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La normativa aplicable depende de cada país y, por lo general, no determina procedimientos especiales ni establece requisitos de forma obligatorios para el Recordatorio.
Por este motivo, la elaboración de un Recordatorio queda a juicio de la empresa.
Puede ser realizado en forma oral mediante una llamada telefónica o haciendo acto de presencia ante el deudor.
Pero lo más formal es hacerlo por escrito (carta) enviada por correo postal o electrónico.
La cantidad de Recordatorios también es opcional.
Por lo general se realizan tres, antes de ejercer acciones legales.
A medida que el pago se retrasa la intensidad de los recordatorios irá escalando.
Esto quiere decir que se podrán hacer cada vez más fuertes.
En este sentido, el primer recordatorio suele ser amistoso y amable.
El segundo puede incluir el pago de intereses de mora.
Y un tercero, el aviso de acciones legales.
Lo más importante es que los Recordatorios siempre sean respetuosos y se mantengan dentro de lo legal.
Nunca deben dejar de ser profesionales.
El contenido mínimo para un Recordatorio será:
El Recordatorio se envía siempre que la fecha de vencimiento de la factura se haya alcanzado.
A partir de esta fecha se puede esperar un tiempo prudencial de 7 a 10 días.
Hay que recordar que estos plazos quedan a discreción de la empresa, salvo que la normativa del país fije alguno.
Conviene tomar en cuenta lo siguiente:
A medida que se realizan nuevos avisos se debe hacer más fuerte el Recordatorio, sin emplear ofensas ni maltrato
Siempre se debe procurar convencer de manera amistosa al cliente y disuadirlo de evitar la intervención judicial.
Si bien a nadie le gusta recibir Recordatorios (de la naturaleza que sean), los clientes deben entender que el impago causa problemas a la empresa.
El cliente podría molestarse u ofenderse y seguir haciendo caso omiso de la solicitud de pago como forma de castigo a la empresa.
Entonces:
En casos extremos se puede recurrir a empresas dedicadas al cobro de deudas.
Todo con tal de evitar un proceso monitorio que puede llevar más tiempo.
La cantidad es opcional, porque ninguna ley la fija, pero lo habitual son tres avisos antes de ejercer acciones legales.
Cada uno sube de intensidad: el primero es amable, el segundo suma intereses de mora y el tercero anuncia la instancia judicial.
Se cuenta desde la fecha de vencimiento de la factura y suele esperarse un plazo prudencial de 7 a 10 días.
El segundo aviso puede salir de 5 a 7 días después, y el tercero de 3 a 5 días adicionales.
El nombre y la dirección de la empresa, la fecha de envío, los datos del cliente y el número, fecha y descripción de la factura impaga.
También el monto total adeudado o la cuota vencida, junto con los medios de pago disponibles.
Sí, considerando la inflación y los gastos que implica extender el aviso.
Aun así, todo depende del país y de las costumbres comerciales de cada plaza.