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Un Campo de búsqueda relacionado es el campo que apunta a otro registro.
Al completarlo no se escribe un texto, se busca y se elige un registro que ya existe.
Ese vínculo es lo que convierte a dos objetos separados en información conectada.
Un pedido podría guardar el nombre del cliente escrito a mano en un campo de texto.
El problema aparece cuando ese cliente cambia de nombre o de domicilio.
Con el nombre escrito hay que corregir pedido por pedido, y con un Campo de búsqueda relacionado no hay nada que corregir.
El dato vive en un solo lugar y todos los registros que lo necesitan lo miran ahí.
Eso es exactamente lo que quiere decir que la información no se duplique.
La relación sirve desde los dos lados y no solo desde el registro que tiene el campo.
Desde el pedido se llega al cliente con un clic, porque el campo funciona como un vínculo.
Desde el cliente se ven todos sus pedidos agrupados en una Lista relacionada, sin que nadie los haya cargado ahí.
Esa segunda vista aparece sola, y es la parte que más trabajo ahorra.
Al escribir las primeras letras, el campo ofrece los registros que coinciden.
Solo se puede elegir uno de los que ya existen, y eso evita que aparezcan clientes inventados por un error de tipeo.
Si el registro todavía no existe, primero hay que crearlo.
Una relación bien hecha se nota sobre todo a la hora de buscar información.
Permite filtrar los pedidos por datos del cliente, aunque esos datos no estén guardados dentro del pedido.
También permite contar cuántos registros cuelgan de cada uno, que es la base de casi cualquier informe útil.
Eliminar el registro al que apunta el campo no es una operación menor.
Según cómo esté definida la relación, los registros que dependían de él pueden irse junto con él.
Conviene revisar qué cuelga de un registro antes de eliminarlo, porque la Papelera de reciclaje no siempre devuelve todas las asociaciones.
La Plataforma EGA Futura está construida sobre relaciones entre objetos.
El vínculo entre un pedido y su cliente, entre una factura y su pedido o entre una tarea y su proyecto se resuelve con este tipo de campo.
En la Página de registro el campo se muestra como un vínculo con el nombre del registro apuntado.
Un clic ahí abre ese otro registro, sin pasar por el buscador ni por una Vista de lista.
Del otro lado, la Lista relacionada reúne todo lo que apunta al registro que se está mirando.
Una empresa quiere saber cuánto compró cada cliente en el año.
Si los pedidos apuntan al cliente con un Campo de búsqueda relacionado, el informe sale solo.
Si el nombre se escribió a mano en cada pedido, el mismo informe obliga a normalizar cientos de nombres antes de poder sumar nada.
Conviene siempre que el valor sea un registro que existe por sí mismo.
No conviene cuando el valor es un concepto de una lista corta y estable, como un estado o una prioridad.
Para ese caso el campo adecuado es una Lista de selección.
En que apunta a un registro y no a un valor de una lista fija.
Los registros se crean y se editan por separado, mientras que los valores de una Lista de selección los define el administrador.
No, solo se puede elegir entre los registros que ya existen.
Si hace falta uno nuevo, primero hay que crear ese registro.
En una Lista relacionada, dentro de la Página de registro apuntado.
Ahí aparecen todos los registros que lo referencian, sin que nadie los haya cargado ahí a mano.
Depende de cómo esté definida la relación.
En algunos casos los registros que dependían de él se eliminan también, así que conviene revisarlo antes.
La pregunta previa es si el valor es un registro o es un concepto.
Un registro tiene vida propia, se crea, se edita y tiene sus propios campos.
Un concepto es una palabra de una lista corta, y eso corresponde a una Lista de selección.
El nombre del campo tiene que decir qué papel juega el registro apuntado.
En un objeto que apunta dos veces al mismo tipo de registro, llamar igual a los dos campos garantiza confusión.
Vendedor asignado y Vendedor que cerró son dos campos distintos aunque apunten al mismo objeto.
Cuando una relación se resolvió con texto escrito a mano, arreglarlo después sale caro.
Hay que normalizar los nombres, encontrar el registro correcto para cada uno y recién ahí completar el campo.
Es una de las migraciones más largas que aparecen en un sistema que ya está en uso.