Inteligencia de negocios
La inteligencia de negocios es el conjunto de procesos y herramientas que reúne los datos dispersos en los sistemas de una empresa, los ordena en un modelo único y los presenta como informes e indicadores listos para decidir. Lo que la distingue de un informe suelto es la continuidad y el alcance: no responde una pregunta puntual sino que mantiene disponible una lectura actualizada del negocio, con la misma definición de cada cifra para todas las áreas. Su terreno es lo que ya pasó y por qué pasó, y eso es justamente lo que la separa de la analítica de negocios, orientada a anticipar lo que va a pasar.
Inteligencia artificial (IA)
Es la simulación de la inteligencia humana a través de las máquinas y dispositivos de cómputo. En ella se involucra el aprendizaje, el razonamiento y la capacidad de autocorrección; facultades eminentemente humanas hasta ahora. Su aplicación va mucho más allá de los sistemas expertos y otros como el reconocimiento de voz.
Empresa
Una empresa es una organización que combina capital y trabajo para producir bienes o servicios y obtener un beneficio con ellos. Esa definición corta esconde el dato que en realidad se busca: qué hace que una empresa sea micro, pequeña, mediana o grande. La respuesta incómoda es que no hay un criterio único, porque cada país fija sus propios límites y varios los miden por facturación en lugar de por cantidad de empleados. Lo que sí es común a todas es la estructura: cada empresa tiene una forma jurídica, un domicilio fiscal, una actividad declarada y un ejercicio contable con el que rinde cuentas.
Acciones de productividad (Tarea, Evento, Llamada, Email)
Las Acciones de productividad son las cuatro formas de registrar trabajo sin salir del registro que se está mirando: crear una Tarea, agendar un Evento, dejar constancia de una llamada o enviar un correo electrónico. Aparecen agrupadas en solapas dentro del componente de Actividad de la Página de registro, y todo lo que se carga ahí queda vinculado a ese registro. Ese vínculo es lo que arma después la Cronología de actividad y lo que alimenta el Calendario y la lista de tareas.
Acciones rápidas de objeto
Una acción rápida de objeto es un botón que abre un formulario reducido para crear o actualizar un registro sin salir de la pantalla en la que se está trabajando. Lo que la distingue de crear el registro por el camino largo es que pide solo los campos necesarios y deja el registro nuevo ya vinculado con aquel desde el que se la lanzó. Se definen objeto por objeto, así que cada tipo de registro ofrece las suyas, y aparecen en la Página de registro, en las Vistas de lista y en la aplicación móvil. Sirven para las tareas que se repiten muchas veces al día, como registrar una llamada o cargar una tarea.
Acciones rápidas globales (Botón Signo +)
Acciones globales es una funcionalidad que permite registrar acciones o actividades desde cualquier aplicación de la plataforma, presionando un único botón ubicado en el ángulo superior derecho de la interfaz de usuario. Las acciones globales permiten registrar las acciones sin tener que relacionarlas obligatoriamente con algún registro en particular. Si se quiere asociar esas acciones con registros, pueden relacionarse con objetos de cualquiera de las aplicaciones de la plataforma, sin necesidad de salir de la página donde se está trabajando.
Anuncio (Chatter)
Un anuncio es un tipo de publicación que sirve para destacar un mensaje en la página de un grupo de Chatter. Solamente pueden publicar anuncios los administradores del grupo. Un anuncio tiene una ubicación de importancia y un icono con forma de altavoz para resaltar el contenido. También cuenta con una duración determinada por el creador para permanecer en ese lugar destacado por sobre todas las otras publicaciones del grupo.
Barra
Una barra es la franja de la interfaz que agrupa en un solo lugar los accesos y los controles de un programa, y que se apoya siempre contra un borde de la pantalla. Eso último es lo que la distingue de un menú o de un panel, porque la barra ocupa un lado fijo y queda a la vista mientras se trabaja. Cada barra reúne lo que corresponde a una misma tarea, y por eso una aplicación suele tener varias a la vez. En la Plataforma EGA Futura hay tres: la Barra de navegación, arriba, para moverse entre objetos; la Barra de utilidades, abajo, con las herramientas de productividad; y la Barra de herramientas de correo electrónico, dentro del editor, para dar formato al mensaje.
Barra de navegación
Es una barra ubicada en el sector superior de la interfaz de usuario ubicada horizontalmente y está presente en todas las aplicaciones de la plataforma. Tiene diversas funciones entre las cuales la principal es agrupar información y permitir el acceso a ella. Tiene una serie de componentes a la vista, los de uso más frecuente según la aplicación donde se esté ubicado. Todos los elementos que integran la barra pueden ser ordenados, ocultados o agregados según la preferencia del usuario. Cada nombre que aparece escrito en la barra corresponde a un elemento o a una funcionalidad.
Calendario
El Calendario de EGA Futura es una vista visual y tabular de eventos vinculados con personas, equipos, espacios u otros recursos. Permite consultar disponibilidad, programar actividades y coordinar compromisos compartidos. El resultado depende de los calendarios visibles, la zona horaria, los permisos y la calidad de los eventos registrados.
Calendario público
Un calendario público es una agenda compartida que no pertenece a ninguna persona sino a un área o a la organización entera, y que reúne los eventos que conviene que todos vean: feriados, cierres contables, lanzamientos o la guardia de cada semana. Lo que lo distingue del calendario de un usuario es la propiedad, porque no depende de que alguien lo comparta ni desaparece cuando esa persona deja la empresa. Quien administra la Plataforma EGA Futura decide qué calendarios existen y quién puede ver o cargar eventos en cada uno. Se consulta desde la misma pantalla que la agenda propia, superpuesto a ella.
Comentarios en vivo (Chatter)
Los Comentarios en vivo son las respuestas a una publicación de Chatter que aparecen en pantalla en el mismo instante en que alguien las escribe, sin necesidad de actualizar la página. Se diferencian de un comentario común solo en cómo llegan, porque el contenido es el mismo y lo que cambia es que no hay que recargar para verlo. Sirven cuando varias personas siguen el mismo tema a la vez, por ejemplo durante la resolución de un caso. Sin ellos, cada participante estaría leyendo una versión distinta de la conversación.
Configuración de la plataforma
La Configuración de la Plataforma es la consola central desde donde se definen los aspectos clave de la empresa que condicionan el funcionamiento de todo el sistema de gestión. El factor principal es el país en el que opera la empresa, porque de él dependen las normas fiscales y contables que la Plataforma aplica en compras, ventas e impuestos. Desde ahí también se define a qué cuentas contables se vinculan los movimientos que la Plataforma genera de forma automática. Es distinta de la Configuración de usuario, que solo afecta a la experiencia de cada persona. Los cambios en esta configuración se coordinan con el Ejecutivo de cuenta de EGA Futura.
Correo electrónico CCO de comprobación (Compliance BCC Email)
El correo electrónico CCO de comprobación es un control de cumplimiento que agrega de forma automática una copia oculta de cada mensaje saliente hacia una única casilla que define la empresa. Lo que lo distingue de una copia oculta común es que no depende de quien escribe, porque el sistema la aplica siempre y bloquea el campo CCO para que nadie pueda quitarla ni cambiar el destino. Su finalidad es conservar el archivo completo de la correspondencia enviada, que es lo que después permite auditar y verificar el cumplimiento de las políticas de comunicación de la organización.
Correo electrónico de lista
El correo electrónico de lista es el envío que toma un mismo texto y genera con él un mensaje independiente para cada destinatario de una lista. Lo que lo distingue de mandar un correo con muchas direcciones en copia es que nadie ve a los demás y cada mensaje llega personalizado, porque los campos de combinación se reemplazan con los datos que cada contacto tiene en la base. Se arma sobre una Vista de lista de contactos o de clientes potenciales, así que la selección de destinatarios se actualiza sola con los criterios de esa vista. Su terreno es la comunicación comercial uno a uno a escala, y no la campaña masiva de marketing.
Cronología de actividad
La Cronología de actividad refleja el historial de actividades que se han efectuado y las actividades pendientes para un registro de la plataforma. Funciona como un centro de control que mantiene la información necesaria para hacer seguimiento a las actividades relacionadas con un registro. La cronología de actividad se ubica dentro del registro y en ella se ordenan cronológicamente los eventos o reuniones, las tareas, las llamadas y los mensajes de correo electrónico.
EGA Futura ID (Campo)
Es un campo de numeración automática que EGA Futura le asigna dinámicamente a cada registro nuevo que se crea dentro de la plataforma. Se encuentra visible en todas las aplicaciones del software de gestión empresarial de EGA Futura. Está constituido por caracteres alfanuméricos que se generan instantáneamente con la finalidad de que la empresa pueda encontrar información de una forma más rápida y simple.
EGA Futura Tag
Un EGA Futura Tag es una etiqueta interna que sirve para agrupar, organizar y clasificar registros de la base de datos según un criterio propio de cada empresa. A diferencia de un campo, la misma etiqueta se aplica a registros de tipos distintos, de modo que un producto, un pedido y un ticket pueden compartir la misma marca. Cada etiqueta tiene su nombre, su código único, su categoría y su estado, y desde ahí alimenta Filtros, Informes y Paneles de información.
Epic
Un Epic es un bloque grande de trabajo que agrupa muchas tareas más chicas y que suele atravesar varios proyectos y varios equipos. Sirve para responder cómo avanza una iniciativa completa cuando esa iniciativa no entra dentro de un solo proyecto: aperturas de sucursales, certificaciones, migraciones. En EGA Futura Project el Epic es un registro con su nombre, su descripción con formato, su prioridad Alta, Media o Baja, y su estado Nuevo, Activo, Completado o Cancelado. Al ser un agrupador transversal, las mismas tareas se pueden mirar por proyecto para ejecutarlas y por Epic para medir el avance de la iniciativa.
ERP o Sistema de planificación de recursos empresariales
ERP significa Enterprise Resource Planning, planificación de recursos empresariales: el software que reúne en un solo sistema los procesos de toda la empresa. Lo que lo distingue de un conjunto de programas sueltos no es la cantidad de funciones, sino la base de datos común, porque contabilidad, compras, ventas e inventario leen y escriben sobre los mismos registros. Por eso una venta cargada una vez actualiza el stock, la cuenta por cobrar y el asiento contable. Confundirlo con un paquete de módulos unidos por archivos lleva a comprar un sistema que sigue exigiendo doble carga.
Documento
Un documento es un texto formal que la empresa necesita conservar, encontrar y poder demostrar que estaba vigente en una fecha concreta: una política, un contrato, un manual, un procedimiento o una especificación técnica. Lo que lo distingue de un archivo suelto es que tiene ciclo de vida propio: nace como borrador, se aprueba, entra en vigencia, se revisa y en algún momento queda obsoleto. Dentro del ERP de EGA Futura el documento es un registro con su tipo, su estado, su número de versión, su fecha de inicio de vigencia y su fecha de caducidad, y puede apuntar al archivo pesado guardado fuera de la Plataforma.
EGA Futura Time Clock (Empleados)
EGA Futura Time Clock es la función de registro digital de entradas, salidas y otros hitos de asistencia vinculados con la jornada laboral. Puede utilizarse desde dispositivos compatibles según la configuración de la empresa. Su propósito es crear datos trazables para control operativo y procesos posteriores. No interpreta por sí solo convenios, excepciones ni reglas legales de cada jurisdicción.
Elementos que sigo
Elementos que sigo es una categoría dentro de las Noticias en tiempo real. Noticias en tiempo real es el centralizador de noticias de Chatter donde se agrupan todas las publicaciones de la compañía. Allí donde se ubican todas las comunicaciones para el trabajo colaborativo, Elementos que sigo, es la categoría que agrupa las noticias de personas, temas y registros que han sido seleccionadas de forma individual para mantener un seguimiento todas las actualizaciones de esos elementos preferidos por el usuario.
Filtro
Los Filtros son una herramienta que sirve para filtrar información contenida en la base de datos de EGA Futura. Se pueden utilizar desde diferentes lugares de la plataforma y es posible aplicarlos en cualquiera de los campos. También existe la opción de construir Filtros potentes y complejos para encontrar información clave de manera eficaz.
Iniciador de aplicación - Waffle
El Iniciador de aplicación (Waffle) es el menú, representado por un ícono de nueve cuadraditos, desde el que se cambia de una aplicación a otra sin pasar por ninguna pantalla intermedia. Es el único punto de la interfaz que muestra a la vez todas las aplicaciones y todos los objetos que alcanza el permiso de quien está conectado, así que también funciona como buscador cuando algo no figura en la Barra de navegación. Se abre desde el borde superior izquierdo y está disponible en cualquier pantalla. El apodo Waffle viene de la forma del ícono, y es como lo nombra buena parte de los usuarios.
Jerarquía de cuentas
La Jerarquía de cuentas es la funcionalidad que relaciona cuentas entre sí en forma de árbol, con una cuenta principal arriba y sus cuentas relacionadas debajo. Sirve para representar empresas que operan en varias sedes o que forman un grupo, manteniendo cada una como registro independiente con sus propios contactos, oportunidades y actividades. Desde cualquier cuenta del árbol se abre la vista de jerarquía completa, que muestra el conjunto y señala en qué lugar está la cuenta consultada.
Lista de Precios
Una lista de precios es el conjunto de productos con el precio que corresponde a una condición comercial determinada. Lo que la distingue de un precio suelto es que agrupa: el mismo producto puede figurar en varias listas con importes distintos según el segmento de mercado, el tipo de cliente, el volumen de compra o la moneda. Al emitir un documento comercial se elige primero la lista y la divisa, y a partir de ahí solo aparecen los productos habilitados en ella, con su precio ya definido. Eso convierte la política de precios en un dato del sistema, en lugar de una decisión que se improvisa en cada operación.
MFA » Autenticación de Múltiples Factores
La autenticación de múltiples factores (MFA) es un sistema de verificación de identidad que requiere al usuario proporcionar más de una forma de prueba de identidad para acceder a una cuenta o aplicación. En lugar de solo ingresar una contraseña, la MFA agrega un segundo nivel de seguridad, como un código enviado provisto por una aplicación de autenticación en el teléfono.
Pedido
Un pedido es el acuerdo por el cual un cliente solicita productos o servicios con una cantidad, un precio y una fecha ya definidos. En el ERP de EGA Futura el pedido es un registro propio que se apoya en una cuenta de cliente, puede colgar de un contrato y se asocia a una sola lista de precios. Ese registro guarda la fecha de inicio, el estado, el importe y los datos de facturación y de envío, y de él cuelgan los productos pedidos. Es el punto donde el proceso comercial se convierte en algo que el inventario y la facturación pueden leer.
Marca
La marca es el nombre bajo el que un fabricante agrupa una línea de productos y los distingue de los similares de la competencia. No es el nombre del producto ni el nombre del fabricante: es, por así decirlo, el apellido del producto. Un mismo laboratorio puede sostener varias marcas, y una misma marca puede llegar a la empresa a través de varios proveedores. Para un negocio que compra y revende, la marca es sobre todo un criterio de clasificación: agrupa el inventario, permite comparar ventas entre fabricantes y ordena las compras. Conviene no confundirla con la marca registrada, que es la protección legal del nombre y pertenece al terreno de la propiedad intelectual.
Notas
Una nota es un texto libre que se engancha a un registro para dejar asentado algo que ningún campo previsto contempla, como el motivo real de un reclamo o el detalle de una conversación. Lo que la distingue de un campo es que no tiene estructura, así que no se puede filtrar ni sumar en un Informe, y por eso sirve para el matiz y no para el dato que la empresa necesita medir. Se diferencia de una actividad en que no compromete a nadie a hacer algo ni queda agendada. Se escribe desde el menú de acciones globales, desde el propio registro o desde la página de Notas, y queda visible para quien tenga acceso al registro.
Noticias en vivo (Chatter)
Las Noticias en vivo son las novedades que aparecen solas en el muro de Noticias en tiempo real, sin recargar la pantalla. Reúnen las publicaciones y los comentarios de los Grupos de Chatter, las menciones y los cambios de los registros que cada usuario sigue. Un aviso indica cuántas publicaciones nuevas hay. Se distinguen de las Notificaciones en que estas avisan de algo dirigido a una persona en particular, mientras que las Noticias en vivo muestran el flujo general de la empresa. Conviene apoyarse en ese aviso y no en la lectura continua, porque el muro sigue creciendo aunque nadie lo mire.
Macro
Una macro convierte una secuencia de pasos repetidos en un solo clic: se define una vez qué acciones hay que hacer y en qué orden, y desde entonces el sistema las ejecuta siempre igual. La palabra tiene dos usos habituales que conviene no mezclar. En una planilla de cálculo, una macro es un programa grabado o escrito que automatiza operaciones sobre celdas. En un sistema de gestión empresarial es una lista ordenada de instrucciones que se aplican sobre un registro, sin escribir código. Esta entrada explica las dos acepciones y describe cómo funcionan las macros en el ERP de EGA Futura, donde se aplican sobre facturas, ventas, tickets, activos y el resto de los objetos.
Producto
Un producto es cada artículo o servicio que la empresa ofrece a sus clientes y registra en la base de datos del ERP de EGA Futura. La Plataforma reconoce dos tipos: Item de inventario, para lo que se almacena y se cuenta en stock, y Servicio, para lo que se presta sin existencias. Cada registro guarda el nombre, la clasificación, la marca, hasta seis códigos de identificación, las dimensiones y el punto de pedido que dispara la reposición. Desde ahí el producto se conecta con las listas de precios, el stock de cada almacén, los proveedores que lo venden y los pedidos donde aparece.
Ruta
Una Ruta es un componente de la interfaz de usuario que permite llevar a cabo una tarea o proceso en fases o etapas progresivas.
Sirve de guía para monitorear paso a paso los procesos de negocios (administrativo, comercial, producción, etc.)
A medida que se avanza en la ejecución de una tarea se va cumpliendo cada una de las etapas establecidas. Cada etapa tiene, en la interfaz de usuario, características e indicaciones particulares configurables, para ayudar al usuario en el correcto cumplimiento de cada etapa. El objetivo de usar una Ruta es impulsar la productividad, destacando las tareas importantes, para completar trabajos de forma rápida.
SaaS (Software como servicio)
SaaS es un método flexible de distribución de software que elimina la necesidad de la compra de una licencia. En este modelo, el software se entrega como un servicio. Software como servicio es un modelo de distribución de software en donde EGA Futura provee el servicio de licenciamiento y soporte técnico del software usado por el cliente. Este tiene derecho a utilizar el software mediante el pago de una suscripción.
Tipo de registro
Un Tipo de registro es una variante de un mismo objeto de la base de datos: determina los procesos que se aplican, los formatos de página que se ven y los valores de lista de selección disponibles. Se diferencia de crear un objeto nuevo en que los registros siguen compartiendo tabla, informes y permisos, y lo único que cambia es su comportamiento. Se usa cuando un mismo objeto atiende dos circuitos distintos, como una venta mayorista y una minorista. Elegirlo mal al crear un registro condiciona todo lo que viene después.
Texto rápido (Quick Text)
Texto rápido es una herramienta de productividad que nos va a hacer ahorrar mucho tiempo a la hora de registrar todo tipo de actividades. Cuando hay frases que debemos escribir una y otra vez al procesar acciones de servicio al cliente se puede utilizar un Texto Rápido que es un mensaje predefinido, creado por el usuario, para automatizar su uso cuando lo necesitamos reutilizar varias veces. Sustituye la tarea de tener que copiar y pegar un fragmento de texto desde un documento adicional. Cada usuario puede crear sus Textos rápidos, se organizan en carpetas y se puede compartir.
