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Creamos una vista de lista con su nombre, privacidad, filtros y columnas, sin confundirla con la creación de un registro nuevo.
Una vista de lista es una configuración para trabajar con registros de un objeto. No crea ni duplica los registros.
El botón Nuevo de la página suele crear un registro. Para crear la vista utilizamos Controles de vista de lista.
Definimos tarea, conjunto, columnas, nombre y quién necesita acceso.
Ingresamos a la ficha correspondiente.
Usamos el menú de la vista, no el botón Nuevo de registros.
Partimos de cero o usamos una base existente.
Elegimos una etiqueta clara y acceso privado o compartido.
Definimos los registros que integrarán el conjunto.
Mostramos campos útiles y guardamos.
Validamos ejemplos y eliminamos vistas obsoletas.
Confirmamos filtros, columnas, visibilidad y que la vista original no haya cambiado.
No usamos nombres genéricos ni compartimos vistas sin responsable. Evitamos confundir vista con registro.
Asignamos un responsable cuando la vista se comparte. Esa persona revisa filtros, columnas, nombre y vigencia cuando cambia el proceso. Las vistas personales también necesitan limpieza periódica. Una lista breve y bien definida resulta más útil que numerosas copias sin propósito reconocido.
Consulta Plataforma EGA Futura y Interfaz de la Plataforma EGA Futura para integrar este procedimiento con el proceso completo.
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Estas son las dudas que aparecen al no confundir vista con registro.
No. Organiza registros existentes.
Nueva parte de cero; Clonar copia una definición.
Depende de permisos y configuración.
El propósito y los filtros.
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Vamos a crear una nueva vista de lista y para eso vamos a presionar el botón... No no, no, no, no... Ni se te ocurra presionar ese botón! En este tutorial vamos a aprender cómo crear una nueva vista de lista.
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Podemos crear nuevas vistas de lista en todos los objetos de todas las aplicaciones de la plataforma y vamos a aprender cómo se hace. Lo más importante es no confundirnos con este botón, el botón Nuevo, que encontramos dentro de la vista de lista. Sirve para crear un nuevo registro dentro de este objeto, es decir, si en el objeto Contactos presiono el botón Nuevo lo que voy a crear es un nuevo contacto dentro del objeto.
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Para crear una nueva vista de lista es necesario usar el menú Controles. Cuando presionamos el botón se despliega el menú y encontramos dos opciones para crear una nueva vista de lista: La opción Duplicar ,para usar la vista de lista que tenemos en pantalla como base para crear una idéntica y la opción Nuevo para crear una nueva lista de lista.
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Se abre una ventana que nos solicita que ingresemos el nombre de la nueva lista. En la misma ventana vemos que también nos solicita que establezcamos la configuración de colaboración, es decir, con quién voy a compartir esta lista. En este caso, vamos a dejar una lista privada eligiendo la primera opción que dice Sólo yo puedo ver esta vista de lista.
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Para que se apliquen estas opciones es necesario presionar el botón Guardar. De esta forma hemos creado una nueva vista de lista. Si queremos entrar en detalles, podemos observar cómo se creó esta vista de lista y qué podemos aplicar para modificarla y adaptarla a nuestras necesidades de trabajo.
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Lo primero que observamos es que al crearla se abre el panel de filtros y aparece, predeterminadamente aplicado, el primero de los filtros y el primer filtro se aplicó según el propietario de los registros que integran esta lista. Vamos a modificarlo: Vemos que se aplicó un filtro para que integré la lista solamente mis contactos, es decir, los registros que son de mi propiedad, pero como queremos en este ejemplo crear una vista de lista que abarque todos los registros de la compañía, vamos a seleccionar la opción Todos los contactos.
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El filtro queda modificado cuando presionamos el botón listo. En este mismo panel podemos agregar todos los filtros que sean necesarios. Vamos a agregar uno más a modo de ejemplo: Presionamos el vínculo agregar filtro. La ventana para aplicar un nuevo filtro nos solicita que en el primer campo de criterio elijamos el campo. De acuerdo al tipo de campo nos va a ofrecer diversos operadores y luego nos pide en el segundo criterio que establezcamos el valor para ese campo.
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Vamos a elegir el primer criterio y el campo seleccionado será fecha de última modificación del registro. El campo operador nos ofrece varias opciones para aplicar en un campo tipo fecha. En este caso vamos a elegir "mayor que". Indica que de la fecha que nosotros elijamos, solicitamos que integren esta lista aquellos registros cuya fecha de última modificación sea posterior a la fecha que vamos a escribir. Presionando el botón listo queda configurado el segundo filtro.
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En el panel de filtros ahora encontramos el vínculo que nos permite agregar un nuevo filtro, el vínculo que nos permite eliminar todos los filtros y un vínculo que nos permite agregar lógica de filtro.
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Para conocer el funcionamiento de todos los filtros que podemos aplicar tanto a una vista de lista como a los informes y reportes de la plataforma, los invito a visitar EGAFutura.com/tutoriales
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Una vez que establecimos los dos filtros que necesitamos para configurar nuestra vista de lista, vamos a presionar el botón Guardar y de esta forma quedarán aplicados a la tabla que tenemos en pantalla.
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Ya podemos cerrar el panel de filtros. Lo que ahora necesitamos es acomodar estas columnas, cada una de ellas corresponde a uno de los campos de los registros que integran está lista. El nombre de cada campo se encuentra en el encabezado de cada columna. Para poder seleccionar las columnas que se van a mostrar en esta vista de lista y ordenarla, vamos a presionar el botón del menú Controles.
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Del menú que se despliega, vamos a elegir la opción Seleccionar los campos que se visualizarán. De inmediato, se abre la ventana que nos permite elegir los campos que se van a visualizar en nuestra vista de lista. Esta ventana tiene dos sectores: En el sector izquierdo figuran los campos disponibles, es decir, todos los campos que componen el registro y que pueden ser agregados en una vista de lista.
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En el sector derecho, están los campos visibles son los que actualmente se muestran en la vista de lista. Podemos hacer un cambio entre estos dos sectores seleccionando uno de los campos, por ejemplo, en los campos visibles que figuran actualmente en la vista de lista y con la flecha que señala hacia el sector izquierdo, eliminamos ese campo de la vista de lista.
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Asimismo, seleccionando entre los campos disponibles, podemos elegir el campo que necesitamos, dando un clic queda seleccionado y presionando la flecha que señala hacia la derecha, enviamos este campo hacia los campos visibles y de esta forma lo ingresamos en nuestra vista de lista.
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Siempre el nuevo campo se ubica en la última posición, esto es, a la derecha de la nueva lista. Si queremos mover el campo hacia la izquierda, tenemos que seleccionarlo y con las flechas arriba y abajo, vamos a ubicarlo en la posición necesaria dentro de la tabla. Con la flecha que señala para arriba vamos a mover lo hacia la izquierda.
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Estas modificaciones podemos hacerlas con todos los campos que tenemos disponibles armando la tabla con los campos que necesitamos y ordenándolos según la ubicación que necesitamos. Una vez que finalizamos de ordenar nuestra tabla, vamos a presionar el botón Guardar.
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En el caso de que necesitaramos eliminar la vista de lista, es necesario presionar nuevamente el menú controles y entre las opciones del menú controles hay que seleccionar la opción Eliminar. Podemos eliminarla de la plataforma presionando el botón Eliminar.
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