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Tutoriales actualizados
Cada una de las actividades realizadas por los usuarios que tienen que ver con el buen desempeño del negocio, deben ser registradas en la plataforma.
De esa manera es posible darles seguimiento, poder relacionarlas con los diversos registros del sistema, y guardar un prolijo historial.
En la Plataforma EGA Futura nos referimos a las actividades clasificándolas en cuatro distintas.
Tareas, Llamadas, Eventos y Correos electrónicos.
Para aprender todo sobre correos electrónicos desarrollamos un curso completo de lo más simple.
Para conocer las demás actividades, empecemos definiendo de qué se trata cada una de ellas.
Es una actividad que hay que hacer.
Es el registro de una comunicación realizada por teléfono.
Es un suceso, acontecimiento o reunión que va a suceder.
Vamos a conocer las particularidades del registro que tiene cada tipo de actividad en la plataforma.
Sirve para agendar algo que hacer en el futuro. Tarea puntual. (Para mí, para otro o para varios usuarios de la plataforma)
Fecha de vencimiento (cumplimento de la tarea)
Estado de la tarea: Podemos ir cambiando el estado de progreso de una tarea entre los siguientes: Sin empezar, en progreso, completado, Pospuesto o diferido, esperando a otra persona.
Los estados de progreso de una tarea pueden ser modificados exclusivamente para cada compañía de forma que se adapte a la forma de trabajar de cada organización.
El objetivo de crear una tarea es registrar una actividad puntual que debe ser realizada por una sola persona y finalmente debe ser cumplida y por lo tanto pasar al estado Completada.
En la transición entre el estado tarea creada Sin empezar y Completada que es el estado final, podría ser necesario registrar estados intermedios en los que la tarea pueda permanecer algún tiempo.
Para esto existen los estados: en progreso, pospuesto y esperando a otra persona.
Siempre, una vez finalizada la tarea deberemos procurar que el estado de la tarea sea Completada.
Más adelante en el curso exclusivo sobre gestión de tareas y listas de tareas vamos a aprender las diversas formas de establecer una tarea como completada.
Sirve para registrar en la plataforma una comunicación realizada por teléfono y que esta actividad quede asentada en el historial de actividades.
Estado de la llamada: Cuando registramos una llamada automáticamente se determina el estado como completado. (en el momento que se registra el llamado con el botón Guardar también se da por completa la actividad)
Sirve para agendar algo que va a acontecer por algún tiempo y en un lugar determinados
Fecha de inicio y de final. O Todo el día.
Privado seleccionando una checkbox podemos establecer que el evento no se visualice en la lista de actividades públicas aunque siempre los usuarios de jerarquías superiores a la nuestra podrán visualizarlo.
Ubicación
Tipo: Clasificación del evento según categorías que establezca cada compañía.
Para crear, editar, administrar y gestionar nuestras actividades necesitamos tener un acceso ágil a cada una de ellas y a las listas y calendarios que las contienen.
Vamos a conocer algunas de las formas más frecuentes para acceder a las actividades desde cada punto de la plataforma llevándonos a comprobar que la información en la Plataforma EGA Futura es multidimensional.
Acceso rápido desde Botón Acciones Globales (signo + sector superior derecho de la interfaz)
Barra de navegación: Pestaña Tareas. (disponible en todas las aplicaciones de la plataforma)
Desde cualquier registro: Sector Actividad/ Pestaña Tarea
Waffle: Buscador del Iniciador de aplicación escribir: Tareas
Buscador de la plataforma: Podemos efectuar la búsqueda de una tarea puntual. En el menú desplegable ubicado a la izquierda del campo de búsqueda de la plataforma elijamos la opción Tareas y en el campo de la derecha algún fragmento del nombre de la tarea (Al buscador de la plataforma lo encontramos en el sector superior de la interfaz ubicado en el centro).
Acceso rápido desde Botón Acciones Globales (signo + sector superior derecho de la interfaz)
Barra de navegación: Pestaña Calendario (disponible en todas las aplicaciones de la plataforma)
Desde cualquier registro: Sector Actividad/ Pestaña Evento
Waffle: Buscador del Iniciador de aplicación escribir: Calendario
Buscador de la plataforma: Podemos efectuar la búsqueda de un evento puntual. En el menú desplegable ubicado a la izquierda del campo de búsqueda de la plataforma elijamos la opción Eventos y en el campo de la derecha algún fragmento del nombre del evento (Al buscador de la plataforma lo encontramos en el sector superior de la interfaz ubicado en el centro).
Acceso rápido desde Botón Acciones Globales (signo + sector superior derecho de la interfaz)
Desde cualquier registro: Sector Actividad / Pestaña Llamada
Si tu empresa está evaluando EGA Futura ERP para reemplazar las planillas y los sistemas sueltos con una sola base de datos, agenda una demo: dura 30 a 45 minutos, es sin compromiso y la da una persona del equipo.
Estas dudas suelen aparecer cuando empezamos a registrar actividades y todavía no tenemos claro qué tipo elegir ni por dónde llegar a cada una.
Una tarea es algo que hay que hacer y se agenda con una fecha de vencimiento y un estado de progreso. Un evento es un suceso o reunión que va a ocurrir durante un tiempo y en un lugar determinados, por eso tiene fecha de inicio y de final, o la opción Todo el día.
Al guardar una llamada, la plataforma la marca automáticamente como completada. Basta con presionar el botón Guardar para que la actividad quede asentada en el historial y se dé por completa.
Sí, los estados de progreso pueden modificarse para cada compañía, de modo que se adapten a la forma de trabajar de tu empresa. Los estados propuestos son sin empezar, en progreso, completado, pospuesto o diferido y esperando a otra persona.
Si marcamos la casilla Privado, el evento deja de verse en la lista de actividades públicas. Los usuarios con jerarquía superior a la nuestra siempre podrán verlo.
Usamos el buscador de la plataforma, ubicado en el centro del sector superior de la interfaz. En el menú desplegable de la izquierda elegimos Tareas y en el campo de la derecha escribimos un fragmento del nombre de la tarea.
Contamos con dos caminos: el botón Acciones globales, que es el signo + del sector superior derecho, o el sector Actividad de cualquier registro, en la pestaña Llamada.
Crear un evento de seguimiento para una tarea permite reservar tiempo en el calendario de Mis eventos para recordar o dar seguimiento a una tarea, con solo hacer clic en un botón.
Vemos cómo funcionan los recordatorios de actividad: las tarjetas emergentes de eventos y tareas que aparecen debajo de la campana de notificaciones.
Activamos y desactivamos las tarjetas emergentes y los correos que avisan sobre actividades, tareas y eventos dentro de la plataforma.
Convertimos las fechas importantes de tu empresa en elementos del calendario, y vemos cómo aparecen las tareas y los vencimientos junto a los eventos.
Ventas, compras, inventario, finanzas y equipo, con la información al día y disponible desde cualquier dispositivo. Funciona en la nube, así que no hay servidores que mantener.
