Todo informe arranca con una pregunta anterior a la pregunta de negocio: sobre qué datos vamos a informar.
La respuesta a esa pregunta se llama Tipo de informe, y es la plantilla que abre o cierra la puerta a cada campo antes de que empecemos a trabajar.
Elegirla bien ahorra la mayor parte de los problemas que aparecen después.
Cuando abrimos el creador de informes, la plantilla elegida ya resolvió tres asuntos que condicionan todo lo que sigue.
Es el objeto que aporta una fila por registro, y por lo tanto marca la unidad de conteo.
Un informe de facturas cuenta facturas, y uno de líneas de factura cuenta líneas, aunque los dos hablen de las mismas ventas.
Cuando un total no coincide con lo esperado, lo primero que conviene revisar es qué está contando cada fila.
La plantilla también define qué objetos vinculados se pueden traer a esa misma fila.
Gracias a eso un informe de pedidos muestra el nombre de la cuenta, el vendedor asignado y el producto de cada línea sin que nadie tenga que cruzar planillas a mano.
El panel de campos no muestra todos los campos del objeto: muestra los que la plantilla habilitó.
Cada uno de ellos se puede usar como columna, como agrupación o como Filtro.
Es la consulta más repetida de quien arma informes, y casi siempre tiene la misma causa.
El campo existe, se ve en la pantalla de Detalle y tiene datos cargados, pero el Tipo de informe elegido no lo trae.
Buscar mejor dentro del informe no cambia nada, porque el límite se fijó un paso antes.
Lo que sirve es revisar con qué plantilla se creó el informe y, si hace falta, pedir una que incluya ese objeto.
Hay una distinción que cambia los totales de un informe y conviene tenerla clara desde el principio.
Una plantilla puede exigir que el registro principal tenga al menos un registro hijo para aparecer.
Un informe de cuentas con pedidos, armado así, deja afuera a las cuentas que todavía no compraron.
La otra variante trae el registro principal aunque no tenga hijos, y deja las columnas del hijo vacías.
Esa es la forma de encontrar justamente lo que falta, como las cuentas sin actividad o los productos sin movimiento en el período.
Las dos plantillas parten de los mismos datos y devuelven totales distintos, así que la elección es parte del análisis.
El dato viaja con el informe y se puede consultar en cualquier momento.
Aparece en las propiedades del informe, junto al nombre y a la carpeta donde está guardado, y es lo primero que conviene mirar cuando dos informes parecidos no coinciden.
Cambiar de plantilla no es una edición menor, porque las columnas y los filtros que dependen de campos que la nueva plantilla no trae dejan de estar disponibles.
Por eso lo habitual es crear un informe nuevo con la plantilla correcta en lugar de forzar el que ya existe.
Una plantilla amplia no convierte a nadie en observador de todo.
El informe respeta siempre los permisos del usuario que lo ejecuta, así que dos personas pueden abrir el mismo informe y ver cantidades distintas de filas.
Esto es deseable y es la razón por la que un informe se puede compartir sin miedo: la plantilla define qué campos se pueden pedir, y los permisos definen qué registros se devuelven.
Un pedido que nombra el objeto principal y los objetos que hay que sumar se resuelve mucho más rápido que uno que solo describe el resultado esperado.
Quien pide un informe de ventas por vendedor con el margen de cada producto está describiendo, sin saberlo, la plantilla exacta que hace falta.
Ese vocabulario compartido es lo que acorta el camino entre una necesidad de negocio y un tablero que responde, y es una de las capacidades que trae la Plataforma EGA Futura.
Los informes del ERP se arman sobre los objetos reales del sistema, así que la plantilla que se elige decide qué parte del negocio entra en la mirada.
Un informe de stock parte del objeto Stock y suma el almacén y el producto de cada existencia.
Uno de mantenimiento parte de las órdenes y suma el activo fijo y el técnico asignado.
Al crear un informe nuevo, el primer paso es elegir la plantilla dentro de la categoría que corresponde al módulo.
Después arrastramos los campos que necesitamos como columnas, agrupamos por lo que queremos comparar y guardamos el informe en una carpeta compartida.
Desde ahí el mismo informe alimenta un Panel de información o llega por correo a quien lo necesite.
Acá está la diferencia práctica más grande respecto de un ERP tradicional.
La Org la administra EGA Futura, así que ninguna empresa necesita un administrador propio ni alguien que sepa programar para tener la plantilla que le falta.
El equipo de tu empresa describe qué necesita ver y con qué datos cruzados, y EGA Futura arma el Tipo de informe correspondiente.
Es servicio incluido, no una tarea que quede del lado del cliente.
El resultado es que la conversación deja de ser técnica y pasa a ser de negocio: alcanza con explicar la pregunta que hay que responder.
Un pedido claro se implementa en horas y uno vago obliga a varias vueltas.
Conviene nombrar el objeto que da la fila, los objetos que hay que sumar, si queremos ver también los registros sin relacionados, y qué campos tienen que estar disponibles para filtrar.
Con esos cuatro datos, la plantilla queda lista y el informe se arma solo.
Estas son las dudas que aparecen apenas alguien empieza a armar sus propios informes en el ERP.
No, y la diferencia es la que hay entre un molde y una pieza.
El Tipo de informe es la plantilla que define qué datos están disponibles, y el informe es el documento concreto que alguien guardó con sus columnas, sus filtros y su agrupación.
Una misma plantilla sostiene decenas de informes distintos.
Porque el Tipo de informe con el que se creó ese informe no lo incluye entre los campos disponibles.
La comprobación rápida es abrir las propiedades del informe y mirar con qué plantilla se armó.
Si el campo pertenece a un objeto que la plantilla no suma, hace falta una plantilla que sí lo traiga.
Se puede, pero rara vez conviene.
Al cambiar la plantilla, las columnas y los filtros que dependían de campos que la nueva no trae dejan de estar disponibles, y el informe queda a medio armar.
Lo habitual es crear uno nuevo con la plantilla correcta y conservar el viejo hasta comprobar que el nuevo responde lo mismo.
No, y de hecho es el comportamiento buscado.
El informe respeta los permisos de quien lo ejecuta, así que cada usuario ve los registros que le corresponden.
La plantilla decide qué campos se pueden pedir, y los permisos deciden qué filas se devuelven.
Los prepara EGA Futura, que administra la Org.
Tu empresa describe qué necesita ver y ese trabajo se ejecuta como parte del servicio, sin necesidad de un administrador propio.
Quien quiera ver cómo se traduce esto en el trabajo diario puede recorrer las características del ERP.
Conviene aclarar que queremos ver también los registros sin relacionados.
Esa variante trae la cuenta sin pedidos o el producto sin movimiento, que es justo lo que un informe común deja afuera.
Esta sección es para quien escribe requerimientos de informes o trabaja sobre la Org, y necesita nombrar cada pieza con precisión.
Un Tipo de informe se describe por completo con cuatro definiciones, y un requerimiento que las cubre las cuatro no necesita aclaraciones.
| Pieza | Qué define | Nota |
|---|---|---|
| Objeto principal | El objeto que aporta una fila por registro | Fija la unidad de conteo del informe |
| Objetos relacionados | Hasta tres niveles de objetos que se suman a la fila | Cada nivel se declara como A con B, o A con B y C |
| Criterio de unión | Si el principal aparece cuando no tiene hijos | Cambia los totales y es la parte que más se olvida pedir |
| Campos expuestos | Qué campos de cada objeto llegan al panel de campos | Se pueden agrupar en secciones y renombrar para el informe |
Es la decisión que más consultas genera después, así que conviene dejarla escrita en el requerimiento.
| Criterio | Qué devuelve | Caso típico |
|---|---|---|
| Solo con registros relacionados | El principal aparece únicamente si tiene al menos un hijo | Facturación por cuenta, ventas por producto |
| Con relacionados o sin ellos | El principal aparece siempre, con las columnas del hijo vacías | Cuentas sin pedidos, activos sin mantenimiento |
Estas equivalencias evitan la ambigüedad entre lo que se pide y lo que se construye.
| Se dice | Se refiere a |
|---|---|
| Plantilla o Tipo de informe | La definición reutilizable de objetos y campos |
| Informe | El documento guardado, con sus columnas y filtros |
| Categoría | La carpeta donde aparece la plantilla al crear un informe |
| Campo de búsqueda expuesto | Un campo del objeto relacionado que llega al panel de campos |
Hay tres cosas que conviene saber porque cambian la forma de redactar el pedido.
La primera es que el criterio de unión no se puede corregir desde el informe: vive en la plantilla, así que pedir el informe sin aclararlo suele terminar en una segunda vuelta.
La segunda es que el orden en que se declaran los objetos relacionados fija el sentido de la lectura, y cambiarlo después implica una plantilla distinta.
La tercera es que la plantilla no otorga visibilidad: los registros que devuelve el informe siguen dependiendo del conjunto de permisos de quien lo ejecuta.
Por eso un informe que en pruebas trae 400 filas puede traer 40 para un usuario de otro equipo, y eso no es un defecto de la plantilla.
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