Como ordenar y clasificar Informes y Paneles en carpetas?

Accede a toda la informaci贸n de tu empresa creando y modificando informes de manera simple y sencilla.
馃帗Tutorial actualizado en
2020
Informes y Paneles de la Plataforma EGA Futura
En este tutorial vas a aprender c贸mo ordenar y clasificar tus informes y paneles de informaci贸n de manera eficiente dentro de la Plataforma EGA Futura.
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En este tutorial vas a aprender c贸mo ordenar y clasificar tus informes y paneles de informaci贸n de manera eficiente dentro de la Plataforma EGA Futura.

[00:00:12.900]
La Plataforma EGA Futura te permite crear y modificar y duplicar tanto informes y paneles de informaci贸n de manera ilimitada.

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驴Qu茅 son los informes? Principalmente reportes o listados de informaci贸n tomando como punto de partida los registros que est谩n en tu base de datos.

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驴Qu茅 son los paneles de informaci贸n? Los paneles de informaci贸n son tableros de comando que re煤nen un mont贸n de indicadores clave provenientes de tus informes.

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A lo largo de las diferentes aplicaciones de EGA Futura, el n煤cleo de EGA Futura tiene 15 aplicaciones que cada empresa decide cu谩les activar y desactivar y que todas interact煤an entre s铆.

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A trav茅s de las diferentes aplicaciones van a poder ver dos pesta帽as o fichas: Una llamada informes y otra llamada paneles.

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Informes almacena informes y paneles almacena paneles. Pr谩cticamente tienen la misma estructura... Por un lado tenemos Reciente en donde en este caso tenemos la posibilidad de ver los informes recientemente ejecutados por nosotros, aquellos que son creados por m铆 informes privados, p煤blicos, todos los informes.

[00:01:52.200]
Cuando hablo de todos los informes estoy hablando de todos los informes a los cuales yo tengo acceso como usuario, no todos los informes presentes en tu instancia o en tu plataforma.

[00:02:08.300]
Aclaremos que EGA Futura tiene diferentes perfiles de usuario, cada perfil de usuario tiene diferentes niveles de acceso y esos niveles de acceso pueden estar bloqueando informes.

[00:02:21.100]
Y tambi茅n van a estar ocultos los informes privados que cada usuario tenga.

[00:02:27.200]
Lo que yo quiero hacer es que nos concentremos en el uso de carpetas. Si yo hago clic en todas las carpetas, tengo la posibilidad de crear carpetas y lo m谩s interesante de todo esto, crear subcarpetas.

[00:02:48.400]
Uno de los secretos claves para la correcta administraci贸n de informes y de paneles es la utilizaci贸n de carpetas y de subcarpetas.

[00:03:03.000]
Pensemos a todo esto que estamos viendo ahora en pantalla como un disco r铆gido en la nube, en donde el equivalente a cada informe es un archivo en tu disco r铆gido. Esto est谩 en la nube.

[00:03:27.600]
Entonces, por ejemplo, tengo una carpeta de origen, se llama ventas y despu茅s voy a tener diferentes carpetas y por ejemplo, aqu铆 puedo crear "ventas Canad谩" y tengo otra carpeta m谩s.

[00:03:44.000]
En este caso las carpetas est谩n vac铆as. Esta carpeta tiene un informe almacenado en ella. Si yo hago clic a este informe, obviamente lo estoy ejecutando.

[00:04:04.300]
驴Qu茅 es lo que ocurre si yo al informe le doy clic en Modificar y posteriormente Propiedades? Yo sin ning煤n tipo de problema, puedo decir que la carpeta en donde este informe se va almacenar es ventas Canad谩 y lo acabo de mover de carpeta.

[00:04:32.300]
Si yo voy a la ficha Informes, hago clic en Todas las carpetas y me voy a la carpeta ventas Canad谩, voy a ver el informe all铆.

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驴Cu谩l es el otro secreto por una correcta administraci贸n de informes y paneles? Utilizar descripciones con formas de preguntas, por ejemplo, aqu铆... Esto un informe que yo he creado para una capacitaci贸n en vivo que les recomiendo mucho verla porque hay retransmisiones en egafutura.com/vivo

[00:05:18.600]
Realmente les recomiendo mucho ver una de las capacitaciones en vivo que yo he grabado ah铆 acerca de informes y paneles.

[00:05:28.000]
Este es un ejemplo que yo he utilizado en una de esas capacitaciones y estoy utilizando como descripci贸n una pregunta. Porque la pregunta responde al contenido de lo que yo estoy viendo aqu铆 dentro.

[00:05:44.500]
Si vemos cu谩les son los informes predeterminados en EGA Futura vamos a ver que todos tienen una pregunta como buena pr谩ctica que les va ayudar a ustedes a entender qu茅 es lo que hace ese informe.

[00:05:58.900]
Teniendo en cuenta que EGA Futura les permite crear informes y paneles sin restricciones, obviamente dependiendo del perfil de usuario, es s煤per importante mantener como buena pr谩ctica la asepsia en la organizaci贸n a trav茅s del uso correcto de descripciones, el uso correcto de nombres y el uso correcto de carpetas.

[00:06:26.300]
Ahora voy a irme a paneles. Si yo hago clic en la ficha paneles es pr谩cticamente igual. F铆jense, como ejemplo, aqu铆 yo tengo (estamos hablando de paneles) un panel que se llama "Ventas estrat茅gicas" en donde la descripci贸n claramente me indica qu茅 es lo que hay dentro de ese panel.

[00:07:00.700]
Y ahora bien, si yo tengo este otro panel que se llama ventas estrat茅gicas 2 sin una descripci贸n, me veo obligado a darle clic y a ejecutarlo para ver qu茅 tiene.

[00:07:17.200]
Ac谩 estamos viendo que el uso de las preguntas es s煤per importante.

[00:07:20.300]
驴Qu茅 m谩s puedo hacer con carpetas y paneles? Una de las cosas que podemos hacer con las carpetas es compartirlas.

[00:07:30.700]
Quiero aclarar que dentro del 谩rbol de carpetas (cuando estoy hablando 谩rbol de carpetas este ejemplo... En este ejemplo ventas tiene una estructura) cuando hablo de compartir siempre est谩s opciones van a estar disponibles en la carpeta principal, no en las subcarpetas.

[00:07:51.600]
Las subcarpetas van a heredar todas esas propiedades. Concretamente lo que yo puedo hacer es compartir una carpeta con diferentes usuarios y darles diferentes tipos de permiso (los cl谩sicos): Ver, modificar y gestionar. En donde 茅ste es el permiso m谩s potente que ser铆a darle el equivalente a los permisos de administrador.

[00:08:16.600]
驴Qu茅 otra de las cosas podemos hacer? Poner carpetas e informes como favoritos. Prestemos atenci贸n 驴qu茅 ocurre si yo hago clic en esta carpeta? Esta carpeta la acabo de agregar a favoritos. Si yo hago clic aqu铆... La estoy viendo.

[00:08:36.300]
Por supuesto que los favoritos nos dan la posibilidad de poner pr谩cticamente cualquier cosa como favoritos dentro de EGA Futura.

[00:08:44.200]
Dentro de egafutura.com/tutoriales les recomiendo ver much铆simo uno de los tutoriales, pura y exclusivamente en donde hablamos del uso de favoritos.

[00:08:56.500]
A modo de recapitulaci贸n les cuento: Los favoritos se pueden administrar y podemos poner registros, carpetas, informes, temas, lo que quieran.

[00:09:08.800]
Por supuesto, dentro de esta opci贸n, tanto en las carpetas de paneles como en las de informe, tengo la habilidad de verlos.

[00:09:20.900]
驴Qu茅 otras cosas podemos hacer? Si yo, por ejemplo, me voy a todos los informes, una de las cosas que puedo hacer es utilizar este motor de b煤squeda que va a buscar informes dentro de esta carpeta.

[00:09:37.200]
Ejemplo, si yo hago un ingreso de "acti" va a buscar todos los informes que tengan "acti" (activos, actividades).

[00:09:51.300]
Otra de las cosas que puedo hacer es seleccionar los campos que se van a visualizar aqu铆 en estas columnas, como si fuese una vista de lista, porque hay campos que van a ser sumamente interesantes. Como, por ejemplo, el suscripto para darme a m铆 la facilidad de entender si estoy... Si tengo una suscripci贸n activa con uniforme o con un panel (quienes est茅n preguntando qu茅 es una suscripci贸n a un informe o un panel, es que EGA Futura les env铆e una vez al mes, una vez a la semana o en d铆as espec铆ficos, al correo electr贸nico, la ejecuci贸n de ese informe.

[00:10:35.400]
Otra de las cosas que voy a poder ver es la fecha de la 煤ltima modificaci贸n y lo m谩s importante, o algo sumamente importante, es la fecha de la 煤ltima ejecuci贸n del informe del panel. Porque muchas veces cuando las empresas se ponen a crear informes, crear informes y crear informes y duplicarlos y modificarlos, en un momento determinado, es muy f谩cil tener 200, 300, 400 informes dentro de EGA Futura.

[00:11:04.200]
Y hay veces en donde pueda resultar necesario saber si un informe est谩 desactualizado o no y la fecha de 煤ltima ejecuci贸n es sumamente vital para saber si ese informe fue ejecutado, por ejemplo, hace 2 a帽os atr谩s y si realmente estamos necesitando borrarlo con el objetivo de limpiar un poco cantidad de informes que tenemos dentro del sistema.

[00:11:32.000]
Otra de las cosas que tambi茅n quiero mencionar, es que adem谩s de poder acceder a todos los informes y a todos los paneles desde esta carpeta, es desde las fichas que tenemos en informes y en paneles, como bien dije, se pueden acceder desde favoritos.

[00:12:00.700]
Si yo hago clic aqu铆, directamente viajo a esta carpeta y al mismo tiempo con el motor de b煤squeda. Por ejemplo, si yo aqu铆 hago una b煤squeda por la palabra ventas, prestemos atenci贸n que yo voy a ver, voy a tener un vistazo de todos los resultados que coinciden con ventas.

[00:12:25.200]
Este caso ventas estrat茅gicas, que es un panel, que es 茅ste, ventas estrat茅gica 2, que es 茅ste, administraci贸n y ventas que es un 谩rea funcional, ventas que es otra 谩rea funcional y hasta incluso tengo un entrenamiento creado aqu铆 que se llama curso de t茅cnicas de venta.

[00:12:44.100]
Recapitulando: Tanto los informes y paneles se pueden ordenar y clasificar utilizando carpetas. Esas carpetas pueden ser privadas, pueden ser p煤blicas, pueden tener niveles de acceso.

[00:12:58.200]
Al mismo tiempo tanto los informes y paneles son accesibles desde el motor de b煤squeda y se pueden tambi茅n utilizar mediante la opci贸n favoritos.

[00:13:08.600]
Como les comentaba reci茅n, les recomiendo mucho ver la capacitaci贸n en vivo que se llama INFO-101, INFO-101, la capacitaci贸n en vivo que tenemos dentro de egafutura.com/vivo.

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