C贸mo ver informaci贸n ingresada al sistema por otro usuario?

Explora diferentes caminos para encontrar la informaci贸n dentro de la base de datos de tu sistema de gesti贸n, ingresada por otros usuarios dentro de tu empresa.

C贸mo ver informaci贸n ingresada al sistema por otro usuario?

La Plataforma de Automatizaci贸n y Gesti贸n de Empresas de EGA Futura, es un sistema de gesti贸n empresarial en la nube, desarrollado por EGA Futura y potenciado por la infraestructura t茅cnica de Salesforce Inc. EGA Futura permite centralizar todos los procesos de una empresa en una 煤nica plataforma f谩cil de usar, con aplicaciones inteligentes y adaptadas a las necesidades de cada organizaci贸n.
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2024
Interfaz de la Plataforma EGA Futura
Explora diferentes caminos para encontrar la informaci贸n dentro de la base de datos de tu sistema de gesti贸n, ingresada por otros usuarios dentro de tu empresa.
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Introducci贸n

En esta secci贸n, vamos a explorar la plataforma de usuarios y c贸mo puedes acceder a la informaci贸n de manera eficiente. Es fundamental comprender el concepto de categorizaci贸n por aplicaciones en la plataforma, los perfiles de usuario y sus niveles de acceso, as铆 como las recomendaciones clave para los nuevos usuarios.

Concepto de Categorizaci贸n por Aplicaciones en la Plataforma

La plataforma de usuarios se organiza en diferentes aplicaciones, cada una con su conjunto 煤nico de funciones y caracter铆sticas. Estas aplicaciones son accesibles para usuarios con perfiles espec铆ficos, lo que significa que tu nivel de acceso puede variar seg煤n tu rol en la empresa. Es crucial tener en cuenta que tu perfil determina qu茅 informaci贸n puedes ver y qu茅 acciones puedes realizar dentro de la plataforma.

Perfiles de Usuario y Niveles de Acceso

Los perfiles de usuario definen los niveles de acceso a las diferentes aplicaciones dentro de la plataforma. Algunos usuarios pueden tener permisos amplios que les permiten interactuar con todas las funciones, mientras que otros pueden tener restricciones en ciertas 谩reas. Es esencial conocer tu perfil y las limitaciones asociadas para maximizar tu productividad y eficiencia en el uso de la plataforma.

Recomendaciones para Nuevos Usuarios

Para los nuevos usuarios, se recomienda explorar los tutoriales introductorios disponibles en la plataforma. Estos tutoriales proporcionan una visi贸n general de las funciones b谩sicas y te ayudar谩n a familiarizarte con la interfaz y las herramientas disponibles. Adem谩s, es importante seguir las recomendaciones de seguridad y buenas pr谩cticas para garantizar un uso adecuado de la plataforma y proteger la informaci贸n confidencial.

En resumen, la plataforma de usuarios ofrece una amplia gama de funciones y posibilidades, pero es fundamental comprender c贸mo est谩n estructuradas las aplicaciones, c贸mo se gestionan los perfiles de usuario y qu茅 pasos seguir como nuevo usuario para aprovechar al m谩ximo todas las capacidades que ofrece. 隆Explora, aprende y aprovecha al m谩ximo esta poderosa herramienta!

Acceso a Informaci贸n Creada por Otros Usuarios

Para poder acceder a la informaci贸n creada por otros usuarios en la plataforma de usuarios, es fundamental comprender la necesidad de contar con los permisos adecuados en tu perfil de usuario. La visualizaci贸n de la informaci贸n est谩 directamente relacionada con el nivel de acceso que tengas, lo cual puede variar seg煤n tu perfil dentro de la plataforma.

Imagina que formas parte de un equipo donde todos los integrantes tienen perfiles homog茅neos, lo que significa que comparten los mismos privilegios de acceso a las distintas aplicaciones. En este escenario, la uniformidad de perfiles facilita la interacci贸n y colaboraci贸n, ya que todos pueden acceder a la misma informaci贸n sin restricciones.

En la plataforma, la informaci贸n se organiza por aplicaciones que pueden ser accedidas por diferentes usuarios seg煤n sus perfiles. Algunos perfiles tienen acceso total a todas las aplicaciones, mientras que otros tienen restricciones espec铆ficas. Por lo tanto, es crucial que tu perfil te permita visualizar la informaci贸n creada por otros usuarios. Si tu perfil no cuenta con los permisos necesarios, no podr谩s acceder a ciertos datos, como productos en inventario u otra informaci贸n relevante.

Es esencial recordar que la plataforma ofrece opciones avanzadas en cuanto a perfiles de usuario y seguridad. Desde el 谩rea de soporte, puedes explorar la granularidad de los perfiles y las diversas alternativas que la plataforma ofrece para filtrar informaci贸n, rastrear modificaciones y documentar acciones.

Una forma pr谩ctica de notificar a otros usuarios sobre informaci贸n relevante es a trav茅s del componente de chatter. Por ejemplo, al crear una nueva cuenta o empresa, puedes mencionar a otros usuarios para informarles sobre este registro. Tambi茅n puedes compartir la URL del registro para que accedan a 茅l si cuentan con los permisos necesarios.

Adem谩s, la plataforma te permite acceder a registros simplemente copiando y pegando la URL en mensajes o correos electr贸nicos. Al hacer clic en objetos como cuentas o contactos, la lista de vistos recientemente mostrar谩 los registros que has visualizado recientemente, lo que facilita el seguimiento de la informaci贸n relevante para ti.

Para simplificar la b煤squeda de informaci贸n creada por otros usuarios, puedes utilizar el motor de b煤squeda interno y consultar con tus colegas sobre los datos espec铆ficos que est谩s buscando. Recuerda que seguir los tutoriales introductorios y de nivel principiante te ayudar谩 a aprovechar al m谩ximo la plataforma y sus funcionalidades.

En resumen, acceder a la informaci贸n creada por otros usuarios en la plataforma de usuarios requiere comprender la estructura de perfiles, los permisos necesarios y las herramientas disponibles para facilitar la visualizaci贸n de datos. Utiliza las notificaciones, el filtrado de informaci贸n y las listas para acceder de manera eficiente a la informaci贸n relevante para tu trabajo diario.

Notificaci贸n a Otros Usuarios sobre Registros Nuevos

Al utilizar la plataforma de usuarios, es fundamental comprender c贸mo notificar a otros sobre registros nuevos. Para empezar, la creaci贸n de una cuenta en la plataforma es el primer paso para acceder a la informaci贸n generada por tus compa帽eros. Al crear una cuenta, aseg煤rate de completar los campos necesarios, como el nombre de la empresa y el tipo de distribuidor, para facilitar la identificaci贸n de los registros.

El uso del componente de chatter para notificaciones es una herramienta poderosa. Puedes mencionar a otros usuarios, como Pedro S谩nchez, para informarles sobre la existencia de nuevos registros. De esta manera, el motor de notificaci贸n de chatter te permite comunicarte de forma efectiva con tus colegas, manteni茅ndolos al tanto de las actualizaciones en la plataforma.

Otra forma de notificar a otros usuarios es compartiendo la URL del registro reci茅n creado. Al compartir la URL, les brindas acceso directo al registro, siempre y cuando tengan los permisos necesarios para visualizarlo. Esta pr谩ctica facilita la colaboraci贸n y el intercambio de informaci贸n entre los miembros del equipo.

Acceso a Datos y Filtrado de Informaci贸n

Para acceder a los registros creados por otros usuarios, puedes utilizar el motor de b煤squeda de la plataforma. Simplemente copia y pega la direcci贸n URL en mensajes de correo electr贸nico o WhatsApp para compartir la informaci贸n de manera r谩pida y sencilla.

Es esencial recordar que al hacer clic en un objeto, como cuentas o contactos, la lista de vistos recientemente mostrar谩 los registros que has visualizado recientemente. Al seleccionar todas las cuentas, tendr谩s acceso a todos los registros de la base de datos que tu perfil te permita ver.

Los perfiles de usuario desempe帽an un papel crucial en el acceso a la informaci贸n. Dependiendo del perfil que tengas, podr谩s acceder a diferentes aplicaciones y registros dentro de la plataforma. Es importante familiarizarse con los tutoriales disponibles en la plataforma para aprovechar al m谩ximo sus funcionalidades.

Utilidad de las Listas y Eficiencia en la B煤squeda

Adem谩s de utilizar el motor de b煤squeda, las listas son una excelente herramienta para filtrar registros creados por otros usuarios. Al crear una lista nueva, puedes segmentar la informaci贸n de manera m谩s eficiente, facilitando la visualizaci贸n de datos espec铆ficos seg煤n tus necesidades.

En resumen, al notificar a otros usuarios sobre registros nuevos, aseg煤rate de aprovechar al m谩ximo las funcionalidades de la plataforma. Desde la creaci贸n de cuentas hasta el uso del componente de chatter y el intercambio de URLs, cada paso contribuye a una comunicaci贸n efectiva y colaborativa entre los miembros del equipo.

Utilizaci贸n de Listas para Filtrar Informaci贸n

En esta secci贸n, vamos a explorar la importancia de utilizar listas para filtrar informaci贸n de manera eficiente en la plataforma de usuarios. Al crear y filtrar listas, puedes acceder a datos de forma organizada, optimizando tu experiencia de b煤squeda y visualizaci贸n de contenido.

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  • Creaci贸n y filtrado de listas: La capacidad de crear y filtrar listas te permite organizar la informaci贸n de acuerdo a tus necesidades espec铆ficas. Puedes personalizar tus listas para mostrar solo los datos relevantes para ti, facilitando la identificaci贸n de la informaci贸n clave.
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  • Acceso a informaci贸n de manera organizada: Al utilizar listas, accedes a la informaci贸n de manera estructurada y f谩cil de visualizar. Esto te permite encontrar r谩pidamente lo que necesitas sin tener que buscar a trav茅s de grandes vol煤menes de datos.
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  • Ventajas de utilizar listas en la plataforma: Las listas ofrecen numerosas ventajas, como la optimizaci贸n del tiempo de b煤squeda, la mejora en la visualizaci贸n de datos y la posibilidad de personalizar la informaci贸n mostrada seg煤n tus preferencias.
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Al aprovechar las funcionalidades de las listas en la plataforma, puedes mejorar tu eficiencia en la b煤squeda y acceso a datos relevantes, lo que contribuye a una experiencia m谩s productiva y satisfactoria en tu trabajo diario.

Consejos para Mejorar tu Experiencia en la Plataforma

Para mejorar tu experiencia en la plataforma de usuarios, es fundamental dominar el uso del motor de b煤squeda. Este recurso te permite acceder de manera eficiente a la informaci贸n creada por otros usuarios. Al utilizar el motor de b煤squeda de forma efectiva, podr谩s encontrar r谩pidamente los datos que necesitas, optimizando as铆 tu tiempo y aumentando tu productividad.

Otro aspecto clave para sacar el m谩ximo provecho de la plataforma es seguir los tutoriales introductorios. Estos tutoriales te brindar谩n una base s贸lida para comprender todas las funcionalidades y herramientas disponibles. Recuerda que la informaci贸n que obtengas de estos tutoriales ser谩 fundamental para desenvolverte con confianza en la plataforma y aprovechar al m谩ximo sus capacidades.

La optimizaci贸n de la visualizaci贸n de datos es otro punto crucial. Aseg煤rate de configurar tu perfil de usuario de manera adecuada para acceder a la informaci贸n relevante. Si tienes dudas sobre c贸mo ajustar tus preferencias de visualizaci贸n, no dudes en consultar los recursos de soporte disponibles o contactar al equipo de ayuda.

En resumen, al dominar el uso del motor de b煤squeda, seguir los tutoriales introductorios y optimizar la visualizaci贸n de datos, estar谩s en el camino correcto para mejorar tu experiencia en la plataforma. Recuerda que la pr谩ctica constante y la exploraci贸n activa de las funcionalidades te permitir谩n aprovechar al m谩ximo todas las herramientas disponibles.

Al finalizar esta gu铆a, has adquirido conocimientos clave sobre c贸mo ver informaci贸n en una plataforma de usuarios y utilizar listas para optimizar tu manejo de datos. Recuerda seguir las recomendaciones y tutoriales para sacar el m谩ximo provecho de la plataforma. 隆Contin煤a explorando y mejorando tu eficiencia en la gesti贸n de informaci贸n!

Transcripci贸n del video 鈱笍

[00:00:00.000]
En este v铆deo vamos a ver de una manera muy simple, r谩pida y eficiente c贸mo ver informaci贸n dentro de la plataforma creada por otros usuarios y de qu茅 forma podemos utilizar listas y el motor de b煤squeda de EGA Futura para acceder a esa informaci贸n.

[00:00:31.000]
A todos los nuevos usuarios les recomendamos ver todos los tutoriales de nivel introductorio y nivel principiante de la plataforma. Desde www.egafutura.com/tutoriales van a poder acceder a ellos.

[00:01:04.100]
S煤per recomendado que vean todos estos tutoriales y hago hincapi茅 en este v铆deo sobre eso porque este v铆deo est谩 destinado a usuarios, que est谩n teniendo contacto por primera vez con la plataforma.

[00:01:19.500]
Vamos a ver ahora de qu茅 forma poder ver informaci贸n creada por otro usuario. Principalmente tenemos que entender que la plataforma est谩 categorizada por diferentes aplicaciones y estas aplicaciones pueden ser accedidas por diferentes usuarios dentro de una misma empresa seg煤n el perfil de usuario que tengan.

[00:01:48.800]
驴Qu茅 significa eso? Que hay usuarios que van a tener un perfil que le permite acceder a todas las aplicaciones mientras que puede haber otros usuarios con perfiles m谩s restrictivos y que por ejemplo no tengan acceso a las aplicaciones de Recursos Humanos, o que no tengan acceso a las aplicaciones de Compras y Service.

[00:02:18.600]
Por lo tanto, lo primero que tenemos que tener en cuenta es que si otro usuario cre贸 informaci贸n dentro de la plataforma, mi perfil tiene que permitirme acceder a esa informaci贸n.

[00:02:33.900]
Dicho de otra manera, si yo estoy dentro de un perfil de usuario que no tiene acceso a inventario, no voy a poder ver productos en el inventario que otros usuarios est茅n creando y viceversa.

[00:02:54.200]
O al rev茅s, si yo creo producto y otro usuario de mi misma empresa no tiene acceso a productos, 茅l no los va a poder ver. Esto tengamoslo en cuenta como un concepto s煤per b谩sico.

[00:03:10.800]
Ahora vamos a seguir adelante en este v铆deo imaginando que somos un equipo de 50 usuarios todos con el mismo perfil de usuario. Por lo tanto, todos podemos acceder a las mismas aplicaciones.

[00:03:29.100]
Aquellos interesados en perfiles de usuario y seguridad recomendamos que desde el 谩rea de soporte de EGA Futura www.egafutura.com/soporte que vean cu谩n granular, cu谩n espec铆fico y cu谩n intenso son los perfiles de usuario y todas las alternativas que EGA Futura tiene para filtrar informaci贸n documental: Qui茅n modifica, qu茅 cosa, a qu茅 hora, en qu茅 fecha, etc茅tera.

[00:04:04.500]
Es muy potente. Ahora, para hacer las cosas simples yo voy a crear una cuenta en EGA Futura 365. Voy a hacer clic en Nuevo, el nombre de la cuenta (voy a crear una empresa que se llame Amazon) el tel茅fono, voy a especificar que es un distribuidor. Y el resto los campos no lo voy a completar.

[00:04:35.100]
Aqu铆 tengo creada una cuenta. Bien, lo primero que tenemos que tener en cuenta es... Yo a otro usuario si le quiero notificar de la existencia de esta nueva empresa, puedo desde el componente de Chatter arrobarlo. Por ejemplo, en este caso tengo un usuario ficticio, se llama Skywalker.

[00:05:08.300]
Aqu铆 yo podr铆a tener un usuario que se llame Pedro S谩nchez entonces aqu铆 Pedro S谩nchez, "茅ste es el proveedor nuevo".

[00:05:18.000]
De esta forma, utilizando el motor de notificaci贸n de Chatter estoy notificando a otro usuario que este registro fue creado.

[00:05:30.500]
Otra manera: El URL de arriba, si yo lo copio, lo copio... En este caso tengo un bloc de notas y lo pego en un mensaje de WhatsApp, en un correo electr贸nico o en donde fuera, otro usuario con este mismo URL, si tiene los derechos, va a poder ingresar a ese registro. Y no me estoy limitado a empresas. Esto es v谩lido con todo.

[00:06:07.400]
Muy bien, entonces sabemos que con el URL o la direcci贸n que tenemos en la barra del navegador podemos acceder a cualquier registro o qu茅 podemos hacer una menci贸n en Chatter.

[00:06:23.000]
Voy a dar un ejemplo con Inventory: Si yo tengo este producto de inventario compartiendo esta direcci贸n o este URL de manera externa, obviamente, le puedo dar acceso a cualquier otro usuario.

[00:06:42.300]
Volvamos a 365: Lo primero que yo tengo que tener en cuenta, lo primero que es necesario entender es que cuando hago clic en un objeto (cuentas, contactos, lo que fuere) la lista de vistos recientemente me va a mostrar solamente los registros que yo he visto de manera reciente.

[00:07:09.800]
Esto es cr铆tico, por lo tanto, en este caso yo voy a elegir todas las cuentas, todas, absolutamente todas. Entonces de esta manera al tener todas las cuentas voy a tener acceso a todos los registros de la base de datos a que mi perfil me permite acceder.

[00:07:36.200]
Insisto que, en este ejemplo de somos 50 usuarios todos con el mismo perfil, estamos todos con el mismo perfil.

[00:07:44.300]
Hay casos en donde se pueden establecer l铆mites, por ejemplo, de empresas que est谩n en varios pa铆ses. Un ejemplo, puede ser una multinacional que tiene sucursales en Chile y en Espa帽a y ah铆 se pueden aplicar l铆mites en donde todos los usuarios de Espa帽a eligen a la informaci贸n general en Espa帽a, todos los usuarios de Chile, a la informaci贸n de Chile y todos los gerentes a todo (la info de Espa帽a y de Chile).

[00:08:10.800]
Esas cuestiones se pueden hacer, pero no es este el caso.

[00:08:14.100]
驴Qu茅 otra forma tengo yo para ver la informaci贸n que han creado?

[00:08:19.000]
Bueno esto es cr铆tico. Cuando ustedes est茅n en listas recomiendo mucho en el 谩rea de soporte egafutura.com/soporte ver funcionamiento de base de datos y de listas que en este caso en el filtro tengan acceso a todas las cuentas, porque si no pueden tener a mis cuentas y de esta forma est谩n filtrando registros creados por otros usuarios.

[00:08:54.600]
Esto es particularmente interesante tenerlo en cuenta cuando uno crea una lista nueva. Si 聽yo vengo aqu铆 y hago clic en Nuevo y voy a crear una lista nueva (recordemos que las listas o las vistas de listas son listas o filtros que tenemos en los diferentes objetos para poder acceder a la info m谩s c贸modamente).

[00:09:19.500]
Para ejemplificarlo: Si yo me voy a Project, ac谩 tengo proyectos, ac谩 estoy viendo los proyectos vistos recientemente, pero si hago clic en todos los proyectos voy a tener acceso a todos los proyectos de la base de datos.

[00:09:41.800]
Y por supuesto que en el filtro, en este caso, tengo que tener seleccionada la opci贸n todos los proyectos y esto aplica con todos los productos, todos los contactos, todos los problemas, todas las reuniones, todas las tareas de proyecto, todas las facturas, todas las cuentas contables, todos los empleados, todos los gastos, todos los activos fijos, etc茅tera.

[00:10:16.700]
Por 煤ltimo, otra forma de chequear la informaci贸n que ha creado otro usuario en la base de datos es haciendo una b煤squeda, en donde directamente puedo hacer una b煤squeda en el motor de b煤squeda, le pregunto a mi otro compa帽ero de trabajo cu谩l es, suponiendo que no me quiso compartir la direcci贸n web o URL o que no me quiso arrobar o mencionar v铆a Chatter o que no lo estoy viendo, le pregunt贸 驴Cu谩l es el nombre de la empresa que has creado? Amazon.

[00:10:55.900]
Hago clic en Amazon y aqu铆 voy a ver como resultado Amazon.

[00:11:06.000]
Nuevamente hago mucho mucho hincapi茅 a todos los usuarios nuevos, ver todos los tutoriales de nivel introductorio y de nivel principiante que se encuentran dentro de www.egafutura.com/tutoriales.

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