Calendario de recursos

Calendario de recursos

¬ŅQu√© es un Calendario de recursos en la Plataforma EGA Futura?

Es el calendario que contiene los per√≠odos de disponibilidad y de ocupaci√≥n de cada recurso compartido de la compa√Ī√≠a. Los recursos compartidos son aquellos los objetos, instalaciones, veh√≠culos, artefactos, etc. existentes en la empresa y que son de uso com√ļn para una √°rea o para toda la compa√Ī√≠a.
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¬ŅQu√© es un Calendario de recursos en la Plataforma EGA Futura?

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Calendario de recursos

Recursos que est√°n al servicio de la empresa

En muchas ocasiones necesitamos ocupar una de las sala de reuniones, el proyector y otros artefactos para utilizar en una reunión.

En otras circunstancias vamos a estar utilizando alguno de los vehículos de la empresa para retirar mercadería o para hacer alguna entrega.

Otras veces tenemos alg√ļn artefacto fuera de servicio por un tiempo que va a permanecer recibiendo servicio t√©cnico.

¬ŅEs posible consultar si esos recursos se encuentra ocupados o disponibles sin tener que rastrear f√≠sicamente d√≥nde se encuentra ni preguntar a los colegas?

Calendario de Recursos

El calendario de recursos es el calendario donde se registra el uso de los recursos y que exhibe cuando alg√ļn recurso est√° siendo ocupado en alguna tarea.

Los recursos compartidos son aquellos los objetos, instalaciones, veh√≠culos, etc. existentes en la empresa y que son de uso com√ļn para una √°rea o para toda la compa√Ī√≠a.

Los per√≠odos de uso de cada recurso se registran en el calendario, para poder asentar la reserva del recurso y para informar al resto de la compa√Ī√≠a sobre la disponibilidad del mismo.

Cada recurso tiene un calendario propio

Los períodos de ocupación de cada recurso se corresponden con el evento de calendario que origina su uso.

Cómo registrar la ocupación de un recurso en el calendario?

Los períodos de ocupación de cada recurso se muestran en el calendario asociados al evento del cual forman parte o en solitario si preferimos elegir la visualización solamente de la ocupación de estos recursos.

Para registrar la ocupación de un recurso hay que crear un nuevo evento y en el sector del registro reservado para Asistentes se debe buscar y seleccionar todos los recursos que se van a utilizar en o para ese evento.

Cómo se habilita un calendario de recursos?

En la p√°gina de inicio del calendario, desplegando el panel lateral encontramos dos grupos de calendarios: Mis calendarios y Otros calendarios.

Los calendarios de recursos deben agregarse a Mi vista de calendario uno a uno usando el men√ļ controles.

Para poder visualizar un calendario hay que agregar el calendario del recurso al sector de Otros calendarios y luego activarlo.

Cuando se agrega un nuevo calendario a mi vista de calendario aparece predeterminadamente activado.

Se pueden activar uno, algunos o todos los calendarios de los recursos de los cuales se necesita conocer u ocupar la disponibilidad para su uso.

Dónde encuentro los calendarios de recursos?

La plataforma EGA Futura ofrece un set de calendarios de recursos est√°ndar para poder hacer uso inmediato de estos calendarios, asignando cada uno de esos calendarios existentes, los recursos actuales de la compa√Ī√≠a.

El set de calendarios para recursos est√°ndar que aparecen en la plataforma se pueden activar inmediatamente.

El set de calendarios puede variar para distintas instancias de empresa pero b√°sicamente son estos:

  • 4 calendarios para Herramientas, 1, 2, 3 y 4
  • 4 calendarios para M√°quinas, 1, 2, 3 y 4
  • 4 calendarios para Salas, 1, 2, 3 y 4
  • 4 calendarios para Veh√≠culos, 1, 2, 3 y 4

A modo de sugerencia, pero puede ser distinto, si lo desea, cada nombre puede aplicarse a los siguientes tipos de recursos que vamos a mencionar.

Herramientas

Para objetos y artefactos transportables que se utilizan para los trabajos, como aparatos, instrumentos, herramientas, proyectores, cafeteras, impresoras, etc.

M√°quinas

Para computadoras u ordenadores, máquinas fijas o difíciles de trasladar, que se ocupan para determinadas tareas y trabajos.

Salas

Refieren a las instalaciones de la compa√Ī√≠a que se usan, como oficinas, talleres, puestos de trabajo, jard√≠n, terraza, salas de reuniones, etc.

Vehículos

Para los medios de transporte que son propiedad de la compa√Ī√≠a y est√°n disponibles para usar en los diferentes trabajos, como carros, autom√≥viles, camionetas, camiones, motocicletas, etc.

Así podemos dar ejemplos:

  • La Herramienta 1 se puede usar para el proyector
  • La M√°quina 1 se puede usar para una m√°quina de confecci√≥n del √°rea de producci√≥n o alguna herramienta de las que no se transportan de su lugar
  • La Sala 1 se puede usar para la Sala de reuniones
  • La Sala 2 se puede usar para un puesto de trabajo
  • La Sala 3 se puede usar para la terraza o otro lugar recreativo de uso com√ļn
  • El Veh√≠culo 1 se puede usar para una de las camionetas que son de la empresa
  • El Veh√≠culo 2 para la motocicleta

De la forma mencionada encontramos los calendarios de recursos listos para utilizar desde el día 1 en la Plataforma EGA Futura.

Para editar los nombres de esos recursos est√°ndar o solicitar nuevos, es necesario contactarse con EGA Futura.

En el ejemplo de la siguiente imagen vamos a ver en nuestro calendario cómo vienen las ocupaciones de las salas 1, 2 y 3, para eso habilitemos solamente esos calendarios.

Para agregar recursos a un evento o si lo decimos con otras palabras, efectuar una reserva o registrar una ocupación en el calendario de un recurso compartido, debemos hacerlo al momento de crear un evento o modificando un evento ya creado.

Los eventos creados para colegas no se pueden modificar

Agregamos el recurso o los recursos que se van a usar en el evento, en el campo Asistentes sector recursos.


Para agregar el calendario de un recurso compartido a mi vista de calendario se usa el men√ļ controles del sector Otros calendarios y tenemos un tutorial que explica el paso a paso.


Y luego desde el men√ļ de acciones del calendario se puede:

  • Dejar en pantalla solamente los eventos de este calendario
  • Darle un color propio a los eventos del calendario de este recurso
  • Eliminar este calendario de mi vista de calendario

Si elimino el calendario dejar√° de estar en mi lista de Otros calendarios y para volver a tenerlo disponible deberemos repetir los pasos para agregar calendario de recursos.

Desactivar calendario

Si quiero dejar de ver los eventos de un calendario lo debo desactivar.

Para desactivar la vista de un calendario se debe presionar la casilla de selección que figura delante del nombre del calendario.

El calendario estará activado cuando la casilla esté coloreada

La casilla estará desactivada y la vista de los eventos de este calendario quedarán ocultos, cuando la casilla de selección quede vacía.

Vista de disponibilidad

Recordamos que la vista de disponibilidad se visualiza presionando el bot√≥n de formatos de calendario que presenta el icono de calendario y seleccionando la opci√≥n del men√ļ Disponibilidad.


Una vez agregado este calendario, toda vez que esté activado, formará parte de la vista de disponibilidad diaria de nuestro calendario, en una columna propia encabezada con su nombre.

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Ver tutorial
Cómo agregar un Calendario de Recursos compartidos a mi vista de Calendario?
Administra un calendario de herramientas, vehículos, salas, oficinas (y cualquier otro recurso) para trabajar en equipo de manera eficiente.
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Es el calendario que contiene los per√≠odos de disponibilidad y de ocupaci√≥n de cada recurso compartido de la compa√Ī√≠a. Los recursos compartidos son aquellos los objetos, instalaciones, veh√≠culos, artefactos, etc. existentes en la empresa y que son de uso com√ļn para una √°rea o para toda la compa√Ī√≠a.

Transcripci√≥n del video ‚ƮԳŹ

[00:00:00.610]
Para el miércoles a las diez necesitamos una sala de reuniones y el proyector para hacer una demo de un producto. Y también queremos tener una cafetera en la sala. Cómo podemos consultar si esos recursos se encuentran ocupados o disponibles sin tener que rastrear físicamente dónde se encuentran ni preguntar a los colegas? En este vídeo vamos a aprender qué es un calendario de recursos compartidos.

[00:00:41.750]


[00:00:41.750]
Los recursos compartidos son aquellos objetos, instalaciones, veh√≠culos, m√°quinas, artefactos existentes en la empresa y que son de uso com√ļn para un √°rea o para toda la compa√Ī√≠a.

[00:00:56.360]
Estos recursos pueden ser solicitados por diferentes usuarios o √°reas de la compa√Ī√≠a para darles un uso en alg√ļn evento o para alguna ocasi√≥n que son necesarios. Los per√≠odos de uso de cada recurso se registran en el calendario para poder asentar la reserva del recurso y para informar al resto de la compa√Ī√≠a sobre la disponibilidad del mismo. Cada recurso tiene un calendario propio.

[00:01:24.980]
Vamos a mirar en pantalla en el sector del panel lateral llamado Otros Calendarios. Aquí vamos a observar una lista de nombres de calendarios, muchos de los cuales corresponden a recursos. Tenemos en pantalla el calendario Herramienta 1, Máquina 1, Sala 1, Sala 2, Sala 3, Vehículo 1, Vehículo 2. Estos son los que actualmente yo tengo disponibles en mi calendario. Para poder visualizar un calendario hay que agregarlo al sector de otros calendarios y luego activarlos. Podemos ver en color los que se encuentran activados. Se pueden activar uno, algunos o todos los calendarios de los recursos de los cuales se necesita conocer u ocupar la disponibilidad para su uso.

[00:02:15.260]
La Plataforma EGA Futura ofrece un set de calendarios de recursos est√°ndar para poder hacer uso inmediato de estos calendarios, asignando cada uno de esos calendarios existentes a los recursos actuales de la compa√Ī√≠a. Seguimos mirando esta lista de calendarios que tengo en mi calendario y en base a esto les voy a contar que el set de calendarios para recursos est√°ndar que aparecen en la plataforma y que se pueden activar inmediatamente pueden variar para distintas instancias de empresa. Pero b√°sicamente son estos cuatro calendarios para herramientas, cuatro calendarios para m√°quinas, cuatro calendarios para salas y cuatro calendarios para veh√≠culos.

[00:02:59.060]
Vuelvo a decir que puede variar dependiendo las necesidades de cada compa√Ī√≠a a modo de sugerencia, pero puede ser distinto si lo deseamos. Cada nombre puede aplicarse a los siguientes tipos de recursos, herramientas para objetos y artefactos transportables que se utilizan en los trabajos como aparatos, instrumentos, herramientas, proyectores, cafeteras, impresoras, etc√©tera. M√°quinas para computadoras u ordenadores, m√°quinas fijas o dif√≠ciles de trasladar que se ocupan para determinadas tareas y trabajos.

[00:03:33.320]
Las salas refieren a las instalaciones de la compa√Ī√≠a que se usan como oficinas, talleres, puestos de trabajo, jard√≠n, terraza, salas de reuniones, etc√©tera. Y veh√≠culos para los medios de transporte que son propiedad de la compa√Ī√≠a y est√°n disponibles para usar en los diferentes trabajos como carros, autom√≥viles, camionetas, camiones, motocicletas, etc√©tera.

[00:03:58.160]
As√≠ podemos dar ejemplos. La herramienta 1 se puede usar para el proyector. La denominaci√≥n m√°quina 1 se puede usar para una m√°quina de confecci√≥n del √°rea de producci√≥n o alguna herramienta de las que no se transportan de su lugar. La sala 1 se puede usar para la sala de reuniones. La sala 2 se puede usar para un puesto de trabajo y la sala 3 se puede usar para la terraza u otro lugar recreativo de uso com√ļn. El veh√≠culo 1 se puede usar para una de las camionetas que son de la empresa.

[00:04:28.850]
Por ejemplo, para editar los nombres de esos recursos estándar o solicitar nuevos es necesario contactarse con EGA Futura. Como decíamos, cada recurso tiene un calendario propio. Vemos que cada nombre de calendario tiene asociado un color y los períodos de ocupación de cada recurso se muestran en el calendario asociados al evento del cual forman parte o en solitario si preferimos elegir la visualización solamente de la ocupación de estos recursos.

[00:05:02.720]
Miremos un ejemplo en nuestro calendario. Veamos que Vehículo 1 tiene los eventos de color rosa. Si vamos al calendario vemos que uno de mis eventos que es enviar kit Bienvenida está asociado al calendario del recurso Vehículo 1. Evidentemente es este vehículo el que va a servir para enviar el kit de bienvenida.

[00:05:25.430]
Aquí vemos una tarea de una colega que es retirar sillones, oficina y asociado. Vemos el recurso vehículo 1 a este evento que es retirar los sillones. Vamos a ver otro recurso en este calendario, por ejemplo, en color violeta, vemos los horarios de ocupación de la sala 1 y si vamos al calendario la vamos a encontrar asociado a un evento que se llama Demo de producto. Quiere decir que para la demo de ese producto se va a estar ocupando la sala 1.

[00:05:58.620]
Otra ocupaci√≥n de la sala 1 la vemos en este evento que se llama Capacitaci√≥n Esteban Sylvestre. Asociado a ese evento de capacitaci√≥n tambi√©n encontramos la Sala 1 y por √ļltimo vemos que hay un evento llamado Control de Insumos que tambi√©n va a ocupar la Sala 1.

[00:06:19.530]
Por √ļltimo, en este caso vemos una reuni√≥n que es un evento de 9 a 10 y vemos asociado este recurso de color amarillo es este calendario que vemos aqu√≠ en color amarillo. Entonces, vemos que la ocupaci√≥n de cada uno de los recursos se va a mostrar en el calendario, ocupando una franja horaria, igual que si fuera un evento.

[00:06:45.360]
Para dar un ejemplo m√°s, vamos a ver en nuestro calendario c√≥mo vienen las ocupaciones de las salas 1, 2 y 3. Para eso habitemos solamente los calendarios de esos recursos. Vamos al men√ļ de Sala 1, ¬†elegimos mostrar √ļnicamente este calendario. Habilitamos la ocupaci√≥n de la Sala 2 en el calendario y habilitamos la ocupaci√≥n de la Sala 3.

[00:07:12.960]
De esta forma, si yo estoy necesitando una sala un día de esta semana, habilito todas las salas disponibles y ya puedo tener una noción de la disponibilidad de cada una. Ven que en este caso, habilitando solamente los calendarios de recursos, no hizo falta habilitar también el evento asociado, porque solamente queríamos mirar si había alguna sala disponible.

[00:07:38.010]
Hemos habilitado nuevamente en color celeste mis eventos y dejamos habilitadas la Sala 1 y 2. Para se√Īalar, a modo de ejemplo, c√≥mo agregar un recurso a un evento o con otras palabras, mejor dicho, c√≥mo ocupar un recurso para un evento? Se puede hacer usando todas las formas que tenemos para cargar un nuevo evento en el calendario, por ejemplo, el bot√≥n Nuevo evento. Y una vez que se abri√≥ la ventana del evento, completamos los campos obligatorios y en el sector inferior de esta ventana de nuevo evento vamos a encontrar el sector de los asistentes al evento, donde vamos a poder adicionar personas que son usuarios y recursos.

[00:08:26.790]
Vamos a elegir Recursos y ahora sí tenemos habilitado el campo para establecer el recurso o los recursos que vamos a asociar a este nuevo evento. Vamos a escribir Sala 2, presionamos el botón Guardar y en este caso logramos agregar el evento y vemos asociado el recurso Sala 2 en el mismo horario del evento.

[00:08:54.480]
Por √ļltimo, vamos a visualizar un formato de calendario que se llama Vista de disponibilidad del calendario. Vamos a elegir primero todos los calendarios de los cuales queremos verificar disponibilidad.

[00:09:11.280]
En este caso tenemos seleccionados Mis eventos. Lo que nos va a mostrar la vista de disponibilidad es los horarios disponibles del calendario, mis eventos. Vamos a elegir los siguientes recursos para visualizar en la lista de disponibilidad: Herramienta 1, m√°quina 1, Sala 1, Sala 2, Sala 3, Veh√≠culo 1 y Veh√≠culo 2. Una vez que habilitamos todos estos calendarios, vamos a la vista de disponibilidad y para eso tenemos que ir al bot√≥n de formato de vista de calendario. Presionamos el bot√≥n y del men√ļ que se despliega vamos a elegir la opci√≥n Disponibilidad.

[00:09:57.150]
La vista de disponibilidad es una vista diaria en toda la pantalla. Vamos a ver un solo d√≠a del calendario y en cada una de las columnas vamos a ver el calendario de uno de los recursos para ese d√≠a, con los horarios de ocupaci√≥n y los horarios de disponibilidad. De esta forma podemos conocer f√°cilmente todos los recursos que se encuentran ocupados en un mismo d√≠a. Si necesito recorrer otros d√≠as, puedo dirigirme directamente desde este almanaque, eligiendo el d√≠a, el mes y el a√Īo, o con las flechas de navegaci√≥n vamos hacia el d√≠a siguiente o al d√≠a anterior.

[00:10:38.300]
Con esta recorrida general hemos aprendido que son los calendarios de recursos o calendarios de recursos compartidos. Para aprender mucho más sobre eventos y calendarios  los invito a visitar EGAFutura.com/tutoriales

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