Creamos un grupo de trabajo en equipo dentro de EGA Futura Habitat, y definimos quiénes lo integran y cómo se conversa ahí adentro.
Cuáles son los pasos para la creación de un grupo?
La creación de un nuevo grupo es simple y los pasos son los siguientes:
- Vayamos a la Pestaña Grupos (Si no encontramos la pestaña, vayamos a dar clic al Waffle iniciador de aplicación y luego debemos escrolear hacia abajo hasta que veamos, debajo de las tarjetas de aplicaciones, la palabra Grupos con un vínculo embebido que nos llevará directo a Grupos.
- Presionemos el botón Nuevo
- En el campo Nombre debemos escribir el nombre del grupo tratando de ser claros y descriptivos pero breves. Este es un campo obligatorio, es decir debe estar completo.
- En el campo Descripción podemos escribir información que ayude a comprender el motivo de la creación del grupo y el objetivo para el cual este grupo fue creado.
- En el campo Información se pueden escribir, las normas del grupo, resaltar el objetivo que se persigue, brindar instrucciones de participación material necesario y agregar todas las aclaraciones necesarias que los integrantes del grupo deban conocer. Este campo se completa con formato de texto enriquecido y todas las posibilidades de vincular elementos de la Plataforma y adjuntar archivos.
- En el campo Propietario o gestor del grupo, predeterminadamente incluye nuestro perfil en carácter de creador del grupo, admite más de un administrador o gestor.
- La casilla de chequeo Desactivar archivado automático sirve para desactivar una función de mantenimiento de la Plataforma que hace una limpieza de grupos que no han mostrado actividad durante un tiempo considerable y omitieron eliminarlo. Por ejemplo, un grupo para organizar un festejo, luego de que ha pasado la fecha de la fiesta deje de tener actividad definitivamente. En ese caso, si la casilla está desmarcada, se cerrará el grupo y se archivarán luego de cierto tiempo de inactividad. De ser necesario también podemos desarchivar un grupo, es decir, volver a darle actividad. Entonces si el grupo es para crear base de conocimiento o sobre algún tema que no corresponde que sea archivado por inactividad, es necesario seleccionar esta casilla para evitar el archivo.
- Campo Tipo de acceso: Público, Privado o Invisible. Debemos seleccionar una de las opciones del menú. Las opciones estarán disponibles según la configuración solicitada por cada organización a EGA Futura.
- La casilla de selección Permitir Clientes relaciona al grupo que estoy creando con Clientes del Portal de Clientes, esto funciona para las organizaciones que tengan esta funcionalidad activa.
- La casilla de selección Sólo Difusión es la que convierte al grupo en un canal de noticias.
- Para finalizar debemos presionar el botón Guardar
- A continuación podemos subir una imagen para el grupo presionando el botón Cargar Imagen podremos elegir una imagen que tengamos almacenada en nuestro dispositivo.
- Presionar el botón Siguiente
- A continuación es posible agregar miembros al grupo o puede omitirse este paso y agregar más integrantes después.
- Presionamos el botón Listo y quedará el grupo armado.
- También se podrá seleccionar una imagen de fondo para el grupo.
- En el sector superior derecho de la interfaz de usuario en la vista del grupo, hay una botón con una flecha hacia abajo, presionando se despliega un menú.
Opciones
En ese menú vamos a encontrar las siguientes opciones:
- Modificar grupo: nos permite editar todas las características y descripciones del grupo que hemos creado.
- Gestionar miembros: nos habilita el motor de búsqueda para buscar personas y agregarlas al grupo.
- Eliminar grupo: sirve para borrar definitivamente al grupo.
- Gestión de notificaciones: Permite definir el esquema de notificaciones hay varias posibilidades. Una notificación por cada publicación, una notificación por día, Una notificación por semana con un resumen semanal de actividad o Notificación limitada: Ésta es la opción recomendada.
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Preguntas frecuentes sobre la creación de grupos en EGA Futura Habitat
Estas dudas aparecen cuando el grupo ya existe y hay que definir quiénes lo integran y qué pasa con él a futuro.
Qué pasa con un grupo que deja de tener actividad?
La plataforma hace una limpieza de los grupos inactivos: pasado cierto tiempo el grupo queda cerrado y archivado. Si el grupo tiene que quedar disponible igual, por ejemplo porque arma base de conocimiento, tildamos la casilla Desactivar archivado automático, y un grupo archivado también se puede desarchivar.
Hay que sumar a todos los miembros en el momento de crear el grupo?
No, ese paso se puede omitir y agregar integrantes más adelante. Desde el menú del grupo, la opción Gestionar miembros habilita el buscador de personas para sumarlas cuando haga falta.
Se puede cambiar después el nombre o el tipo de acceso?
Sí. La opción Modificar grupo permite editar todas las características y descripciones del grupo ya creado. Las opciones de tipo de acceso disponibles dependen de la configuración que cada organización le solicitó a EGA Futura.
El grupo puede tener más de un responsable?
Sí, el campo Propietario o gestor del grupo admite más de un administrador. De manera predeterminada queda quien creó el grupo, y desde ahí se puede sumar a otras personas para que compartan la gestión.
Qué esquema de notificaciones conviene elegir?
En Gestión de notificaciones hay una notificación por cada publicación, una por día, un resumen semanal y la notificación limitada, que es la opción recomendada. La idea es que el grupo avise lo importante sin saturar a quienes lo integran.
Para qué sirven las casillas Sólo Difusión y Permitir Clientes?
Sólo Difusión convierte al grupo en un canal de noticias, pensado para comunicar en una sola dirección. Permitir Clientes relaciona al grupo con clientes del Portal de Clientes y funciona en las organizaciones que tienen esa funcionalidad activa.
En este tutorial aprenderás a crear un grupo nuevo dentro de EGA Futura Habitat. Dale clic a Grupos. Luego, en el ángulo superior derecho, dale clic al botón Nuevo, en la nueva ventana emergente.
Completa el nombre y la descripción del grupo. Ahora, deberás especificar si este grupo es público o privado. Una vez creado el grupo, debes agregar a las personas de tu empresa que van a participar.
Escribe uno por uno el nombre de cada miembro que deseas agregar. Luego, dale clic a botón Agregar.
Repite estos pasos todas las veces que necesites agregar a un nuevo miembro al grupo. Eso es todo. Muchas gracias por usar la plataforma EGA Futura.
