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En esta sección, vamos a explorar la plataforma de usuarios y cómo podemos acceder a la información de manera eficiente. Es fundamental comprender el concepto de categorización por aplicaciones en la plataforma, los perfiles de usuario y sus niveles de acceso, así como las recomendaciones clave para los nuevos usuarios.
La plataforma de usuarios se organiza en diferentes aplicaciones, cada una con su conjunto único de funciones y características. Estas aplicaciones son accesibles para usuarios con perfiles específicos, lo que significa que nuestro nivel de acceso puede variar según el rol que tengamos en la empresa. Es crucial tener en cuenta que el perfil determina qué información podemos ver y qué acciones podemos realizar dentro de la plataforma.
Los perfiles de usuario definen los niveles de acceso a las diferentes aplicaciones dentro de la plataforma. Algunos usuarios pueden tener permisos amplios que les permiten interactuar con todas las funciones, mientras que otros pueden tener restricciones en ciertas áreas. Es esencial conocer nuestro perfil y las limitaciones asociadas para maximizar la productividad y la eficiencia en el uso de la plataforma.
Para los nuevos usuarios, se recomienda explorar los tutoriales introductorios disponibles en la plataforma. Estos tutoriales proporcionan una visión general de las funciones básicas y nos ayudan a familiarizarnos con la interfaz y las herramientas disponibles. Además, es importante seguir las recomendaciones de seguridad y buenas prácticas para garantizar un uso adecuado de la plataforma y proteger la información confidencial.
En resumen, la plataforma de usuarios ofrece una amplia gama de funciones y posibilidades, pero es fundamental comprender cómo están estructuradas las aplicaciones, cómo se gestionan los perfiles de usuario y qué pasos seguir como nuevo usuario para aprovechar al máximo todas las capacidades que ofrece. Exploremos, aprendamos y aprovechemos al máximo esta poderosa herramienta!
Para poder acceder a la información creada por otros usuarios en la plataforma de usuarios, es fundamental comprender la necesidad de contar con los permisos adecuados en nuestro perfil de usuario. La visualización de la información está directamente relacionada con el nivel de acceso que tengamos, lo cual puede variar según el perfil dentro de la plataforma.
Imaginemos que formamos parte de un equipo donde todos los integrantes tienen perfiles homogéneos, lo que significa que comparten los mismos privilegios de acceso a las distintas aplicaciones. En este escenario, la uniformidad de perfiles facilita la interacción y colaboración, ya que todos pueden acceder a la misma información sin restricciones.
En la plataforma, la información se organiza por aplicaciones que pueden ser accedidas por diferentes usuarios según sus perfiles. Algunos perfiles tienen acceso total a todas las aplicaciones, mientras que otros tienen restricciones específicas. Por lo tanto, es crucial que nuestro perfil nos permita visualizar la información creada por otros usuarios. Si el perfil no cuenta con los permisos necesarios, no podemos acceder a ciertos datos, como productos en inventario u otra información relevante.
Es esencial recordar que la plataforma ofrece opciones avanzadas en cuanto a perfiles de usuario y seguridad. Desde el área de soporte, podemos explorar la granularidad de los perfiles y las diversas alternativas que la plataforma ofrece para filtrar información, rastrear modificaciones y documentar acciones.
Una forma práctica de notificar a otros usuarios sobre información relevante es a través del componente de chatter. Por ejemplo, al crear una nueva cuenta o empresa, podemos mencionar a otros usuarios para informarles sobre este registro. También podemos compartir la URL del registro para que accedan a él si cuentan con los permisos necesarios.
Además, la plataforma nos permite acceder a registros simplemente copiando y pegando la URL en mensajes o correos electrónicos. Al hacer clic en objetos como cuentas o contactos, la lista de vistos recientemente muestra los registros que visualizamos hace poco, lo que facilita el seguimiento de la información relevante para nuestro trabajo.
Para simplificar la búsqueda de información creada por otros usuarios, podemos utilizar el motor de búsqueda interno y consultar con nuestros colegas sobre los datos específicos que estamos buscando. Recordemos que seguir los tutoriales introductorios y de nivel principiante nos ayuda a aprovechar al máximo la plataforma y sus funcionalidades.
En resumen, acceder a la información creada por otros usuarios en la plataforma de usuarios requiere comprender la estructura de perfiles, los permisos necesarios y las herramientas disponibles para facilitar la visualización de datos. Usamos las notificaciones, el filtrado de información y las listas para acceder de manera eficiente a la información relevante para el trabajo diario.
Al utilizar la plataforma de usuarios, es fundamental comprender cómo notificar a otros sobre registros nuevos. Para empezar, la creación de una cuenta en la plataforma es el primer paso para acceder a la información generada por nuestros compañeros. Al crear una cuenta, hay que completar los campos necesarios, como el nombre de la empresa y el tipo de distribuidor, para facilitar la identificación de los registros.
El uso del componente de chatter para notificaciones es una herramienta poderosa. Podemos mencionar a otros usuarios, como Pedro Sánchez, para informarles sobre la existencia de nuevos registros. De esta manera, el motor de notificación de chatter nos permite comunicarnos de forma efectiva con nuestros colegas, manteniéndolos al tanto de las actualizaciones en la plataforma.
Otra forma de notificar a otros usuarios es compartiendo la URL del registro recién creado. Al compartir la URL, les damos acceso directo al registro, siempre y cuando tengan los permisos necesarios para visualizarlo. Esta práctica facilita la colaboración y el intercambio de información entre los miembros del equipo.
Para acceder a los registros creados por otros usuarios, podemos utilizar el motor de búsqueda de la plataforma. Simplemente copiamos y pegamos la dirección URL en mensajes de correo electrónico o WhatsApp para compartir la información de manera rápida y sencilla.
Es esencial recordar que al hacer clic en un objeto, como cuentas o contactos, la lista de vistos recientemente muestra los registros que visualizamos hace poco. Al seleccionar todas las cuentas, tenemos acceso a todos los registros de la base de datos que nuestro perfil nos permita ver.
Los perfiles de usuario desempeñan un papel crucial en el acceso a la información. Dependiendo del perfil que tengamos, podemos acceder a diferentes aplicaciones y registros dentro de la plataforma. Es importante familiarizarse con los tutoriales disponibles en la plataforma para aprovechar al máximo sus funcionalidades.
Además de utilizar el motor de búsqueda, las listas son una excelente herramienta para filtrar registros creados por otros usuarios. Al crear una lista nueva, podemos segmentar la información de manera más eficiente, facilitando la visualización de datos específicos según nuestras necesidades.
En resumen, al notificar a otros usuarios sobre registros nuevos, conviene aprovechar al máximo las funcionalidades de la plataforma. Desde la creación de cuentas hasta el uso del componente de chatter y el intercambio de URLs, cada paso contribuye a una comunicación efectiva y colaborativa entre los miembros del equipo.
En esta sección, vamos a explorar la importancia de utilizar listas para filtrar información de manera eficiente en la plataforma de usuarios. Al crear y filtrar listas, podemos acceder a datos de forma organizada, optimizando la experiencia de búsqueda y visualización de contenido.
Al aprovechar las funcionalidades de las listas en la plataforma, podemos mejorar la eficiencia en la búsqueda y el acceso a datos relevantes, lo que contribuye a una experiencia más productiva y satisfactoria en el trabajo diario.
Para mejorar nuestra experiencia en la plataforma de usuarios, es fundamental dominar el uso del motor de búsqueda. Este recurso nos permite acceder de manera eficiente a la información creada por otros usuarios. Al utilizar el motor de búsqueda de forma efectiva, encontramos rápidamente los datos que necesitamos, optimizando así el tiempo y aumentando la productividad.
Otro aspecto clave para sacar el máximo provecho de la plataforma es seguir los tutoriales introductorios. Estos tutoriales nos brindan una base sólida para comprender todas las funcionalidades y herramientas disponibles. Recordemos que la información que obtengamos de estos tutoriales es fundamental para desenvolvernos con confianza en la plataforma y aprovechar al máximo sus capacidades.
La optimización de la visualización de datos es otro punto crucial. Hay que configurar nuestro perfil de usuario de manera adecuada para acceder a la información relevante. Si tenemos dudas sobre cómo ajustar las preferencias de visualización, conviene consultar los recursos de soporte disponibles o contactar al equipo de ayuda.
En resumen, al dominar el uso del motor de búsqueda, seguir los tutoriales introductorios y optimizar la visualización de datos, estamos en el camino correcto para mejorar nuestra experiencia en la plataforma. Recordemos que la práctica constante y la exploración activa de las funcionalidades nos permiten aprovechar al máximo todas las herramientas disponibles.
Al finalizar esta guía, adquirimos conocimientos clave sobre cómo ver información en una plataforma de usuarios y utilizar listas para optimizar el manejo de datos. Conviene seguir las recomendaciones y tutoriales para sacar el máximo provecho de la plataforma. Sigamos explorando y mejorando la eficiencia en la gestión de información!
Si tu empresa está evaluando EGA Futura ERP para reemplazar las planillas y los sistemas sueltos con una sola base de datos, agenda una demo: dura 30 a 45 minutos, es sin compromiso y la da una persona del equipo.
Estas dudas aparecen cuando alguien del equipo asegura haber cargado un registro que nosotros no llegamos a ver.
Porque el perfil de cada usuario determina a qué aplicaciones y a qué información se accede. Si nuestro perfil no llega a inventario, por ejemplo, no vamos a ver los productos que otros cargan ahí, y lo mismo pasa a la inversa con lo que cargamos nosotros.
No. La dirección que figura en la barra del navegador se puede pegar en un correo o en un mensaje, y lleva directo al registro, pero solamente entra quien tenga los permisos para verlo. El enlace acorta el camino, no reemplaza al perfil.
Porque la lista que aparece primero es la de vistos recientemente, y esa muestra solo los registros que abrimos hace poco. Para ver todo lo que el perfil permite, conviene pasar a la lista que reúne el total de registros del objeto.
Que el criterio incluya todos los registros del objeto y no solamente los propios. Un filtro puesto en mis cuentas, por ejemplo, deja afuera todo lo que crearon los demás, y esa es una causa habitual de listas que parecen incompletas.
Sí. Hay organizaciones con oficinas en varios países donde cada equipo ve la información de su región y las jefaturas ven la de todas. Es una configuración de seguridad y no algo que se resuelva desde la vista de lista.
La forma más directa es mencionarlo desde el componente Chatter del propio registro, porque el aviso le llega junto con el contexto. La alternativa es pasarle la dirección del registro por correo o por mensaje, con la misma condición de permisos de siempre.
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En este vídeo vamos a ver de una manera muy simple, rápida y eficiente cómo ver información dentro de la plataforma creada por otros usuarios y de qué forma podemos utilizar listas y el motor de búsqueda de EGA Futura para acceder a esa información.
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A todos los nuevos usuarios les recomendamos ver todos los tutoriales de nivel introductorio y nivel principiante de la plataforma. Desde www.egafutura.com/tutoriales van a poder acceder a ellos.
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Súper recomendado que vean todos estos tutoriales y hago hincapié en este vídeo sobre eso porque este vídeo está destinado a usuarios, que están teniendo contacto por primera vez con la plataforma.
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Vamos a ver ahora de qué forma poder ver información creada por otro usuario. Principalmente tenemos que entender que la plataforma está categorizada por diferentes aplicaciones y estas aplicaciones pueden ser accedidas por diferentes usuarios dentro de una misma empresa según el perfil de usuario que tengan.
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¿Qué significa eso? Que hay usuarios que van a tener un perfil que le permite acceder a todas las aplicaciones mientras que puede haber otros usuarios con perfiles más restrictivos y que por ejemplo no tengan acceso a las aplicaciones de Recursos Humanos, o que no tengan acceso a las aplicaciones de Compras y Service.
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Por lo tanto, lo primero que tenemos que tener en cuenta es que si otro usuario creó información dentro de la plataforma, mi perfil tiene que permitirme acceder a esa información.
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Dicho de otra manera, si yo estoy dentro de un perfil de usuario que no tiene acceso a inventario, no voy a poder ver productos en el inventario que otros usuarios estén creando y viceversa.
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O al revés, si yo creo producto y otro usuario de mi misma empresa no tiene acceso a productos, él no los va a poder ver. Esto tengamoslo en cuenta como un concepto súper básico.
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Ahora vamos a seguir adelante en este vídeo imaginando que somos un equipo de 50 usuarios todos con el mismo perfil de usuario. Por lo tanto, todos podemos acceder a las mismas aplicaciones.
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Aquellos interesados en perfiles de usuario y seguridad recomendamos que desde el área de soporte de EGA Futura www.egafutura.com/soporte que vean cuán granular, cuán específico y cuán intenso son los perfiles de usuario y todas las alternativas que EGA Futura tiene para filtrar información documental: Quién modifica, qué cosa, a qué hora, en qué fecha, etcétera.
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Es muy potente. Ahora, para hacer las cosas simples yo voy a crear una cuenta en EGA Futura 365. Voy a hacer clic en Nuevo, el nombre de la cuenta (voy a crear una empresa que se llame Amazon) el teléfono, voy a especificar que es un distribuidor. Y el resto los campos no lo voy a completar.
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Aquí tengo creada una cuenta. Bien, lo primero que tenemos que tener en cuenta es... Yo a otro usuario si le quiero notificar de la existencia de esta nueva empresa, puedo desde el componente de Chatter arrobarlo. Por ejemplo, en este caso tengo un usuario ficticio, se llama Skywalker.
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Aquí yo podría tener un usuario que se llame Pedro Sánchez entonces aquí Pedro Sánchez, "éste es el proveedor nuevo".
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De esta forma, utilizando el motor de notificación de Chatter estoy notificando a otro usuario que este registro fue creado.
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Otra manera: El URL de arriba, si yo lo copio, lo copio... En este caso tengo un bloc de notas y lo pego en un mensaje de WhatsApp, en un correo electrónico o en donde fuera, otro usuario con este mismo URL, si tiene los derechos, va a poder ingresar a ese registro. Y no me estoy limitado a empresas. Esto es válido con todo.
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Muy bien, entonces sabemos que con el URL o la dirección que tenemos en la barra del navegador podemos acceder a cualquier registro o qué podemos hacer una mención en Chatter.
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Voy a dar un ejemplo con Inventory: Si yo tengo este producto de inventario compartiendo esta dirección o este URL de manera externa, obviamente, le puedo dar acceso a cualquier otro usuario.
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Volvamos a 365: Lo primero que yo tengo que tener en cuenta, lo primero que es necesario entender es que cuando hago clic en un objeto (cuentas, contactos, lo que fuere) la lista de vistos recientemente me va a mostrar solamente los registros que yo he visto de manera reciente.
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Esto es crítico, por lo tanto, en este caso yo voy a elegir todas las cuentas, todas, absolutamente todas. Entonces de esta manera al tener todas las cuentas voy a tener acceso a todos los registros de la base de datos a que mi perfil me permite acceder.
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Insisto que, en este ejemplo de somos 50 usuarios todos con el mismo perfil, estamos todos con el mismo perfil.
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Hay casos en donde se pueden establecer límites, por ejemplo, de empresas que están en varios países. Un ejemplo, puede ser una multinacional que tiene sucursales en Chile y en España y ahí se pueden aplicar límites en donde todos los usuarios de España eligen a la información general en España, todos los usuarios de Chile, a la información de Chile y todos los gerentes a todo (la info de España y de Chile).
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Esas cuestiones se pueden hacer, pero no es este el caso.
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¿Qué otra forma tengo yo para ver la información que han creado?
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Bueno esto es crítico. Cuando ustedes estén en listas recomiendo mucho en el área de soporte egafutura.com/soporte ver funcionamiento de base de datos y de listas que en este caso en el filtro tengan acceso a todas las cuentas, porque si no pueden tener a mis cuentas y de esta forma están filtrando registros creados por otros usuarios.
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Esto es particularmente interesante tenerlo en cuenta cuando uno crea una lista nueva. Si yo vengo aquí y hago clic en Nuevo y voy a crear una lista nueva (recordemos que las listas o las vistas de listas son listas o filtros que tenemos en los diferentes objetos para poder acceder a la info más cómodamente).
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Para ejemplificarlo: Si yo me voy a Project, acá tengo proyectos, acá estoy viendo los proyectos vistos recientemente, pero si hago clic en todos los proyectos voy a tener acceso a todos los proyectos de la base de datos.
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Y por supuesto que en el filtro, en este caso, tengo que tener seleccionada la opción todos los proyectos y esto aplica con todos los productos, todos los contactos, todos los problemas, todas las reuniones, todas las tareas de proyecto, todas las facturas, todas las cuentas contables, todos los empleados, todos los gastos, todos los activos fijos, etcétera.
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Por último, otra forma de chequear la información que ha creado otro usuario en la base de datos es haciendo una búsqueda, en donde directamente puedo hacer una búsqueda en el motor de búsqueda, le pregunto a mi otro compañero de trabajo cuál es, suponiendo que no me quiso compartir la dirección web o URL o que no me quiso arrobar o mencionar vía Chatter o que no lo estoy viendo, le preguntó ¿Cuál es el nombre de la empresa que has creado? Amazon.
[00:10:55.900]
Hago clic en Amazon y aquí voy a ver como resultado Amazon.
[00:11:06.000]
Nuevamente hago mucho mucho hincapié a todos los usuarios nuevos, ver todos los tutoriales de nivel introductorio y de nivel principiante que se encuentran dentro de www.egafutura.com/tutoriales.
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