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En muchas ocasiones necesitamos ocupar una de las sala de reuniones, el proyector y otros artefactos para utilizar en una reunión.
En otras circunstancias vamos a estar utilizando alguno de los vehículos de la empresa para retirar mercadería o para hacer alguna entrega.
Otras veces tenemos algún artefacto fuera de servicio por un tiempo que va a permanecer recibiendo servicio técnico.
¿Es posible consultar si esos recursos se encuentra ocupados o disponibles sin tener que rastrear físicamente dónde se encuentra ni preguntar a los colegas?
El calendario de recursos es el calendario donde se registra el uso de los recursos y que exhibe cuando algún recurso está siendo ocupado en alguna tarea.
Los períodos de uso de cada recurso se registran en el calendario, para poder asentar la reserva del recurso y para informar al resto de la compañía sobre la disponibilidad del mismo.
Cada recurso tiene un calendario propio
Los períodos de ocupación de cada recurso se corresponden con el evento de calendario que origina su uso.
Los períodos de ocupación de cada recurso se muestran en el calendario asociados al evento del cual forman parte o en solitario si preferimos elegir la visualización solamente de la ocupación de estos recursos.
Para registrar la ocupación de un recurso hay que crear un nuevo evento y en el sector del registro reservado para Asistentes se debe buscar y seleccionar todos los recursos que se van a utilizar en o para ese evento.
En la página de inicio del calendario, desplegando el panel lateral encontramos dos grupos de calendarios: Mis calendarios y Otros calendarios.
Para poder visualizar un calendario hay que agregar el calendario del recurso al sector de Otros calendarios y luego activarlo.
Se pueden activar uno, algunos o todos los calendarios de los recursos de los cuales se necesita conocer u ocupar la disponibilidad para su uso.
La plataforma EGA Futura ofrece un set de calendarios de recursos estándar para poder hacer uso inmediato de estos calendarios, asignando cada uno de esos calendarios existentes, los recursos actuales de la compañía.
El set de calendarios puede variar para distintas instancias de empresa pero básicamente son estos:
A modo de sugerencia, pero puede ser distinto, si lo desea, cada nombre puede aplicarse a los siguientes tipos de recursos que vamos a mencionar.
Para objetos y artefactos transportables que se utilizan para los trabajos, como aparatos, instrumentos, herramientas, proyectores, cafeteras, impresoras, etc.
Para computadoras u ordenadores, máquinas fijas o difíciles de trasladar, que se ocupan para determinadas tareas y trabajos.
Refieren a las instalaciones de la compañía que se usan, como oficinas, talleres, puestos de trabajo, jardín, terraza, salas de reuniones, etc.
Para los medios de transporte que son propiedad de la compañía y están disponibles para usar en los diferentes trabajos, como carros, automóviles, camionetas, camiones, motocicletas, etc.
Así podemos dar ejemplos:
De la forma mencionada encontramos los calendarios de recursos listos para utilizar desde el día 1 en la Plataforma EGA Futura.
En el ejemplo de la siguiente imagen vamos a ver en nuestro calendario cómo vienen las ocupaciones de las salas 1, 2 y 3, para eso habilitemos solamente esos calendarios.
Para agregar recursos a un evento o si lo decimos con otras palabras, efectuar una reserva o registrar una ocupación en el calendario de un recurso compartido, debemos hacerlo al momento de crear un evento o modificando un evento ya creado.
Los eventos creados para colegas no se pueden modificar
Agregamos el recurso o los recursos que se van a usar en el evento, en el campo Asistentes sector recursos.
Para agregar el calendario de un recurso compartido a mi vista de calendario se usa el menú controles del sector Otros calendarios y tenemos un tutorial que explica el paso a paso.
Y luego desde el menú de acciones del calendario se puede:
Si elimino el calendario dejará de estar en mi lista de Otros calendarios y para volver a tenerlo disponible deberemos repetir los pasos para agregar calendario de recursos.
Si quiero dejar de ver los eventos de un calendario lo debo desactivar.
Para desactivar la vista de un calendario se debe presionar la casilla de selección que figura delante del nombre del calendario.
El calendario estará activado cuando la casilla esté coloreada
La casilla estará desactivada y la vista de los eventos de este calendario quedarán ocultos, cuando la casilla de selección quede vacía.
Recordamos que la vista de disponibilidad se visualiza presionando el botón de formatos de calendario que presenta el icono de calendario y seleccionando la opción del menú Disponibilidad.
Una vez agregado este calendario, toda vez que esté activado, formará parte de la vista de disponibilidad diaria de nuestro calendario, en una columna propia encabezada con su nombre.
