Provisión de fondos

Introducción a la provisión de fondos

Una provisión de fondos bien planificada implica incluir estos adelantos en el presupuesto que se emite al cliente.

Además, se deben incluir los impuestos correspondientes en trámites y el cronograma de desembolsos.

Puede establecerse como un porcentaje del monto total del servicio, pero siempre previo acuerdo con el cliente.

Ese porcentaje se pacta caso por caso, según el tipo de servicio y los gastos previstos.

La cantidad de adelantos puede depender del tiempo que durará el servicio, o de acuerdo a su magnitud o complejidad.

Utilidad de la provisión de fondos

Su utilidad viene dada de acuerdo al objetivo que persigue.

Entre estas razones están:

• Permite cubrir los gastos que son propios para la ejecución del servicio y todo lo que se necesite para completar el trabajo.
• Pero, también, puede servir como forma de retribuir parte del servicio que ya se ha prestado. Este caso es mucho menos frecuente.

Los gastos que puede enfrentar el prestador del servicio pueden ser de diversa índole. 

Entre los más comunes se encuentran:

• Todos los documentos a tramitar a nombre del cliente. Por ejemplo, los que se derivan de la inscripción en el registro público que corresponda en cada país, sea el registro mercantil, el registro de comercio o la cámara de comercio.
• Gastos de notaría o escribano.
• Gastos de transporte y movilización.
• El hospedaje y los viáticos de alimentación.

Como se puede apreciar, los gastos que enfrenta el prestador del servicio deben ser asumidos por el cliente. 

De esa forma, se puede llevar a término, y con la mayor rapidez, la labor encargada.

Diferencias entre la provisión de fondos y los pagos a cuenta

Si bien ambos conceptos pueden ser confundidos, no significan lo mismo.

En ambos casos se realiza un adelanto de dinero o anticipo, pero sus diferencias se basan en el hecho de que:

• La provisión de fondos se realiza para dar inicio a un trabajo, mientras que el pago a cuenta se realiza por un trabajo ya iniciado o servicio prestado.
• El pago a cuenta es un cobro anticipado de honorarios, así que forma parte de los ingresos del profesional. La provisión de fondos destinada a cubrir gastos por cuenta del cliente no es un ingreso, siempre que se demuestre la naturaleza del gasto con comprobantes a nombre del cliente.

La provisión de fondos en la contabilidad del prestador del servicio

Solicitar una provisión de fondos requiere de un procedimiento contable que permita una correcta declaración de impuestos.

El profesional o prestador del servicio debe emitir, en primer lugar, una factura a modo de anticipo. 

Pero los fondos percibidos deben diferenciarse entre lo correspondiente a los gastos y lo que se anticipa por concepto de honorarios profesionales.

De esa forma, los gastos por concepto de trámites y papeleo, registro o notaría, no son gravados a cuenta del prestador del servicio, sino del cliente.

La factura emitida debe ser como cualquier otra, con todos los requisitos legales que debe contener. 

La facturación es como la de cualquier servicio.

Solo hay que tomar en consideración que el impuesto al valor agregado se aplica sobre los honorarios.

Los gastos pagados por cuenta del cliente y justificados con comprobantes a su nombre quedan fuera de esa base imponible, según lo que prevea la normativa de cada país.

Si el cliente es otra empresa o profesional, habrá que retener lo correspondiente al impuesto a la renta.

Esto según lo estipulado en las leyes de cada país.