Suscripción a Informe o Panel
Las Suscripciones a Informes y Paneles permiten a los usuarios recibir automáticamente, vía correo electrónico, datos actualizados sin ingresar a la plataforma. Esta funcionalidad facilita la toma de decisiones oportunas, evitando revisiones manuales y asegurando que la información relevante llegue directamente a quien la necesita.
Reglas de duplicados
En EGA Futura las reglas de duplicados son un conjunto de instrucciones que se usan para prevenir la creación de registros repetidos en la base de datos. Las reglas comparan los datos existentes en uno o varios objetos y si encuentran registros similares, toman medidas para impedir la creación de un duplicado. De esta manera, se asegura que la información almacenada en la base de datos sea precisa y coherente.
Configuración de la plataforma
La Configuración de la Plataforma es la consola central desde donde se definen los aspectos clave de la empresa que condicionan el funcionamiento de todo el sistema de gestión. El factor principal es el país en el que opera la empresa, porque de él dependen las normas fiscales y contables que la Plataforma aplica en compras, ventas e impuestos. Desde ahí también se define a qué cuentas contables se vinculan los movimientos que la Plataforma genera de forma automática. Es distinta de la Configuración de usuario, que solo afecta a la experiencia de cada persona. Los cambios en esta configuración se coordinan con el Ejecutivo de cuenta de EGA Futura.
Educación (Empleado)
La Educación es la sección del registro de un empleado donde queda asentada su formación: primaria, secundaria, terciaria, universitaria, posgrados y también los cursos y la capacitación informal. Se diferencia del Skillset en que la Educación acredita títulos y trayectos cursados, mientras que el Skillset describe habilidades demostradas, tengan o no respaldo formal. Se consulta al cubrir una vacante interna o al armar un plan de capacitación, porque permite ver quién ya tiene el título que un puesto exige. Cuando queda vacía, esa búsqueda termina haciéndose de memoria.
Correo electrónico CCO de comprobación (Compliance BCC Email)
El correo electrónico CCO de comprobación es un control de cumplimiento que agrega de forma automática una copia oculta de cada mensaje saliente hacia una única casilla que define la empresa. Lo que lo distingue de una copia oculta común es que no depende de quien escribe, porque el sistema la aplica siempre y bloquea el campo CCO para que nadie pueda quitarla ni cambiar el destino. Su finalidad es conservar el archivo completo de la correspondencia enviada, que es lo que después permite auditar y verificar el cumplimiento de las políticas de comunicación de la organización.
ERP o Sistema de planificación de recursos empresariales
ERP significa Enterprise Resource Planning, planificación de recursos empresariales: el software que reúne en un solo sistema los procesos de toda la empresa. Lo que lo distingue de un conjunto de programas sueltos no es la cantidad de funciones, sino la base de datos común, porque contabilidad, compras, ventas e inventario leen y escriben sobre los mismos registros. Por eso una venta cargada una vez actualiza el stock, la cuenta por cobrar y el asiento contable. Confundirlo con un paquete de módulos unidos por archivos lleva a comprar un sistema que sigue exigiendo doble carga.
Macro
Una macro convierte una secuencia de pasos repetidos en un solo clic: se define una vez qué acciones hay que hacer y en qué orden, y desde entonces el sistema las ejecuta siempre igual. La palabra tiene dos usos habituales que conviene no mezclar. En una planilla de cálculo, una macro es un programa grabado o escrito que automatiza operaciones sobre celdas. En un sistema de gestión empresarial es una lista ordenada de instrucciones que se aplican sobre un registro, sin escribir código. Esta entrada explica las dos acepciones y describe cómo funcionan las macros en el ERP de EGA Futura, donde se aplican sobre facturas, ventas, tickets, activos y el resto de los objetos.
Correo electrónico de lista
El correo electrónico de lista es el envío que toma un mismo texto y genera con él un mensaje independiente para cada destinatario de una lista. Lo que lo distingue de mandar un correo con muchas direcciones en copia es que nadie ve a los demás y cada mensaje llega personalizado, porque los campos de combinación se reemplazan con los datos que cada contacto tiene en la base. Se arma sobre una Vista de lista de contactos o de clientes potenciales, así que la selección de destinatarios se actualiza sola con los criterios de esa vista. Su terreno es la comunicación comercial uno a uno a escala, y no la campaña masiva de marketing.
Jerarquía de cuentas
La Jerarquía de cuentas es la funcionalidad que relaciona cuentas entre sí en forma de árbol, con una cuenta principal arriba y sus cuentas relacionadas debajo. Sirve para representar empresas que operan en varias sedes o que forman un grupo, manteniendo cada una como registro independiente con sus propios contactos, oportunidades y actividades. Desde cualquier cuenta del árbol se abre la vista de jerarquía completa, que muestra el conjunto y señala en qué lugar está la cuenta consultada.
Tipo de registro
Un Tipo de registro es una variante de un mismo objeto de la base de datos: determina los procesos que se aplican, los formatos de página que se ven y los valores de lista de selección disponibles. Se diferencia de crear un objeto nuevo en que los registros siguen compartiendo tabla, informes y permisos, y lo único que cambia es su comportamiento. Se usa cuando un mismo objeto atiende dos circuitos distintos, como una venta mayorista y una minorista. Elegirlo mal al crear un registro condiciona todo lo que viene después.
Calendario
El Calendario es la pantalla que registra eventos y permite seguir de forma visual la agenda propia y la ocupación de los recursos compartidos. Se puede ver como grilla horaria de día, de semana o de mes, como tabla al estilo de una Vista de lista, o como vista diaria de disponibilidad. Su diferencia con una lista de Actividades es que ordena por tiempo y no por registro, así que muestra los huecos además de las ocupaciones. Ahí está su utilidad concreta: evita reservar una sala o un vehículo que otra persona ya tomó.
Calendario público
Un calendario público es una agenda compartida que no pertenece a ninguna persona sino a un área o a la organización entera, y que reúne los eventos que conviene que todos vean: feriados, cierres contables, lanzamientos o la guardia de cada semana. Lo que lo distingue del calendario de un usuario es la propiedad, porque no depende de que alguien lo comparta ni desaparece cuando esa persona deja la empresa. Quien administra la Plataforma EGA Futura decide qué calendarios existen y quién puede ver o cargar eventos en cada uno. Se consulta desde la misma pantalla que la agenda propia, superpuesto a ella.
SaaS (Software como servicio)
SaaS es un método flexible de distribución de software que elimina la necesidad de la compra de una licencia. En este modelo, el software se entrega como un servicio. Software como servicio es un modelo de distribución de software en donde EGA Futura provee el servicio de licenciamiento y soporte técnico del software usado por el cliente. Este tiene derecho a utilizar el software mediante el pago de una suscripción.
Acciones de productividad (Tarea, Evento, Llamada, Email)
Las Acciones de productividad son las cuatro formas de registrar trabajo sin salir del registro que se está mirando: crear una Tarea, agendar un Evento, dejar constancia de una llamada o enviar un correo electrónico. Aparecen agrupadas en solapas dentro del componente de Actividad de la Página de registro, y todo lo que se carga ahí queda vinculado a ese registro. Ese vínculo es lo que arma después la Cronología de actividad y lo que alimenta el Calendario y la lista de tareas.
Cronología de actividad
La Cronología de actividad refleja el historial de actividades que se han efectuado y las actividades pendientes para un registro de la plataforma. Funciona como un centro de control que mantiene la información necesaria para hacer seguimiento a las actividades relacionadas con un registro. La cronología de actividad se ubica dentro del registro y en ella se ordenan cronológicamente los eventos o reuniones, las tareas, las llamadas y los mensajes de correo electrónico.
Filtro
Los Filtros son una herramienta que sirve para filtrar información contenida en la base de datos de EGA Futura. Se pueden utilizar desde diferentes lugares de la plataforma y es posible aplicarlos en cualquiera de los campos. También existe la opción de construir Filtros potentes y complejos para encontrar información clave de manera eficaz.
Campo de combinación
Un campo de combinación es una etiqueta que se escribe dentro de un texto y que el sistema sustituye por el dato real del registro en el momento de usarlo. Lo que lo distingue de escribir el dato a mano es que el texto queda redactado una sola vez y sirve para cualquier destinatario, porque la etiqueta se resuelve distinto en cada envío. Se usa en las plantillas de correo electrónico, en los membretes y en el cuerpo de un mensaje suelto, y toma valores del destinatario, de quien firma y de los registros relacionados. Si el campo está vacío en la base de datos, en el texto final no aparece nada en ese lugar.
Barra de herramientas de correo electrónico
Es un conjunto de botones ordenados uno al lado del otro en forma de barra que permiten modificar el contenido de un email. Esta barra se dispone en forma horizontal y se ubica en el borde superior del editor de correo electrónico. Contiene funcionalidad que permite aplicar formato y estilo al texto e insertar elementos en el cuerpo del email, como por ejemplo imágenes o vínculos (links). También se la denomina Barra de texto enriquecido, Barra de formato de texto o Barra de herramientas de modificación de contenido.
Plantilla de correo electrónico
También llamada plantilla de email o email template. Es un texto predefinido que se aplica a un correo electrónico para evitar tener que escribir el mismo mensaje de email varias veces. Utilizar plantillas de email sirve para estandarizar el envío de mensajes de correo electrónico. Es un texto que se redacta con anticipación, puede contener el membrete de la empresa, un saludo predefinido con la firma del remitente y formato de texto enriquecido.
Correo electrónico
El correo electrónico es un servicio de mensajería escrita que lleva un texto desde la dirección de quien lo envía hasta la casilla de quien lo recibe, donde queda guardado hasta que esa persona lo abre. Lo que lo diferencia de la mensajería instantánea es justamente esa espera, porque nadie necesita estar conectado en el mismo momento. Cada dirección es única y se forma con el nombre de usuario, el símbolo @ y el dominio del servidor que presta el servicio. Dentro de un sistema de gestión deja de ser un buzón aparte, porque cada mensaje queda relacionado con el cliente, el pedido o el caso que lo originó y se consulta desde ese registro.
Barra de utilidades
Es una barra ubicada a pie de página, es decir, está ubicada en el borde inferior de la interfaz de cada aplicación. Contiene accesos rápidos a funcionalidad específica y a herramientas de productividad de uso frecuente. Su ubicación facilita el acceso rápido a las utilidades más usadas como Notas o Items recientes. Su apertura en forma de paneles apilados permite que se siga navegando en la aplicación mientras se trabaja con estas herramientas en primer plano. Los paneles quedan anclados en el sector inferior de la pantalla, pueden ser colapsados, expandidos o abiertos como ventana independiente haciendo mucho más ágil el trabajo.
Prospecto (Cliente potencial)
También conocido como cliente potencial, es toda persona o empresa que puede comprar un producto o servicio ofrecido por la empresa. De esa forma, pasa de ser Prospecto a cliente. Y para ello debe poseer algunas cualidades que lo hacen la persona idónea para adquirir lo que se le vende, ser atraído. Esto requiere de estudios previos que permitan identificar a los mejores clientes potenciales.
Sectores de un registro
Los Sectores de un registro son los bloques en que se reparte la Página de registro para que los campos aparezcan agrupados por tema y no en una lista corrida. Cada sector reúne los datos que se consultan juntos, por ejemplo los de contacto por un lado y los comerciales por otro, y puede plegarse para dejar a la vista solo lo que interesa en ese momento. Lo que los distingue de una Lista relacionada es que muestran campos del propio registro y no registros de otro objeto. Qué sectores existen y qué campos entran en cada uno lo decide el administrador, y puede cambiar según el tipo de registro.
PyME
Es la abreviación de pequeña y mediana empresa. Se utiliza como un sistema de clasificación de empresas de acuerdo al número de trabajadores, ingresos anuales o tamaño. Esto significa que suelen tener menos de 250 empleados y una facturación anual por debajo de 55 millones de dólares. Los límites prefijados dependen de la región y país.
Fidelización de clientes
Es el proceso que consiste en hacer que un cliente vuelva a comprar un artículo o servicio ofrecido por la empresa, es decir, hacerlo leal a una marca. De manera que, si se cubren las necesidades y deseos del cliente, éste logrará repetir la compra. Así, consumirá con frecuencia dicho producto o servicio, generando ingresos seguros en el futuro y mejorando la competencia.
Proveedor
Un proveedor es la empresa o la persona que abastece a otra con los productos, los servicios o los materiales que necesita para operar. En el ERP de EGA Futura cada proveedor es un registro propio que guarda su nombre, si está activo, la condición de compra acordada y la cuenta con la que se lo identifica. De ese registro cuelgan los productos que vende con su precio, las órdenes de compra emitidas y las facturas de compra recibidas. Un mismo producto puede tener varios proveedores, y eso es justamente lo que permite comparar antes de comprar.
Kanban
Es un método de gestión del trabajo que toma en cuenta la manera en que se completa una tarea. Kanban es una palabra japonesa que significa tarjetas visuales. Busca evitar la sobrecarga de trabajo distribuyendo tareas de una cola y, así, entregarlo justo a tiempo. Para ello, cada miembro va tomando la próxima tarea disponible de un grupo de tareas que completen un trabajo.
Area funcional
Un área funcional es cada una de las divisiones en las que una empresa reparte el trabajo según el tipo de tarea: dirección, administración, producción, ventas, recursos humanos, sistemas. Cuántas conviene tener no depende del rubro sino del tamaño: en una empresa de quince personas una sola área puede cubrir administración y finanzas, y en una de cien esas mismas tareas se reparten en varias. Dentro de la Plataforma EGA Futura el Área funcional no es un rótulo del organigrama sino un registro de la base de datos, y es el mismo que clasifica empleados, gastos, proyectos, activos fijos y tickets de servicio.
Nombre comercial
El nombre comercial es el nombre con el que el público conoce a un negocio: el del cartel, el de la publicidad y el de la puerta. No es la razón social, que es la denominación legal inscripta con la que la empresa firma y factura, ni es la marca, que identifica productos y servicios en lugar de identificar al negocio. Una misma empresa puede tener varios nombres comerciales a la vez, uno por cada local o por cada línea de actividad. Y al revés de lo que suele creerse, sí es protegible: en la mayoría de los países se registra ante la oficina de propiedad industrial, que es un organismo distinto del registro donde se inscribe la sociedad.
Empresa
Una empresa es una organización que combina capital y trabajo para producir bienes o servicios y obtener un beneficio con ellos. Esa definición corta esconde el dato que en realidad se busca: qué hace que una empresa sea micro, pequeña, mediana o grande. La respuesta incómoda es que no hay un criterio único, porque cada país fija sus propios límites y varios los miden por facturación en lugar de por cantidad de empleados. Lo que sí es común a todas es la estructura: cada empresa tiene una forma jurídica, un domicilio fiscal, una actividad declarada y un ejercicio contable con el que rinde cuentas.
Cliente
Es aquella persona, física o jurídica, que recibe un bien o servicio a cambio de una compensación. Para esto, busca en el mercado aquello que puede satisfacer su necesidad, pudiendo escoger entre diferentes ofertas. Una vez que elige un producto o servicio, entrega una suma de dinero u otro artículo de valor al vendedor.
Inteligencia artificial (IA)
Es la simulación de la inteligencia humana a través de las máquinas y dispositivos de cómputo. En ella se involucra el aprendizaje, el razonamiento y la capacidad de autocorrección; facultades eminentemente humanas hasta ahora. Su aplicación va mucho más allá de los sistemas expertos y otros como el reconocimiento de voz.
Indicadores clave de rendimiento (KPI)
Son una medida del desempeño o rendimiento de un proceso a través de sus diferentes variables. Sus siglas proceden Key Performance Indicator (KPI). Su valor se expresa, por lo general, de manera numérica o en porcentajes. Gracias a estos indicadores se pueden detectar factores importantes relacionados al éxito empresarial.
Inteligencia de negocios
La inteligencia de negocios es el conjunto de procesos y herramientas que reúne los datos dispersos en los sistemas de una empresa, los ordena en un modelo único y los presenta como informes e indicadores listos para decidir. Lo que la distingue de un informe suelto es la continuidad y el alcance: no responde una pregunta puntual sino que mantiene disponible una lectura actualizada del negocio, con la misma definición de cada cifra para todas las áreas. Su terreno es lo que ya pasó y por qué pasó, y eso es justamente lo que la separa de la analítica de negocios, orientada a anticipar lo que va a pasar.
Big data
Big data es el conjunto de datos cuya velocidad de llegada, diversidad de formatos y tamaño superan a la vez la capacidad de las herramientas convencionales de almacenamiento y análisis. Lo que lo distingue no es una cifra de terabytes, porque no existe un umbral que marque la frontera: es que una base de datos y una hoja de cálculo comunes dejan de alcanzar y hace falta repartir el procesamiento entre muchas máquinas. Reúne datos estructurados, como los de un sistema de gestión, junto a textos, imágenes, sonidos y registros de navegación. Su finalidad es encontrar patrones y tendencias que en una muestra pequeña no llegan a verse.
Despapelización
La despapelización es el proceso por el cual una organización deja de usar el papel como soporte de sus documentos y pasa a conservarlos, hacerlos circular y firmarlos en formato digital. Lo que la distingue de una simple digitalización es el alcance: no consiste en escanear archivos y seguir trabajando igual, sino en que el documento electrónico reemplace al impreso como original válido, con su firma, su respaldo y su trazabilidad. Alcanza tanto al archivo histórico que se convierte como a los circuitos nuevos, que nacen sin papel. Su límite lo fija la normativa de cada país, que define qué documentos admiten soporte electrónico y durante cuánto tiempo hay que conservarlos.
Salesforce.com, Inc
Salesforce es la empresa estadounidense que provee su tecnología de inteligencia artificial, almacenamiento e infraestructura a EGA Futura, para su software de gestión empresarial en la nube. Salesforce además ha desarrollado una plataforma de gestión de relaciones con los clientes (CRM por sus siglas en inglés). Dicha plataforma (Salesforce.com) emplea inteligencia artificial, y está lista para trabajar en la nube. Permite la gestión centralizada e integral de los clientes de una empresa en un solo sistema.
Aplicación
Dentro de la Plataforma EGA Futura, una aplicación es un espacio de trabajo que agrupa los objetos, las pantallas, los informes y los Paneles de información que hace falta tener a mano para un área del negocio. Lo que la distingue de un objeto es que no guarda datos propios: es una selección y un ordenamiento de piezas que ya existen, pensada para que quien trabaja en ventas no tenga que atravesar los menús de contabilidad. Una misma pieza puede figurar en varias aplicaciones a la vez, así que no se trata de compartimentos separados. Se cambia de una a otra desde el Iniciador de aplicación (Waffle), y cada usuario ve solo las que tiene habilitadas.
Configuración de usuario
La Configuración de usuario reúne las opciones que cada persona puede ajustar por su cuenta dentro de la Plataforma EGA Futura, sin depender del administrador. Incluye los datos personales, la contraseña, la densidad con la que se muestra la interfaz, las preferencias de correo y el comportamiento de las Notificaciones. Es distinta de la configuración de la empresa, que afecta a todos y solo la toca el administrador.
Organización
Una organización es una implementación de la plataforma EGA Futura para una compañía y contiene un conjunto definido de usuarios con licencia. Una organización es el espacio virtual proporcionado a un cliente individual en la nube de EGA Futura. Una organización incluye todos los datos y aplicaciones de una empresa y es diferente del resto de las organizaciones.
Comentario de Chatter
Es la intervención que puede dejar escrita una persona acerca de una publicación de Chatter. Debajo de cada publicación de Chatter aparece un campo que permite escribir un comentario que quedará relacionado a la publicación. Para poder dejar un comentario las personas deben tener acceso a visualizar la publicación. Los comentarios permiten tener texto con formato enriquecido, emojis o links embebidos. También es posible agregar funcionalidad al texto del comentario como por ejemplo, @menciones, #temas, vincular registros o archivos y más.
Vista de lista
Una Vista de lista es la pantalla que muestra un grupo de registros de un objeto de la Plataforma EGA Futura, con los filtros y las columnas que se elijan. Se diferencia de la Lista relacionada en que recorre el objeto completo y no solo lo que cuelga de un registro abierto. Es la pantalla donde transcurre buena parte de la jornada, porque desde ella se busca, se ordena y se entra a cada Detalle. Bien armada responde una pregunta de negocio de un vistazo, y sin filtros obliga a leer todo para encontrar lo poco que importaba.
Campo personalizado
Un campo personalizado es un campo que se agrega a un objeto de la base de datos para guardar un dato propio del negocio que ningún campo estándar contempla. Lo que lo distingue del campo estándar es su origen: el estándar viene incluido en la Plataforma EGA Futura e igual para todas las empresas, mientras que el personalizado se crea a pedido y existe solo en la organización que lo solicitó. Al crearlo se define su tipo, que determina qué dato admite y cómo se comporta: texto, número, fecha, moneda, casilla, lista de selección o relación con otro objeto, entre otros. Una vez creado se usa igual que cualquier campo, en Columnas de una Vista de lista, Filtros, informes y reglas de validación.
Mención @ (Chatter)
Se denomina Mención (@mención) a la vinculación de una persona (Usuario del sistema) o de un grupo a una publicación de Chatter. Se pueden hacer menciones tanto en publicaciones como en comentarios de Chatter. Se realiza anteponiendo, sin dejar espacio, el símbolo @ al nombre de la persona o grupo. Por ejemplo, @Sebastian Lopez o @EquipoMKT.
Administrador del sistema
Un Administrador del sistema es el usuario que tiene asignado el perfil de administrador y, con él, el nivel de privilegios más alto dentro de la Plataforma. Es quien crea las cuentas de acceso, define perfiles y conjuntos de permisos, agrega campos y objetos, ajusta las listas de selección y configura los procesos automáticos. También responde por la seguridad de la información, porque decide qué ve y qué puede modificar cada persona de la empresa.
Cuenta
Una Cuenta es un registro de la base de datos de la Plataforma EGA Futura que agrupa los datos de una organización, empresa o persona con la que se mantiene una relación comercial. Registrando cada Cuenta se puede hacer el seguimiento de clientes, proveedores, prestadores de servicios, socios y hasta competidores. Existen Cuentas comerciales, que guardan los datos de una empresa y agrupan varios Contactos, y Cuentas personales, que guardan la información de una persona individual y se asocian a un solo Contacto.
Informe
Un Informe es una consulta guardada sobre la base de datos de EGA Futura que trae los registros que cumplen ciertas condiciones y los muestra en filas y columnas, agrupados y totalizados. La diferencia con una Vista de lista es que el Informe calcula: suma, cuenta, promedia y compara, mientras que la lista solamente muestra. Además puede combinar datos de objetos relacionados, mostrar gráficos, filtrarse en tiempo real y guardarse en carpetas con permisos propios. Cada Informe tiene su propia dirección web, así que se comparte con un enlace, y puede alimentar un Panel de información.
Red social empresarial
Es un sistema de comunicación en la nube mediante el cual una empresa u organización articula a su personal entre sí o con personas fuera de ella. Funciona como el resto de las redes sociales públicas y tiene muchas de sus funcionalidades, pero es de dominio privado. Su número de usuarios es limitado, y en ella los empleados pueden intercambiar información, planificar reuniones o concretar acuerdos.
Chatter
Chatter es la red social empresarial de la Plataforma EGA Futura, destinada a facilitar el trabajo colaborativo y la comunicación asincrónica en toda la organización. Esta red atraviesa la totalidad de la plataforma, se encuentra en todas las aplicaciones, está disponible también en la aplicación móvil. En Chatter las dos funciones básicas son realizar publicaciones y hacer comentarios sobre estas. Las publicaciones se pueden seguir como favoritas y compartir.
Contacto
Un contacto es un registro en la base de datos de la plataforma que agrupa, en sus campos, la información correspondiente a una persona asociada o perteneciente a una Cuenta. El contacto trabaja para una empresa relacionada con la compañía. Es la persona con la que se mantiene la comunicación en un asunto de interés. Por ejemplo, para una misma Cuenta puede haber un Contacto de compras, otro de logística y otro de facturación. Los tres se relacionan con la organización pero por distintos asuntos. Tanto para las cuentas como para otro tipo de registros puede asociarse un Contacto principal como referente de todas las comunicaciones de importancia.
