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Una factura emitida no se borra: se corrige con otro documento que va en sentido contrario, y ese documento es la nota de crédito. Sirve para anular una venta completa, para devolver un importe cobrado de más, para aplicar un descuento que quedó fuera de la factura original o para registrar la devolución de una mercadería. El resultado es un saldo a favor del cliente, que se usa en una compra siguiente o se reembolsa según la política de cada empresa. Su opuesto es la nota de débito, que aumenta lo adeudado en lugar de reducirlo. Esta entrada explica cuándo se emite, qué datos lleva y cómo el ERP de EGA Futura registra devoluciones y ajustes a favor del cliente.
Una nota de crédito es el documento con el que el vendedor reduce el importe de una operación ya facturada.
Existe por una razón muy concreta: en contabilidad un registro no se borra, se corrige con otro registro.
Borrar dejaría un hueco en la secuencia y haría imposible reconstruir qué pasó, mientras que un documento de sentido contrario deja las dos huellas a la vista.
Por eso la nota de crédito no reemplaza a la factura original: convive con ella y la referencia.
Si la factura todavía está impaga, la nota de crédito reduce lo que el cliente adeuda.
Si ya fue cobrada, genera un saldo a favor del cliente que la empresa pasa a deberle.
En los dos casos la operación alcanza también a los impuestos que la factura original había generado, porque cambia el importe imponible.
Ese es el motivo por el que el documento tiene efectos fiscales y no solamente comerciales.
Las dos son documentos de ajuste y se diferencian por la dirección del movimiento.
La nota de crédito baja el importe adeudado por el cliente y la nota de débito lo sube.
Una nota de débito aparece cuando corresponde sumar intereses por mora, un flete que no se facturó o un cargo omitido.
Los requisitos formales exactos son normativa de cada país y conviene consultarlos antes de diseñar el comprobante.
Aun así hay un núcleo de datos que se repite en todas las jurisdicciones.
La regla práctica es que la información de la nota tiene que poder cruzarse línea por línea con la de la factura original.
Lo habitual es que quede disponible para descontarlo de una compra futura.
Devolver el dinero en efectivo o por transferencia es una decisión de política comercial, y en algunos países tiene condiciones propias.
Conviene definir por escrito si ese saldo tiene plazo de uso, porque un crédito sin vencimiento es un pasivo que nunca se apaga.
El hub de Facturación electrónica y comprobantes ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Nota de Crédito y Nota de Débito: cuándo usar cada una, con Ejemplos reales vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
EGA Futura Ventas muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.
Y EGA Futura Compras lo muestra desde otra parte del sistema.
El ERP de EGA Futura parte del mismo principio que hace necesaria una nota de crédito: un comprobante emitido no se altera.
El número de cada Factura lo asigna la Plataforma con un contador automático, así que nadie lo escribe ni lo edita a mano.
El campo Estado acompaña ese recorrido con tres valores, Borrador, Emitida y Pagada, y marca desde qué punto el documento ya circula hacia afuera.
Corregir una operación cerrada consiste entonces en registrar el hecho nuevo, no en reescribir el viejo.
Cuando la mercadería vuelve, el hecho se registra en el objeto Orden de devolución.
Cada registro apunta al cliente y a la Venta que le dio origen, y guarda su Fecha de devolución y su Total.
Su campo Estado recorre cuatro valores: Borrador, En progreso, Confirmada y Procesada.
Ese recorrido separa la devolución que recién se anuncia de la que ya fue verificada y aplicada.
La Configuración de la empresa define de antemano qué Cuenta contable recibe cada concepto.
Ahí están la Cuenta de Descuentos a Clientes y la Cuenta de Crédito Cliente, que es donde queda alojado el saldo a favor.
También la Cuenta de Anticipos de Clientes, para el dinero recibido antes de la entrega.
Y la Cuenta Débito Fiscal IVA, que es la que se revierte cuando el ajuste alcanza al impuesto.
Tener esas cuentas resueltas en la configuración evita que cada ajuste se impute al criterio de quien lo carga.
La misma Configuración guarda la Fecha de Cierre contable de la empresa.
Ese dato separa el período ya cerrado del período abierto, y por lo tanto define hasta dónde se puede seguir ajustando.
Un ajuste que corresponde a un período cerrado se resuelve en el ejercicio corriente, sin retroceder sobre el anterior.
El objeto Record History guarda, para cada modificación, el objeto y el registro alcanzados.
Guarda además el campo tocado, su valor anterior, su valor nuevo, el usuario que hizo el cambio y la fecha y hora exactas.
Es la contracara técnica de la misma idea: nada desaparece en silencio.
Un cliente devuelve dos unidades de un pedido de diez que ya fue facturado y cobrado.
Se crea la Orden de devolución apuntando a esa Venta, con la fecha real de la devolución y el total correspondiente.
Queda En progreso mientras el depósito verifica el estado de la mercadería, y pasa a Confirmada cuando ese control termina.
El saldo a favor resultante se imputa a la Cuenta de Crédito Cliente definida en la Configuración, y la Factura original queda intacta.
Estas preguntas explican por qué una factura ya emitida no se borra y qué separa a la nota de crédito de la de débito.
No, y el motivo es contable antes que legal: un asiento no se borra, se corrige con otro asiento.
Borrar rompe la correlatividad del comprobante y deja el ajuste sin rastro, mientras que la nota de crédito lo deja documentado.
En la dirección del ajuste.
La nota de crédito reduce lo que el cliente adeuda y la nota de débito lo aumenta, por ejemplo cuando hay que agregar intereses o un flete no facturado.
Lo habitual es que quede como saldo a favor para descontarlo de una compra siguiente.
La devolución en efectivo depende de la política comercial de cada empresa y de las condiciones que fije cada país.
Los requisitos formales exactos los define la normativa de cada país, así que conviene consultarlos antes de diseñar el comprobante.
El núcleo que se repite en todas partes son los datos de emisor y receptor, la fecha, el número correlativo, la referencia a la factura ajustada, el detalle de los conceptos, los impuestos revertidos y el total acreditado.
El circuito de ventas se apoya en EGAFutura__Invoice__c (Factura) y EGAFutura__Sales_Order__c (Venta).
El Name de la Factura, etiquetado Número de Factura, es una numeración automática y no admite escritura desde la API.
El objeto es EGAFutura__Return_Order__c, con etiqueta Orden de devolución.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| EGAFutura__Cliente__c | Lookup a Account | |
| EGAFutura__Sales_Order__c | Lookup a Venta | La venta de origen |
| EGAFutura__Return_Order_Date__c | Fecha | |
| EGAFutura__Status__c | Lista de selección | En progreso por defecto |
| EGAFutura__Total__c | Moneda(16, 2) | |
| EGAFutura__EGA_Futura_ID__c | Numeración automática | Lo genera EGA Futura |
Los valores de Estado guardan lo mismo que muestran.
| Etiqueta | Valor almacenado |
|---|---|
| Borrador | Borrador |
| En progreso | En progreso |
| Confirmada | Confirmada |
| Procesada | Procesada |
Viven en la configuración de la Plataforma, y las cuatro son búsquedas hacia EGAFutura__Cuenta_contable__c.
| Campo | Qué guarda |
|---|---|
| EGAFutura__Cuenta_Descuentos_Clientes__c | Descuentos a clientes |
| EGAFutura__Cuenta_Credito_Cliente__c | Crédito a clientes |
| EGAFutura__Cuenta_Anticipos_Clientes__c | Anticipos de clientes |
| EGAFutura__Cuenta_Debito_Fiscal_IVA__c | Débito fiscal de IVA |
| EGAFutura__Fecha_Cierre_contable__c | Límite del período cerrado, de tipo fecha |
EGAFutura__RecordHistory__c guarda cada cambio de un campo.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| EGAFutura__ParentObject__c | Texto(80) | Objeto del registro |
| EGAFutura__ParentId__c | Texto(18) | Id del registro, identificador externo |
| EGAFutura__FieldLabel__c | Texto(255) | |
| EGAFutura__OldValue__c | Texto(255) | |
| EGAFutura__NewValue__c | Texto(255) | |
| EGAFutura__User__c | Lookup a User | |
| EGAFutura__EventDateTime__c | Fecha/hora |
Al importar ajustes desde otro sistema conviene mapear el comprobante de origen contra el identificador de la Venta, porque el número de Factura lo genera la Plataforma al crear el registro.
Los términos del glosario que empiezan igual que este. Las demás letras se abren acá mismo, sin salir de la página.
Ventas, compras, inventario, finanzas y equipo, con la información al día y disponible desde cualquier dispositivo. Funciona en la nube, así que no hay servidores que mantener.
