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La fecha de emisión es el día en que la factura queda confeccionada, y su función es convertir un borrador en un documento con efectos legales.
Ninguna factura es válida sin ella, y su ausencia es de los defectos formales que más rápido invalidan un comprobante.
Buena parte de la confusión con este tema viene de tratar como una sola cosa a tres fechas que responden preguntas distintas.
La fecha de operación responde cuándo se entregó el bien o se terminó de prestar el servicio.
La fecha de emisión responde cuándo se confeccionó el comprobante que documenta esa operación.
La fecha de vencimiento responde hasta cuándo hay tiempo de pagarla.
En una venta de mostrador que se paga en el acto las tres coinciden, y por eso el problema pasa desapercibido.
En un servicio profesional facturado a fin de mes y pagado a treinta días, las tres caen en días distintos y cada una gobierna algo diferente.
Determina en qué período se declara el impuesto asociado a esa operación.
Marca el comienzo del plazo durante el cual hay que conservar el comprobante y poder exhibirlo ante una inspección.
Ubica la operación dentro de un ejercicio contable concreto, que es lo que después determina en qué balance aparece.
Y funciona como referencia para el reclamo de un impago, aunque acá conviene una precisión.
Cuando la factura lleva fecha de vencimiento, el reclamo se cuenta desde el vencimiento y no desde la emisión, porque el incumplimiento empieza recién pasado ese día.
Los números de este tema cambian por completo de un país a otro, y copiarlos de un artículo cualquiera sale caro.
Cuántos días hay para emitir la factura después de la operación, cada cuánto se declara el impuesto y cuántos años hay que conservar el comprobante los define la normativa de cada país.
También cambia qué fecha manda a efectos impositivos: en algunos regímenes rige la de emisión y en otros la de la operación.
La única regla que vale en todos lados es que si la fecha de emisión difiere de la de operación, las dos tienen que figurar en el comprobante.
Una factura ya emitida no se edita ni se borra, y esa es la regla de fondo.
La corrección se hace emitiendo un comprobante nuevo que anule o rectifique al anterior, sea una factura rectificativa o una nota de crédito según lo que admita cada régimen.
Ese comprobante nuevo lleva su propia fecha de emisión, la del día en que se lo confecciona, y nunca la de la factura que corrige.
Además tiene que identificar el número y la fecha del comprobante rectificado, junto con el motivo de la corrección.
Qué documento corresponde en cada caso depende del régimen de facturación del país, así que conviene confirmarlo antes de emitirlo.
El hub de Facturación electrónica y comprobantes ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Facturación Electrónica para empresas medianas: cómo elegir el Software y ordenar tu Cobranza vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
EGA Futura Conta muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.
Y EGA Futura TAX lo muestra desde otra parte del sistema.
En la Plataforma la factura es un objeto llamado Factura, y vive en EGA Futura Ventas.
Ahí la fecha de emisión tiene un nombre concreto, Fecha de Factura, y una particularidad que vale la pena mirar de cerca.
De todos los campos del objeto Factura, la Fecha de Factura es el único obligatorio.
El criterio detrás de esa exigencia es simple: una factura sin fecha no es una factura incompleta, es un documento que no existe.
Mientras la factura está en Borrador la fecha se ajusta sin consecuencias, porque el documento no salió de la empresa.
El campo Estado tiene exactamente tres valores, y el recorrido entre ellos es el que le da sentido a la fecha.
Toda factura nace en Borrador, que es el estado por defecto y significa que se la está armando.
Pasa a Emitida cuando queda confeccionada y sale hacia el cliente.
Y termina en Pagada cuando se cobra.
La Plataforma guarda Fecha de Factura y Fecha vencimiento en dos campos distintos.
Esa separación es la que permite responder dos preguntas que se parecen pero no son la misma.
Cuánto se facturó en un período se responde filtrando por Fecha de Factura.
Cuánto hay por cobrar y desde cuándo está vencido se responde filtrando por Fecha vencimiento.
Mezclar las dos es el origen del clásico informe de cobranzas que no cierra con el de ventas.
Acá está el efecto menos visible y más importante de esta fecha.
La Plataforma tiene un objeto Ejercicio contable con una vigencia desde, una vigencia hasta y un estado que puede ser Abierto o Cerrado.
La Fecha de Factura es la que decide dentro de qué ejercicio cae esa operación.
Y de ahí sale la consecuencia práctica: fechar una factura dentro de un ejercicio ya cerrado es intentar modificar un balance que se dio por terminado.
El registro de la empresa refuerza ese límite con un campo propio, la Fecha Cierre contable, que marca hasta dónde la contabilidad ya no se toca.
Existe además un objeto Secuencia numérica, que es el que administra la numeración correlativa de los comprobantes.
La combinación de numeración correlativa y fecha de emisión es lo que permite demostrar que no se salteó ni se intercaló ningún comprobante, que es exactamente lo que mira una inspección.
Con la fecha cargada en un campo de tipo fecha y no en un texto libre, se puede agrupar la facturación por mes, por trimestre y por ejercicio sin trabajo adicional.
También se puede medir la distancia entre la fecha de emisión y la de cobro, que es el indicador que dice cuánto tarda de verdad en entrar la plata.
Estas preguntas atan la fecha de emisión a sus consecuencias: desde cuándo se reclama una factura impaga, cuántos años se conserva el comprobante y si esa fecha se puede corregir.
No siempre. Coinciden en una venta de mostrador, pero no cuando la factura se confecciona días después de prestado el servicio.
Cuando difieren, las dos fechas tienen que figurar en el comprobante.
Desde la fecha de vencimiento, no desde la de emisión.
El incumplimiento empieza recién pasado el vencimiento.
Lo fija la normativa de cada país, y los plazos no coinciden entre México, España, Colombia, Chile, Perú y Argentina.
El plazo empieza a contarse desde la fecha de emisión, así que ese dato define hasta cuándo hay que guardar el comprobante.
No. Una factura emitida no se edita: se corrige emitiendo un comprobante nuevo que la rectifique o la anule.
Dentro de la Plataforma EGA Futura, en cambio, mientras la factura está en estado Borrador la fecha se ajusta con total libertad.
El objeto es EGAFutura__Invoice__c y tiene una superficie chica: nueve campos propios.
La fecha de emisión es EGAFutura__Invoice_Date__c, de tipo fecha, y es el campo obligatorio del objeto junto con el identificador automático.
La fecha de vencimiento es EGAFutura__Due_Date__c, también de tipo fecha, y se completa cuando la operación se pacta a plazo.
Los dos son campos de tipo fecha sin hora, o sea que no guardan zona horaria y no hay corrimiento de día al consultarlos desde otra región.
El campo es EGAFutura__Status__c y en este objeto las etiquetas coinciden con los valores internos.
Los tres valores son Borrador, Emitida y Pagada, y el valor por defecto es Borrador.
Una factura creada por API sin especificar estado nace en Borrador, lo que da margen para completarla antes de darla por emitida.
El cliente es EGAFutura__Cliente__c, una búsqueda al objeto Cuenta.
El origen comercial se rastrea con EGAFutura__Sales_Order__c, EGAFutura__Canal_venta__c y EGAFutura__Empleado_ventas__c.
El importe es EGAFutura__Total__c, de tipo moneda con dos decimales.
Cuando se crean facturas por integración, conviene contrastar la fecha contra la vigencia del Ejercicio contable correspondiente.
Así el comprobante nace dentro de un ejercicio abierto y el balance del período se mantiene consistente.
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