C├│mo agregar un Evento a un Calendario p├║blico?

Los calendarios p├║blicos sirven para agrupar los eventos que involucran los distintos sectores, departamentos o ├íreas de la compa├▒├şa. Los eventos de cada grupo o departamento se gestionan desde su propio calendario. En este tutorial te vamos a ense├▒ar c├│mo crear un evento en el calendario de cada uno esos departamentos o equipos de trabajo.

C├│mo agregar un Evento a un Calendario p├║blico?

Unifica la administración de proyectos y tareas de manera fácil, integrando cada actividad con el resto de la plataforma.
­čÄôTutorial actualizado en
2021
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Los calendarios p├║blicos sirven para agrupar los eventos que involucran los distintos sectores, departamentos o ├íreas de la compa├▒├şa. Los eventos de cada grupo o departamento se gestionan desde su propio calendario. En este tutorial te vamos a ense├▒ar c├│mo crear un evento en el calendario de cada uno esos departamentos o equipos de trabajo.
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Eventos en calendarios grupales o p├║blicos

Los calendarios p├║blicos sirven para agrupar los eventos que involucran los distintos sectores, departamentos o ├íreas de la compa├▒├şa.

Cada área de la empresa puede tener un calendario propio.

Por ejemplo:

  • Administraci├│n
  • Compras
  • Log├şstica y env├şos
  • Marketing
  • Ventas

┬┐D├│nde encontramos los calendarios p├║blicos?

Debemos dirigirnos a Mi vista de calendario.

┬┐C├│mo ver el calendario p├║blico?

Para poder visualizar e interactuar con un calendario p├║blico tiene que estar agregados al sector: Otros calendarios ubicado en el sector derecho de la interfaz de Mi vista de calendario.

┬┐C├│mo ver los eventos del calendario p├║blico?

Para que los eventos de un calendario p├║blico sean visualizados, el calendario debe estar habilitado, con la checkbox que figura delante de su nombre, seleccionada.

┬┐C├│mo agregar un evento a un calendario p├║blico?

Para agregar un evento a uno de los calendarios p├║blicos podemos usar el men├║ de acciones del calendario.

Para eso:

  1. Vayamos al sector Otros calendarios del panel lateral,
  2. Dar clic al men├║ de acciones (flecha) ubicado a la derecha del nombre del calendario
  3. Del men├║ que se despliega debemos elegir la opci├│n: Agregar evento
  4. Se abre la ventana Nuevo Evento, podemos observar que en el campo: Asignado a, aparece predeterminado el calendario p├║blico que elegimos
  5. Completar los campo necesarios, siendo obligatorios el asunto y la duraci├│n del evento.
Es posible establecer eventos que ocupen solamente una franja horaria para lo que vamos completar los campos Inicio y fin del evento.
Para establecer eventos del d├şa completo debemos seleccionar la checkbox Evento de todo el d├şa.

┬┐C├│mo crear un evento de Todo el d├şa?

  1. Abrir la ventana del nuevo evento.
  2. Seleccionemos la checkbox: evento de todo el d├şa.
  3. Finalmente presionar el bot├│n: Guardar

┬┐C├│mo agregar un evento a un calendario p├║blico usando el bot├│n Nuevo de Mi vista del calendario?

Crear evento desayuno brindis por Navidad desde calendario p├║blico de marketing. (Cambiando campo asignado a)

  1. Presionar el bot├│n Nuevo Evento y
  2. Eliminar nuestro nombre del campo: Asignado a.
  3. Cuando el campo queda vac├şo aparece un bot├│n que despliega un men├║ en el borde izquierdo del campo. Presionar ese bot├│n.
  4. Elegir en el men├║ de la izquierda del campo vac├şo la opci├│n: Calendario.
  5. Completar ese campo con el nombre del calendario p├║blico al cual se quiere agregar el evento. Al escribir los primeros caracteres la plataforma va a sugerir el nombre del calendario que se quiere elegir.
  6. Completar los campos necesarios
  7. Finalmente presionar el bot├│n: Guardar.

┬┐D├│nde se ubican los eventos creados?

En la vista de calendario vamos a encontrar ubicados los eventos creados en el d├şa indicado:

  • Ocupando la franja horaria correspondiente si hemos completado campos inicio y fin del evento, o
  • Ubicados en la cabecera de la columna que corresponde al d├şa (en una vista diaria o semanal) si son eventos de todo el d├şa completo.

Otras vistas de calendario

Recordemos que tenemos dos vistas m├ís adem├ís de las t├şpicas rejillas para d├şa, semana y mes.

Existen las vistas de disponibilidad y vista de tabla.

Vista de disponibilidad

En la vista de disponibilidad se puede visualizar d├şa por d├şa los horarios ocupados y libres de todos los calendarios que se encuentren activados en la barra lateral, cada uno ser├í una columna.

Vista de tabla

En la vista de tabla tengo varias vistas de lista disponibles para encontrar ordenados todos los eventos de diversas formas seg├║n criterios de agrupamiento.

Tambi├ęn podemos crear nuevas vistas de lista, o duplicar una vista de lista existente y usarla como base para crear una nueva y poder aplicar los filtros que sean necesarios para determinar los eventos que aparecen en la lista y poder agregar y ordenar los campos que queremos que aparezcan como columnas de la vista de lista creada.

ÔÇŹ

Te recomendamos ver

Transcripci├│n del video ÔîĘ´ŞĆ

[00:00:00.360]
Los calendarios p├║blicos sirven para agrupar los eventos que involucran a los distintos sectores, departamentos o ├íreas de la compa├▒├şa. Los eventos que deben ser de conocimiento p├║blico, que tienen que ver con un ├írea espec├şfica de la empresa, se agendan en el calendario correspondiente para que aparezcan distribuidos y visibles para todos los usuarios. En este tutorial vamos a aprender a crear un nuevo evento en un calendario p├║blico.

[00:00:41.150]
Antes de crear un nuevo evento, necesitamos saber d├│nde encontramos los calendarios p├║blicos. En mi vista de calendario. Tienen que estar agregados al sector Otros calendarios de la barra lateral y para ser visualizados tienen que estar habilitados con la checkbox que figura delante de su nombre, seleccionada.

[00:01:02.840]
Cada ├írea de la empresa tiene un calendario propio. Por ejemplo, el ├írea de Administraci├│n, Compras, Log├şstica y env├şos, Marketing, Ventas y los eventos de ese grupo o departamento se gestionan desde su propio calendario.

[00:01:21.260]
Esta es mi vista de calendario y tengo habilitados dos calendarios p├║blicos, el del ├írea Log├şstica y env├şos y el de Marketing. Voy a trabajar solamente con el de Marketing, as├ş que voy a deshabilitar el de Log├şstica y env├şos.

[00:01:34.700]
Para agregar un evento a uno de los calendarios p├║blicos podemos usar el men├║ de acciones del calendario p├║blico. Para eso, vamos al sector Otros calendarios del panel lateral. El men├║ de acciones se encuentra en este bot├│n con forma de flecha que encontramos a la derecha del nombre del calendario. Vamos a darle clic y del men├║ que se despliega debemos elegir la opci├│n Agregar evento.

[00:02:02.090]
La ventana que se abre es la que nos permite ingresar un nuevo evento al calendario y como vemos en el campo 'Asignado a' ya está determinado el calendario de Marketing, que es el que seleccionamos para ingresar este nuevo evento. A continuación, solamente queda completar los campos necesarios, siendo obligatorios el asunto y la duración del evento.

[00:02:28.220]
Recordemos que podemos establecer eventos que ocupen solamente una franja horaria para los que vamos a completar los campos Inicio y Fin del evento. O podemos establecer eventos del d├şa completo y para eso debemos seleccionar la checkbox Evento de todo el d├şa.

[00:02:50.120]
Como en este ejemplo vamos a establecer, por ejemplo, el feriado de navidad, vamos a seleccionar la casilla Evento de todo el d├şa. Finalmente, para guardar el evento, solamente falta presionar el bot├│n Guardar.

[00:03:06.080]
Otra forma de agregar un evento a un calendario p├║blico es usando el bot├│n Nuevo evento de nuestra vista de calendario. Presionamos el bot├│n y vemos en este caso que el campo 'Asignado a' que predeterminada mente viene completo con mi nombre de usuario, porque esta es la forma de agregar un evento a mi propio calendario. Pero si el evento que estoy creando es para un calendario p├║blico, voy a eliminar mi nombre del campo 'Asignado a' presionando la X y vemos que cuando el campo queda vac├şo aparece un bot├│n en el borde izquierdo del campo. Cuando le damos clic a ese bot├│n, se despliega un men├║. El men├║ que se despliega nos permite elegir personas si queremos asignar un evento a otro usuario y calendarios cuando queremos asignar un evento a un calendario p├║blico, vamos a elegir la opci├│n Calendarios.

[00:04:08.150]
Una vez que elegimos la opci├│n Calendarios, debemos escribir el nombre del calendario p├║blico y como es un campo de b├║squeda, apenas empecemos a escribir el nombre van a aparecer sugerencias y de las sugerencias que aparecen vamos a elegir el calendario donde queremos ingresar el evento. A continuaci├│n, solamente queda completar todos los campos que sean necesario. Los obligatorios son: Asunto y Duraci├│n del evento. Los completamos y en este caso, s├ş vamos a poner una fecha y hora de inicio y una fecha y hora de finalizaci├│n. Para grabar el evento en el calendario p├║blico, es necesario presionar el bot├│n Guardar.

[00:04:54.260]
Luego, en la vista de calendario vamos a encontrar ubicados los eventos que hemos creado en el d├şa indicado, ocupando la franja horaria correspondiente, si hemos completado campos Inicio y Fin del evento o ubicados en la cabecera de la columna que corresponde al d├şa en una vista diaria o una vista semanal, si son eventos de todo el d├şa completo.

[00:05:19.910]
Recordemos que tenemos dos vistas m├ís, adem├ís de las t├şpicas rejillas para d├şa, semana y mes. Existen las vistas de disponibilidad y vista de tabla. Para elegir una vista de calendario debemos presionar el bot├│n Formato de vista de calendario y del men├║ que se despliega vamos a elegir la vista de disponibilidad.

[00:05:41.410]
En la vista de disponibilidad se puede visualizar d├şa por d├şa los horarios ocupados y libres de todos los calendarios que se encuentren activados en la barra lateral, cada uno ser├í una columna. ┬áEn pantalla tenemos el calendario de Mis eventos y el calendario p├║blico de Marketing.

[00:06:01.690]
Para dar un ejemplo, voy a habilitar un calendario p├║blico m├ís, el de log├şstica y env├şos y vamos a ver que cuando lo habilite se va a acomodar como una columna m├ís en esta vista diaria de disponibilidad.

[00:06:16.780]
Para consultar la disponibilidad de otros d├şas, simplemente con las flechas podemos avanzar y retroceder d├şa a d├şa o usar el calendario para ir directamente a un d├şa, un mes y un a├▒o determinado.

[00:06:28.840]
La otra vista de calendario disponible que tenemos es la vista de tabla. Otra vez vamos al bot├│n selector de formato de vista de calendario, elegimos la opci├│n Vista de tabla. En la vista de tabla tengo varias vistas de lista disponibles para encontrar ordenados todos los eventos de diversas formas y tambi├ęn podemos crear nuevas vistas de lista o duplicar una vista de lista existente y usarla como base para crear una nueva y poder aplicar los filtros que sean necesarios para determinar los eventos que aparecen en la lista y poder agregar y ordenar los campos que queremos que aparezcan como columnas de la vista de lista creada.

[00:07:22.150]
Para aprender mucho más sobre calendarios y eventos, los invito a visitar EGAfutura.com/tutoriales

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