C贸mo agregar el Calendario de otro Usuario a mi Vista de calendario?

Conoce la disponibilidad horaria de otras personas de tu empresa unificando varios calendarios en un solo lugar.

C贸mo agregar el Calendario de otro Usuario a mi Vista de calendario?

La Plataforma de Automatizaci贸n y Gesti贸n de Empresas de EGA Futura, es un sistema de gesti贸n empresarial en la nube, desarrollado por EGA Futura y potenciado por la infraestructura t茅cnica de Salesforce Inc. EGA Futura permite centralizar todos los procesos de una empresa en una 煤nica plataforma f谩cil de usar, con aplicaciones inteligentes y adaptadas a las necesidades de cada organizaci贸n.
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[00:00:00.000]
No es necesario estar trabajando, espec铆ficamente en equipo con un colega como para necesitar constantemente o peri贸dicamente conocer si est谩 ocupado en alg煤n horario espec铆fico y eventualmente poder asignarle alguna tarea o evento. Existe la forma de visualizar calendarios de colaboradores para poder conocer su disponibilidad horaria? En este tutorial vamos a aprender c贸mo agregar el calendario de un colega a mi vista de calendario.

[00:00:33.600]
Predeterminadamente, al ingresar a la p谩gina de calendario lo visualizamos en forma de rejilla con columnas que representan d铆as de la semana y filas que indican las horas del d铆a. Desde el selector de formatos de vista de calendario, tambi茅n podemos elegir ver el calendario de solamente un d铆a o de todo el mes. Para poder agregar el calendario de un colega, tenemos que desplegar la barra lateral. Para eso vamos a presionar el bot贸n Mostrar barra lateral.

[00:01:10.500]
Una vez que se abre la barra lateral, vemos el sector superior con el almanaque y en el sector inferior dos secciones. La primera secci贸n es mis calendarios en esta secci贸n, se agrupa los calendarios propios, es decir, el calendario de mis eventos y los calendarios de objetos creados por m铆.

[00:01:32.400]
Luego encontramos el sector de otros calendarios. En esta secci贸n se agrupan los calendarios p煤blicos, los de otros usuarios y los calendarios de recursos compartidos de la compa帽铆a.

[00:01:46.700]
C贸mo vamos a agregar el calendario de un colega? Vamos a la secci贸n Otros calendarios. En esta secci贸n vemos el men煤 Controles, vamos a presionar y del men煤 que se despliega vamos a elegir la opci贸n Agregar calendarios.

[00:02:02.900]
A continuaci贸n, se abre la ventana que nos permite agregar calendarios y en el campo seleccionar Tipo de calendario vemos en el borde izquierdo el bot贸n que despliega un men煤. Presionamos el bot贸n y del men煤 que se despliega tenemos que elegir la opci贸n personas, que nos permite agregar los calendarios de usuarios.

[00:02:25.800]
Lo que vamos a hacer ahora es escribir el nombre del usuario de quien yo quiero visualizar su calendario y como este es un campo de b煤squeda cuando empecemos a escribir el nombre de ese usuario, vamos a empezar a recibir sugerencias. De las sugerencias que aparecen vamos a seleccionar el usuario que queremos y a continuaci贸n debemos presionar el bot贸n Agregar.

[00:02:49.600]
De esta forma en el sector Otros calendarios vemos que se agreg贸 el calendario de mi colega. Cuando se agrega al calendario lo hace de forma habilitada, es decir, vemos en la casilla de selecci贸n adelante del nombre del calendario que la casilla est谩 seleccionada porque est谩 coloreada y 茅ste es el color que van a tener los eventos que corresponden a mi colega en la vista de calendario.

[00:03:16.400]
Vamos a conocer las opciones que nos da el men煤 de acciones para este calendario que hemos agregado. El men煤 de acciones se despliega presionando este bot贸n en forma de flecha que se encuentra a la derecha del nombre del calendario. El men煤 que se despliega nos ofrece varias opciones: La primera es mostrar 煤nicamente este calendario que, si la seleccionamos, va a deshabilitar la totalidad de los calendarios que yo pueda tener a la vista y dejar solamente los eventos de este calendario.

[00:03:51.200]
Una vez que seleccionamos esa opci贸n solamente vemos los eventos del calendario de mi colega. La siguiente opci贸n del men煤 de acciones es Agregar evento. Desde esta vista de calendario yo puedo agregar un evento al calendario de mi colega, pero tengo que saber que una vez que el evento queda guardado ya no podr谩 ser modificado ni eliminado por m铆. La propiedad de ese evento pasa a ser de mi colega y es esa persona 煤nicamente la que puede modificar los detalles del evento o eliminarlo de su calendario.

[00:04:29.400]
Vamos a hacer una prueba. Vamos a ingresar un evento para el d铆a 18, de 12 a 13[pm] se abre la ventana para agregar un evento y una vez que completamos todos los detalles del evento (recordando que no vamos a poder editarlo ni eliminarlo) vamos a presionar el bot贸n Guardar.

[00:04:48.500]
Vemos que se agreg贸 el evento que hemos creado en el calendario de nuestro colega. La siguiente de las opciones del men煤 de acciones es Eliminar calendario. Presionamos esta opci贸n y vamos a hablar de qu茅 se trata eliminar calendario.

[00:05:02.900]
Eliminar no significa eliminar el calendario de la plataforma o de toda la empresa. Eliminar significa que desaparezca de mi barra lateral, es decir, que yo ya no voy a tener disponible en el sector Otros calendarios el calendario de este colega.

[00:05:20.800]
Si yo necesitar谩 nuevamente agregarlo, voy a tener que volver al men煤 controles y volver a agregar al calendario. Tampoco tenemos que confundir la opci贸n eliminar calendario desde la opci贸n Men煤 de acciones con desactivar el calendario, que es una acci贸n temporal y se realiza desde la checkbox que figura adelante del nombre de calendario, que cuando la vemos coloreada es que el calendario est谩 habilitado y sus eventos se ven en mi vista de calendario y si est谩 desactivada ya no se van a visualizar los eventos de ese calendario, pero el calendario sigue figurando en el sector otros calendarios.

[00:05:57.800]
Se activa y desactiva el calendario solamente con un clic en la casilla de selecci贸n. Por 煤ltimo, tenemos la opci贸n que nos permite cambiar el color para los eventos del calendario de mi colega, en este caso puedo elegir otro color tambi茅n puedo elegir colores personalizados.

[00:06:13.900]
Para hablar sobre la vista previa de los eventos en el calendario voy a habilitar de nuevo Mis eventos dentro de esta vista de calendario. Lo que necesitamos conocer sobre la vista previa de los eventos es lo siguiente: Cuando sobrevolamos uno de nuestros eventos aparece una tarjeta con la vista previa de los datos de este evento en la cual encontramos el asunto del evento y una serie de campos con mucha informaci贸n y v铆nculos para poder ampliar esa informaci贸n el v铆nculo M谩s detalles y los botones Modificar y Eliminar, porque como es un evento m铆o, puedo interactuar con este evento directamente desde el calendario.

[00:06:54.800]
La diferencia que vamos a encontrar con la vista previa de los eventos de un colega es la siguiente: Cuando sobrevolamos el evento del calendario de un colega solamente vamos a encontrar en la vista previa el asunto del evento los campos de inicio y fin y un v铆nculo para m谩s detalles que nos abre el evento en una forma de s贸lo lectura y solamente con los campos que nos es permitido visualizar, sabiendo que no podemos ni modificarlo ni eliminarlo.

[00:07:25.000]
Por 煤ltimo, tenemos que saber que podemos utilizar la vista de disponibilidad para poder comparar los diferentes calendarios. La vista de disponibilidad se accede desde el bot贸n formatos de vista de calendario, del men煤 que se despliega elegimos la opci贸n disponibilidad y lo que vamos a encontrar en esta vista de disponibilidad es el calendario de un solo d铆a con los horarios de cada uno de los recursos que est谩n en pantalla, que son todos los calendarios que yo tenga habilitados en mi barra lateral.

[00:07:58.700]
En este caso tenemos habilitado el calendario de mis eventos, el calendario de mi colega y cada uno de esos calendarios habilitados se muestran como una columna en esta vista de disponibilidad donde podemos ver los eventos y por lo tanto los horarios ocupados y los horarios disponibles.

[00:08:17.600]
Si necesitamos desplazarnos hacia otro d铆a tenemos las flechas d铆a siguiente y d铆a anterior y el almanaque que nos permite ir a un d铆a puntual en un mes y en un a帽o determinado.

[00:08:30.800]
De esta forma hemos aprendido agregar el calendario de un colega en mi vista de calendario. Para aprender mucho m谩s sobre eventos y calendarios los invito a visitar EGAFutura.com/tutoriales

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