Qué es una Factura recurrente?

Es aquella factura que se envía repetidamente a un cliente en intervalos de tiempo regulares. Suele estar asociada a la domiciliación y el pago de servicios de manera repetida, con importes iguales o similares a lo largo del tiempo. Dada la manera recurrente de realizarlas se suele emplear software de facturación para aligerar el trabajo.

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Introducción a la Factura recurrente

La elaboración continua de facturas con los mismos datos y montos similares es un proceso tedioso. Más aún cuando se factura para un gran número de clientes.

Por este motivo, cuando se está prestando un servicio regularmente, se emplea la Factura recurrente.

Es una factura mercantil, original y como la que se emplea ordinariamente para dejar constancia de una compra/venta.

Es muy común emplearla en la prestación de servicios.

Por ejemplo:

Telefonía,
Televisión por cable,
Internet,
Electricidad,
Asesoramiento empresarial, etc.

Características de una Factura recurrente

Los elementos que la caracterizan son los siguientes:

Es la misma factura empleada para operaciones corrientes, con todos los datos que exige la ley, incluyendo la numeración correlativa.
Suele generarse en intervalos de tiempo regulares (semanal, quincenal, mensual) o en fechas específicas.
Contiene todos los datos exigidos por la autoridad fiscal de cada país respecto a la empresa y el comprador.
Es enviada por medios electrónicos al cliente y en forma automática.

Importancia de una Factura recurrente

Básicamente, este tipo de facturaciones es útil o importante por varios motivos:

Ahorra trabajo, ya que el software puede encargarse de realizar los cálculos, facturas y enviarlas por medios electrónicos.
Agiliza los procesos de cobro al mantener un control eficaz de las cuentas por cobrar. Reduce la probabilidad de que el cliente olvide pagar.
Permite emplear el tiempo en otras labores de la empresa, mientras el sistema se encarga de tareas repetitivas.
La ayuda de software de facturación evita errores humanos al mínimo, garantizando máxima eficiencia.

Requisitos para emitir una Factura recurrente

Es obvio que este proceso de facturación se puede realizar de manera manual, sin embargo, es muy laborioso.

Las probabilidades de cometer errores son altas.

Por eso, la Factura recurrente está asociada a programas o software de gestión y ventas que harán el trabajo velozmente.

Para ello se requiere:

Definir la fecha en que inicia la actividad comercial.
Establecer los lapsos de envío (semanal, quincenal, mensual, trimestral, etc).
Describir detalladamente el servicio prestado, periodo al que corresponde la Factura y las condiciones.
Introducir el correo electrónico de la persona o ente a quien se presta el servicio.

Consideraciones sobre la facturación recurrente

Es necesario tomar en cuenta que para emitir Facturas recurrentes hay que:

Conocer por cuánto tiempo está prevista la prestación del servicio, asegurando que los pagos serán continuos. Si el cliente no realizará pagos continuos, este tipo de facturación no es lo más indicado.
Considerar posibles intervalos de tiempo en los que el cliente se pueda ausentar. Ello ayudará a configurar el software adecuadamente.
Al suspender los envíos no se tendrá que ver afectado el historial o cuentas pendientes.

Cómo seguir con Factura recurrente

El hub de Facturación electrónica y comprobantes ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.

En Empresas de Servicios Profesionales: cómo automatizar Proyectos y Facturación vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.

EGA Futura Compras muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.

Y EGA Futura Ventas lo muestra desde otra parte del sistema.

Cómo se usa en EGA Futura

Para administradores y programadores

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Facturación electrónica y comprobantes

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Términos relacionados

Factura

La Factura es el documento con validez legal que deja constancia de una venta de bienes o servicios y del importe que el comprador debe pagar. Quien vende la emite y quien compra la recibe, y desde ese momento el comprobante funciona como respaldo contable, como prueba de la operación y como base de las declaraciones de impuestos. El contenido mínimo lo fija cada legislación, pero el núcleo es siempre el mismo: quién vende, quién compra, qué se entregó, cuánto costó y qué impuestos se aplicaron.

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Factura proforma

Es un documento que se emite a modo de factura no definitiva o borrador. En ella se recogen todos los datos que contendrá la factura definitiva. En este sentido, tiene sólo finalidad informativa y no produce efectos contables ni fiscales. Se puede utilizar como medio de acuerdo por parte del vendedor de suministrar aquello que el cliente requiere a un precio determinado.

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Factura electrónica

Igual que su equivalente en papel, es un documento en versión digital que comprueba la realización de una transacción comercial. Representa un gran avance respecto del papel, porque permite ahorrar insumos y transmitir los datos con rapidez. Solo requiere un medio de comunicación digital para su envío, y su validez legal se apoya en la firma digital del emisor. El formato exacto y las obligaciones de reporte los define la normativa de cada país.

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Factura multidivisa

Es un documento contable referido a una transacción comercial entre dos partes, pero en una moneda extranjera (divisa). Se genera debido a las operaciones mercantiles con personas o empresas en el exterior, fuera del país de origen. Tiene la misma validez que una factura en moneda de curso legal. Además, debe contener ciertos detalles que aseguren el proceso contable y la debida declaración de impuestos.

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Factura con retención

Es la factura en la que quien paga descuenta un porcentaje del importe y lo ingresa al fisco en nombre de quien cobra. Quien cobra recibe menos dinero, pero computa ese importe como pago a cuenta de su propio impuesto. Los regímenes, las alícuotas y los sujetos obligados los fija cada país. Se diferencia de la percepción en que la retención la practica quien paga sobre lo que va a pagar, mientras que la percepción la agrega quien cobra por encima del precio. Perder el comprobante es perder el crédito, y ese importe termina pagándose dos veces.

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Factura rectificativa

Es un documento que se utiliza para corregir algún error cometido en una factura ordinaria. Esto quiere decir que anula la factura previamente realizada cuando se han cometido equivocaciones con el precio, cálculo o descuentos. También se utiliza cuando la factura emitida no cumple con lo exigido por la ley. Se diferencia de una factura nueva en que no documenta otra operación, sino que remite a la original y deja constancia de qué se corrigió. Existe porque una factura ya emitida no se tacha ni se enmienda, y su nombre cambia según el país.

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Facturación

La Facturación es el circuito administrativo que convierte una operación de venta ya cerrada en un comprobante con validez fiscal. Lo que la distingue de la venta es que la venta es el acuerdo entre las partes y la Facturación es su documentación: fija el importe, detalla los impuestos que corresponden y deja constancia de la fecha desde la que corre el plazo de cobro. La obligación de emitir el comprobante recae sobre quien vende, no sobre quien compra, y los requisitos de forma los define la normativa de cada país. En un sistema de gestión el circuito arranca en el pedido, sigue en la factura y termina en el asiento contable y en la cuenta por cobrar.

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Impuesto

Lo que distingue a un Impuesto de cualquier otro cobro del Estado es que no hay contraprestación directa: se paga sin recibir a cambio un servicio concreto e individualizado. Esa es la frontera con la tasa, que sí retribuye un servicio puntual, y con la contribución especial, que se cobra por el beneficio derivado de una obra pública. Un Impuesto se exige porque ocurrió un hecho imponible que revela capacidad de pago, y ese hecho puede ser obtener renta, consumir un bien o sostener un patrimonio. El destino de lo recaudado se decide después, en el presupuesto público, y no queda atado a quien pagó.

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IVA

El Impuesto al Valor Agregado (o Añadido) conocido como IVA, es aquél que se paga al Estado debido al consumo. Cada vez que el consumidor adquiere un bien o servicio está en la obligación de cancelar el IVA, en base al valor de lo adquirido. Es un impuesto indirecto porque no es pagado directamente por la persona al fisco. Y, además, es obligatorio porque cada quien está sujeto a su pago.

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Facturación móvil

Es el proceso que consiste en emitir facturas comerciales empleando dispositivos móviles. Gracias a una aplicación móvil que se instala en el dispositivo electrónico es posible emitir facturas desde cualquier lugar. Los dispositivos que admiten programas para facturación móvil pueden ser teléfonos inteligentes o tabletas. La facturación se realiza por medio de aplicaciones que, además de generar las facturas, muchas veces también administran la contabilidad de un autónomo o de un comercio. Es una buena forma de acceder a un sistema contable online con la comodidad de registrar las ventas en el momento y entregar la factura de compra enviándola directamente a otro dispositivo electrónico.

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