Administración de Compras y Gastos en la empresa

Estrategias para Empresas y Profesionales

Ponemos a tu disposición la información más valiosa para llevar a cabo los procesos de compras de tu empresa. Descubrirás que el gasto no es sino la mejor inversión con los consejos que hemos preparado para tu empresa.

¿Qué es la Administración de Compras y Gastos en la empresa?

Es todo el conjunto de actividades que lleva a cabo la organización para abastecerse con todo lo que necesita para funcionar. Para esto evalúa las mejores opciones de compra tomando en cuenta proveedores, calidad y bajo costo.

Cuando el proceso de compra se realiza en el momento oportuno y asegurando las condiciones más provechosas para la empresa se garantiza la rentabilidad.

La logística implicada en estos procesos va mucho más allá de un simple trámite, pero realizada adecuadamente se convierte en una forma pasiva de ganar.

¿Cómo se divide la Administración de Compras y Gastos dentro de una organización?

No todos los gastos de la empresa se realizan con la misma regularidad ni están orientados a satisfacer las mismas necesidades. De modo que la gestión se puede dividir en:

  • La compra de materia prima para la realización de los productos propios de la compañía.
  • El pago de servicios y la compra de diversos artículos consumibles que son requeridos por la empresa para sus actividades.

En ambos casos siempre se deben emplear indicadores para medir la eficacia de los procesos de compra y el impacto del gasto.

¿Cuáles son los indicadores a manejar en los procesos de Administración de Compras y Gastos?

La buena gestión del proceso amerita mediciones que son posibles gracias a determinados indicadores, entre estos se encuentran:

  • El presupuesto: En este instrumento se puede determinar la magnitud de un gasto por efectuarse a futuro afectando a una partida presupuestaria. Puede presentar diferencias con el gasto final por factores imprevistos
  • El estudio de precios: Es la evaluación constante que se hace de la oferta del mercado sobre los productos necesarios para la empresa.
  • Evaluación del gasto frente al consumo: Con esto se busca determinar si la organización está realmente consumiendo aquello en lo que se gasta. Es un indicador de lo que resulta en verdad indispensable.
  • Retornabilidad de la inversión: Este detecta el rendimiento alcanzado gracias al gasto realizado, cuánto se ha generado por cada unidad invertida.
  • Transparencia: Este indicador busca evaluar la acción de los responsables de las compras en función de las normas. 

¿Cuáles son los roles presentes en Administración de Compras y Gastos en la empresa?

Cuando se inicia un proceso de compra se ponen en juego los siguientes roles:

  • Una persona que inicia el proceso: Es quien advierte la necesidad de adquirir determinados productos o servicios.
  • Una persona influyente: Esta tiene importancia para la posterior decisión sobre el proceso de compra y el gasto a efectuarse.
  • Un decisor: La persona que toma finalmente la decisión de compra y aprueba el gasto.
  • Un comprador: Generalmente es la misma persona que inicia el proceso y finaliza la compra.
  • Un usuario: Es quien utiliza o hace uso de lo que se ha comprado.
Todos estos roles deben ser determinados en la empresa para programar eficientemente los procesos de compra, fijar responsabilidades y rendir cuentas.

¿Cuáles son los pasos a seguir para la realización del proceso de compras en la empresa?

Toda organización debe poner por escrito y esquemáticamente todos los pasos y actores involucrados en una compra para hacerlo con eficiencia. Estos pasos son:

  • Identificar los productos, materiales, consumibles y todo lo que necesita la empresa.
  • Evaluar el mercado, las opciones, precios y los mejores proveedores.
  • Solicitar la emisión de presupuestos para la toma de decisiones.
  • Efectuar los pedidos y proceder a concretar las compras previstas.
  • Seguir constantemente los pedidos para asegurarse de que las mercancías llegarán en buen estado y en los tiempos previstos.
  • Recibir los pedidos y constatar que todo se encuentra según lo ordenado.
  • Firmar y sellar las respectivas órdenes de entrega.

¿Qué herramientas o aplicaciones digitales facilitan el trabajo de Administración de Compras y Gastos en la empresa?

Lo primero a tomar en cuenta es contar con software de gestión de empresas que pueda administrar inventario, procesos de compra, entregas de productos, y gastos.

Al mismo tiempo es necesario contar con un ERP (Enterprise Resource Planning) que facilite las gestiones con proveedores y todos los procesos contables.

La Plataforma EGA Futura integra perfectamente todas estas funciones. Esto le permite sus usuarios tener el control de su empresa en la nube y gestionarla desde cualquier lugar del mundo.

¿Qué otras recomendaciones se pueden tomar en cuenta para ejercer la Administración de Compras y Gastos en la empresa?

La clave del éxito está en la organización y determinación de cada una las fases y puntos clave de los procesos de compra. Pero también es necesario:

  • Definir el objetivo del proceso de compra y establecer metas realistas.
  • Controlar las existencias que se encuentran en stock.
  • Establecer buenas relaciones con los diferentes proveedores
  • Solicitar diferentes presupuestos para contar con opciones al momento de decidir.
  • Llevar un control preciso de la producción para determinar las necesidades.

Con estos simples consejos se puede sacar el mayor provecho de las compras realizadas en la empresa y obtener resultados rentables en el tiempo.

Estrategias y tácticas

Gestiona las compras de tu empresa aseguran que el gasto sea la más rentable inversión. En EGA Futura te decimos cómo generar buenos negocios a partir de la correcta Administración de Compras y Gastos en la empresa.
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Aplicaciones de EGA Futura

La Plataforma EGA Futura está compuesta por un grupo de aplicaciones vinculadas entre sí, todas trabajando de manera integrada sobre la misma base de datos.
La Plataforma EGA Futura te brinda un potente núcleo de aplicaciones en el que dispondrás del mejor CRM y ERP del mercado, todo perfectamente integrado. La Administración de Compras y Gastos nunca será más fácil.

EGA Futura Habitat

EGA Futura Habitat es la red social empresarial de EGA Futura que permite a los usuarios trabajar juntos en tiempo real, hablar entre ellos y compartir información. Habitat conecta, involucra y motiva a las personas a trabajar de manera eficiente en toda la organización, independientemente de su función o ubicación.

EGA Futura Project

Unifica la administración de proyectos y tareas de manera fácil, integrando cada actividad con el resto de la plataforma.

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Centraliza todo el conocimiento, información y procesos de tu organización de manera organizada e integrada con el resto de la plataforma.

EGA Futura Activos

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EGA Futura Gastos

Controla los gastos realizados por todos los empleados de tu organización, y vincula a cada uno de ellos, con facturas, proyectos y servicios.

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Centraliza toda la información de las personas que trabajan en tu empresa de manera cómoda y simple.

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Realiza la gestión de productos y stock, con múltiples listas de precios y en varias monedas.

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Ordena todo el proceso de compras junto a las interacciones con cada proveedor de tu empresa.

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Toma el control del Flujo de caja dentro de tu Organización y de sus Cuentas de tesorería.

EGA Futura TAX

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EGA Futura Conta

Simplifica cada proceso contable integrando en un único lugar todas las transacciones realizadas dentro de la plataforma.

Interfaz de la Plataforma EGA Futura

La Plataforma de Automatización y Gestión de Empresas de EGA Futura, es un sistema de gestión empresarial en la nube, desarrollado por EGA Futura y potenciado por la infraestructura técnica de Salesforce Inc. EGA Futura permite centralizar todos los procesos de una empresa en una única plataforma fácil de usar, con aplicaciones inteligentes y adaptadas a las necesidades de cada organización.

Motor de Automatización de la Plataforma EGA Futura

El Motor de Automatización de la Plataforma EGA Futura permite elevar la productividad de cada organización, automatizando y simplificando las tareas cotidianas de cada día.

Informes y Paneles de la Plataforma EGA Futura

Accede a toda la información de tu empresa creando y modificando informes de manera simple y sencilla.

Base de datos de la Plataforma EGA Futura

La Base de datos de la Plataforma EGA Futura está totalmente almacenada en la nube, y puede ser modificada en su totalidad según las necesidades de cada empresa.

Seguridad de la Plataforma EGA Futura

La Plataforma EGA Futura está construida sobre una arquitectura multitenant que brinda una capa de seguridad única lista para usar. Las capas adicionales brindan un alto grado de seguridad y control sobre todo, desde la autenticación de usuarios y clientes, hasta permisos administrativos, acceso a datos y encriptación.
Tutoriales
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Cómo instalar la aplicación móvil de EGA Futura?La Plataforma de Automatización y Gestión de Empresas de EGA Futura, es un sistema de gestión empresarial en la nube, desarrollado por EGA Futura y potenciado por la infraestructura técnica de Salesforce Inc. EGA Futura permite centralizar todos los procesos de una empresa en una única plataforma fácil de usar, con aplicaciones inteligentes y adaptadas a las necesidades de cada organización.

En este tutorial aprenderás a descargar e instalar la EGA Futura Mobile App en tu teléfono celular o tablet.

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Nivel Introductorio
Qué es la Plataforma EGA Futura?La Plataforma de Automatización y Gestión de Empresas de EGA Futura, es un sistema de gestión empresarial en la nube, desarrollado por EGA Futura y potenciado por la infraestructura técnica de Salesforce Inc. EGA Futura permite centralizar todos los procesos de una empresa en una única plataforma fácil de usar, con aplicaciones inteligentes y adaptadas a las necesidades de cada organización.

En este tutorial hacemos un repaso por los principales aspectos de la plataforma. Ideal para usuarios nuevos que necesiten dar los primeros pasos.

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Glosario

Recibo de pago

Es el documento en el que se deja constancia de la realización de un pago por concepto de la venta de un bien o servicio. En otras palabras, permite certificar o comprobar que se ha concretado previamente una operación comercial. Lo emite una persona jurídica (quien otorga el producto o presta el servicio) para un cliente o comprador (quien paga).

ERP o Sistema de planificación de recursos empresariales

ERP del inglés: Enterprise Resource Planning. Es una solución de software para la gestión de procesos. Se compone de uno o más programas de software empresarial que han sido creados para gestionar y automatizar procesos en las organizaciones. Lo que también se denomina en español Sistema de planificación de recursos de negocios es una plataforma de software creada para registrar y automatizar los procesos e informaciones de interés gerencial en la empresa. Su finalidad es brindarles eficiencia y efectividad a los negocios desarrollados al facilitar el control de las operaciones productivas y comerciales. De manera que toma en cuenta cualquier registro financiero, inventarios y órdenes de compra, entre muchos más.

Pista de auditoría

Es el conjunto de documentos, físicos o digitales, que muestran los registros históricos de la empresa, facilitando labores de auditoría. Toda clase de documento contable manuscrito o en formato digital sirve como evidencia de los movimientos de la compañía. En ellos se pueden observar todas las transacciones que lleva a cabo la empresa porque son el rastro de cada una de esas operaciones. Cuando existe una pista de auditoria simple y pulcra demuestra que la compañía mantiene una contabilidad prolija con total control sobre sus actividades no habiendo nada que sospechar en cuanto a su desempeño comercial. Se llama pista de auditoría suficiente cuando se refleja esa claridad en las anotaciones contables de toda la actividad de la empresa.

Revalorización

Es la actualización del valor contable de los bienes o activos fijos o circulantes del patrimonio, comparado con el precio al cual fueron adquiridos por la empresa, por su costo de producción o su equivalente, para ajustarlos al valor real o lo que valen en el mercado en la actualidad. Esta revalorización es, por tanto, el valor que adquieren en dichos activos en el presente siempre que sea más alto que el original. Esto amerita la realización de evaluaciones que determinen el nivel de inflación, el aumento del valor u otros métodos. Incide fundamentalmente en la cartera de participaciones, en los activos fijos y en el fondo de comercio.

Resultados pendientes de aplicación

Los resultados pendientes de aplicación son los beneficios o pérdidas obtenidos por una compañía en un ejercicio económico para los cuales aún no se ha definido su asignación o destino. Son un subgrupo de cuentas que toma resultados de signo positivo o negativo generados en un ejercicio anterior. Los destinos posibles de aplicación para los beneficios que hayan surgido del ejercicio contable van desde reservas, provisiones o gastos futuros conocidos o imprevistos a dividendos a repartir entre los socios.

Provisiones

La provisión es una figura contable que pretende asegurar que la empresa va a contar con fondos suficientes para cubrir una obligación futura de la que hoy se tiene conocimiento Las provisiones son un pasivo empresarial mediante el cual se conserva una cierta cantidad de recursos para satisfacer también, en este caso apelando al principio de prudencia, el pago de una obligación futura incierta que aún no se conoce y eventualmente pudiera surgir. De manera que se guardan recursos forma de un gasto para tener la capacidad de cancelar deudas en el corto y mediano plazo. Eso le permite a la empresa prepararse con anticipación manteniendo la liquidez que se necesita.

Provisión de fondos

Es el adelanto de dinero que se realiza al profesional que presta un servicio para que pueda cubrir gastos de tramitación y otros relacionados al mismo. La solicitud del adelanto para gastos es muy común por parte de los abogados u otros asesores a sus clientes. La finalidad es cubrir los gastos que tendrá el profesional por concepto de registros, movilización, dieta y otros. También se lo solicita como anticipo de los honorarios profesionales totales que se hayan establecido por los servicios que se van a brindar. En algunos casos los primeros gastos ya están realizados y se solicita la provisión de fondos como reembolso de los mismos.

Principio de uniformidad

Es uno de los de los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA). En algunas oportunidades se lo llama principio de consistencia. Es una norma contable que establece que una vez aplicado un criterio para el desarrollo de un proceso deberá mantenerse el mismo en todo momento. Eso quiere decir que mientras no cambien las condiciones que motivaron su elección se seguirá el mismo criterio en la contabilidad. Si los motivos que originaron esa elección se modifican se podrá cambiar el criterio a aplicar.

Principio de caja

Es el criterio o norma que establece que los ingresos y gastos se deben registrar en el mismo momento en el que son cobrados o pagados. Sin importar la fecha o período en el que se haya materializado la entrega del bien o prestación del servicio, el registro contable se efectuará en el momento que ingresa el dinero o se produzca la salida según la operación de la que se trate. Esto quiere decir que el registro de la operación se hace cuando se produce la corriente monetaria, el cobro o pago del dinero. Habitualmente en las transacciones realizadas a plazos se aplica el principio de caja.

Principio de devengo

Es la norma aceptada en contabilidad que determina que las operaciones económicas se deben registrar cuando cuando sucedan, junto con los gastos y los ingresos asociados debiéndose imputar al ejercicio al que correspondan las cuentas anuales independientemente de las fecha de su pago o cobro. Las transacciones económicas se deben registrar cuando ocurren. Eso quiere decir que no se debe esperar a la fecha de cobro o pago para reconocerlas. El movimiento debe ser anotado cuando sucede el hecho económico.

Principio de no compensación

Es uno de los de los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA). Es la norma contable que establece que las cuentas del activo no se deben compensar con las cuentas del pasivo. Ello implica la imposibilidad de compensar las cuentas de gastos con las de ingresos, sin importar que tengan el mismo origen. Por esa razón, las diferentes partidas deben permanecer independientes entre sí.

Principio de prudencia

Es uno de los de los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA). Es el conjunto de normas de contabilidad que establecen que los ingresos sean registrados en el momento en que sean generados y los gastos antes de ser pagados. Esta norma o criterio permite que la compañía se sitúe en un escenario negativo, pero que ayuda a tener una idea fiable de su situación. Este principio permite manejar la contabilidad con cautela y anticiparse a las pérdidas.

Préstamo

Es una operación mediante la cual una persona física o entidad jurídica otorga a otra, cierta cantidad de dinero que le ha sido solicitada y luego de un tiempo que se acuerda ese deberá ser restituido a quien lo prestó, en fraccionado en pagos o todo junto, habitualmente con un recargo por intereses. La persona o ente que recibe el dinero (prestatario) se compromete a devolver el dinero al prestamista, más una cantidad extra correspondiente a los intereses. Esta operación financiera se lleva a cabo mediante un contrato o acuerdo entre las partes.

Redondeo

Es el proceso mediante el cual se descartan cifras de la representación decimal de un número. Para ello, de acuerdo al valor de la cifra menos significativa, se aproxima la más significativa al valor inmediato. Este proceso se puede realizar por defecto, cuando se aproxima al valor más bajo. O por exceso cuando se aproxima al valor más alto. Este proceso es muy empleado en matemáticas y en todas las disciplinas que hacen uso de ellas. En el ámbito económico, financiero y contable, es de mucha utilidad.

Partida doble

Es el método que sirve para registrar las operaciones contables. Consiste en que en cada asiento intervienen por lo menos dos cuentas diferentes (debe y haber). Por esa razón, tiene que existir un crédito por cada débito, lo cual le da equilibrio a la contabilidad. Esa es la manera en que opera el sistema contable en la actualidad para registrar sus operaciones. Este método tiene por fundamento la idea de que todo deudor tiene un acreedor. De forma que cuando se compra un producto se refleja una salida de dinero en el haber, mientras que se registra la entrada del producto en el debe.

Pasivo no corriente

Es la deuda u obligación de pago contraída por una empresa con una persona natural (física) o jurídica y que debe ser cancelada a largo plazo. Este lapso de tiempo para pagar es superior a un año, por lo cual son deudas que no se cancelan durante el ciclo anual de operaciones. Son útiles para financiar a la organización. También se le conoce como pasivo fijo y durante el primer año no se realiza sino el aporte correspondiente a los intereses. Además, es un tipo de pasivo que, junto al pasivo corriente, se puede apreciar en el balance de situación de la compañía. El Pasivo no corriente surge de la necesidad de obtener financiamiento para adquirir activos fijos, así como cancelar bonos.

Pasivo corriente

Es aquella parte del pasivo empresarial que se refiere a las obligaciones o deudas exigibles a corto plazo (en menos de un año). También se conoce como Pasivo circulante y es parte del balance de situación en contabilidad. Este tipo de pasivo (préstamos) es utilizado para financiar a la empresa y desarrollar sus actividades. El pasivo corriente forma parte, junto al pasivo no corriente, de los pasivos de una empresa. Resultan muy útiles para organizar las cuentas de la compañía.

Memoria contable

Es un documento donde se refleja el estado financiero de la empresa. Sirve de complemento a la información presentada los restantes estados, como el balance de situación y la cuenta de resultados. En la Memoria contable se presentan los logros alcanzados y resultados junto a los diferentes puntos de interés en el ejercicio. Dado su carácter complementario, la Memoria contable se debe presentar conjuntamente con el resto de las cuentas anuales (estados). Su presentación es obligatoria al cierre del ejercicio. Los datos e información contenidos en la Memoria contable pueden ser de tipo cuantitativos, pero también cualitativos. Lo importante es que sean datos relevantes sobre la gestión contable.

Instrumento de capital

Es un título o contrato por medio del cual se asegura a un tercero su participación en el capital o los activos de una compañía. Y para el disfrute anual de los beneficios generados se deben deducir, previamente, los pasivos empresariales. Comúnmente se conocen como acciones o participaciones sociales, que dan el derecho a recibir parte de las ganancias que produce el negocio.

Imagen fiel

Es un principio contable referido a la necesidad de reflejar los datos lo más fielmente posible en los instrumentos contables. Tales datos deber ser lo más precisos y sin errores para generar confianza y retratar el estado financiero de la empresa de manera razonable. Por tal motivo, este principio debe considerarse para la presentación de las cuentas anuales, dando información fiable sobre el patrimonio y los resultados.

Ganancias retenidas

Es la parte de las ganancias netas generadas durante el ejercicio que la empresa decide no repartir entre los socios, sino conservar como patrimonio neto de la empresa. Al finalizar el ejercicio contable se restan los gastos a los ingresos y se obtiene la ganancia neta. Si da un número positivo serán ganancias. De esa ganancia neta, un porcentaje se repartirá como dividendos entre los accionistas. Lo que queda son beneficios, se puede retener una parte en concepto de ganancias o utilidades retenidas.

Gasto deducible

Son gastos efectuados por una persona o empresa, que por estar relacionados directamente con la actividad económica por la cual tributan, obtienen el reconocimiento de una fracción de dicho gasto para ser restada de la liquidación de impuestos. Algunos de los impuestos que se abonaron cuando se efectuó la compra serán pasibles de deducción lo que significa que por haberlos pagado anticipadamente al momento de comprar, con la rendición de los comprobantes correspondientes se descontarán de las obligaciones impositivas a liquidar ante el organismo encargado de la administración tributaria.

Gasto financiero

Son aquellos gastos que se generan cuando se toma deuda para obtener un financiamiento para la actividad desarrollada por la empresa. De manera que se producen cuando se recurre a un tercero para solicitar dinero en préstamo o crédito. Tanto personas físicas (naturales) como jurídicas pueden solicitar financiamiento y a partir de que éste le es otorgado quedan sometidos a tales gastos. Los recursos solicitados se convierten en una deuda y ello es lo que genera el gasto, que incluye el interés cobrado por el acreedor.

Facturación móvil

Es el proceso que consiste en emitir facturas comerciales empleando dispositivos móviles. Gracias a una aplicación móvil que se instala en el dispositivo electrónico es posible emitir facturas desde cualquier lugar. Los dispositivos que admiten programas para facturación móvil pueden ser teléfonos inteligentes o tabletas. La facturación se realiza por medio de aplicaciones de las cuales, además de generar las facturas, muchas de ellas también pueden administrar la contabilidad de un autónomo o un de un comercio. Es una buena forma de acceder a un sistema contable online con la comodidad de poder registrar las ventas en el momento y entregar la factura de compra enviándola directamente a otro dispositivo electrónico.

Flujo de facturación

Dentro del amplio conjunto de procesos que integran la actividad comercial de venta, donde se incluyen: aceptación de la orden de compra o solicitud de servicio y su procesamiento, entrega de la mercadería o prestación del servicio y finalmente el pago, encontramos el proceso de facturación. El proceso que se denomina flujo de facturación se inicia en una transacción comercial tradicional luego de finalizado el proceso de contratación y de venta. Surgiendo la factura como resultado de la operación, como el comprobante de venta que acredita la transferencia de los bienes o la prestación de servicios.

Línea de factura

En una factura encontramos varios sectores característicos que contienen datos que deben figurar de forma obligatoria en el comprobante. Por ejemplo: Número de factura, fecha, datos del emisor, datos del destinatario, descripción del producto o servicio y monto total de la factura. Una línea de factura es el sector donde se debe escribir la descripción del item que se está facturando, o concepto a facturar, ya sea un producto, mercadería o servicio. A la derecha de esa línea aparecerá el precio unitario del item, la cantidad facturada y el monto de toda esa cantidad que es un subtotal o cifra total parcial.

Facturación por comisión

Es el proceso de emisión de aquellas facturas que se confeccionan para poder cobrar servicios profesionales, honorarios y comisiones por ventas o por servicios prestados por intermediación en alguna operación. Habitualmente quienes realizan este tipo de facturación son autónomos y empresas que facilitan el cierre de una venta, detectan oportunidades, contactan a las partes que cierran un negocio y hasta colaboran en la negociación para que se efectivice una transacción comercial. En la facturación de comisiones se deben incluir todos los impuestos que se corresponda tributar que gravan la actividad comercial como lo establezca el organismo recaudador de cada país.

Rotación de activos

La Rotación de activos totales es la relación entre las ventas netas y el valor de los activos totales o inversión de la empresa e indica cuántas veces el activo de la compañía logra generar ingresos por ventas. Cuanto más grande sea el volumen de ventas sobre el valor de los activos, el rendimiento de la inversión en activos es más eficiente. Es un indicador en materia financiera que le permite a la empresa determinar su eficiencia con respecto a la gestión de sus activos. De manera que también es usado para medir el nivel de eficiencia administrativa de la compañía. Gracias a este ratio es posible tener una idea del correcto funcionamiento de la organización y su capacidad para generar más ventas.

Rotación de inventario

La rotación de inventario es un indicador de gestión de inventario. Es un número que indica cuántas veces se recambia el inventario en una medida de tiempo. Suele calcularse en períodos anuales. Si el número es alto significa que el stock completo se ha vendido rápido si el número es bajo indica que se está vendiendo lento. Sirve para examinar la eficiencia de la cadena de suministro. Se usa para mejorar la capacidad de la compañía de vender la mercadería con el tiempo suficiente antes de que se produzca su deterioro.

Correo electrónico

Es el servicio de mensajería que usa internet como medio de transmisión y un protocolo particular de transferencia de datos que permite que un mensaje sea emitido desde una dirección (postal) electrónica y enviado hacia otra. Se denomina Email al mensaje que se transmite y Dirección de correo electrónico tanto al punto de emisión como al de recepción que está compuesta por el nombre de usuario al principio y el nombre de servidor al final unidos por el símbolo @ arroba. El servidor o proveedor del servicio, brinda a cada usuario un nombre y un espacio para que administre el correo que recibe y el que emite.

Fecha de emisión de una factura

Es la fecha en la que se genera o confecciona completamente el comprobante de venta conocido como factura. La fecha de emisión debe figurar de forma obligatoria en toda factura. Una vez que la factura es emitida, a partir de esa fecha concede los derechos al comprador y obliga en las responsabilidades que figuran en ella al emisor (vendedor o prestador de servicios). No siempre coincide la fecha de emisión con el momento en que se realiza la operación de venta o se presta el servicio. Tampoco es obligatorio que coincida con la fecha de pago o de vencimiento para la cancelación.

Fecha de vencimiento de una factura

Es el día límite que se establece en una factura para que sea pagada. Cuando un cliente adquiere un bien o servicio se le emite una factura para cancelar el pago. En ciertas ocasiones se otorga al cliente un plazo desde la fecha de emisión de la factura para que cancele el importe total de la misma. Esta fecha se puede acordar previamente con el cliente, en función de la cantidad de días en que se espera el pago. Los lapsos habituales son 30, 60 o 90 días según la forma de pago elegida pero pueden ser distintos de acuerdo a lo que sea convenido. También existe la facturación recurrente.

Contrato de leasing

Es el documento por medio del cual el propietario de un bien (arrendador) le da derecho a otra persona natural o jurídica (arrendatario) de usarlo. El traspaso de ese derecho implica que el arrendatario pagará una renta al arrendador. Este contrato o acuerdo se realiza por un tiempo determinado. Al finalizar el contrato habrá opciones: se podrá renovar en contrato, se podrá comprar el bien que es objeto del contrato o en cambio, devolverlo.

Endoso

Es una operación por medio de la cual una persona que es el acreedor o tenedor de una letra de cambio, cheque, título valor o instrumento negociable, cede el derecho de cobro a otra persona que podrá ser física o jurídica. De esta forma, es utilizado como medio para cubrir una deuda ya que, quien endosa (endosante), transfiere el poder que otorga un documento al endosatario que podrá cobrar la deuda cuando llegue su vencimiento. Para formalizar la cesión, el endosante deja constancia al dorso del título con su firma cediendo el derecho a hacer uso del mismo.

Sujeto pasivo

Es la persona que tiene la obligación de pagar un tributo o impuesto. Puede ser una persona natural (física) o jurídica (una empresa) que tiene el deber de cumplir con el fisco. Esta obligación puede ejercerla sólo como contribuyente o como responsable directo del impuesto. En algunos casos pueden coincidir, pero según el impuesto del que se trate los sujetos obligados a pagar el tributo serán diferentes personas.

Tipo de cambio

Es el precio que cuesta comprar una divisa (unidad de moneda de otro país) expresado en moneda local. También se denomina relación cambiaria. Por lo general, hace referencia a monedas de países diferentes. El tipo de cambio de la moneda de un país en referencia a la de otro es el precio que se pide por una unidad de moneda extranjera expresado en moneda nacional. Entonces, el valor que toma una moneda en el mercado permite conocer cuánto, en moneda de otro país (divisa) se puede adquirir con cierta cantidad de moneda local. Este intercambio puede realizarse en bancos o casas de cambio. También el cálculo puede hacerse en comercios que aceptan moneda extranjera para poder percibir el valor de un producto o servicio que originalmente está estipulado en moneda nacional.

Vencimiento

Es la fecha en la que termina el plazo que tiene un cliente para pagar una deuda o cumplir con una obligación contraída. A partir de esta fecha inicia la posibilidad del acreedor de efectuar un reclamo de cumplimiento. De no cumplirse este acuerdo entre las partes, la deuda puede ser renegociada o también pueden producirse acciones legales. Controlar los vencimientos de facturas, en lo contable, permite tener una idea acertada del estado del negocio a nivel financiero, acumular cierta cantidad de deudas sin cobrar puede alterar el funcionamiento esperado del negocio. A nivel financiero, las facturas pendientes de cobro vencidas, hacen que a la hora de tributar impuestos, se deba cumplir con dicha obligación aunque la factura no se haya cobrado.

Valor residual

Es el valor que tendrá un activo una vez que haya sido totalmente amortizado. Es decir, cuando haya completado su vida útil, que son los años durante los que se ha utilizado dicho activo para el proceso de producción de la empresa. Los activos fijos (maquinarias, equipos) van perdiendo valor a medida que pasa el tiempo. Eso hace que al cabo de cierto tiempo valgan menos en comparación con el precio al cual fueron adquiridos.

Valor amortizable

Es la porción del valor de un activo fijo que se va contando como gasto durante la vida útil del mismo. Todo activo fijo que adquiere la empresa, no es asumido en su totalidad como un gasto en el primer año de su vida útil. Este gasto se reparte en tantos años como se tenga previsto utilizar el activo hasta su reemplazo. La cantidad de valor que pierde cada año de su vida útil estimada, es el valor amortizable, y es el gasto que se reflejará en cada ejercicio.

Negocio

Es una actividad que persigue un beneficio económico. Su finalidad es el intercambio de un bien o servicio a cambio de una ganancia monetaria. Para ello, dos personas se ponen de acuerdo (un contrato) y realizan el intercambio. En términos formales, el negocio debe dejar una constancia en caso de reclamo o fraude, estos documentos son el contrato y la factura.

Billetera electrónica

Es una cartera o monedero disponible a través de Internet en donde se pueden conservar divisas. No es una cuenta bancaria, es sólo una herramienta que facilita pagos electrónicos en comercios afiliados y a nivel internacional de manera muy rápida. El dinero conservado en ellas no es físico, pero se puede transferir a cuentas bancarias.

Criptomoneda

Es una moneda digital (no física) basada en el empleo de la criptografía como medio para realizar transacciones muy seguras en Internet. La técnica criptográfica (cifrado) también permite controlar la transferencia de fondos e introducir nuevas unidades al mercado. Se pueden considerar como divisas alternativas, pero no están sujetas a centralización por los bancos.

Morosidad

Es el incumplimiento en el pago de una deuda u obligación vencida y que ha sido contraída por una persona natural (física) o jurídica. A la persona que incumple o adeuda se le conoce como moroso, y puede hacer de la morosidad una práctica. Para determinarla es necesario que existan documentos contractuales que especifiquen las condiciones y fechas de pago.

Ganancia neta

Es el resultado de la diferencia entre los ingresos obtenidos y todos los gastos e impuestos pagados por la empresa. Es una consecuencia de la actividad empresarial, en términos de rentabilidad. También se le conoce como beneficio neto o real, una vez que se han restado todos los gastos generados por la operación de la compañía.

Sectores de un registro

Son secciones que agrupan los campos dentro de un registro para organizarlos mas eficientemente.

Tarea de proyecto

Es una unidad de trabajo más o menos compleja que forma parte de un Proyecto. Está asignada a una sola persona como responsable y además tiene un supervisor. Ambos participantes deben ser usuarios de la plataforma.

Punto de equilibrio

Es el punto o nivel en el que los costos totales para producir/comercializar un bien o prestar un servicio, y los ingresos totales debidos a su venta se hacen iguales. También se conoce como umbral de rentabilidad, y en este punto ni se gana ni se pierde. Esto resulta de gran utilidad para conocer el momento a partir del cual la actividad comercial comienza a generar ganancias.

Reservas

Son aquella parte de los beneficios que ha generado una compañía y que no se han repartido entre los asociados. Esto las convierte en un elemento de suma importancia para su auto-financiación y también para cumplir con obligaciones de pago a futuro. También se pueden generar a partir de la revalorización de los activos o mediante el aporte de los accionistas para ampliar el capital.

Plan General de Contabilidad

Es el documento que contiene el listado de cuentas manejadas por una empresa o institución. Estas cuentas deben estar ordenadas y codificadas de forma sistemática para facilitar la contabilidad. Además, permite que todas las cuentas y registros sean presentados y visualizados a los fines de verificarlos. De esa forma, se elaboran con facilidad los estados financieros.

PyME

Es la abreviación de pequeña y mediana empresa. Se utiliza como un sistema de clasificación de empresas de acuerdo al número de trabajadores, ingresos anuales o tamaño. Esto significa que suelen tener menos de 250 empleados y una facturación anual por debajo de 55 millones de dólares. Los límites prefijados dependen de la región y país.

Gasto reembolsable

Se puede considerar como todo Gasto que realiza una persona o empresa, a la hora de realizar su trabajo. Este Gasto está completamente justificado y se registra como parte de un servicio y/o producto que se está ofreciendo. Un empleado o un proveedor cubre estos Gastos inicialmente para brindar un producto o un servicio de calidad. Pero es la compañía que ha contratado a este proveedor la que está en el compromiso de hacer el reembolso.

Presupuesto comercial (Cotización)

Es un documento en el que se realiza una oferta anticipada. Es hecho por cualquier empresa o persona jurídica para un cliente que desea adquirir un bien o servicio. En dicho documento se reflejan los detalles del producto o servicio y el monto del mismo. Su fin es sólo informativo, para tratar de convencer al cliente, por lo que no tiene efectos legales.

Presupuesto

Es el documento en el que se calculan los ingresos y egresos que se obtendrán en un tiempo futuro. De manera que es una predicción basada en elementos objetivos sobre los resultados que se espera obtener en un periodo de tiempo específico. Para ello, la empresa u organismo se fija una meta previa planificación y cálculo de los resultados.

Orden de compra

Es un documento en el que un comprador solicita productos a una empresa o vendedor. En ella le indica el tipo de productos, la cantidad, precio, plazos y forma de pago. El vendedor se queda con la Orden original, mientras que el cliente o comprador se ha de quedar con la copia.

Gasto

Es la utilización de un recurso (dinero u otro) con la finalidad de obtener una contraprestación. En la medida que dicho recurso se consume se produce una disminución de beneficios. Por este motivo, un Gasto es una pérdida de recursos o disminución del patrimonio neto de la compañía. Un Gasto muy común es el pago de los servicios que recibe regularmente una empresa (electricidad, telefonía, etc).

Moneda

Es la representación del dinero que circula en un determinado país. Se puede decir que es la forma que adquiere el dinero que utilizan las personas para realizar las transacciones comerciales. Gracias a ella se facilitan los intercambios al estar legalmente aceptada y ser utilizada por todas las personas. Cada país cuenta con su propia Moneda oficial y, en algunos casos, puede haber varias.

Proveedor

Es la persona jurídica o empresa que proporciona a otras compañías dinero, productos y/o servicios. La finalidad de esto está íntimamente ligada con el objetivo principal de la empresa y sus diversas necesidades. El término de proveedor podría ser muy amplio y observarse en diferentes niveles, desde lo más simple hasta lo más complejo en el mercado.

Kanban

Es un método de gestión del trabajo que toma en cuenta la manera en que se completa una tarea. Kanban es una palabra japonesa que significa tarjetas visuales. Busca evitar la sobrecarga de trabajo distribuyendo tareas de una cola y, así, entregarlo justo a tiempo. Para ello, cada miembro va tomando la próxima tarea disponible de un grupo de tareas que completen un trabajo.

Area funcional

Son el conjunto de departamentos o divisiones dentro de la empresa que permiten la división del trabajo para un buen funcionamiento. Cada Área funcional se dedica sólo a un tipo de tareas gracias a la participación de profesionales, especialistas y empleados en general. Al dividirse la actividad empresarial en áreas de importancia es posible alcanzar con rapidez las metas y objetivos.

Nota de crédito

Es un documento con efectos legales que emplea una empresa para anular una factura emitida previamente. De manera que se le envía al cliente para devolverle una cantidad determinada de dinero. Suele emplearse en las operaciones comerciales donde se ha producido un cobro excesivo, por error o por descuento posterior.

Flujo de efectivo (Cashflow)

Es un estado de cuenta que mide la variación que se produce entre el dinero que entra y el que sale de la empresa en un tiempo determinado. Se le conoce también como Cashflow (en inglés) y es muy útil para apreciar la liquidez financiera de la compañía. Permite conocer cuánto dinero en efectivo se tiene una vez que se contabilizan los gastos, pagos patrimoniales y demás salidas.

Gestión de inventarios

Es el proceso orientado a administrar de manera eficiente todos los productos y materiales que requiere la empresa para sus actividades comerciales. Involucra las formas de manejar el registro y el control de las compras. También se ocupa de las rotaciones y todo lo que tiene que ver con el material de trabajo de la compañía, así como lo que produce.

Gestión de proyectos

Es la forma de administrar racional y organizadamente todos los procesos que conducen a alcanzar unos objetivos. Tales procesos incluyen la formulación y planificación, la ejecución, y el control o evaluación. Su desarrollo es gradual y sistemático, hasta llegar a su fin una vez alcanzados los objetivos. Esto resulta útil para dar solución a problemas planteados de antemano, o iniciar emprendimientos.

Impuesto

Es un tributo, un pago obligatorio que realiza una persona natural (física) o jurídica al Estado, como consecuencia de la obtención de rentas. El pago es invertido en diversos programas del sector público como infraestructura, salud o educación. De esa forma, quien tributa o paga el impuesto recibe un beneficio de manera indirecta.

Condiciones de pago

Las Condiciones de pago son el acuerdo de pago que se realiza entre el vendedor y el comprador, al momento de adquirir un determinado bien o servicio. La condición de pago deberá figurar siempre, en la factura emitida.

Caja

Dentro de la contabilidad, la Caja es aquel procedimiento que realiza de manera diaria un negocio o empresa, en el afán de detallar el ingreso y egreso del dinero. Es una manera de llevar la contabilidad de forma clara. De esta forma, la empresa se asegura de conocer de manera clara y real, los movimientos del dinero.

Cuentas por pagar

Las Cuentas por pagar son aquellas deudas dinerarias que una empresa contrae con diferentes acreedores o proveedores, producto de haber adquirido determinados bienes o servicios. Las Cuentas por pagar pueden ser definidas como obligaciones que contrae una empresa, como consecuencia de la actividad económica que realiza.

Factura

Es un documento que tiene validez legal y que emite obligatoriamente un comerciante o empresa cada vez que vende un bien o servicio. Por esta razón, su naturaleza es mercantil, pues indica que se ha llevado a cabo una transacción entre dos partes. Como documento contable es útil para toda declaración fiscal, ya que debe incluir todos los datos de la operación.

Diferencias temporarias

Son los efectos que tienen el monto de los impuestos en los procesos contables de la empresa. De modo que la carga tributaria incide en los activos, pasivos y, por tanto, en el patrimonio de la organización. Esto quiere decir que las Diferencias temporarias reflejan los movimientos que se suceden en el patrimonio y que incidirán con el tiempo en sus cargas fiscales.

Empresa

Es una organización constituida por personas que buscan satisfacer necesidades del mercado para obtener beneficios económicos. Para ello, requiere de capital y trabajo. Todo se orienta por unos objetivos comerciales y una visión que indica el ideal que desea alcanzar. Mientras tiene un ánimo de lucro, también se asegura la producción de bienes y servicios para el país, movilizando la economía.

Efectivo

En términos contables, el Efectivo es un activo circulante. Es el activo más líquido, lo cual significa que se puede convertir en el corto plazo. Sirve para resolver las obligaciones de la empresa, pues representa el dinero del que puede disponer en un corto periodo de tiempo. De forma que siempre es importante contar con flujo de efectivo.

Crédito

Es una operación financiera en la que una persona, o cualquier entidad, presta una cantidad limitada de dinero a otra. Quien recibe el dinero (el deudor) se compromete a pagar la totalidad del dinero prestado más una cantidad adicional de intereses. El pago lo realiza en partes o cuotas durante un tiempo acordado entre las partes.

Costo

El costo es la cantidad de dinero que una empresa ha invertido en la elaboración de un bien o de un servicio en particular, para luego poder comercializarlo. Conocer el costo de una empresa nos permite conocer la cantidad de tiempo y esfuerzo que las empresas destinan a la elaboración de sus bienes y servicios.

Activo

Un activo es un bien o recurso que posee una empresa. Es lo que la empresa tiene y que se puede cuantificar o valorar en dinero y convertirse en flujo de efectivo. Todo lo que las compañías poseen, es decir sus activos son adquiridos con dinero de la empresa (Patrimonio) o con deuda (Pasivo), es de aquí donde nace la ecuación contable: ACTIVO= PASIVO + PATRIMONIO.

Conciliación Bancaria

Es un proceso de revisión y comparación que realiza una empresa entre los valores registrados en sus libros contables y los valores de los extractos, o estados de cuentas que recibe mensualmente de su entidad bancaria. La finalidad de este proceso, es la de identificar las diferencias de los saldos cuando éstas existan y que todas las operaciones bancarias estén correctamente contabilizadas.

Inteligencia artificial (IA)

Es la simulación de la inteligencia humana a través de las máquinas y dispositivos de cómputo. En ella se involucra el aprendizaje, el razonamiento y la capacidad de autocorrección; facultades eminentemente humanas hasta ahora. Su aplicación va mucho más allá de los sistemas expertos y otros como el reconocimiento de voz.

Indicadores clave de rendimiento (KPI)

Son una medida del desempeño o rendimiento de un proceso a través de sus diferentes variables. Sus siglas proceden Key Performance Indicator (KPI). Su valor se expresa, por lo general, de manera numérica o en porcentajes. Gracias a estos indicadores se pueden detectar factores importantes relacionados al éxito empresarial.

Inteligencia de negocios

Es un proceso de análisis de datos y presentación de información para la toma de decisiones comerciales y empresariales. Para ello, se utilizan metodologías y tecnologías apropiadas con las cuales elaborar y presentar informes a los decisores y personal de alto nivel de la empresa.

Despapelización

La despapelización es la capacidad de digitalizar de manera efectiva, todos aquellos archivos que aún se conservan en formato papel. La despapelización permite almacenar los documentos de manera electrónica, evitando así, el uso excesivo de papel. Además, aporta una mayor organización y control sobre las tareas diarias.

Razón social

La razón social es el nombre con el cual una empresa se registra a los fines de iniciar sus actividades comerciales. Es el nombre legal que representa a la empresa ante la Ley. La razón social de una empresa es determinada de manera conjunta por los socios que la componen, ya que estos, serán los responsables de llevar a cabo su actividad.

Precio estándar

Precio de un producto que se incluye en la lista de precios estándar.

Precio de lista

Precio de un producto en una lista de precios personalizada.

Aplicación

También se puede denominar “app”, abreviatura de aplicación. Es una recopilación de elementos y componentes de la plataforma, como páginas, listas de registros, fichas, informes, gráficos, tableros, conjuntos de actividades, destinados a gestionar una necesidad concreta del negocio. Cada aplicación de la plataforma permite cumplir determinadas tareas en un área de negocios. EGA Futura proporciona aplicaciones estándar como Habitat, Activos, Compras, Ventas, Inventory y TAX.

Familia de productos

Campo de lista de selección sobre productos que se puede personalizar para clasificar los tipos de producto.

Organización

Un despliegue de EGA Futura con un conjunto definido de usuarios con licencia. Una organización es el espacio virtual proporcionado a un cliente individual de EGA Futura. Su organización incluye todos los datos y aplicaciones y es diferente del resto de las organizaciones.

Lista (Vista de lista)

Presentación de una lista de elementos (por ejemplo, cuentas o contactos) basada en criterios específicos. EGA Futura ofrece algunas vistas predefinidas.En la consola de agente, la vista de lista es el marco superior que muestra una vista de lista de registros basados en criterios específicos. Las vistas de lista que puede seleccionar para que se muestren en la consola son las mismas vistas de lista definidas en las fichas de otros objetos. No puede crear una vista de lista dentro de la consola.

Campo personalizado

Además de los campos estándar que vienen de forma predeterminada en el sistema, se pueden agregar otros campos para personalizar y adaptar la funcionalidad del software a las necesidades de cada organización. Estos campos se crean a solicitud de los usuarios de la plataforma según la necesidad de administrar datos específicos y particulares propios del negocio de la compañía. Los campos personalizados pueden ser de varios tipos, y tener diferentes características. De la funcionalidad de los campos surge la posibilidad de establecer: tipo de dato que se ingresa, reglas de validación, clasificaciones, gráficos, reportes y toda la tecnología aplicada al manejo de información en una plataforma de arquitectura multidimensional.

Cuenta

Una Cuenta es un registro en la base de datos de la plataforma que contiene campos de información que agrupan los datos correspondientes a una organización, empresa o persona con los que se hacen negocios o se tienen relaciones comerciales. Registrando en la Plataforma EGA Futura cada Cuenta relacionada con nuestra compañía se podrá realizar el seguimiento a clientes, proveedores, prestadores de servicios, socios y hasta competidores. Pueden existir cuentas comerciales para registrar los datos de empresas y cuentas personales para almacenar información de personas individuales.

Informe

Un informe devuelve un conjunto de registros que cumple determinados criterios y lo muestra en filas y columnas organizadas. Los datos de los informes se pueden filtrar, agrupar y mostrar como un gráfico. Los informes se guardan en carpetas, que controlan el acceso de los usuarios.

Red social empresarial

Es un sistema de comunicación en la nube mediante el cual una empresa u organización articula a su personal entre sí o con personas fuera de ella. Funciona como el resto de las redes sociales públicas y tiene muchas de sus funcionalidades, pero es de dominio privado. Su número de usuarios es limitado, y en ella los empleados pueden intercambiar información, planificar reuniones o concretar acuerdos.

Contacto

Un contacto es un registro en la base de datos de la plataforma que contiene campos que agrupa la información correspondientes a una persona o individuo asociado o perteneciente a una Cuenta. El contacto trabaja para una empresa relacionada con nuestra compañía. Es la persona con la que se mantiene la comunicación en un asunto de interés. Por ejemplo, para una misma Cuenta puede haber un Contacto de compras, otro de logística y otro de facturación. Los tres se relacionan con nuestra organización pero por distintos asuntos. Tanto para las cuentas como para otro tipo de registros puede asociarse un Contacto principal como referente de todos las comunicaciones de importancia.

Enciclopedia

Costos de una empresa

Dentro de una empresa hay diferentes tipos de costos, y en este artículo enciclopédico los vamos a desarrollar en su totalidad: Costo fijo, Costo variable, Costo directo, Costo indirecto, Costo de producción y Costo de venta.

m-Commerce

m-Commerce es la utilización de aplicaciones para teléfonos móviles con el fin de comercializar los productos de tu compañía. Es una estrategia que va de la mano con el comercio electrónico.

Digitalización

La digitalización es el proceso de adaptar toda la información con la que cuenta una empresa a la nueva tecnología digital.

Despacho de aduanas

El Despacho de aduanas son los diferentes trámites que se deben de hacer dentro de las oficinas aduaneras para que las mercancías entren y salgan de un país de forma legal. Estos trámites siempre se darán en el marco de las operaciones internacionales.

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Preguntas frecuentes sobre los sistemas de EGA Futura

👑 ¿Cuál es la diferencia entre Gestión Comercial y Gestión Empresarial?

El sistema de gestión comercial para Windows está pensado para comercios y empresas muy pequeñas.

Usualmente menos de 9 personas.

Por otro lado, el software de gestión empresarial en la nube está diseñado para empresas con muchas más exigencias, requerimientos y usuarios.

Todas las necesidades de una empresa (incluyendo adaptaciones) se contemplan en el sistema en la nube.

☕️ ¿Qué diferencias hay en el servicio de Soporte Técnico entre ambos productos?

El sistema para Windows recibe solamente soporte desde nuestra plataforma 24/7.

En caso de necesitar soporte personalizado, es necesario contratar a un distribuidor externo.

Por otro lado, los usuarios de nuestro software de gestión en la nube reciben soporte presencial, por teléfono, por mail y por chat directamente desde el staff de EGA Futura.

❌ ¿El sistema en la nube reemplaza al sistema en Windows?

No, en absoluto.

Son dos productos diferentes, con precios diferentes. Uno orientado a comercios, y otro orientado a empresas.

✔️ ¿Es posible comenzar en Windows y luego migrar a la Nube?

Por supuesto que sí.

Todas las empresas que tengan una licencia perpetua, pueden migrar la información desde Windows hacia la Nube sin problemas. 

Además tomamos en parte de pago el dinero invertido en cada licencia.

❌ ¿Hay planes para ofrecer una Edición Gratis del sistema en la Nube?

Realmente no.

Actualmente ofrecemos una Edición Gratis de nuestro sistema para Windows, con el objetivo de promocionar nuestra empresa. Pero eso es algo que dejaremos de hacer próximamente.

Quienes obtengan una Edición Gratis ahora, podrán usarla toda la vida.

Pero en un futuro solamente ofreceremos el sistema para Windows a cambio del pago de una licencia única, y el ERP en la nube a cambio de una suscripción.