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La pantalla combina eventos de distintas fuentes autorizadas. Puede mostrar la agenda personal, calendarios públicos, disponibilidad de colegas y reservas de recursos. Cada calendario puede utilizar un color para facilitar la lectura.
Un espacio vacío no siempre significa disponibilidad. Antes de reservar, debemos confirmar que están visibles todos los calendarios relevantes y que la zona horaria es correcta.
Disponemos de cuatro vistas y cada una responde a una forma distinta de mirar la agenda.
Permiten comparar horarios con precisión. Son útiles para organizar reuniones, turnos y tareas que dependen de una franja concreta.
Ofrece una perspectiva general de carga y distribución. Ayuda a detectar períodos con mayor concentración de actividades.
Compara personas o recursos en columnas para localizar un horario común. La información disponible depende de permisos y configuración.
Presenta eventos como registros y facilita aplicar filtros, ordenar columnas o revisar datos de forma sistemática.
Definimos propósito, participantes, duración, zona horaria y recursos. Revisamos conflictos, enviamos las invitaciones correspondientes y actualizamos el evento cuando cambia una condición.
Para coordinar procesos más amplios, el hub de calendarios, tareas y actividades explica cómo combinar agenda, responsables y seguimiento.
EGA Futura 365 permite trabajar con actividades y colaboración dentro del contexto empresarial. El calendario ayuda a compartir compromisos sin separar la agenda de los registros relacionados.
Un equipo necesita una sala y un vehículo para una visita. La persona organizadora activa los calendarios de ambos recursos, compara disponibilidad y crea un evento con responsables. Si cambia el horario, actualiza la reserva para que las demás personas vean la nueva condición.
Dentro de EGA Futura ERP, el uso obvio del Calendario es la agenda de reuniones, y es justamente el que menos partido le saca.
Lo que lo vuelve una herramienta de gestión es que podemos armar un calendario desde cualquier objeto que tenga un campo de fecha.
La idea es simple: si un registro tiene una fecha, esa fecha se puede ver en una grilla junto a todo lo demás.
Un calendario de vencimientos de facturas muestra la carga de cobranza de las próximas semanas de un vistazo.
Uno de fechas de entrega comprometidas de las órdenes de venta anticipa la semana en que el depósito va a estar exigido.
Y uno de fechas de fin de póliza o de garantía avisa con tiempo, en lugar de aparecer recién el día del vencimiento.
Desde la página de Calendario elegimos crear un calendario nuevo y seleccionamos el objeto, por ejemplo Factura.
Después elegimos el campo de fecha que lo posiciona en la grilla y el campo que se muestra como título.
Y podemos apoyarlo en una Vista de lista para que muestre solo un subconjunto, como las facturas pendientes de cobro, además de darle un color propio.
Cada calendario se enciende y se apaga por separado, así que la agenda personal, los calendarios públicos y los de datos se miran juntos o de a uno.
Es lo que permite cruzar la disponibilidad del equipo con la carga real de trabajo de esa semana.
Coordinar una reunión trae dos tropiezos típicos: un calendario que no aparece y un hueco que parece libre sin serlo. Repasamos qué cambia al cambiar la vista y quién puede modificar un evento.
Estas respuestas aclaran decisiones frecuentes al trabajar con calendarios.
No. Solo cambia la forma de presentarlos.
Puede estar oculto, no estar agregado o requerir permisos adicionales.
No siempre. Debemos revisar calendarios visibles, zona horaria y recursos relacionados.
Depende de la propiedad del evento, permisos y configuración compartida.
Esta sección es para quien escribe requerimientos sobre la Org o trabaja sobre ella, y necesita pedir un calendario con precisión.
Elegir mal la vista es lo que hace que un calendario correcto parezca vacío.
| Vista | Qué muestra | Cuándo conviene |
|---|---|---|
| Día | Una jornada hora por hora | Coordinar turnos y franjas cerradas |
| Semana | Siete jornadas en paralelo | Comparar la carga entre días |
| Mes | La grilla mensual completa | Ver la concentración de vencimientos o entregas |
| Disponibilidad | Personas o recursos en columnas | Encontrar un horario común |
| Tabla | Los eventos como registros en filas | Ordenar, filtrar y revisar de forma sistemática |
Un requerimiento de calendario que trae estos cinco datos se construye sin ida y vuelta.
| Elemento | Qué se define | Nota |
|---|---|---|
| Objeto | De dónde salen los registros | Cualquier objeto que tenga al menos un campo de fecha |
| Campo de fecha de inicio | Dónde se posiciona en la grilla | Un campo de fecha y hora lo ubica además en una franja horaria |
| Campo de fecha de fin | Cuánto ocupa | Cuando se define, el registro se dibuja como un bloque y no como un punto |
| Campo que se muestra | Qué se lee en la grilla | Conviene el que identifique el registro de un vistazo, como el número de factura |
| Vista de lista | Qué subconjunto entra | Es el filtro del calendario, y lo que muestra cambia al cambiar la vista |
El Calendario muestra únicamente los registros que el usuario ya tiene permitido ver, así que dos personas frente al mismo calendario ven distinta cantidad de eventos.
La zona horaria es la del usuario y no la de la empresa, de modo que un evento creado a las nueve se lee a otra hora para quien trabaja en otro huso.
Y un hueco en la grilla no confirma disponibilidad: confirma que no hay nada en los calendarios que están encendidos en ese momento.
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En este vídeo vamos a aprender qué es el calendario en la Plataforma EGA Futura.
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El calendario es un elemento que brinda una forma de realizar el seguimiento de eventos o sucesos importantes, tanto para dar un cumplimiento al trabajo de una forma ágil, como para llevar adelante negociaciones exitosas.
[00:00:30.800]
Sobre el tablero también se pueden realizar ajustes. Tener un completo control visual, dinámico e interactivo de los sucesos, justo a tiempo, permite que todos los recursos y entre ellos, el más valioso, el tiempo, se han aprovechado de una manera óptima.
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El calendario principal es el que muestra todos los eventos que tiene un usuario en su propio calendario llamado Mis Eventos. Para que lo podamos visualizar vamos a desactivar todos los otros calendarios y dejamos en pantalla solamente el calendario Mis eventos.
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Allí el usuario podrá ver, crear y modificar sus eventos en una vista de día, semana o mes incluidos los eventos fuera del horario de oficina. La zona horaria del calendario se selecciona desde la configuración personal del usuario. Para abarcar eventos y fechas límites de otros sectores o compañeros de trabajo se pueden ver otros calendarios activando su visualización solamente con un clic.
[00:01:40.200]
Qué tipos de calendarios puedo agregar a mi propia vista de calendario? Calendarios de colegas: Para ayudar a programar reuniones de forma eficiente también se puede consultar los calendarios de los colegas de trabajo. Vemos que al calendario mis eventos que está en color celeste le hemos agregado el calendario de la colega que figura en un color verde.
[00:02:04.800]
Calendarios de objetos: Para poder realizar un seguimiento de fechas relevantes cuyo conocimiento es imprescindible para el éxito del negocio, por ejemplo, fechas de reuniones, deadlines de tareas de proyecto, vencimientos, órdenes de trabajo, tickets de servicio, vencimientos de tareas, entregas, vencimientos de facturas y cotizaciones y mucho más, es posible crear calendarios para cada una de todas esas cosas y para muchos otros objetos que tengan campo Fecha a la que necesitamos darle seguimiento.
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En este ejemplo, vemos en el color azul señalados en el calendario los eventos que son las fechas críticas relacionadas con el objeto incidentes y se visualizarán como un evento más.
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Calendarios de recursos compartidos: Vamos a activar con un solo clic los calendarios de algunos de los recursos compartidos. Para poder consultar disponibilidad o programar el uso de un recurso compartido, como una sala de conferencias o un proyector, simplemente hay que agregar el calendario de recursos a los que se visualizan y tenerlo siempre a mano para conocer rápidamente esta información.
[00:03:25.600]
Y por último, vamos a visualizar como un ejemplo calendarios públicos: Lo activamos con un clic para conocer la ocupación o disponibilidad de las áreas completas de trabajo como el departamento de marketing o el de transporte y logística. También se puede añadir cada uno de sus calendarios para que dicha información esté disponible también en un clic. Tenemos a la vista múltiples calendarios aplicados a nuestro propio calendario y para elegir uno de ellos o dejar solamente algunos, solamente hay que seleccionar los que se quieren visualizar o dejar de ver activando o desactivando cada uno simplemente con un clic.
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Ese es un muy buen momento para recordar que para poder aprender cómo se usa toda esta funcionalidad que estamos conociendo hoy simplemente hay que visitar el lugar donde se encuentran todos nuestros tutoriales: EGFutura.com/tutoriales
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Vamos a explorar las opciones de navegación en el calendario. Cada una de las zonas coloreadas que vemos en esta vista de rejilla son eventos. Hay múltiples lugares en la plataforma desde donde se pueden crear estos eventos, como por ejemplo, en las barras de acciones de productividad, esas que encontramos dentro de los registros que permiten crear eventos, tareas, llamadas o correos electrónicos.
[00:04:55.100]
Cada vez que creamos un evento desde aquí, el mismo evento se ordena en la cronología de actividad del registro y también en el calendario. También podemos crear eventos desde las acciones rápidas que se despliegan cuando presionamos el menú con el signo más (+) desde cualquier lugar de la plataforma donde nos encontremos.
[00:05:19.200]
Y en cada otro lugar de la plataforma donde se nos permita crear un evento, éste vendrá a ordenarse sobre este calendario. También podemos crear eventos desde el propio calendario. Dando clic sobre el día y hora preferidos se abre una ventana para crear un nuevo evento.
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Desde el botón nuevo evento también podemos crear un evento para alguno de todos estos calendarios y desde el menú de acciones de algunos calendarios podemos agregar nuevos eventos a los calendarios.
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Una vez creado el evento también se puede pinchar y arrastrar la tarjeta para reubicarlo en otro día horario si fuera necesario. Al sobrevolar eventos ubicados en el calendario aparece una tarjeta que muestra los campos de relevancia de cada evento.
[00:06:19.000]
Los eventos de un mismo día con horario de inicio y fin se ubican abarcando la franja correspondiente. Los eventos que duran todo el día se encuentran en el borde superior de la columna del día al que pertenece.
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Vamos a conocer algunas posibilidades de navegación del calendario, veamos los botones flechas, semana anterior, semana siguiente, botón Hoy, que me permite retornar al día de la fecha si estoy navegando en un día distinto, el botón Actualizar, el botón Formato de calendario, que nos permite elegir la forma de visualizar el calendario ,como vista de rejilla por día, semana o mes. Una vista de disponibilidad de recursos compartidos que muestra un solo día en pantalla para poder conocer la ocupación y disponibilidad de cada uno de los recursos y personas que vemos en las columnas a cada hora del día.
[00:07:26.900]
Luego, la vista de tabla permite visualizar los eventos en forma de lista con múltiples listas disponibles y otras que se pueden crear para ordenar los eventos aplicando diversos filtros y preferencias como a todas las vistas de lista.
[00:07:44.800]
Por último, el botón de apertura y cierre del panel lateral, habilita la sección que contiene el almanaque interactivo que permite viajar al día, mes y año que sea necesario, al sector Mis calendarios, dónde se encuentran el calendario de Mis eventos y mis calendarios de objetos que yo haya creado y desde el menú controles del sector de Mis calendarios es posible crear calendarios para objetos y el sector Otros calendarios que agrupa calendarios de colegas, calendarios públicos y calendarios de recursos compartidos y desde el menú controles del sector de Otros calendarios es posible agregar calendarios de colegas, públicos y de recursos compartidos.
[00:08:38.500]
Por último, también hay opciones de personalización. Cada usuario puede personalizar sus calendarios mediante múltiples opciones, activar o desactivar la vista de los eventos de ese calendario, seleccionar la vista de ese único calendario, modificar y eliminar los calendarios que se han creado, asignar un color particular para cada uno de los calendarios y agregar eventos a calendarios de colegas y a calendarios públicos.
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Si te quedaste con ganas de aprender mucho más sobre eventos y calendarios te invito a que participes de nuestras capacitaciones visitando EGAFutura.com/vivo
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En este vídeo vamos a aprender qué es el calendario en la Plataforma EGA Futura.
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El calendario es un elemento que brinda una forma de realizar el seguimiento de eventos o sucesos importantes, tanto para dar un cumplimiento al trabajo de una forma ágil, como para llevar adelante negociaciones exitosas.
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Sobre el tablero también se pueden realizar ajustes. Tener un completo control visual, dinámico e interactivo de los sucesos, justo a tiempo, permite que todos los recursos y entre ellos, el más valioso, el tiempo, se han aprovechado de una manera óptima.
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El calendario principal es el que muestra todos los eventos que tiene un usuario en su propio calendario llamado Mis Eventos. Para que lo podamos visualizar vamos a desactivar todos los otros calendarios y dejamos en pantalla solamente el calendario Mis eventos.
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Allí el usuario podrá ver, crear y modificar sus eventos en una vista de día, semana o mes incluidos los eventos fuera del horario de oficina. La zona horaria del calendario se selecciona desde la configuración personal del usuario. Para abarcar eventos y fechas límites de otros sectores o compañeros de trabajo se pueden ver otros calendarios activando su visualización solamente con un clic.
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Qué tipos de calendarios puedo agregar a mi propia vista de calendario? Calendarios de colegas: Para ayudar a programar reuniones de forma eficiente también se puede consultar los calendarios de los colegas de trabajo. Vemos que al calendario mis eventos que está en color celeste le hemos agregado el calendario de la colega que figura en un color verde.
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Calendarios de objetos: Para poder realizar un seguimiento de fechas relevantes cuyo conocimiento es imprescindible para el éxito del negocio, por ejemplo, fechas de reuniones, deadlines de tareas de proyecto, vencimientos, órdenes de trabajo, tickets de servicio, vencimientos de tareas, entregas, vencimientos de facturas y cotizaciones y mucho más, es posible crear calendarios para cada una de todas esas cosas y para muchos otros objetos que tengan campo Fecha a la que necesitamos darle seguimiento.
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En este ejemplo, vemos en el color azul señalados en el calendario los eventos que son las fechas críticas relacionadas con el objeto incidentes y se visualizarán como un evento más.
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Calendarios de recursos compartidos: Vamos a activar con un solo clic los calendarios de algunos de los recursos compartidos. Para poder consultar disponibilidad o programar el uso de un recurso compartido, como una sala de conferencias o un proyector, simplemente hay que agregar el calendario de recursos a los que se visualizan y tenerlo siempre a mano para conocer rápidamente esta información.
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Y por último, vamos a visualizar como un ejemplo calendarios públicos: Lo activamos con un clic para conocer la ocupación o disponibilidad de las áreas completas de trabajo como el departamento de marketing o el de transporte y logística. También se puede añadir cada uno de sus calendarios para que dicha información esté disponible también en un clic. Tenemos a la vista múltiples calendarios aplicados a nuestro propio calendario y para elegir uno de ellos o dejar solamente algunos, solamente hay que seleccionar los que se quieren visualizar o dejar de ver activando o desactivando cada uno simplemente con un clic.
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Ese es un muy buen momento para recordar que para poder aprender cómo se usa toda esta funcionalidad que estamos conociendo hoy simplemente hay que visitar el lugar donde se encuentran todos nuestros tutoriales: EGFutura.com/tutoriales
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Vamos a explorar las opciones de navegación en el calendario. Cada una de las zonas coloreadas que vemos en esta vista de rejilla son eventos. Hay múltiples lugares en la plataforma desde donde se pueden crear estos eventos, como por ejemplo, en las barras de acciones de productividad, esas que encontramos dentro de los registros que permiten crear eventos, tareas, llamadas o correos electrónicos.
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Cada vez que creamos un evento desde aquí, el mismo evento se ordena en la cronología de actividad del registro y también en el calendario. También podemos crear eventos desde las acciones rápidas que se despliegan cuando presionamos el menú con el signo más (+) desde cualquier lugar de la plataforma donde nos encontremos.
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Y en cada otro lugar de la plataforma donde se nos permita crear un evento, éste vendrá a ordenarse sobre este calendario. También podemos crear eventos desde el propio calendario. Dando clic sobre el día y hora preferidos se abre una ventana para crear un nuevo evento.
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Desde el botón nuevo evento también podemos crear un evento para alguno de todos estos calendarios y desde el menú de acciones de algunos calendarios podemos agregar nuevos eventos a los calendarios.
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Una vez creado el evento también se puede pinchar y arrastrar la tarjeta para reubicarlo en otro día horario si fuera necesario. Al sobrevolar eventos ubicados en el calendario aparece una tarjeta que muestra los campos de relevancia de cada evento.
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Los eventos de un mismo día con horario de inicio y fin se ubican abarcando la franja correspondiente. Los eventos que duran todo el día se encuentran en el borde superior de la columna del día al que pertenece.
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Vamos a conocer algunas posibilidades de navegación del calendario, veamos los botones flechas, semana anterior, semana siguiente, botón Hoy, que me permite retornar al día de la fecha si estoy navegando en un día distinto, el botón Actualizar, el botón Formato de calendario, que nos permite elegir la forma de visualizar el calendario ,como vista de rejilla por día, semana o mes. Una vista de disponibilidad de recursos compartidos que muestra un solo día en pantalla para poder conocer la ocupación y disponibilidad de cada uno de los recursos y personas que vemos en las columnas a cada hora del día.
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Luego, la vista de tabla permite visualizar los eventos en forma de lista con múltiples listas disponibles y otras que se pueden crear para ordenar los eventos aplicando diversos filtros y preferencias como a todas las vistas de lista.
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Por último, el botón de apertura y cierre del panel lateral, habilita la sección que contiene el almanaque interactivo que permite viajar al día, mes y año que sea necesario, al sector Mis calendarios, dónde se encuentran el calendario de Mis eventos y mis calendarios de objetos que yo haya creado y desde el menú controles del sector de Mis calendarios es posible crear calendarios para objetos y el sector Otros calendarios que agrupa calendarios de colegas, calendarios públicos y calendarios de recursos compartidos y desde el menú controles del sector de Otros calendarios es posible agregar calendarios de colegas, públicos y de recursos compartidos.
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Por último, también hay opciones de personalización. Cada usuario puede personalizar sus calendarios mediante múltiples opciones, activar o desactivar la vista de los eventos de ese calendario, seleccionar la vista de ese único calendario, modificar y eliminar los calendarios que se han creado, asignar un color particular para cada uno de los calendarios y agregar eventos a calendarios de colegas y a calendarios públicos.
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