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Ordenamos y clasificamos en carpetas los informes y los paneles de información, para que cada área de tu empresa encuentre lo suyo sin buscar de más.
En la plataforma EGA Futura los informes y paneles se organizan para su uso más eficiente, en carpetas (en la imagen al pie de esta página figura con el número 2).
Los informes están todos listados en la página de informes, accesible desde pestaña Informes de la barra de navegación (señalada en la imagen a pie de página con el número 1) o escribiendo la palabra informe en el buscador del Waffle.
De igual forma, los paneles tienen su propia página en la plataforma accesible desde la barra de navegación donde tiene su pestaña o buscando la palabra Panel en la caja de búsqueda del Waffle o iniciador de aplicación.
En la barra lateral izquierda de la página se encuentra un menú de agrupaciones de Informes o Paneles. La vemos en la siguiente imagen.
Cada grupo de la barra lateral clasifica los informes o paneles.
En esta barra lateral se encuentra el grupo llamado Reciente donde sólo se ven los que se ha visitado últimamente.
Las otras categorías agrupan informes o paneles de forma individual y se clasifican en Creado por mí, Paneles privados y Todos los paneles.
También se encuentran los grupos de carpetas donde están organizadas en Todas las carpetas, Carpetas creadas por mí, y Carpetas compartidas conmigo.
Finalmente, aquellos con los que se trabaja más frecuentemente pueden ser agrupados en Favoritos para accederlos más rápidamente.
Guardar en carpetas vuelve la organización más flexible y segura por varios motivos que vamos a explicar.
Es posible crear carpetas y subcarpetas lo que simplifica la navegación y ubicación de informes y paneles.
Esta estructura permite heredar permisos y restricciones de las carpetas de jerarquía superior a las de inferior jerarquía, es decir a las carpetas que contienen.
Vemos un ejemplo en la imagen de arriba donde en la Carpeta Compartido conmigo encontramos otras carpetas que contienen paneles.
Tip de eficiencia: Elimina informes y paneles desactualizados o duplicados y ajusta los nombres y la jerarquía según sea necesario
Hablaremos de los permisos a continuación.
Cada carpeta puede ser controlada con diferentes tipos de permisos y estos afectan a todos los informes y paneles que ella contiene.
Las carpetas pueden ser configuradas con los siguientes permisos:
Se puede limitar el acceso y acciones sobre la carpeta para determinados perfiles de usuarios, a los fines de limitar que solamente las personas autorizadas tengan acceso a cierta información.
Se puede refinar el acceso con automatizaciones mediante reglas.
Es posible establecer múltiples formas de limitar el acceso a carpetas, dependiendo de condiciones que se establezcan por ejemplo podemos establecer reglas de acceso basadas en criterios específicos, como el rol del usuario, la ubicación o el proyecto al que pertenece.
Se puede compartir carpetas con usuarios específicos o con grupos determinados, lo que nos permite controlar exactamente quién puede ver y modificar la información.
De la siguiente forma creamos una carpeta:
Vamos a poder mover informes y paneles propios o aquellos para los cuales tengamos permisos suficientes para dicha acción.
Cómo se hace:
Para conocer múltiples opciones de Seguridad, edición y configuración de carpetas de informes y paneles te invito a visitar este tutorial Crear Modificar Borrar y Compartir Carpetas en EGA Futura
Regularmente es necesario revisar y limpiar las carpetas para eliminar informes y paneles obsoletos o innecesarios
Hay variados tipos de carpetas, cada uno con características particulares.
Vamos a describir los tipos de carpetas y la funcionalidad de la carpeta de favoritos (señalada en la imagen del pie de página con el número 4)
Están disponibles para todos los usuarios de la organización.
Se utilizan para contener informes y paneles que son relevantes para toda la empresa o para grandes equipos.
Permisos. Todos los usuarios pueden ver su contenido y, dependiendo de la configuración de permisos, podrán editar o ejecutar los diferentes informes y paneles.
Solamente pueden acceder a su contenido el propietario de la carpeta y los usuarios con permisos suficientes o específicos.
Se utilizan para informes y paneles que contienen información sensible o confidencial o para uso propio del usuario.
Las carpetas no se ocultan y los nombres de las carpetas se visualizan, por lo que es importante tener en cuenta este detalle si se necesita confidencialidad.
Permisos. El propietario puede brindar permisos de lectura o edición a otros usuarios según lo considere necesario.
Estas carpetas son compartidas con usuarios, grupos específicos de usuarios o roles dentro de la organización.
Se usan para la colaboración en proyectos o para equipos y departamentos donde se necesita compartir información específica sin hacerla accesible a toda la organización.
Permisos. La configuración de acceso permite otorgar permisos personalizados según los requerimientos del grupo o rol.
Los permisos de una carpeta se heredan a todas sus subcarpetas, es decir, se replican en todas las carpetas que contiene.
Importante. La misma configuración de uso compartido se aplica automáticamente a todas las subcarpetas de una carpeta
Desde la página de informes o paneles, presionando el botón de acción que encontramos a la derecha en la fila de cada uno, podemos marcarlo como Favorito y esta acción permitirá agruparlos en una carpeta especial (señalado en la imagen siguiente con el número 6)
La carpeta de favoritos es muy útil ya que permite a los usuarios acceder rápidamente a los informes y paneles que utilizan con mayor frecuencia.
El lugar unificado donde se puede acceder a todos los elementos guardados en Favoritos de toda la plataforma desde todas las páginas de la plataforma en el sector superior derecho, donde encontramos la estrella que sirve para agregar páginas a Favoritos, a la derecha, está acompañado por un botón en forma de flecha que despliega la lista de todos los favoritos.
A veces dejamos de necesitar un informe para el trabajo cotidiano.
Para eliminar un informe o panel de la carpeta de favoritos basta con ir a la carpeta de favoritos y seleccionar la opción Eliminar de Favoritos que se encuentra a la derecha en el botón de acciones.
Acceso Rápido. Al añadir un informe o panel a la carpeta de favoritos, evitamos navegar desde carpetas a subcarpetas para acceder a ellos rápidamente.
Personalización. Cada usuario puede personalizar su carpeta de favoritos, pudiendo organizar el trabajo diario según sus necesidades y preferencias de rápido acceso a los datos más importantes para el usuario, mejorando la eficiencia y la productividad al reducir el tiempo de búsqueda.
El concepto de carpetas compartidas o no compartidas es diferente al concepto de carpetas públicas y privadas:
Todos los permisos se pueden configurar a medida según las necesidades de cada organización.
Si tu empresa está evaluando EGA Futura ERP para tomar decisiones con informes que salen de los datos operativos del día, agenda una demo: dura 30 a 45 minutos, es sin compromiso y la da una persona del equipo.
Estas son las dudas que aparecen apenas creamos las primeras carpetas y las compartimos con el equipo.
No hace falta rehacerlo. Abrimos el informe, entramos en Modificar y en sus propiedades elegimos la carpeta de destino, o usamos la acción Mover desde la fila del informe. Si la carpeta que queremos todavía no existe, la creamos desde esas mismas propiedades.
Sí. La configuración de uso compartido que aplicamos a una carpeta se transmite a todas las subcarpetas que contiene. Conviene tenerlo presente al armar estructuras de varios niveles, porque lo que abrimos arriba queda abierto abajo.
Ver permite mirar el contenido sin tocarlo y modificar habilita editar los informes y paneles guardados en la carpeta. Gestionar entrega el control completo de la carpeta y de todas sus propiedades. Por eso recomendamos dejar ver como opción habitual y reservar los otros dos niveles para las personas clave del equipo.
Lo más común es que le falten permisos sobre esa carpeta, o que el informe se haya movido a otra a la que esa persona no accede. Vale revisar también los filtros de búsqueda y el grupo de la barra lateral en el que está ubicado. Si aun así no aparece, el administrador de tu empresa puede ajustar el acceso.
En general sí, buscándolo en la papelera de reciclaje, según el tiempo que los elementos permanezcan allí. Si no aparece, el administrador del sistema puede restaurarlo. Por eso conviene revisar el contenido antes de eliminar una carpeta entera.
Sí. Una carpeta creada desde una aplicación de la plataforma se ve igual desde todas las otras. Lo que no se mezcla son los tipos: las carpetas de informes guardan informes y las de paneles guardan paneles.
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En este tutorial vas a aprender cómo ordenar y clasificar tus informes y paneles de información de manera eficiente dentro de la Plataforma EGA Futura.
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La Plataforma EGA Futura te permite crear y modificar y duplicar tanto informes y paneles de información de manera ilimitada.
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¿Qué son los informes? Principalmente reportes o listados de información tomando como punto de partida los registros que están en tu base de datos.
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¿Qué son los paneles de información? Los paneles de información son tableros de comando que reúnen un montón de indicadores clave provenientes de tus informes.
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A lo largo de las diferentes aplicaciones de EGA Futura, el núcleo de EGA Futura tiene 15 aplicaciones que cada empresa decide cuáles activar y desactivar y que todas interactúan entre sí.
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A través de las diferentes aplicaciones van a poder ver dos pestañas o fichas: Una llamada informes y otra llamada paneles.
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Informes almacena informes y paneles almacena paneles. Prácticamente tienen la misma estructura... Por un lado tenemos Reciente en donde en este caso tenemos la posibilidad de ver los informes recientemente ejecutados por nosotros, aquellos que son creados por mí informes privados, públicos, todos los informes.
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Cuando hablo de todos los informes estoy hablando de todos los informes a los cuales yo tengo acceso como usuario, no todos los informes presentes en tu instancia o en tu plataforma.
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Aclaremos que EGA Futura tiene diferentes perfiles de usuario, cada perfil de usuario tiene diferentes niveles de acceso y esos niveles de acceso pueden estar bloqueando informes.
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Y también van a estar ocultos los informes privados que cada usuario tenga.
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Lo que yo quiero hacer es que nos concentremos en el uso de carpetas. Si yo hago clic en todas las carpetas, tengo la posibilidad de crear carpetas y lo más interesante de todo esto, crear subcarpetas.
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Uno de los secretos claves para la correcta administración de informes y de paneles es la utilización de carpetas y de subcarpetas.
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Pensemos a todo esto que estamos viendo ahora en pantalla como un disco rígido en la nube, en donde el equivalente a cada informe es un archivo en tu disco rígido. Esto está en la nube.
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Entonces, por ejemplo, tengo una carpeta de origen, se llama ventas y después voy a tener diferentes carpetas y por ejemplo, aquí puedo crear "ventas Canadá" y tengo otra carpeta más.
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En este caso las carpetas están vacías. Esta carpeta tiene un informe almacenado en ella. Si yo hago clic a este informe, obviamente lo estoy ejecutando.
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¿Qué es lo que ocurre si yo al informe le doy clic en Modificar y posteriormente Propiedades? Yo sin ningún tipo de problema, puedo decir que la carpeta en donde este informe se va almacenar es ventas Canadá y lo acabo de mover de carpeta.
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Si yo voy a la ficha Informes, hago clic en Todas las carpetas y me voy a la carpeta ventas Canadá, voy a ver el informe allí.
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¿Cuál es el otro secreto por una correcta administración de informes y paneles? Utilizar descripciones con formas de preguntas, por ejemplo, aquí... Esto un informe que yo he creado para una capacitación en vivo que les recomiendo mucho verla porque hay retransmisiones en egafutura.com/vivo
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Realmente les recomiendo mucho ver una de las capacitaciones en vivo que yo he grabado ahí acerca de informes y paneles.
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Este es un ejemplo que yo he utilizado en una de esas capacitaciones y estoy utilizando como descripción una pregunta. Porque la pregunta responde al contenido de lo que yo estoy viendo aquí dentro.
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Si vemos cuáles son los informes predeterminados en EGA Futura vamos a ver que todos tienen una pregunta como buena práctica que les va ayudar a ustedes a entender qué es lo que hace ese informe.
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Teniendo en cuenta que EGA Futura les permite crear informes y paneles sin restricciones, obviamente dependiendo del perfil de usuario, es súper importante mantener como buena práctica la asepsia en la organización a través del uso correcto de descripciones, el uso correcto de nombres y el uso correcto de carpetas.
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Ahora voy a irme a paneles. Si yo hago clic en la ficha paneles es prácticamente igual. Fíjense, como ejemplo, aquí yo tengo (estamos hablando de paneles) un panel que se llama "Ventas estratégicas" en donde la descripción claramente me indica qué es lo que hay dentro de ese panel.
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Y ahora bien, si yo tengo este otro panel que se llama ventas estratégicas 2 sin una descripción, me veo obligado a darle clic y a ejecutarlo para ver qué tiene.
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Acá estamos viendo que el uso de las preguntas es súper importante.
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¿Qué más puedo hacer con carpetas y paneles? Una de las cosas que podemos hacer con las carpetas es compartirlas.
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Quiero aclarar que dentro del árbol de carpetas (cuando estoy hablando árbol de carpetas este ejemplo... En este ejemplo ventas tiene una estructura) cuando hablo de compartir siempre estás opciones van a estar disponibles en la carpeta principal, no en las subcarpetas.
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Las subcarpetas van a heredar todas esas propiedades. Concretamente lo que yo puedo hacer es compartir una carpeta con diferentes usuarios y darles diferentes tipos de permiso (los clásicos): Ver, modificar y gestionar. En donde éste es el permiso más potente que sería darle el equivalente a los permisos de administrador.
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¿Qué otra de las cosas podemos hacer? Poner carpetas e informes como favoritos. Prestemos atención ¿qué ocurre si yo hago clic en esta carpeta? Esta carpeta la acabo de agregar a favoritos. Si yo hago clic aquí... La estoy viendo.
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Por supuesto que los favoritos nos dan la posibilidad de poner prácticamente cualquier cosa como favoritos dentro de EGA Futura.
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Dentro de egafutura.com/tutoriales les recomiendo ver muchísimo uno de los tutoriales, pura y exclusivamente en donde hablamos del uso de favoritos.
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A modo de recapitulación les cuento: Los favoritos se pueden administrar y podemos poner registros, carpetas, informes, temas, lo que quieran.
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Por supuesto, dentro de esta opción, tanto en las carpetas de paneles como en las de informe, tengo la habilidad de verlos.
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¿Qué otras cosas podemos hacer? Si yo, por ejemplo, me voy a todos los informes, una de las cosas que puedo hacer es utilizar este motor de búsqueda que va a buscar informes dentro de esta carpeta.
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Ejemplo, si yo hago un ingreso de "acti" va a buscar todos los informes que tengan "acti" (activos, actividades).
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Otra de las cosas que puedo hacer es seleccionar los campos que se van a visualizar aquí en estas columnas, como si fuese una vista de lista, porque hay campos que van a ser sumamente interesantes. Como, por ejemplo, el suscripto para darme a mí la facilidad de entender si estoy... Si tengo una suscripción activa con uniforme o con un panel (quienes estén preguntando qué es una suscripción a un informe o un panel, es que EGA Futura les envíe una vez al mes, una vez a la semana o en días específicos, al correo electrónico, la ejecución de ese informe.
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Otra de las cosas que voy a poder ver es la fecha de la última modificación y lo más importante, o algo sumamente importante, es la fecha de la última ejecución del informe del panel. Porque muchas veces cuando las empresas se ponen a crear informes, crear informes y crear informes y duplicarlos y modificarlos, en un momento determinado, es muy fácil tener 200, 300, 400 informes dentro de EGA Futura.
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Y hay veces en donde pueda resultar necesario saber si un informe está desactualizado o no y la fecha de última ejecución es sumamente vital para saber si ese informe fue ejecutado, por ejemplo, hace 2 años atrás y si realmente estamos necesitando borrarlo con el objetivo de limpiar un poco cantidad de informes que tenemos dentro del sistema.
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Otra de las cosas que también quiero mencionar, es que además de poder acceder a todos los informes y a todos los paneles desde esta carpeta, es desde las fichas que tenemos en informes y en paneles, como bien dije, se pueden acceder desde favoritos.
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Si yo hago clic aquí, directamente viajo a esta carpeta y al mismo tiempo con el motor de búsqueda. Por ejemplo, si yo aquí hago una búsqueda por la palabra ventas, prestemos atención que yo voy a ver, voy a tener un vistazo de todos los resultados que coinciden con ventas.
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Este caso ventas estratégicas, que es un panel, que es éste, ventas estratégica 2, que es éste, administración y ventas que es un área funcional, ventas que es otra área funcional y hasta incluso tengo un entrenamiento creado aquí que se llama curso de técnicas de venta.
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Recapitulando: Tanto los informes y paneles se pueden ordenar y clasificar utilizando carpetas. Esas carpetas pueden ser privadas, pueden ser públicas, pueden tener niveles de acceso.
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Al mismo tiempo tanto los informes y paneles son accesibles desde el motor de búsqueda y se pueden también utilizar mediante la opción favoritos.
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Como les comentaba recién, les recomiendo mucho ver la capacitación en vivo que se llama INFO-101, INFO-101, la capacitación en vivo que tenemos dentro de egafutura.com/vivo.
Ventas, compras, inventario, finanzas y equipo, con la información al día y disponible desde cualquier dispositivo. Funciona en la nube, así que no hay servidores que mantener.
