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En muchas ocasiones necesitamos ocupar una de las sala de reuniones, el proyector y otros artefactos para utilizar en una reunión.
En otras circunstancias vamos a estar utilizando alguno de los vehículos de la empresa para retirar mercadería o para hacer alguna entrega.
Otras veces tenemos algún artefacto fuera de servicio por un tiempo que va a permanecer recibiendo servicio técnico.
¿Es posible consultar si esos recursos se encuentra ocupados o disponibles sin tener que rastrear físicamente dónde se encuentra ni preguntar a los colegas?
El calendario de recursos es el calendario donde se registra el uso de los recursos y que exhibe cuando algún recurso está siendo ocupado en alguna tarea.
Los períodos de uso de cada recurso se registran en el calendario, para poder asentar la reserva del recurso y para informar al resto de la compañía sobre la disponibilidad del mismo.
Cada recurso tiene un calendario propio
Los períodos de ocupación de cada recurso se corresponden con el evento de calendario que origina su uso.
Los períodos de ocupación de cada recurso se muestran en el calendario asociados al evento del cual forman parte o en solitario si preferimos elegir la visualización solamente de la ocupación de estos recursos.
Para registrar la ocupación de un recurso hay que crear un nuevo evento y en el sector del registro reservado para Asistentes se debe buscar y seleccionar todos los recursos que se van a utilizar en o para ese evento.
En la página de inicio del calendario, desplegando el panel lateral encontramos dos grupos de calendarios: Mis calendarios y Otros calendarios.
Para poder visualizar un calendario hay que agregar el calendario del recurso al sector de Otros calendarios y luego activarlo.
Se pueden activar uno, algunos o todos los calendarios de los recursos de los cuales se necesita conocer u ocupar la disponibilidad para su uso.
La plataforma EGA Futura ofrece un set de calendarios de recursos estándar para poder hacer uso inmediato de estos calendarios, asignando cada uno de esos calendarios existentes, los recursos actuales de la compañía.
El set de calendarios puede variar para distintas instancias de empresa pero básicamente son estos:
A modo de sugerencia, pero puede ser distinto, si lo desea, cada nombre puede aplicarse a los siguientes tipos de recursos que vamos a mencionar.
Para objetos y artefactos transportables que se utilizan para los trabajos, como aparatos, instrumentos, herramientas, proyectores, cafeteras, impresoras, etc.
Para computadoras u ordenadores, máquinas fijas o difíciles de trasladar, que se ocupan para determinadas tareas y trabajos.
Refieren a las instalaciones de la compañía que se usan, como oficinas, talleres, puestos de trabajo, jardín, terraza, salas de reuniones, etc.
Para los medios de transporte que son propiedad de la compañía y están disponibles para usar en los diferentes trabajos, como carros, automóviles, camionetas, camiones, motocicletas, etc.
Así podemos dar ejemplos:
De la forma mencionada encontramos los calendarios de recursos listos para utilizar desde el día 1 en la Plataforma EGA Futura.
En el ejemplo de la siguiente imagen vamos a ver en nuestro calendario cómo vienen las ocupaciones de las salas 1, 2 y 3, para eso habilitemos solamente esos calendarios.
Para agregar recursos a un evento o si lo decimos con otras palabras, efectuar una reserva o registrar una ocupación en el calendario de un recurso compartido, debemos hacerlo al momento de crear un evento o modificando un evento ya creado.
Los eventos creados para colegas no se pueden modificar
Agregamos el recurso o los recursos que se van a usar en el evento, en el campo Asistentes sector recursos.
Para agregar el calendario de un recurso compartido a mi vista de calendario se usa el menú controles del sector Otros calendarios y tenemos un tutorial que explica el paso a paso.
Y luego desde el menú de acciones del calendario se puede:
Si elimino el calendario dejará de estar en mi lista de Otros calendarios y para volver a tenerlo disponible deberemos repetir los pasos para agregar calendario de recursos.
Si quiero dejar de ver los eventos de un calendario lo debo desactivar.
Para desactivar la vista de un calendario se debe presionar la casilla de selección que figura delante del nombre del calendario.
El calendario estará activado cuando la casilla esté coloreada
La casilla estará desactivada y la vista de los eventos de este calendario quedarán ocultos, cuando la casilla de selección quede vacía.
Recordamos que la vista de disponibilidad se visualiza presionando el botón de formatos de calendario que presenta el icono de calendario y seleccionando la opción del menú Disponibilidad.
Una vez agregado este calendario, toda vez que esté activado, formará parte de la vista de disponibilidad diaria de nuestro calendario, en una columna propia encabezada con su nombre.
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Para el miércoles a las diez necesitamos una sala de reuniones y el proyector para hacer una demo de un producto. Y también queremos tener una cafetera en la sala. Cómo podemos consultar si esos recursos se encuentran ocupados o disponibles sin tener que rastrear físicamente dónde se encuentran ni preguntar a los colegas? En este vídeo vamos a aprender qué es un calendario de recursos compartidos.
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Los recursos compartidos son aquellos objetos, instalaciones, vehículos, máquinas, artefactos existentes en la empresa y que son de uso común para un área o para toda la compañía.
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Estos recursos pueden ser solicitados por diferentes usuarios o áreas de la compañía para darles un uso en algún evento o para alguna ocasión que son necesarios. Los períodos de uso de cada recurso se registran en el calendario para poder asentar la reserva del recurso y para informar al resto de la compañía sobre la disponibilidad del mismo. Cada recurso tiene un calendario propio.
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Vamos a mirar en pantalla en el sector del panel lateral llamado Otros Calendarios. Aquí vamos a observar una lista de nombres de calendarios, muchos de los cuales corresponden a recursos. Tenemos en pantalla el calendario Herramienta 1, Máquina 1, Sala 1, Sala 2, Sala 3, Vehículo 1, Vehículo 2. Estos son los que actualmente yo tengo disponibles en mi calendario. Para poder visualizar un calendario hay que agregarlo al sector de otros calendarios y luego activarlos. Podemos ver en color los que se encuentran activados. Se pueden activar uno, algunos o todos los calendarios de los recursos de los cuales se necesita conocer u ocupar la disponibilidad para su uso.
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La Plataforma EGA Futura ofrece un set de calendarios de recursos estándar para poder hacer uso inmediato de estos calendarios, asignando cada uno de esos calendarios existentes a los recursos actuales de la compañía. Seguimos mirando esta lista de calendarios que tengo en mi calendario y en base a esto les voy a contar que el set de calendarios para recursos estándar que aparecen en la plataforma y que se pueden activar inmediatamente pueden variar para distintas instancias de empresa. Pero básicamente son estos cuatro calendarios para herramientas, cuatro calendarios para máquinas, cuatro calendarios para salas y cuatro calendarios para vehículos.
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Vuelvo a decir que puede variar dependiendo las necesidades de cada compañía a modo de sugerencia, pero puede ser distinto si lo deseamos. Cada nombre puede aplicarse a los siguientes tipos de recursos, herramientas para objetos y artefactos transportables que se utilizan en los trabajos como aparatos, instrumentos, herramientas, proyectores, cafeteras, impresoras, etcétera. Máquinas para computadoras u ordenadores, máquinas fijas o difíciles de trasladar que se ocupan para determinadas tareas y trabajos.
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Las salas refieren a las instalaciones de la compañía que se usan como oficinas, talleres, puestos de trabajo, jardín, terraza, salas de reuniones, etcétera. Y vehículos para los medios de transporte que son propiedad de la compañía y están disponibles para usar en los diferentes trabajos como carros, automóviles, camionetas, camiones, motocicletas, etcétera.
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Así podemos dar ejemplos. La herramienta 1 se puede usar para el proyector. La denominación máquina 1 se puede usar para una máquina de confección del área de producción o alguna herramienta de las que no se transportan de su lugar. La sala 1 se puede usar para la sala de reuniones. La sala 2 se puede usar para un puesto de trabajo y la sala 3 se puede usar para la terraza u otro lugar recreativo de uso común. El vehículo 1 se puede usar para una de las camionetas que son de la empresa.
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Por ejemplo, para editar los nombres de esos recursos estándar o solicitar nuevos es necesario contactarse con EGA Futura. Como decíamos, cada recurso tiene un calendario propio. Vemos que cada nombre de calendario tiene asociado un color y los períodos de ocupación de cada recurso se muestran en el calendario asociados al evento del cual forman parte o en solitario si preferimos elegir la visualización solamente de la ocupación de estos recursos.
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Miremos un ejemplo en nuestro calendario. Veamos que Vehículo 1 tiene los eventos de color rosa. Si vamos al calendario vemos que uno de mis eventos que es enviar kit Bienvenida está asociado al calendario del recurso Vehículo 1. Evidentemente es este vehículo el que va a servir para enviar el kit de bienvenida.
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Aquí vemos una tarea de una colega que es retirar sillones, oficina y asociado. Vemos el recurso vehículo 1 a este evento que es retirar los sillones. Vamos a ver otro recurso en este calendario, por ejemplo, en color violeta, vemos los horarios de ocupación de la sala 1 y si vamos al calendario la vamos a encontrar asociado a un evento que se llama Demo de producto. Quiere decir que para la demo de ese producto se va a estar ocupando la sala 1.
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Otra ocupación de la sala 1 la vemos en este evento que se llama Capacitación Esteban Sylvestre. Asociado a ese evento de capacitación también encontramos la Sala 1 y por último vemos que hay un evento llamado Control de Insumos que también va a ocupar la Sala 1.
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Por último, en este caso vemos una reunión que es un evento de 9 a 10 y vemos asociado este recurso de color amarillo es este calendario que vemos aquí en color amarillo. Entonces, vemos que la ocupación de cada uno de los recursos se va a mostrar en el calendario, ocupando una franja horaria, igual que si fuera un evento.
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Para dar un ejemplo más, vamos a ver en nuestro calendario cómo vienen las ocupaciones de las salas 1, 2 y 3. Para eso habitemos solamente los calendarios de esos recursos. Vamos al menú de Sala 1, elegimos mostrar únicamente este calendario. Habilitamos la ocupación de la Sala 2 en el calendario y habilitamos la ocupación de la Sala 3.
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De esta forma, si yo estoy necesitando una sala un día de esta semana, habilito todas las salas disponibles y ya puedo tener una noción de la disponibilidad de cada una. Ven que en este caso, habilitando solamente los calendarios de recursos, no hizo falta habilitar también el evento asociado, porque solamente queríamos mirar si había alguna sala disponible.
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Hemos habilitado nuevamente en color celeste mis eventos y dejamos habilitadas la Sala 1 y 2. Para señalar, a modo de ejemplo, cómo agregar un recurso a un evento o con otras palabras, mejor dicho, cómo ocupar un recurso para un evento? Se puede hacer usando todas las formas que tenemos para cargar un nuevo evento en el calendario, por ejemplo, el botón Nuevo evento. Y una vez que se abrió la ventana del evento, completamos los campos obligatorios y en el sector inferior de esta ventana de nuevo evento vamos a encontrar el sector de los asistentes al evento, donde vamos a poder adicionar personas que son usuarios y recursos.
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Vamos a elegir Recursos y ahora sí tenemos habilitado el campo para establecer el recurso o los recursos que vamos a asociar a este nuevo evento. Vamos a escribir Sala 2, presionamos el botón Guardar y en este caso logramos agregar el evento y vemos asociado el recurso Sala 2 en el mismo horario del evento.
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Por último, vamos a visualizar un formato de calendario que se llama Vista de disponibilidad del calendario. Vamos a elegir primero todos los calendarios de los cuales queremos verificar disponibilidad.
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En este caso tenemos seleccionados Mis eventos. Lo que nos va a mostrar la vista de disponibilidad es los horarios disponibles del calendario, mis eventos. Vamos a elegir los siguientes recursos para visualizar en la lista de disponibilidad: Herramienta 1, máquina 1, Sala 1, Sala 2, Sala 3, Vehículo 1 y Vehículo 2. Una vez que habilitamos todos estos calendarios, vamos a la vista de disponibilidad y para eso tenemos que ir al botón de formato de vista de calendario. Presionamos el botón y del menú que se despliega vamos a elegir la opción Disponibilidad.
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La vista de disponibilidad es una vista diaria en toda la pantalla. Vamos a ver un solo día del calendario y en cada una de las columnas vamos a ver el calendario de uno de los recursos para ese día, con los horarios de ocupación y los horarios de disponibilidad. De esta forma podemos conocer fácilmente todos los recursos que se encuentran ocupados en un mismo día. Si necesito recorrer otros días, puedo dirigirme directamente desde este almanaque, eligiendo el día, el mes y el año, o con las flechas de navegación vamos hacia el día siguiente o al día anterior.
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Con esta recorrida general hemos aprendido que son los calendarios de recursos o calendarios de recursos compartidos. Para aprender mucho más sobre eventos y calendarios los invito a visitar EGAFutura.com/tutoriales