Actividad

Introducción a la Actividad

Cada Actividad se puede relacionar con registros de la base de datos, como las cuentas, los contactos y los demás usuarios de la plataforma.

Al quedar registradas en el historial de cada registro relacionado, las Actividades hacen visible el trabajo para los equipos y para la gerencia, y promueven la colaboración coordinada.

Además de quedar registradas, las Actividades podrán desencadenar acciones automáticas o procesos de aprobación si estuvieran establecidos para determinada acción.

Cuando los usuarios emplean la Plataforma EGA Futura para el desarrollo de funciones de la organización, gestionan diferentes Actividades.

Cada una de esas Actividades son pequeños pasos que se dan día a día para lograr los objetivos y metas empresariales.

De manera que una Actividad puede ser llevada a cabo por uno o más usuarios en la plataforma hasta alcanzar los resultados esperados.

Una Tarea dentro de una Tarea de Proyecto puede estar integrada por minúsculas actividades.

Cada una de las actividades registradas podrán verse ordenadas dentro de la Cronología de actividades de la plataforma.

Gracias a la registración de actividades se puede mantener un prolijo seguimiento del trabajo, de clientes, contactos, candidatos y proyectos.

Características de una Actividad

Se pueden caracterizar las Actividades en la Plataforma EGA Futura de la siguiente manera:

• Son tareas u otras acciones que se realizan en el momento actual o futuro.
• Están relacionadas a la naturaleza y funcionamiento de la empresa.
• Pueden ser realizadas por uno o más usuarios.
• Son simples o compuestas, pudiendo requerirse varias actividades para lograr un objetivo.
• Pueden asociarse a registros específicos, facilitando el trabajo compartido.
• Es posible hacerles seguimiento para determinar su cumplimiento o avance.
• Pueden ser registradas y consultadas en cualquier momento en el historial.

Tipos de Actividades

En la Plataforma EGA Futura se pueden registrar cuatro tipos diferentes de Actividades.

Las Actividades son esos pequeños pasos que se dan a diario para alcanzar unos objetivos.

De forma que las Actividades se clasifican en:

• Tareas: son acciones por ejecutar para cumplir con una meta u objetivo. Su ejecución puede requerir un orden específico.
• Registros de llamada: son las anotaciones realizadas a propósito de los resultados de una llamada telefónica. Si la llamada se concretó o no, es importante dejar constancia escrita de ello.
• Correos electrónicos: los mensajes que se pueden enviar en el momento o de manera automática en una fecha determinada.
• Eventos: son los acontecimientos o reuniones que están programados para el futuro o que van a suceder. Puede anotarse su hora de inicio y finalización y vincularse con registros y contactos de la plataforma. Serán agendados de forma automática en el Calendario de la plataforma con fecha, hora, duración, estado de ocupación, participantes, lugar de realización y otros datos de relevancia.

Cada uno de los eventos queda registrado en la plataforma y vinculado al Calendario, donde los usuarios podrán verlos.

Qué queda registrado al crear una Actividad?

Hay que destacar que, al registrar una Actividad, quedará constancia en la plataforma del asunto, el tiempo en que será ejecutada, su estado y los usuarios involucrados.

Una vez que se programa una Actividad se pueden generar alarmas o notificaciones para recordarle al usuario su cumplimiento.

Tenemos dos recomendaciones sobre este punto.

• Tutorial para conocer más sobre recordatorios de actividades, o sea Tareas y Eventos.
• Tutorial sobre configuración de Recordatorios de actividades.

Además, tal como sucede con las actividades comunes del día a día en la compañía, es posible generar informes con los resultados alcanzados.

En estos informes queda reflejado el lapso de tiempo y todos los datos de interés que la conformaron.

Preguntas frecuentes sobre la Actividad

Registrar una llamada o una reunión deja rastro en el registro relacionado, y de ahí salen las consultas. Vemos qué tipos se cargan, dónde se consultan y cómo se pide un recordatorio.

Qué tipos de Actividad se pueden registrar?

Cuatro: Tareas, Registros de llamada, Correos electrónicos y Eventos.

Los Eventos además se agendan de forma automática en el Calendario de la plataforma.

Dónde se ven las Actividades registradas?

En la Cronología de actividades, donde aparecen ordenadas.

Todos los registros de la plataforma tienen un espacio reservado para las actividades relacionadas.

Qué datos quedan guardados en una Actividad?

El asunto, el tiempo en que será ejecutada, su estado y los usuarios involucrados.

Con esos datos después se pueden generar informes de los resultados alcanzados.

Se puede recibir un recordatorio de una Actividad?

Sí. Una vez programada, se pueden generar alarmas o notificaciones que le recuerdan al usuario su cumplimiento.