas las aplicaciones de la Plataforma EGA Futura y nativamente la encontramos con toda su funcionalidad y los paneles de noticias en tiempo real en la aplicación EGA Futura Habitat.

Duración máxima para una tarea de proyecto 8 horas

Si bien esta afirmación contiene exclusivamente una sugerencia, sirve para darnos una idea de lo que debe componer una tarea de proyecto.

Una Tarea de proyecto podría ser algo muy puntual que se debe ejecutar en un momento, pero también podría incluir algún tiempo de espera o demora, o su realización por tramos sin dejar de ser una sola tarea.

Una Tarea de proyecto puede depender de otras personas, o tal vez involucrar un viaje o desplazamiento.

Por todo lo dicho, considerando esas posibilidades nuestra tarea de proyecto estimativamente, como máximo debe abarcar 8 horas aunque se reparta en varios días.

Para poder indicar que una Tarea de proyecto está en curso o demorada vamos a poder indicar el estado de progreso de la tarea para nuestro conocimiento o el de nuestro supervisor.

Formato de una Tarea de proyecto

Una Tarea de Proyecto es un Registro dentro del Objeto Tareas de Proyecto.

Duración

Tal como hemos expresado recientemente acerca de la dimensión de una tarea de proyecto, imaginemos que la duración promedio sea 8 horas, es decir, las diversas actividades que se requieren para que la tarea sea cumplida deben abarcar aproximadamente ese tiempo. No es estricto, puede ser un poco más o bastante menos.

Estados de progreso

Luego, las etapas de esa tarea pueden ser desarrolladas a los largo de algunos días. 

Algunos factores pueden generar un tiempo de demora como por ejemplo, quedar a la espera de una respuesta de otra persona. 

A veces, una tarea no depende exclusivamente de su responsable, sino de otras personas, agentes externos como envíos o materiales y puede incluir tiempos de espera hasta que se pueda proseguir la tarea hasta su finalización.

Es importante registrar el avance de la tarea: 

• Para poder organizar prioridades.
• Para saber en qué estado de progreso quedó la tarea cuando la dejamos en suspenso y el motivo.
• Para que el supervisor se mantenga informado.
• Para que se activen recordatorios, notificaciones y validaciones si estuviera de esa forma establecido en la compañía.
• Para poder activar prontamente mecanismos de seguimiento de aquellas cuestiones que dependen de terceras personas y, por lentitud o por algún olvido de responder nos retienen una tarea en suspenso.

Las Tareas de proyecto por medio de campos especiales pueden relacionarse con objetos y personas de la plataforma y con otros elementos.

Prioridad

Cada tarea tiene una prioridad en referencia a las demás tareas del proyecto.

En resumen

Ya estamos aprendiendo que hay elementos básicos en una tarea de proyecto:

1. Proyecto al que pertenece
2. Su responsable: El Usuario asignado.
3. Un supervisor
4. Prioridad
5. Tiempo de inicio
6. Tiempo de finalización
7. Estado de progreso o avance de la tarea
8. Campos de relación

De los elementos que hemos enumerado, veremos algunos señalados en la siguiente imagen que nos muestra una tarea de proyecto:

Los componentes de la Tarea de proyecto que estamos presentando en este curso es la versión más básica.

Quienes acceden a la aplicación EGA Futura Project sin solicitar modificaciones específicas para su compañía acceden a una configuración completa y funcional diseñada para un uso básico, simple y eficiente

A partir de ese diseño con los elementos mínimos como para trabajar en el registro de una tarea de proyecto cada compañía puede solicitar cambios y agregar todos los campos de todo tipo que sean necesarios, con las denominaciones propias del proceso al que corresponda la tarea.

Pueden modificarse quitarse o agregarse campos en una tarea de proyecto según las necesidades de cada organización.