Reglas de duplicados
En EGA Futura las reglas de duplicados son un conjunto de instrucciones que se usan para prevenir la creación de registros repetidos en la base de datos. Las reglas comparan los datos existentes en uno o varios objetos y si encuentran registros similares, toman medidas para impedir la creación de un duplicado. De esta manera, se asegura que la información almacenada en la base de datos sea precisa y coherente.
Marca
La marca es el nombre bajo el que un fabricante agrupa una línea de productos y los distingue de los similares de la competencia. No es el nombre del producto ni el nombre del fabricante: es, por así decirlo, el apellido del producto. Un mismo laboratorio puede sostener varias marcas, y una misma marca puede llegar a la empresa a través de varios proveedores. Para un negocio que compra y revende, la marca es sobre todo un criterio de clasificación: agrupa el inventario, permite comparar ventas entre fabricantes y ordena las compras. Conviene no confundirla con la marca registrada, que es la protección legal del nombre y pertenece al terreno de la propiedad intelectual.
Ubicación
Las Ubicaciones representan los lugares físicos donde opera la empresa dentro de la Plataforma EGA Futura: sucursales, depósitos, plantas, oficinas o puntos de venta. Cada una se clasifica con un Tipo de ubicación entre 21 opciones y guarda su dirección completa. Su valor real está en que muchos otros objetos la referencian, lo que permite filtrar y agrupar informes, Paneles de información y Vistas de lista por lugar.
Activo fijo
Un activo fijo es un bien que la empresa compra para usarlo durante varios años en su operación, no para revenderlo. En el ERP de EGA Futura cada activo fijo es un registro con etiqueta única, número de serie, ubicación, costo de adquisición, vida útil en meses y valor residual. La Plataforma los agrupa en dos categorías, Bienes de uso y Bienes intangibles, y el tipo de activo que se puede elegir depende de la categoría seleccionada. El valor libro no se carga a mano: es un campo fórmula que la Plataforma calcula sola.
Cuenta
Una Cuenta es un registro de la base de datos de la Plataforma EGA Futura que agrupa los datos de una organización, empresa o persona con la que se mantiene una relación comercial. Registrando cada Cuenta se puede hacer el seguimiento de clientes, proveedores, prestadores de servicios, socios y hasta competidores. Existen Cuentas comerciales, que guardan los datos de una empresa y agrupan varios Contactos, y Cuentas personales, que guardan la información de una persona individual y se asocian a un solo Contacto.
Inspección
Una inspección es la revisión formal de un lugar, un bien o un área de la empresa, hecha por alguien de la casa o por un tercero, y registrada con su fecha, su resultado y su informe. En el ERP de EGA Futura cada inspección es un registro propio que se puede vincular a un activo fijo, a una ubicación, a un área funcional, a un incidente o a una orden de mantenimiento. Guarda si fue interna o externa, quién la hizo, qué resultado dio, qué severidad tuvo y si deja pendiente alguna acción.
Area funcional
Un área funcional es cada una de las divisiones en las que una empresa reparte el trabajo según el tipo de tarea: dirección, administración, producción, ventas, recursos humanos, sistemas. Cuántas conviene tener no depende del rubro sino del tamaño: en una empresa de quince personas una sola área puede cubrir administración y finanzas, y en una de cien esas mismas tareas se reparten en varias. Dentro de la Plataforma EGA Futura el Área funcional no es un rótulo del organigrama sino un registro de la base de datos, y es el mismo que clasifica empleados, gastos, proyectos, activos fijos y tickets de servicio.
EGA Futura Tag
Un EGA Futura Tag es una etiqueta interna que sirve para agrupar, organizar y clasificar registros de la base de datos según un criterio propio de cada empresa. A diferencia de un campo, la misma etiqueta se aplica a registros de tipos distintos, de modo que un producto, un pedido y un ticket pueden compartir la misma marca. Cada etiqueta tiene su nombre, su código único, su categoría y su estado, y desde ahí alimenta Filtros, Informes y Paneles de información.
Incidente
Un Incidente es la interrupción no planificada de un servicio que la empresa usa o presta, o la caída de calidad de un servicio, de un proceso comercial o de la fabricación de un producto. Es el síntoma que se ve y se sufre, no la causa que lo origina: esa causa se registra aparte como Problema. Cada Incidente se abre con una categoría, una prioridad y un estado, se le asigna un responsable y avanza por etapas hasta quedar resuelto y cerrado. Tampoco conviene confundirlo con un ticket de servicio, que es el pedido concreto que entra por el canal de atención.
Problema
Un Problema es la causa, real o potencial, de uno o varios Incidentes. Se registra para atacar el origen de una falla en lugar de apagar sus consecuencias una por una, porque mientras el Problema siga abierto los Incidentes se van a seguir repitiendo. No hace falta que ya existan Incidentes para darlo de alta: una inspección puede detectar la falla antes de que llegue el primer reclamo. Cada Problema guarda por separado los síntomas observados, la causa de origen y la solución temporal que permite seguir trabajando mientras se busca la definitiva.
Ticket de servicio
Un ticket de servicio es el registro donde el área de servicio, soporte o atención al cliente deja constancia de un pedido y de todo lo que se hace para resolverlo. En el ERP de EGA Futura cada ticket exige categoría, estado y prioridad, y se puede vincular a una cuenta, a un contacto, a un área funcional, a una ubicación y al usuario asignado. Sirve para órdenes de reparación, instalaciones, garantías, reclamos y casos de soporte técnico. La Plataforma cuenta sola cuántos productos se consumieron en cada ticket y cuántas unidades.
