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La Factura es el documento con validez legal que deja constancia de una venta de bienes o servicios y del importe que el comprador debe pagar. Quien vende la emite y quien compra la recibe, y desde ese momento el comprobante funciona como respaldo contable, como prueba de la operación y como base de las declaraciones de impuestos. El contenido mínimo lo fija cada legislación, pero el núcleo es siempre el mismo: quién vende, quién compra, qué se entregó, cuánto costó y qué impuestos se aplicaron.
La Factura es el comprobante que certifica que se concretó una operación comercial entre dos partes.
Quien vende el bien o el servicio la emite, y quien lo adquiere la recibe.
Ese intercambio la convierte en la pieza central de la contabilidad de cualquier empresa, porque de ella salen el ingreso registrado, el impuesto declarado y la cuenta por cobrar.
El detalle exacto lo fija la legislación de cada país, así que conviene revisar la norma local antes de diseñar un comprobante.
Aun así hay un conjunto de datos que aparece prácticamente en todas las jurisdicciones.
Es el mismo dato con varios nombres distintos, y confundirlos es una de las causas más comunes de un comprobante rechazado.
La completa identifica al comprador y desglosa el impuesto en una línea propia.
Es la que necesita quien va a deducir ese impuesto o computar el gasto.
La simplificada omite los datos del comprador y muestra el importe con el impuesto ya incorporado al precio.
Suele quedar reservada a operaciones de consumo final y por debajo de un importe máximo que fija cada país.
El número de Factura no es un dato decorativo: es lo que permite auditar la secuencia completa de comprobantes emitidos.
Una serie con saltos deja abierta la duda de si se omitió un comprobante o si hubo una anulación.
Esa duda suele ser lo primero que revisa una inspección, y por eso los sistemas de gestión asignan el número de forma automática en lugar de dejarlo a criterio de quien carga.
La versión electrónica reemplaza la firma y el sello físicos por un certificado digital y, en varios países, por una autorización en línea del organismo tributario.
El contenido obligatorio es el mismo, y lo que cambia es el soporte y la forma de acreditar la autenticidad del documento.
En la mayoría de los países de habla hispana el impuesto que se desglosa es el IVA, que grava el valor agregado en cada etapa de la cadena.
Los Estados Unidos aplican en cambio un impuesto estatal y local a las ventas, que se calcula sobre la venta final y también se detalla en el comprobante.
Esa diferencia explica por qué un mismo producto vendido en dos países necesita configuraciones fiscales distintas.
El detalle de una Factura es una lista de líneas, y cada línea corresponde a un solo concepto vendido.
Una operación de dos productos genera dos líneas. Varias unidades del mismo artículo van en una sola, con su cantidad.
El contenido mínimo lo fija la normativa de cada país, pero casi siempre aparecen los mismos datos.
Según el país se dice línea, renglón, ítem o detalle de la factura. En inglés figura como invoice line item, y así aparece en la mayoría de las integraciones.
Cada línea apunta a un producto concreto del catálogo, y de ahí salen el descuento de stock, el costo de venta y la comisión del vendedor.
Una factura escrita como texto libre, sin líneas ligadas a productos, deja al sistema sin nada que analizar.
Los dos nombres se parecen y nombran cosas de escala distinta.
La línea de factura es un renglón de un comprobante. La línea de facturación es una secuencia completa de comprobantes, con su propia serie, que una empresa lleva por cada actividad económica.
Una empresa que vende equipos de oficina y además ofrece servicio de impresión desarrolla dos actividades distintas.
Con una serie para cada una, por ejemplo EQ-20-0001 para los equipos y PR-20-0001 para las impresiones, cada comprobante dice a qué actividad pertenece y las cuentas no se mezclan.
Qué separaciones son obligatorias y cuáles quedan a criterio de la empresa lo define la normativa de cada país. Cómo se arma cada serie está en serie numérica de una factura.
El hub de Facturación electrónica y comprobantes ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Empresas de Servicios Profesionales: cómo automatizar Proyectos y Facturación vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
EGA Futura Compras muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.
Y EGA Futura Ventas lo muestra desde otra parte del sistema.
La factura que tu empresa recibe de un proveedor tiene su propio registro, la Factura de compra. Cómo se emite y se cobra cada factura de venta está en sistema de facturación.
En el ERP la Factura es un objeto propio, con su Página de registro, sus Vistas de lista y sus Informes.
Cada Factura nace con un Número de Factura que el sistema asigna solo, de forma correlativa, sin que nadie lo escriba a mano.
Ese número es el que sostiene la secuencia sin saltos que reclama cualquier auditoría.
El único dato que el ERP pide para dar de alta el comprobante es la Fecha de Factura.
Todo lo demás se completa según el caso, lo que permite guardar un borrador apenas se conoce la fecha y terminarlo más tarde.
El campo Cliente vincula la Factura con la cuenta a la que se le vende.
El campo Empleado de ventas deja registrado quién concretó la venta, y es el dato del que después se calcula la comisión.
El campo Canal de venta indica por qué vía entró la operación, lo que permite comparar el rendimiento de cada canal en un Informe.
El campo Total guarda el importe final del comprobante, con dos decimales.
Cada Factura lleva además su propia moneda, de modo que una empresa que vende en varias divisas trabaja con un solo circuito de comprobantes.
La Fecha vencimiento es la que convierte a la Factura en una cuenta por cobrar con plazo.
Sobre ese campo se arman las Vistas de lista de comprobantes vencidos y el seguimiento de la mora.
Toda Factura recorre tres estados, y el orden importa porque cada uno habilita cosas distintas.
Filtrar una Vista de lista por este campo es la forma más rápida de ver cuánto hay emitido y sin cobrar en un momento dado.
La Factura es el último eslabón del circuito de ventas y llega con su historia detrás.
El campo Venta la enlaza con el pedido de venta que le dio origen, y desde ahí se recorre la operación hacia atrás.
Ese enlace permite responder sobre un mismo hilo qué se cotizó en la Cotización, qué se comprometió en la Orden de venta y qué se terminó facturando.
El ERP no deja que cada objeto numere por su cuenta: tiene un objeto dedicado a las secuencias numéricas que gobierna la numeración de todos los comprobantes.
Ese objeto separa las series por tipo de operación, con secuencias independientes para Compras, Ventas, Inventario, Proyectos, Tesorería, Contabilidad y Contratos.
El detalle está en el término Serie numérica de factura.
Repasamos qué separa una Factura completa de una simplificada, por qué la numeración no admite saltos y en qué se distingue de un Remito.
La completa identifica al comprador y desglosa el impuesto en una línea propia, y es la que se necesita para deducirlo.
La simplificada omite los datos del comprador, lleva el impuesto incorporado al precio y suele limitarse a operaciones de consumo final por debajo de cierto importe.
Porque el número correlativo es lo que permite auditar la secuencia completa de comprobantes emitidos.
Un salto deja sin resolver si se omitió un comprobante o si hubo una anulación, y esa suele ser la primera pregunta de una inspección.
No: cada legislación fija su propio contenido mínimo.
Lo que más cambia es el código de identificación fiscal, que se llama NIF, CUIT, RFC, RUT, NIT, RUC o RIF según la jurisdicción.
La Factura documenta el importe a cobrar y los impuestos aplicados, mientras que el Remito documenta la entrega física de la mercadería.
Una misma operación puede generar los dos, y por eso el ERP los guarda como registros separados y enlazados entre sí.
La línea de factura es un renglón dentro de un comprobante. La línea de facturación es la serie completa de comprobantes que se lleva por cada actividad de la empresa.
La Factura vive en el objeto EGAFutura__Invoice__c, cuya etiqueta en pantalla es Factura.
La fecha es el único campo obligatorio que se carga.
Estos son los campos del comprobante.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| Name | Numeración automática | Número de Factura, lo asigna el sistema |
| EGAFutura__Invoice_Date__c | Fecha | Obligatorio. Fecha de Factura |
| EGAFutura__Due_Date__c | Fecha | Fecha de vencimiento |
| EGAFutura__Status__c | Lista de selección | Borrador por defecto |
| EGAFutura__Total__c | Moneda(16, 2) | |
| EGAFutura__EGA_Futura_ID__c | Numeración automática | Identificador interno |
La Factura se ata a quién compra, de qué venta sale y quién la vendió.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| EGAFutura__Cliente__c | Lookup a Account | |
| EGAFutura__Sales_Order__c | Lookup a Venta | La venta de origen |
| EGAFutura__Empleado_ventas__c | Lookup a Empleado de ventas | |
| EGAFutura__Canal_venta__c | Lookup a Canal de venta |
La etiqueta y el valor almacenado coinciden en los tres.
| Etiqueta | Valor almacenado |
|---|---|
| Borrador | Borrador |
| Emitida | Emitida |
| Pagada | Pagada |
La numeración se administra desde EGAFutura__Number_sequence__c, que mantiene series separadas por tipo de operación.
Un solo diseño de Página de registro atiende todos los casos, porque el objeto trabaja con un único tipo de registro.
Los términos del glosario que empiezan igual que este. Las demás letras se abren acá mismo, sin salir de la página.
Ventas, compras, inventario, finanzas y equipo, con la información al día y disponible desde cualquier dispositivo. Funciona en la nube, así que no hay servidores que mantener.
