C贸mo ver informaci贸n ingresada al sistema por otro usuario?

C贸mo ver informaci贸n ingresada al sistema por otro usuario?

La Plataforma de Automatizaci贸n y Gesti贸n de Empresas de EGA Futura, es un sistema de gesti贸n empresarial en la nube, desarrollado por EGA Futura y potenciado por la infraestructura t茅cnica de Salesforce Inc. EGA Futura permite centralizar todos los procesos de una empresa en una 煤nica plataforma f谩cil de usar, con aplicaciones inteligentes y adaptadas a las necesidades de cada organizaci贸n.
馃帗Tutorial actualizado en
2020
Interfaz de la Plataforma EGA Futura
Explora diferentes caminos para encontrar la informaci贸n dentro de la base de datos de tu sistema de gesti贸n, ingresada por otros usuarios dentro de tu empresa.
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Transcripci贸n del video 鈱笍

[00:00:00.000]
En este v铆deo vamos a ver de una manera muy simple, r谩pida y eficiente c贸mo ver informaci贸n dentro de la plataforma creada por otros usuarios y de qu茅 forma podemos utilizar listas y el motor de b煤squeda de EGA Futura para acceder a esa informaci贸n.

[00:00:31.000]
A todos los nuevos usuarios les recomendamos ver todos los tutoriales de nivel introductorio y nivel principiante de la plataforma. Desde www.egafutura.com/tutoriales van a poder acceder a ellos.

[00:01:04.100]
S煤per recomendado que vean todos estos tutoriales y hago hincapi茅 en este v铆deo sobre eso porque este v铆deo est谩 destinado a usuarios, que est谩n teniendo contacto por primera vez con la plataforma.

[00:01:19.500]
Vamos a ver ahora de qu茅 forma poder ver informaci贸n creada por otro usuario. Principalmente tenemos que entender que la plataforma est谩 categorizada por diferentes aplicaciones y estas aplicaciones pueden ser accedidas por diferentes usuarios dentro de una misma empresa seg煤n el perfil de usuario que tengan.

[00:01:48.800]
驴Qu茅 significa eso? Que hay usuarios que van a tener un perfil que le permite acceder a todas las aplicaciones mientras que puede haber otros usuarios con perfiles m谩s restrictivos y que por ejemplo no tengan acceso a las aplicaciones de Recursos Humanos, o que no tengan acceso a las aplicaciones de Compras y Service.

[00:02:18.600]
Por lo tanto, lo primero que tenemos que tener en cuenta es que si otro usuario cre贸 informaci贸n dentro de la plataforma, mi perfil tiene que permitirme acceder a esa informaci贸n.

[00:02:33.900]
Dicho de otra manera, si yo estoy dentro de un perfil de usuario que no tiene acceso a inventario, no voy a poder ver productos en el inventario que otros usuarios est茅n creando y viceversa.

[00:02:54.200]
O al rev茅s, si yo creo producto y otro usuario de mi misma empresa no tiene acceso a productos, 茅l no los va a poder ver. Esto tengamoslo en cuenta como un concepto s煤per b谩sico.

[00:03:10.800]
Ahora vamos a seguir adelante en este v铆deo imaginando que somos un equipo de 50 usuarios todos con el mismo perfil de usuario. Por lo tanto, todos podemos acceder a las mismas aplicaciones.

[00:03:29.100]
Aquellos interesados en perfiles de usuario y seguridad recomendamos que desde el 谩rea de soporte de EGA Futura www.egafutura.com/soporte que vean cu谩n granular, cu谩n espec铆fico y cu谩n intenso son los perfiles de usuario y todas las alternativas que EGA Futura tiene para filtrar informaci贸n documental: Qui茅n modifica, qu茅 cosa, a qu茅 hora, en qu茅 fecha, etc茅tera.

[00:04:04.500]
Es muy potente. Ahora, para hacer las cosas simples yo voy a crear una cuenta en EGA Futura 365. Voy a hacer clic en Nuevo, el nombre de la cuenta (voy a crear una empresa que se llame Amazon) el tel茅fono, voy a especificar que es un distribuidor. Y el resto los campos no lo voy a completar.

[00:04:35.100]
Aqu铆 tengo creada una cuenta. Bien, lo primero que tenemos que tener en cuenta es... Yo a otro usuario si le quiero notificar de la existencia de esta nueva empresa, puedo desde el componente de Chatter arrobarlo. Por ejemplo, en este caso tengo un usuario ficticio, se llama Skywalker.

[00:05:08.300]
Aqu铆 yo podr铆a tener un usuario que se llame Pedro S谩nchez entonces aqu铆 Pedro S谩nchez, "茅ste es el proveedor nuevo".

[00:05:18.000]
De esta forma, utilizando el motor de notificaci贸n de Chatter estoy notificando a otro usuario que este registro fue creado.

[00:05:30.500]
Otra manera: El URL de arriba, si yo lo copio, lo copio... En este caso tengo un bloc de notas y lo pego en un mensaje de WhatsApp, en un correo electr贸nico o en donde fuera, otro usuario con este mismo URL, si tiene los derechos, va a poder ingresar a ese registro. Y no me estoy limitado a empresas. Esto es v谩lido con todo.

[00:06:07.400]
Muy bien, entonces sabemos que con el URL o la direcci贸n que tenemos en la barra del navegador podemos acceder a cualquier registro o qu茅 podemos hacer una menci贸n en Chatter.

[00:06:23.000]
Voy a dar un ejemplo con Inventory: Si yo tengo este producto de inventario compartiendo esta direcci贸n o este URL de manera externa, obviamente, le puedo dar acceso a cualquier otro usuario.

[00:06:42.300]
Volvamos a 365: Lo primero que yo tengo que tener en cuenta, lo primero que es necesario entender es que cuando hago clic en un objeto (cuentas, contactos, lo que fuere) la lista de vistos recientemente me va a mostrar solamente los registros que yo he visto de manera reciente.

[00:07:09.800]
Esto es cr铆tico, por lo tanto, en este caso yo voy a elegir todas las cuentas, todas, absolutamente todas. Entonces de esta manera al tener todas las cuentas voy a tener acceso a todos los registros de la base de datos a que mi perfil me permite acceder.

[00:07:36.200]
Insisto que, en este ejemplo de somos 50 usuarios todos con el mismo perfil, estamos todos con el mismo perfil.

[00:07:44.300]
Hay casos en donde se pueden establecer l铆mites, por ejemplo, de empresas que est谩n en varios pa铆ses. Un ejemplo, puede ser una multinacional que tiene sucursales en Chile y en Espa帽a y ah铆 se pueden aplicar l铆mites en donde todos los usuarios de Espa帽a eligen a la informaci贸n general en Espa帽a, todos los usuarios de Chile, a la informaci贸n de Chile y todos los gerentes a todo (la info de Espa帽a y de Chile).

[00:08:10.800]
Esas cuestiones se pueden hacer, pero no es este el caso.

[00:08:14.100]
驴Qu茅 otra forma tengo yo para ver la informaci贸n que han creado?

[00:08:19.000]
Bueno esto es cr铆tico. Cuando ustedes est茅n en listas recomiendo mucho en el 谩rea de soporte egafutura.com/soporte ver funcionamiento de base de datos y de listas que en este caso en el filtro tengan acceso a todas las cuentas, porque si no pueden tener a mis cuentas y de esta forma est谩n filtrando registros creados por otros usuarios.

[00:08:54.600]
Esto es particularmente interesante tenerlo en cuenta cuando uno crea una lista nueva. Si 聽yo vengo aqu铆 y hago clic en Nuevo y voy a crear una lista nueva (recordemos que las listas o las vistas de listas son listas o filtros que tenemos en los diferentes objetos para poder acceder a la info m谩s c贸modamente).

[00:09:19.500]
Para ejemplificarlo: Si yo me voy a Project, ac谩 tengo proyectos, ac谩 estoy viendo los proyectos vistos recientemente, pero si hago clic en todos los proyectos voy a tener acceso a todos los proyectos de la base de datos.

[00:09:41.800]
Y por supuesto que en el filtro, en este caso, tengo que tener seleccionada la opci贸n todos los proyectos y esto aplica con todos los productos, todos los contactos, todos los problemas, todas las reuniones, todas las tareas de proyecto, todas las facturas, todas las cuentas contables, todos los empleados, todos los gastos, todos los activos fijos, etc茅tera.

[00:10:16.700]
Por 煤ltimo, otra forma de chequear la informaci贸n que ha creado otro usuario en la base de datos es haciendo una b煤squeda, en donde directamente puedo hacer una b煤squeda en el motor de b煤squeda, le pregunto a mi otro compa帽ero de trabajo cu谩l es, suponiendo que no me quiso compartir la direcci贸n web o URL o que no me quiso arrobar o mencionar v铆a Chatter o que no lo estoy viendo, le pregunt贸 驴Cu谩l es el nombre de la empresa que has creado? Amazon.

[00:10:55.900]
Hago clic en Amazon y aqu铆 voy a ver como resultado Amazon.

[00:11:06.000]
Nuevamente hago mucho mucho hincapi茅 a todos los usuarios nuevos, ver todos los tutoriales de nivel introductorio y de nivel principiante que se encuentran dentro de www.egafutura.com/tutoriales.

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