Cómo ver información ingresada al sistema por otro usuario?

Explora diferentes caminos para encontrar la información dentro de la base de datos de tu sistema de gestión, ingresada por otros usuarios dentro de tu empresa.

Cómo ver información ingresada al sistema por otro usuario?

La Plataforma de Automatización y Gestión de Empresas de EGA Futura, es un sistema de gestión empresarial en la nube, desarrollado por EGA Futura y potenciado por la infraestructura técnica de Salesforce Inc. EGA Futura permite centralizar todos los procesos de una empresa en una única plataforma fácil de usar, con aplicaciones inteligentes y adaptadas a las necesidades de cada organización.
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2020
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Explora diferentes caminos para encontrar la información dentro de la base de datos de tu sistema de gestión, ingresada por otros usuarios dentro de tu empresa.
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Transcripción del video ⌨️

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En este vídeo vamos a ver de una manera muy simple, rápida y eficiente cómo ver información dentro de la plataforma creada por otros usuarios y de qué forma podemos utilizar listas y el motor de búsqueda de EGA Futura para acceder a esa información.

[00:00:31.000]
A todos los nuevos usuarios les recomendamos ver todos los tutoriales de nivel introductorio y nivel principiante de la plataforma. Desde www.egafutura.com/tutoriales van a poder acceder a ellos.

[00:01:04.100]
Súper recomendado que vean todos estos tutoriales y hago hincapié en este vídeo sobre eso porque este vídeo está destinado a usuarios, que están teniendo contacto por primera vez con la plataforma.

[00:01:19.500]
Vamos a ver ahora de qué forma poder ver información creada por otro usuario. Principalmente tenemos que entender que la plataforma está categorizada por diferentes aplicaciones y estas aplicaciones pueden ser accedidas por diferentes usuarios dentro de una misma empresa según el perfil de usuario que tengan.

[00:01:48.800]
¿Qué significa eso? Que hay usuarios que van a tener un perfil que le permite acceder a todas las aplicaciones mientras que puede haber otros usuarios con perfiles más restrictivos y que por ejemplo no tengan acceso a las aplicaciones de Recursos Humanos, o que no tengan acceso a las aplicaciones de Compras y Service.

[00:02:18.600]
Por lo tanto, lo primero que tenemos que tener en cuenta es que si otro usuario creó información dentro de la plataforma, mi perfil tiene que permitirme acceder a esa información.

[00:02:33.900]
Dicho de otra manera, si yo estoy dentro de un perfil de usuario que no tiene acceso a inventario, no voy a poder ver productos en el inventario que otros usuarios estén creando y viceversa.

[00:02:54.200]
O al revés, si yo creo producto y otro usuario de mi misma empresa no tiene acceso a productos, él no los va a poder ver. Esto tengamoslo en cuenta como un concepto súper básico.

[00:03:10.800]
Ahora vamos a seguir adelante en este vídeo imaginando que somos un equipo de 50 usuarios todos con el mismo perfil de usuario. Por lo tanto, todos podemos acceder a las mismas aplicaciones.

[00:03:29.100]
Aquellos interesados en perfiles de usuario y seguridad recomendamos que desde el área de soporte de EGA Futura www.egafutura.com/soporte que vean cuán granular, cuán específico y cuán intenso son los perfiles de usuario y todas las alternativas que EGA Futura tiene para filtrar información documental: Quién modifica, qué cosa, a qué hora, en qué fecha, etcétera.

[00:04:04.500]
Es muy potente. Ahora, para hacer las cosas simples yo voy a crear una cuenta en EGA Futura 365. Voy a hacer clic en Nuevo, el nombre de la cuenta (voy a crear una empresa que se llame Amazon) el teléfono, voy a especificar que es un distribuidor. Y el resto los campos no lo voy a completar.

[00:04:35.100]
Aquí tengo creada una cuenta. Bien, lo primero que tenemos que tener en cuenta es... Yo a otro usuario si le quiero notificar de la existencia de esta nueva empresa, puedo desde el componente de Chatter arrobarlo. Por ejemplo, en este caso tengo un usuario ficticio, se llama Skywalker.

[00:05:08.300]
Aquí yo podría tener un usuario que se llame Pedro Sánchez entonces aquí Pedro Sánchez, "éste es el proveedor nuevo".

[00:05:18.000]
De esta forma, utilizando el motor de notificación de Chatter estoy notificando a otro usuario que este registro fue creado.

[00:05:30.500]
Otra manera: El URL de arriba, si yo lo copio, lo copio... En este caso tengo un bloc de notas y lo pego en un mensaje de WhatsApp, en un correo electrónico o en donde fuera, otro usuario con este mismo URL, si tiene los derechos, va a poder ingresar a ese registro. Y no me estoy limitado a empresas. Esto es válido con todo.

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Muy bien, entonces sabemos que con el URL o la dirección que tenemos en la barra del navegador podemos acceder a cualquier registro o qué podemos hacer una mención en Chatter.

[00:06:23.000]
Voy a dar un ejemplo con Inventory: Si yo tengo este producto de inventario compartiendo esta dirección o este URL de manera externa, obviamente, le puedo dar acceso a cualquier otro usuario.

[00:06:42.300]
Volvamos a 365: Lo primero que yo tengo que tener en cuenta, lo primero que es necesario entender es que cuando hago clic en un objeto (cuentas, contactos, lo que fuere) la lista de vistos recientemente me va a mostrar solamente los registros que yo he visto de manera reciente.

[00:07:09.800]
Esto es crítico, por lo tanto, en este caso yo voy a elegir todas las cuentas, todas, absolutamente todas. Entonces de esta manera al tener todas las cuentas voy a tener acceso a todos los registros de la base de datos a que mi perfil me permite acceder.

[00:07:36.200]
Insisto que, en este ejemplo de somos 50 usuarios todos con el mismo perfil, estamos todos con el mismo perfil.

[00:07:44.300]
Hay casos en donde se pueden establecer límites, por ejemplo, de empresas que están en varios países. Un ejemplo, puede ser una multinacional que tiene sucursales en Chile y en España y ahí se pueden aplicar límites en donde todos los usuarios de España eligen a la información general en España, todos los usuarios de Chile, a la información de Chile y todos los gerentes a todo (la info de España y de Chile).

[00:08:10.800]
Esas cuestiones se pueden hacer, pero no es este el caso.

[00:08:14.100]
¿Qué otra forma tengo yo para ver la información que han creado?

[00:08:19.000]
Bueno esto es crítico. Cuando ustedes estén en listas recomiendo mucho en el área de soporte egafutura.com/soporte ver funcionamiento de base de datos y de listas que en este caso en el filtro tengan acceso a todas las cuentas, porque si no pueden tener a mis cuentas y de esta forma están filtrando registros creados por otros usuarios.

[00:08:54.600]
Esto es particularmente interesante tenerlo en cuenta cuando uno crea una lista nueva. Si  yo vengo aquí y hago clic en Nuevo y voy a crear una lista nueva (recordemos que las listas o las vistas de listas son listas o filtros que tenemos en los diferentes objetos para poder acceder a la info más cómodamente).

[00:09:19.500]
Para ejemplificarlo: Si yo me voy a Project, acá tengo proyectos, acá estoy viendo los proyectos vistos recientemente, pero si hago clic en todos los proyectos voy a tener acceso a todos los proyectos de la base de datos.

[00:09:41.800]
Y por supuesto que en el filtro, en este caso, tengo que tener seleccionada la opción todos los proyectos y esto aplica con todos los productos, todos los contactos, todos los problemas, todas las reuniones, todas las tareas de proyecto, todas las facturas, todas las cuentas contables, todos los empleados, todos los gastos, todos los activos fijos, etcétera.

[00:10:16.700]
Por último, otra forma de chequear la información que ha creado otro usuario en la base de datos es haciendo una búsqueda, en donde directamente puedo hacer una búsqueda en el motor de búsqueda, le pregunto a mi otro compañero de trabajo cuál es, suponiendo que no me quiso compartir la dirección web o URL o que no me quiso arrobar o mencionar vía Chatter o que no lo estoy viendo, le preguntó ¿Cuál es el nombre de la empresa que has creado? Amazon.

[00:10:55.900]
Hago clic en Amazon y aquí voy a ver como resultado Amazon.

[00:11:06.000]
Nuevamente hago mucho mucho hincapié a todos los usuarios nuevos, ver todos los tutoriales de nivel introductorio y de nivel principiante que se encuentran dentro de www.egafutura.com/tutoriales.

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