EGA Futura » Capacitación y Soporte
Los recursos compartidos corresponden a los objetos, instalaciones, vehículos, etc. existentes en la empresa y que son de uso común para una área o para toda la compañía.
La plataforma EGA Futura ofrece un set de calendarios de recursos estándar para poder hacer uso inmediato de estos calendarios, asignando cada uno de esos calendarios existentes, los recursos actuales de la compañía.
NO.
Se registra la ocupación de recursos asociada a algún evento.
Se registra que uno o varios de los recursos de uso común se va a estar utilizando en el marco de un evento del calendario por el período de tiempo que dure ese evento.
Por ejemplo, puedo asociar el uso del Recurso: Camioneta de la empresa, al evento: Entrega de pedido.
Por lo tanto es IMPORTANTE conocer que para registrar la ocupación de un recurso hay que crear un evento y vincular un recurso a ese evento.
Vamos a escribir esa frase en colorado:
Para registrar en el calendario la ocupación de un recurso compartido hay que crear un evento y vincular el recurso a ese evento
Debemos dirigirnos a Mi vista de calendario, usando el buscador del Waffle o la pestaña de la barra de navegación.
Para poder visualizar e interactuar con un calendario de recursos compartidos tiene que estar agregados al sector: Otros calendarios ubicado en el sector derecho de la interfaz de Mi vista de calendario.
Para aprender a agregar el calendario de cada uno de los recursos compartidos tenemos un completo tutorial.
Se pueden activar uno, algunos o todos los calendarios de los recursos de los cuales se necesita conocer u ocupar la disponibilidad para su uso.
Para desactivar la vista de este calendario se debe presionar la casilla de selección que figura delante del nombre del calendario.
La casilla estará activada cuando la casilla esté coloreada.
La casilla estará desactivada y la vista de los eventos de este calendario quedarán ocultos, cuando la casilla de selección quede vacía.
Los períodos de uso de cada recurso se registran en el calendario, para poder asentar la reserva del recurso y para informar al resto de la compañía sobre la disponibilidad del mismo.
El set de recursos estándar que aparecen en la plataforma cuyos calendarios se pueden activar inmediatamente tienen los siguientes nombres que no son modificables por el usuario:
No se puede registrar la ocupación de un recurso sin asociarlo a un evento nuevo o existente del calendario.
Sí, Es posible asociar más de un recurso a un mismo evento
Dentro del registro de un evento, nuevo o ya creado, se podrá asociar un recurso o varios recursos en el campo: Asistentes.
La asociación del o de los recursos a un evento se realiza:
Al guardar el evento, habrá quedado asociado el elemento al evento y los dos, figurarán en el calendario, tanto el evento como la ocupación del recurso compartido.
Para que los eventos de un calendario de recursos compartidos sean visualizados, el calendario debe estar habilitado, con la checkbox que figura delante de su nombre, seleccionada. En el sector Otros calendarios de Mi vista de calendario.
En la vista de calendario vamos a encontrar ubicados los eventos creados en el día indicado.
Inmediatamente al lado del evento aparecerá la ocupación del recurso asociado al evento:
Recordemos que tenemos dos vistas más además de las típicas rejillas para día, semana y mes.
Existen las vistas de disponibilidad y vista de tabla.
En la vista de disponibilidad se puede visualizar día por día los horarios ocupados y libres de todos los calendarios que se encuentren activados en la barra lateral, cada uno será una columna.
En el caso del calendario de recursos compartidos, simplemente debemos elegir el día de nuestro interés y allí aparecerá si el recurso está disponible o será utilizado en alguna franja horaria o todo el día.
En la vista de tabla tenemos varias vistas de lista disponibles para encontrar ordenados todos los períodos de ocupación de los recursos de diversas formas según criterios de agrupamiento.
También podemos crear nuevas vistas de lista, o duplicar una vista de lista existente y usarla como base para crear una nueva y poder aplicar los filtros que sean necesarios para determinar los eventos y recursos que aparecen en la lista y poder agregar y ordenar los campos que queremos que aparezcan como columnas de la vista de lista creada.
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Habitualmente, cuando tenemos planificada una reunión, para llevarla a cabo vamos a ocupar una sala. De la misma forma, podemos tener que realizar un traslado y para ello necesitamos ocupar un vehículo. La forma óptima de que toda la compañía sepa que esos recursos estarán ocupados, es registrarlo en la plataforma. Vamos a aprender a registrar en el calendario la ocupación de cada uno de los recursos compartidos que estén asignados a los distintos eventos.
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Los recursos compartidos corresponder a los objetos, instalaciones vehículos, existentes en la empresa y que son de uso común para un área o para toda la compañía. Cada recurso tiene un calendario propio. Para poder usarlo tenemos que agregarlo en nuestro calendario. La forma de agregarlo es: En el panel lateral, sector Otros calendarios presionamos el botón del menú Controles, del menú que se despliega vamos a elegir Agregar calendarios.
[00:01:11.300]
En el campo encontramos el botón para elegir el tipo de calendario que queremos agregar, del menú que se despliega vamos a elegir Calendarios y recursos públicos. Luego vamos a escribir el nombre del calendario del recurso compartido que queremos agregar, por ejemplo, vehículo uno. Lo seleccionamos de las sugerencias que aparecen y presionamos el botón Agregar. A continuación, vemos que en el panel lateral en el sector Otros calendarios, aparece agregado el calendario de recursos compartidos que hemos seleccionado.
[00:01:44.000]
Lo que vamos a aprender ahora es cómo registrar en el calendario la ocupación de algunos de estos elementos para ser usados en alguno de los eventos del calendario. Para poder registrar la ocupación de alguno de estos elementos, tenemos que crear un evento en el cual estos recursos compartidos estarán involucrados.
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Y para eso tenemos dos posibilidades: Desde el calendario vamos a darle clic al sector que corresponde al horario del evento que queremos crear, e inmediatamente se abre la ventana para crear un nuevo evento. Una vez que completamos los campos necesarios para el evento, vamos a desplazarnos hasta el sector inferior de la ventana de nuevo evento y en el sector de Información adicional vamos a encontrar el campo Asistentes.
[00:02:36.000]
El campo Asistentes sirve para agregar personas que van a participar de este evento y agregar recursos. Vamos a elegir la opción Agregar recursos. Una vez que seleccionamos Recursos, en el campo vamos a escribir el elemento que va a ser utilizado para esta reunión. Vamos a escribir Sala 1. De las sugerencias vamos a elegir la sala que vamos a utilizar, elegimos Sala 1 y de esta forma hemos relacionado al evento que estamos creando el recurso compartido que va a ser utilizado para este evento.
[00:03:12.000]
Presionamos el botón Guardar y el evento quedará registrado en el calendario. Como vemos en el calendario de Mis eventos, en color celeste, está registrada la reunión y en color amarillo, que es el color que tiene el calendario de recursos compartidos de la Sala 1, aparece la ocupación de esta sala con motivo de esta reunión.
[00:03:34.400]
La otra forma de registrar la ocupación de uno de los recursos compartidos es crear un evento desde el botón Nuevo evento. También abre la ventana de nuevo evento. Nuevamente completamos los campos y nos dirigimos al sector inferior de la página de nuevo evento, otra vez en el sector de información adicional, en el campo Asistentes vamos a seleccionar Recursos, vamos a escribir el nombre del recurso que está involucrado en este evento (en este caso es un vehículo) y de las sugerencias que aparecen vamos a elegir el vehículo que está asociado a este evento y una vez que ha quedado relacionado, presionando el botón Guardar el evento habrá quedado registrado en el calendario y también la ocupación del recurso asociado a este evento.
[00:04:22.000]
Como vemos, nuevamente está el registro en color celeste del calendario de Mis eventos y encontramos en color verde el registro de la ocupación de este vehículo para el evento que hemos registrado.
[00:04:36.300]
Para aprender mucho más sobre calendarios y eventos los invito a visitar EGAFutura.com/tutoriales
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