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Es el adelanto de dinero que se realiza al profesional que presta un servicio para que pueda cubrir gastos de tramitación y otros relacionados al mismo. La solicitud del adelanto para gastos es muy común por parte de los abogados u otros asesores a sus clientes. La finalidad es cubrir los gastos que tendrá el profesional por concepto de registros, movilización, viáticos y otros. También se lo solicita como anticipo de los honorarios profesionales totales que se hayan establecido por los servicios que se van a brindar. En algunos casos los primeros gastos ya están realizados y se solicita la provisión de fondos como reembolso de los mismos.
Una provisión de fondos bien planificada implica incluir estos adelantos en el presupuesto que se emite al cliente.
Además, se deben incluir los impuestos correspondientes en trámites y el cronograma de desembolsos.
Puede establecerse como un porcentaje del monto total del servicio, pero siempre previo acuerdo con el cliente.
Ese porcentaje se pacta caso por caso, según el tipo de servicio y los gastos previstos.
La cantidad de adelantos puede depender del tiempo que durará el servicio, o de acuerdo a su magnitud o complejidad.
Su utilidad viene dada de acuerdo al objetivo que persigue.
Entre estas razones están:
Los gastos que puede enfrentar el prestador del servicio pueden ser de diversa índole.
Entre los más comunes se encuentran:
Como se puede apreciar, los gastos que enfrenta el prestador del servicio deben ser asumidos por el cliente.
De esa forma, se puede llevar a término, y con la mayor rapidez, la labor encargada.
Si bien ambos conceptos pueden ser confundidos, no significan lo mismo.
En ambos casos se realiza un adelanto de dinero o anticipo, pero sus diferencias se basan en el hecho de que:
Solicitar una provisión de fondos requiere de un procedimiento contable que permita una correcta declaración de impuestos.
El profesional o prestador del servicio debe emitir, en primer lugar, una factura a modo de anticipo.
Pero los fondos percibidos deben diferenciarse entre lo correspondiente a los gastos y lo que se anticipa por concepto de honorarios profesionales.
De esa forma, los gastos por concepto de trámites y papeleo, registro o notaría, no son gravados a cuenta del prestador del servicio, sino del cliente.
La factura emitida debe ser como cualquier otra, con todos los requisitos legales que debe contener.
La facturación es como la de cualquier servicio.
Solo hay que tomar en consideración que el impuesto al valor agregado se aplica sobre los honorarios.
Los gastos pagados por cuenta del cliente y justificados con comprobantes a su nombre quedan fuera de esa base imponible, según lo que prevea la normativa de cada país.
Si el cliente es otra empresa o profesional, habrá que retener lo correspondiente al impuesto a la renta.
Esto según lo estipulado en las leyes de cada país.
El hub de Gastos, viáticos y rendiciones ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Compras y Gastos bajo control: eProcurement para empresas medianas vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
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