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El legajo es el expediente único de cada persona que trabaja en la empresa.
Reúne en un solo lugar los datos personales, el vínculo laboral, la formación y todo lo que respalde esa relación de trabajo.
La idea de fondo es simple: si algo hay que probar sobre un empleado, se prueba desde el legajo.
El núcleo es la identificación de la persona, con documento, fecha de nacimiento y domicilio.
Después viene el vínculo laboral, o sea fecha de ingreso, puesto, área, lugar de trabajo y tipo de contratación.
Sobre esa base se van apilando los hechos posteriores, como ausencias, licencias, capacitaciones y sanciones.
Al final se agregan los documentos de respaldo, que son los que convierten al legajo en prueba y no en simple registro.
Acá es donde más errores se cometen al copiar un modelo de otro mercado.
Qué documentos son obligatorios, en qué formato y por cuántos años hay que conservarlos lo define la legislación de cada país.
Hay jurisdicciones que exigen guardar el legajo durante varios años después de la desvinculación, y otras con plazos y requisitos distintos.
Por eso conviene armar la lista de documentos obligatorios junto con el asesor laboral local antes de definir la estructura.
Una carpeta física funciona bien hasta la primera auditoría.
Ahí aparecen los síntomas conocidos: documentos que faltan, copias distintas del mismo dato y firmas que nadie encuentra.
El costo real no es el archivo sino el tiempo que se pierde buscando.
Lo primero que gana es que el dato deja de estar duplicado en cinco planillas.
Lo segundo es la trazabilidad, porque queda asentado quién cambió qué y cuándo.
Lo tercero es el control de acceso, que en un legajo pesa más que en casi cualquier otro expediente.
El legajo concentra datos sensibles como el domicilio, la información de salud y la remuneración.
Quién puede ver cada parte se define por perfil, y conviene resolverlo antes de cargar el primer registro.
Un legajo abierto a toda la empresa es un problema legal esperando su momento.
Un legajo bien cargado deja de ser un archivo y pasa a ser una fuente de información para decidir.
De ahí salen la antigüedad promedio, la rotación por área y quiénes tienen una capacitación por vencer.
Esa es la diferencia entre guardar papeles y tener un área de personal capaz de responder preguntas.
Ese enfoque integrado es el que propone el ERP en la nube de EGA Futura.
El hub de Plataforma EGA Futura ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Who: El Método para Contratar Personas Exitosas vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
En el ERP el legajo no es un módulo aparte: es el registro de Empleado.
Ese registro tiene 69 campos, de los cuales 55 son campos propios de EGA Futura.
Alrededor suyo giran once objetos satélite que guardan los hechos ocurridos a lo largo de la relación laboral.
Además del nombre, la Plataforma exige once campos que no admiten quedar vacíos.
Son Estado, Tipo de empleado, Puesto de trabajo, Fecha de ingreso y Fecha de nacimiento.
Se suman Sexo, Nacionalidad, Tipo de documento y Documento de identidad.
Cierran la lista Área funcional y Lugar de trabajo, que son búsquedas hacia otros registros y no texto libre.
Esa obligatoriedad tiene una consecuencia práctica: no se puede dar de alta un empleado a medias.
El campo Estado tiene tres valores, que son Activo, Suspendido y Desvinculado.
La baja se acompaña con su fecha y su motivo, así que el legajo sobrevive a la salida de la persona.
Eso es lo correcto, porque las obligaciones de conservación siguen vigentes después del último día de trabajo.
El número de legajo se guarda aparte del documento, en un campo marcado como identificador externo y único.
Conviven además pasaporte, licencia de conducir y dos campos de identificación fiscal, todos con control de unicidad.
Esa separación permite que una misma empresa emplee personas de países distintos sin forzar un formato único.
El legajo no guarda los hechos dentro del propio registro sino en Listas relacionadas.
Están el Registro de asistencia y el Registro de ausencia, que llevan la presencia diaria.
Siguen Beneficio, Dependiente, Contacto de emergencia, Educación, Entrenamiento y Observación.
Se suman la Asignación de activo, más Onboarding y Offboarding, que ordenan la entrada y la salida.
Tres campos son de solo lectura y no se cargan a mano.
Uno devuelve los años de antigüedad, otro la fecha del próximo cumpleaños y el tercero un identificador de uso interno.
Que la antigüedad sea calculada evita el error clásico de tenerla escrita y desactualizada.
El campo Jerarquía clasifica el nivel en cinco escalones, desde Pasante hasta Dirección.
El Turno de trabajo se vincula con un registro aparte que define horarios y días de la semana.
Y el empleado puede asociarse con un usuario de la Plataforma, que es lo que conecta el legajo con quién opera el sistema.
Un Informe sobre el legajo cruza antigüedad, área funcional y jerarquía de toda la plantilla.
Agrupado por Estado muestra cuántas personas están activas, suspendidas o desvinculadas en cada período.
Y las Listas relacionadas de Entrenamiento y Observación aportan la historia de formación y de devoluciones de cada persona.
El expediente de cada empleado abre dudas de contenido, de acceso y de plazos: qué guarda, quién lo mira y qué pasa cuando la persona se va.
No hay una lista universal, porque cada país define sus propias obligaciones.
El núcleo que casi siempre aparece es la identificación de la persona, el documento que formaliza el vínculo laboral y los comprobantes de altas, licencias y capacitaciones.
La lista definitiva conviene armarla con el asesor laboral del país donde se emplea.
Depende de la legislación aplicable, que fija plazos distintos según el país y el tipo de documento.
Lo que sí es común a casi todas las jurisdicciones es que la obligación no termina el día de la desvinculación.
Por eso el legajo se archiva, no se borra.
Solo quien lo necesite para su trabajo, porque el legajo concentra datos personales sensibles.
El acceso se define por perfil y conviene revisarlo antes de cargar el primer registro.
Abrir el legajo a toda la empresa es de los errores más caros del área de personal.
Se marca la baja con su fecha y su motivo, y el legajo se conserva.
Borrarlo dejaría sin respaldo cualquier reclamo posterior.
En el ERP eso se resuelve con el estado Desvinculado, que saca a la persona de la operación sin perder el historial.
El objeto se llama EGAFutura__Empleado__c y su etiqueta es Empleado.
Tiene 69 campos en total, de los cuales 55 son campos personalizados de EGA Futura.
EGAFutura__Estado_Empleado__c, EGAFutura__Tipo_Empleado__c, EGAFutura__Puesto_trabajo__c, EGAFutura__Sexo__c, EGAFutura__Nacionalidad__c y EGAFutura__Tipo_documento__c son listas de selección que no admiten valor nulo.
EGAFutura__Fecha_ingreso__c y EGAFutura__Fecha_nacimiento__c son fechas obligatorias.
EGAFutura__Documento_identidad__c es texto de 50 con unicidad no sensible a mayúsculas.
EGAFutura__Area_funcional__c y EGAFutura__Lugar_trabajo__c son búsquedas obligatorias hacia Área funcional y Ubicación.
Figuran además como no nulos el número automático EGAFutura__EGA_Futura_ID__c y la casilla EGAFutura__Acceso_Time_Clock__c, por ser tipos que siempre tienen valor.
El objeto tiene tres campos fórmula, los tres de solo lectura.
EGAFutura__TenureYears__c devuelve la antigüedad en años, EGAFutura__Proximo_cumpleanos__c la próxima fecha de cumpleaños y EGAFutura__HFFT_Empleado__c un texto de uso interno.
EGAFutura__EmployeeNumber__c es texto de 30 marcado como identificador externo y único.
También llevan control de unicidad EGAFutura__CUIL__c, EGAFutura__Pasaporte__c, EGAFutura__Licencia_conducir__c, EGAFutura__Apodo_Empleado__c, EGAFutura__Email_trabajo__c y EGAFutura__Email_personal__c.
Los identificadores fiscales genéricos son EGAFutura__Tax_ID__c y EGAFutura__Tax_Number__c.
EGAFutura__Estado_Empleado__c: Activo, Suspendido y Desvinculado.
EGAFutura__Jerarquia__c: Gerencia / Alta Gerencia / Dirección, Jefe / Supervisor / Responsable, Senior / Semi-senior, Junior y Pasante / Interno.
EGAFutura__Idiomas__c y EGAFutura__Skillset__c son listas de selección múltiple.
EGAFutura__Manager__c es una búsqueda al propio objeto Empleado y es la que arma el organigrama.
EGAFutura__Turno_trabajo__c apunta a EGAFutura__Work_Shift__c y EGAFutura__Usuario_asignado__c al usuario de la Plataforma.
EGAFutura__Empleado_Registro_asistencia__c, EGAFutura__Empleado_Registro_ausencia__c, EGAFutura__Empleado_Beneficio__c, EGAFutura__Empleado_Dependiente__c y EGAFutura__Empleado_Contacto_emergencia__c.
EGAFutura__Empleado_Educacion__c, EGAFutura__Empleado_Entrenamiento__c, EGAFutura__Empleado_Observacion__c y EGAFutura__Empleado_Asignacion_activo__c.
Se suman EGAFutura__Onboarding__c y EGAFutura__Offboarding__c.
Un Informe agrupado por EGAFutura__Area_funcional__c y EGAFutura__Jerarquia__c devuelve la composición completa de la plantilla.
EGAFutura__TenureYears__c ordena por antigüedad sin necesidad de calcular fechas.
Y EGAFutura__Estado_Empleado__c separa a los activos de los suspendidos y los desvinculados sin borrar ningún registro.
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