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Una nota de crédito es el documento con el que el vendedor reduce el importe de una operación ya facturada.
Existe por una razón muy concreta: en contabilidad un registro no se borra, se corrige con otro registro.
Borrar dejaría un hueco en la secuencia y haría imposible reconstruir qué pasó, mientras que un documento de sentido contrario deja las dos huellas a la vista.
Por eso la nota de crédito no reemplaza a la factura original: convive con ella y la referencia.
Si la factura todavía está impaga, la nota de crédito reduce lo que el cliente adeuda.
Si ya fue cobrada, genera un saldo a favor del cliente que la empresa pasa a deberle.
En los dos casos la operación alcanza también a los impuestos que la factura original había generado, porque cambia el importe imponible.
Ese es el motivo por el que el documento tiene efectos fiscales y no solamente comerciales.
Las dos son documentos de ajuste y se diferencian por la dirección del movimiento.
La nota de crédito baja el importe adeudado por el cliente y la nota de débito lo sube.
Una nota de débito aparece cuando corresponde sumar intereses por mora, un flete que no se facturó o un cargo omitido.
Los requisitos formales exactos son normativa de cada país y conviene consultarlos antes de diseñar el comprobante.
Aun así hay un núcleo de datos que se repite en todas las jurisdicciones.
La regla práctica es que la información de la nota tiene que poder cruzarse línea por línea con la de la factura original.
Lo habitual es que quede disponible para descontarlo de una compra futura.
Devolver el dinero en efectivo o por transferencia es una decisión de política comercial, y en algunos países tiene condiciones propias.
Conviene definir por escrito si ese saldo tiene plazo de uso, porque un crédito sin vencimiento es un pasivo que nunca se apaga.
El ERP de EGA Futura parte del mismo principio que hace necesaria una nota de crédito: un comprobante emitido no se altera.
El número de cada Factura lo asigna la Plataforma con un contador automático, así que nadie lo escribe ni lo edita a mano.
El campo Estado acompaña ese recorrido con tres valores, Borrador, Emitida y Pagada, y marca desde qué punto el documento ya circula hacia afuera.
Corregir una operación cerrada consiste entonces en registrar el hecho nuevo, no en reescribir el viejo.
Cuando la mercadería vuelve, el hecho se registra en el objeto Orden de devolución.
Cada registro apunta al cliente y a la Venta que le dio origen, y guarda su Fecha de devolución y su Total.
Su campo Estado recorre cuatro valores: Borrador, En progreso, Confirmada y Procesada.
Ese recorrido separa la devolución que recién se anuncia de la que ya fue verificada y aplicada.
La Configuración de la empresa define de antemano qué Cuenta contable recibe cada concepto.
Ahí están la Cuenta de Descuentos a Clientes y la Cuenta de Crédito Cliente, que es donde queda alojado el saldo a favor.
También la Cuenta de Anticipos de Clientes, para el dinero recibido antes de la entrega.
Y la Cuenta Débito Fiscal IVA, que es la que se revierte cuando el ajuste alcanza al impuesto.
Tener esas cuentas resueltas en la configuración evita que cada ajuste se impute al criterio de quien lo carga.
La misma Configuración guarda la Fecha de Cierre contable de la empresa.
Ese dato separa el período ya cerrado del período abierto, y por lo tanto define hasta dónde se puede seguir ajustando.
Un ajuste que corresponde a un período cerrado se resuelve en el ejercicio corriente, sin retroceder sobre el anterior.
El objeto Record History guarda, para cada modificación, el objeto y el registro alcanzados.
Guarda además el campo tocado, su valor anterior, su valor nuevo, el usuario que hizo el cambio y la fecha y hora exactas.
Es la contracara técnica de la misma idea: nada desaparece en silencio.
Un cliente devuelve dos unidades de un pedido de diez que ya fue facturado y cobrado.
Se crea la Orden de devolución apuntando a esa Venta, con la fecha real de la devolución y el total correspondiente.
Queda En progreso mientras el depósito verifica el estado de la mercadería, y pasa a Confirmada cuando ese control termina.
El saldo a favor resultante se imputa a la Cuenta de Crédito Cliente definida en la Configuración, y la Factura original queda intacta.
No, y el motivo es contable antes que legal: un asiento no se borra, se corrige con otro asiento.
Borrar rompe la correlatividad del comprobante y deja el ajuste sin rastro, mientras que la nota de crédito lo deja documentado.
En la dirección del ajuste.
La nota de crédito reduce lo que el cliente adeuda y la nota de débito lo aumenta, por ejemplo cuando hay que agregar intereses o un flete no facturado.
Lo habitual es que quede como saldo a favor para descontarlo de una compra siguiente.
La devolución en efectivo depende de la política comercial de cada empresa y de las condiciones que fije cada país.
Los requisitos formales exactos los define la normativa de cada país, así que conviene consultarlos antes de diseñar el comprobante.
El núcleo que se repite en todas partes son los datos de emisor y receptor, la fecha, el número correlativo, la referencia a la factura ajustada, el detalle de los conceptos, los impuestos revertidos y el total acreditado.
El circuito de ventas se apoya en EGAFutura__Invoice__c (Factura) y EGAFutura__Sales_Order__c (Venta).
El campo Name de la Factura, etiquetado Número de Factura, es un Auto Number, así que no admite escritura desde la API.
El objeto es EGAFutura__Return_Order__c, con etiqueta Orden de devolución.
Sus campos propios son EGAFutura__Cliente__c (búsqueda hacia Account), EGAFutura__Sales_Order__c (búsqueda hacia Venta), EGAFutura__Return_Order_Date__c (Date), EGAFutura__Total__c (Currency 16, 2) y EGAFutura__EGA_Futura_ID__c (Auto Number).
EGAFutura__Status__c es una lista de selección cuyos valores almacenados coinciden con las etiquetas: Borrador, En progreso, Confirmada y Procesada, con En progreso como valor por defecto.
En EGAFutura__Configuration__c están EGAFutura__Cuenta_Descuentos_Clientes__c, EGAFutura__Cuenta_Credito_Cliente__c, EGAFutura__Cuenta_Anticipos_Clientes__c y EGAFutura__Cuenta_Debito_Fiscal_IVA__c.
Las cuatro son búsquedas hacia EGAFutura__Cuenta_contable__c.
El límite temporal lo marca EGAFutura__Fecha_Cierre_contable__c, un campo Date del mismo objeto de configuración.
EGAFutura__RecordHistory__c registra EGAFutura__ParentObject__c, EGAFutura__ParentId__c, EGAFutura__FieldLabel__c, EGAFutura__OldValue__c, EGAFutura__NewValue__c, EGAFutura__User__c y EGAFutura__EventDateTime__c.
El campo EGAFutura__ParentId__c está marcado como External ID, lo que facilita cruzarlo con sistemas externos.
Al importar ajustes desde otro sistema conviene mapear el comprobante de origen contra el identificador de la Venta y no contra el número de Factura, porque ese número lo genera la Plataforma en el momento de crear el registro.