Aprende a hacer seguimiento de Tareas y control de Actividades

馃帗 Unidad
4
Objetivos de aprendizaje
Despu茅s de completar esta unidad, podr谩s:

Qu茅 diferencia hay entre la Cronolog铆a y el Historial de actividades?

La l铆nea de tiempo de actividades y la vista del historial de actividad son dos vistas diferentes y se comportan de manera diferente.

C贸mo accedo a Cronolog铆a y a Historial?

Tanto a la Cronolog铆a como a los historiales de tareas accedemos desde cualquier registro yendo al Sector Actividad.

  • A la Cronolog铆a o l铆nea de tiempo desde Secci贸n Pr贸ximas y vencidas.聽
  • A la vista del historial de actividades accedemos desde el bot贸n Ver Todo. Y en una p谩gina nueva en pesta帽a nueva se desplegar谩 el completo historial de actividades de ese registro.

Todas las actividades lucen de igual manera en Cronolog铆a e Historial?

Una diferencia aparece cuando enviamos una lista de correo electr贸nico a m煤ltiples contactos o cliente.聽

  • En la l铆nea de tiempo de actividades de cada destinatario, el correo electr贸nico de la lista aparece como un elemento.聽
  • Sin embargo, cuando hace clic en Ver todo para ver el historial de actividades del destinatario, se muestran todos los correos electr贸nicos enviados por la lista de correo electr贸nico.

Acumulaci贸n de actividades en el historial

Podemos guardar en el registro de una Cuenta el historial de actividades de un Contacto.

Pero si consideramos innecesario la acumulaci贸n de actividades en la Cuenta debemos tener presente que hay una configuraci贸n predeterminada seg煤n la cual el historial se produce de acuerdo a tres factores:

  1. Al uso de los campos:
  • Relacionado con,聽
  • Nombre,聽
  1. y de la configuraci贸n del uso de actividades compartidas.聽

Tengamos en聽 consideraci贸n si lo que necesitamos es deshabilitar el historial de actividades o ajustar alguno de esos par谩metros mencionados para prevenir la innecesaria acumulaci贸n de informaci贸n sobre actividades en la Cuenta.

Administraci贸n y control de las actividades聽

Una vez que generamos las tareas tenemos m煤ltiples formas de acceder a ellas.

Para poder dar el mejor seguimiento a tareas y eventos, vamos a conocer c贸mo se establece el acceso a una actividad o c贸mo se relacionan las actividades con los registros y c贸mo se determina la fecha de 煤ltima actividad en un registro.

D贸nde realizar un seguimiento de las tareas

Para tener todo el control sobre las tareas propias y las que hemos delegado contamos con m煤ltiples v铆as de acceso a las mismas.聽

Mencionaremos cada uno de esos lugares de la Plataforma donde poder ver las tareas.

En la P谩gina de inicio de tareas o Ficha de Tareas聽

Se muestran las Listas de tareas, lo que incluye las tareas que vencen hoy, todas las tareas abiertas, las tareas vencidas y las tareas completadas en los 煤ltimos siete d铆as.聽

Podemos crear listas personalizadas.

En la P谩gina de inicio de usuario聽

Podemos configurar que aparezca en la p谩gina de inicio de usuario una vista compacta filtrable de hasta un m谩ximo de cinco tareas.

En los Registros聽

En la Plataforma EGA Futura, vemos las tareas en la cronolog铆a de actividades o l铆nea de tiempo.聽

En la aplicaci贸n m贸vil, debemos utilizar listas relacionadas de los registros para ver poder ver tareas.聽

La aplicaci贸n m贸vil no tiene una versi贸n m贸vil de la cronolog铆a de actividades.

En los Reportes o informes de actividades聽

Podremos ver las tareas relacionadas con determinados registros y las tareas asignadas a personas de un nivel inferior al suyo en la jerarqu铆a de funciones de rol seg煤n privilegios.

En las Listas

Las tareas se muestran en Lista de actividades y vistas de calendario.

En Chatter聽

Las actualizaciones de tareas se muestran en las noticias en tiempo real para los registros relacionados.聽

Si bien se puede se puede utilizar Chatter para crear tareas para diferentes tipos de registros, esta funci贸n puede estar restringida por el administrador.聽

Por ejemplo, algunas personas pueden ver pero no crear tareas en las noticias de tiempo real para las cuentas a las que tienen acceso.

En el Calendario

Tambi茅n administramos las tareas desde el calendario.

Vamos a encontrar todos los detalles de c贸mo hacerlo en el Curso sobre eventos y calendarios de la Plataforma EGA Futura.

Aprende c贸mo visualizar y gestionar las actividades cotidianas de forma centralizada, personalizada y multidimensional (Tareas, Llamadas y Eventos)
Cronolog铆as e Historiales de actividad
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