Cómo agregar un Evento a un Calendario de Recursos compartidos?

Aprende a vincular Eventos con Recursos compartidos de tu Empresa (objetos, instalaciones, veh√≠culos de uso com√ļn para un √°rea o para toda la compa√Ī√≠a).

Cómo agregar un Evento a un Calendario de Recursos compartidos?

La Base de datos de la Plataforma EGA Futura est√° totalmente almacenada en la nube, y puede ser modificada en su totalidad seg√ļn las necesidades de cada empresa.
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2021
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Base de datos de la Plataforma EGA Futura
Aprende a vincular Eventos con Recursos compartidos de tu Empresa (objetos, instalaciones, veh√≠culos de uso com√ļn para un √°rea o para toda la compa√Ī√≠a).
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Cada recurso de uso com√ļn tiene un calendario propio

Los recursos compartidos corresponden a los objetos, instalaciones, veh√≠culos, etc. existentes en la empresa y que son de uso com√ļn para una √°rea o para toda la compa√Ī√≠a.

La plataforma EGA Futura ofrece un set de calendarios de recursos est√°ndar para poder hacer uso inmediato de estos calendarios, asignando cada uno de esos calendarios existentes, los recursos actuales de la compa√Ī√≠a.

Para editar los nombres de esos recursos est√°ndar o solicitar nuevos es necesario contactarse con EGA Futura.

¬ŅEn el calendario de recursos compartidos se registran Eventos?

NO.

Se registra la ocupaci√≥n de recursos asociada a alg√ļn evento.

Se registra que uno o varios de los recursos de uso com√ļn se va a estar utilizando en el marco de un evento del calendario por el per√≠odo de tiempo que dure ese evento.

Por ejemplo, puedo asociar el uso del Recurso: Camioneta de la empresa, al evento: Entrega de pedido.

Por lo tanto es IMPORTANTE conocer que para registrar la ocupación de un recurso hay que crear un evento y vincular un recurso a ese evento.

Vamos a escribir esa frase en colorado:

Para registrar en el calendario la ocupación de un recurso compartido hay que crear un evento y vincular el recurso a ese evento

¬ŅD√≥nde encontramos los calendarios de recursos compartidos?

Debemos dirigirnos a Mi vista de calendario, usando el buscador del Waffle o la pesta√Īa de la barra de navegaci√≥n.

¬ŅC√≥mo ver el calendario de recursos compartidos?

Para poder visualizar e interactuar con un calendario de recursos compartidos tiene que estar agregados al sector: Otros calendarios ubicado en el sector derecho de la interfaz de Mi vista de calendario.

Para aprender a agregar el calendario de cada uno de los recursos compartidos tenemos un completo tutorial.

Se pueden activar uno, algunos o todos los calendarios de los recursos de los cuales se necesita conocer u ocupar la disponibilidad para su uso.

Desactivar calendario

Para desactivar la vista de este calendario se debe presionar la casilla de selección que figura delante del nombre del calendario.

La casilla estará activada cuando la casilla esté coloreada.

La casilla estará desactivada y la vista de los eventos de este calendario quedarán ocultos, cuando la casilla de selección quede vacía.

¬ŅC√≥mo se registra el per√≠odo de uso de cada recurso?

Los per√≠odos de uso de cada recurso se registran en el calendario, para poder asentar la reserva del recurso y para informar al resto de la compa√Ī√≠a sobre la disponibilidad del mismo.

El set de recursos est√°ndar que aparecen en la plataforma cuyos calendarios se pueden activar inmediatamente tienen los siguientes nombres que no son modificables por el usuario:

  • Herramienta 1
  • Herramienta 2
  • Herramienta 3
  • Herramienta 4
  • M√°quina 1
  • M√°quina 2
  • M√°quina 3
  • M√°quina 4
  • Sala 1
  • Sala 2
  • Sala 3
  • Sala 4
  • Veh√≠culo 1
  • Veh√≠culo 2
  • Veh√≠culo 3
  • Veh√≠culo 4

La ocupación de un recurso siempre va asociada a un evento

No se puede registrar la ocupación de un recurso sin asociarlo a un evento nuevo o existente del calendario.

Sí, Es posible asociar más de un recurso a un mismo evento
Para asentar en el calendario la ocupación de un recurso compartido hay que registrar un evento y a ese evento asignarle el recurso.

¬ŅCu√°l es el campo del registro de un Evento que permite asociar un recurso?

Dentro del registro de un evento, nuevo o ya creado, se podr√° asociar un recurso o varios recursos en el campo: Asistentes.

¬ŅC√≥mo se registra la ocupaci√≥n de un recurso?

La asociación del o de los recursos a un evento se realiza:

  1. Desde el campo: Asistentes del registro de un evento,
  2. Seleccionando la pesta√Īa: Recursos.
  3. En el campo Asistentes, que es un campo de b√ļsqueda, se ingresan algunos caracteres del nombre del recurso que queremos agregar y se lo elige de las sugerencias.
  4. Presionar el botón Guardar cuando se hayan completado los datos del Evento.

Al guardar el evento, habrá quedado asociado el elemento al evento y los dos, figurarán en el calendario, tanto el evento como la ocupación del recurso compartido.

¬ŅC√≥mo ver la ocupaci√≥n de los recursos compartidos en el calendario?

Para que los eventos de un calendario de recursos compartidos sean visualizados, el calendario debe estar habilitado, con la checkbox que figura delante de su nombre, seleccionada. En el sector Otros calendarios de Mi vista de calendario.

¬ŅD√≥nde se ubican los per√≠odos de ocupaci√≥n de los recursos?

En la vista de calendario vamos a encontrar ubicados los eventos creados en el día indicado.

Inmediatamente al lado del evento aparecerá la ocupación del recurso asociado al evento:

  • Ocupando la franja horaria correspondiente si hemos completado campos inicio y fin del evento, o
  • Ubicados en la cabecera de la columna que corresponde al d√≠a (en una vista diaria o semanal) si son eventos de todo el d√≠a completo.

Otras vistas de calendario

Recordemos que tenemos dos vistas más además de las típicas rejillas para día, semana y mes.

Existen las vistas de disponibilidad y vista de tabla.

Vista de disponibilidad

En la vista de disponibilidad se puede visualizar día por día los horarios ocupados y libres de todos los calendarios que se encuentren activados en la barra lateral, cada uno será una columna.

En el caso del calendario de recursos compartidos, simplemente debemos elegir el día de nuestro interés y allí aparecerá si el recurso está disponible o será utilizado en alguna franja horaria o todo el día.

Vista de tabla

En la vista de tabla tenemos varias vistas de lista disponibles para encontrar ordenados todos los per√≠odos de ocupaci√≥n de los recursos de diversas formas seg√ļn criterios de agrupamiento.

También podemos crear nuevas vistas de lista, o duplicar una vista de lista existente y usarla como base para crear una nueva y poder aplicar los filtros que sean necesarios para determinar los eventos y recursos que aparecen en la lista y poder agregar y ordenar los campos que queremos que aparezcan como columnas de la vista de lista creada.

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Transcripci√≥n del video ‚ƮԳŹ

[00:00:00.000]
Habitualmente, cuando tenemos planificada una reuni√≥n, para llevarla a cabo vamos a ocupar una sala. De la misma forma, podemos tener que realizar un traslado y para ello necesitamos ocupar un veh√≠culo. La forma √≥ptima de que toda la compa√Ī√≠a sepa que esos recursos estar√°n ocupados, es registrarlo en la plataforma. Vamos a aprender a registrar en el calendario la ocupaci√≥n de cada uno de los recursos compartidos que est√©n asignados a los distintos eventos.

[00:00:32.500]
Los recursos compartidos corresponder a los objetos, instalaciones veh√≠culos, existentes en la empresa y que son de uso com√ļn para un √°rea o para toda la compa√Ī√≠a. Cada recurso tiene un calendario propio. Para poder usarlo tenemos que agregarlo en nuestro calendario. La forma de agregarlo es: En el panel lateral, sector Otros calendarios presionamos el bot√≥n del men√ļ Controles, del men√ļ que se despliega vamos a elegir Agregar calendarios.

[00:01:11.300]
En el campo encontramos el bot√≥n para elegir el tipo de calendario que queremos agregar, del men√ļ que se despliega vamos a elegir Calendarios y recursos p√ļblicos. Luego vamos a escribir el nombre del calendario del recurso compartido que queremos agregar, por ejemplo, veh√≠culo uno. Lo seleccionamos de las sugerencias que aparecen y presionamos el bot√≥n Agregar. A continuaci√≥n, vemos que en el panel lateral en el sector Otros calendarios, aparece agregado el calendario de recursos compartidos que hemos seleccionado.

[00:01:44.000]
Lo que vamos a aprender ahora es cómo registrar en el calendario la ocupación de algunos de estos elementos para ser usados en alguno de los eventos del calendario. Para poder registrar la ocupación de alguno de estos elementos, tenemos que crear un evento en el cual estos recursos compartidos estarán involucrados.

[00:02:06.500]
Y para eso tenemos dos posibilidades: Desde el calendario vamos a darle clic al sector que corresponde al horario del evento que queremos crear, e inmediatamente se abre la ventana para crear un nuevo evento. Una vez que completamos los campos necesarios para el evento, vamos a desplazarnos hasta el sector inferior de la ventana de nuevo evento y en el sector de Información adicional vamos a encontrar el campo Asistentes.

[00:02:36.000]
El campo Asistentes sirve para agregar personas que van a participar de este evento y agregar recursos. Vamos a elegir la opción Agregar recursos. Una vez que seleccionamos Recursos, en el campo vamos a escribir el elemento que va a ser utilizado para esta reunión. Vamos a escribir Sala 1. De las sugerencias vamos a elegir la sala que vamos a utilizar, elegimos Sala 1 y de esta forma hemos relacionado al evento que estamos creando el recurso compartido que va a ser utilizado para este evento.

[00:03:12.000]
Presionamos el botón Guardar y el evento quedará registrado en el calendario. Como vemos en el calendario de Mis eventos, en color celeste, está registrada la reunión y en color amarillo, que es el color que tiene el calendario de recursos compartidos de la Sala 1, aparece la ocupación de esta sala con motivo de esta reunión.

[00:03:34.400]
La otra forma de registrar la ocupación de uno de los recursos compartidos es crear un evento desde el botón Nuevo evento. También abre la ventana de nuevo evento. Nuevamente completamos los campos y nos dirigimos al sector inferior de la página de nuevo evento, otra vez en el sector de información adicional, en el campo Asistentes vamos a seleccionar Recursos, vamos a escribir el nombre del recurso que está involucrado en este evento (en este caso es un vehículo) y de las sugerencias que aparecen vamos a elegir el vehículo que está asociado a este evento y una vez que ha quedado relacionado, presionando el botón Guardar el evento habrá quedado registrado en el calendario y también la ocupación del recurso asociado a este evento.

[00:04:22.000]
Como vemos, nuevamente está el registro en color celeste del calendario de Mis eventos y encontramos en color verde el registro de la ocupación de este vehículo para el evento que hemos registrado.

[00:04:36.300]
Para aprender mucho m√°s sobre calendarios y eventos los invito a visitar EGAFutura.com/tutoriales

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