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Tutoriales actualizados
Creamos un evento en el calendario de otra persona, entendemos el cambio de propiedad y revisamos los datos antes de guardar la actividad compartida.
Cuando agregamos un evento al calendario de un colega, ese usuario queda como propietario del registro. La acción sirve para coordinar actividades, pero transfiere el control posterior.
Después de guardar, nuestra capacidad para modificar o eliminar el evento puede quedar limitada. Por eso revisamos todos los datos y confirmamos el acuerdo con la persona antes de crear.
Necesitamos acceso al calendario, conocer fecha, horario, asunto, ubicación y participantes. Verificamos zona horaria y evitamos crear compromisos sin coordinación.
Desde Otros calendarios activamos el calendario de la persona y abrimos su menú de acciones.
Seleccionamos la opción que crea el registro con ese usuario como asignado.
Ingresamos asunto, inicio, fin, ubicación, descripción, invitados y cualquier relación requerida.
Confirmamos que el campo Asignado a corresponda a la persona correcta y comprendemos que ella controlará el registro.
Guardamos, verificamos que aparezca en el calendario y avisamos al propietario cuando el proceso lo requiera.
Comprobamos fecha, horario, propietario e invitados. Si detectamos un error después de guardar, contactamos al propietario para que lo corrija.
No creamos eventos tentativos como definitivos ni asumimos que podremos editarlos después. Evitamos horarios ambiguos y duplicados.
Consulta el hub de calendarios, tareas y actividades y las capacidades de Interfaz de la Plataforma EGA Futura para relacionar este procedimiento con el proceso completo.
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Estas son las dudas que aparecen al agendar algo en nombre de un colega.
Puede no ser posible porque el otro usuario queda como propietario. Revisamos antes de guardar.
Depende de los participantes y de la configuración de notificaciones.
Sí, cuando la acción y los permisos lo permiten. Confirmamos quién debe participar.
Solicitamos al propietario la corrección o recreamos el evento según las reglas de la empresa.
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En este vídeo vamos a ver cómo agregar un evento en el calendario de otro usuario.
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En nuestra vista de calendario podemos agregar el calendario de uno de nuestros colegas. Para eso tenemos que presionar la casilla de selección que figura por delante del nombre de nuestro colega. Una vez que habilitamos la visualización del calendario de nuestro colega, vamos a presionar el botón que figura la derecha del nombre del calendario de nuestro colega, que es el botón del menú de acciones.
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Del menú que se despliega, vamos a elegir la opción Agregar evento. Hay que tener en cuenta que una vez que damos de alta un evento nuevo en el calendario de un Colega ya no es posible borrarlo ni modificarlo ya que en el campo Asignado a figura el nombre de nuestro colega y de esta forma es esa persona la que toma propiedad sobre el registro de este evento y es la única persona que puede modificar o eliminar este evento.
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Por tal motivo, solamente tenemos que tener esa consideración presente a la hora de dar de alta un nuevo evento en el calendario de un colega. Todo lo que completemos en estos campos luego no lo vamos a poder modificar. Sí vamos a poder crear este evento en el calendario de un colega, pero como no lo vamos a poder modificar es importante que lo completemos con los datos justos y correctos que necesitamos que conozca ese colega a la hora de encontrar ese evento dado de alta en su calendario personal.
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Vamos a crear un evento de ejemplo. Podemos completar todos los datos que no son requeridos en los distintos campos sabiendo que sólo es necesario los obligatorios, pero como no vamos a poder modificarlo más adelante, todo lo que podamos completar va estar muy bien y va a ser mejor dejarlo completo.
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Luego si vamos a agregar asistentes a este evento el lugar donde se hace es aquí en Información adicional, podemos agregar personas asistentes a este evento y si fuera necesario en este sector de recursos podemos asignar alguno de los recursos compartidos como, por ejemplo, una sala, un vehículo que tuviera que ver con evento que estamos creando.
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En el campo Relacionado con podemos agregar un registro de cualquiera de los objetos que también estuviera relacionado con este evento. Por ejemplo, vamos a agregar una cuenta, este es un campo de relación, entonces, este nuevo evento va a quedar vinculado con este registro de esta cuenta que hemos dado de alta. El evento para nuestra colega Emi está relacionado con esta cuenta.
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Si quisiéramos podemos también con un contacto completando este campo y una vez que completamos todos los campos, presionando el botón Guardar estaremos creando un evento que por estar en el calendario de un colega no vamos a poder modificar ni eliminar.
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Presionamos el botón Guardar y el evento habrá quedado guardado en el calendario de mi colega. Yo en este momento lo tengo a la vista porque como habíamos dicho al principio, tengo activada la visualización del calendario de mi colega en mi vista de calendario.
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