Flujo de facturaci贸n

驴Qu茅 es el Flujo de facturaci贸n?

Dentro del amplio conjunto de procesos que integran la actividad comercial de venta, donde se incluyen: aceptaci贸n de la orden de compra o solicitud de servicio y su procesamiento, entrega de la mercader铆a o prestaci贸n del servicio y finalmente el pago, encontramos el proceso de facturaci贸n. El proceso que se denomina flujo de facturaci贸n se inicia en una transacci贸n comercial tradicional luego de finalizado el proceso de contrataci贸n y de venta. Surgiendo la factura como resultado de la operaci贸n, como el comprobante de venta que acredita la transferencia de los bienes o la prestaci贸n de servicios.
Flujo de facturaci贸n

El flujo de facturaci贸n es un proceso que inicia con la compra y finaliza en el pago visto desde el punto de vista del comprador, y que comienza en el pedido y termina en el cobro si se mira desde el punto de vista del vendedor. Con este concepto podemos afirmar que una factura no es un documento independiente sino que forma parte de un proceso de negocio integrado por diversas actividades ligadas entre s铆. El flujo de facturaci贸n es el proceso que implica la gesti贸n de las facturas, desde su emisi贸n hasta el cobro de la mismas. Como todo proceso, insume tiempo, cuando se han emitido gran n煤mero de facturas por cobrar es complicado. Para una buena administraci贸n se deben utilizar m茅todos y aplicar tecnolog铆a para la gesti贸n adecuada reduciendo errores y evitar p茅rdidas.

...

La emisi贸n de la factura tiene una importancia fundamental en el flujo de facturaci贸n ya que es el paso que desencadena el comienzo del proceso de pago de la transacci贸n comercial formalizada mediante ese documento.

El proceso de emisi贸n y seguimiento de la factura hasta su cobro tiene etapas y cada una de ellas aspectos que no se deben descuidar.

Fases del Flujo de facturaci贸n

El proceso de facturaci贸n involucra de manera simple:

  • El pedido de la mercader铆a o servicio y su posterior validaci贸n.
  • La entrega del producto o cumplimiento del servicio.
  • Cobro inmediato del pedido o diferido seg煤n el plazo acordado.聽
  • Emisi贸n y entrega de la factura.

Cuando se realiza una factura (en papel o electr贸nica) no debe olvidarse toda la normativa o regulaci贸n fiscal.聽

Aspectos a considerar para la eficiencia del flujo de facturaci贸n

Al acordar los t茅rminos de la transacci贸n comercial hay aspectos que no deben descuidarse y de ser pertinente tambi茅n pueden asentarse en el comprobante

Condiciones de pago

Las condiciones de pago de una factura habitualmente obligan la generaci贸n del pago por parte del receptor de dicho comprobante de acuerdo a los detalles de pago establecidos en el documento.聽

Sistemas de pago

Una factura se conforma en una solicitud de pago, por ese motivo debe haber una aceitada sinergia entre los sistemas de pago involucrados y el proceso de facturaci贸n.

Plazos de pago

La factura no es un documento bancario sino comercial y el cobro de la misma est谩 sujeto a un manejo administrativo.

Gestionar con agilidad es importante. Los papeles en los cajones no sirven para nada.

El pago de las facturas frecuentemente es bancarizado por lo tanto los plazos de acreditaci贸n para poder disponer del dinero son factores que deber谩n ser tenidos en cuenta para la gesti贸n eficiente.

Facturaci贸n basada en el papel

La emisi贸n y administraci贸n de facturas impresas dificultan el control y visibilidad conveniente en cuanto a gastos y cobros tanto actuales como estimados. La incorporaci贸n de tecnolog铆a es importante como parte del esfuerzo continuo de las compa帽铆as para minimizar la generaci贸n de documentos en papel.

Existe un movimiento a prop贸sito de la oficina sin papeles llamado Less paper office.

Demoras y retrasos

La dificultad de control, los procesos de aprobaci贸n manual y la imposibilidad de abarcar en adecuada perspectiva todas las cuentas por cobrar y pagar de la empresa puede generar el retraso de pagos.

Por este motivo se producen costos adicionales debido a generaci贸n de intereses y p茅rdida de descuentos.聽

Estas demoras y atrasos se producen debido a que el flujo de facturaci贸n depende de otras acciones dentro del proceso comercial por ejemplo los pedidos y las entregas.聽

En una cadena de suministro ning煤n componente es insignificante

Para poder establecer un flujo de facturaci贸n sin trabas o dificultades no se deben descuidar otros factores que juegan un papel importante.

Gesti贸n de pedidos

Simplemente a modo de menci贸n cabe destacar que es un factor relevante a tener en cuenta.

  • Cuando un cliente efect煤a un pedido, preferentemente mediante un formulario automatizado.聽
  • Un colaborador de ventas deber谩 validar los detalles y confirmar el pedido.
  • Personal de dep贸sito o tienda deber谩 corroborar la existencia en buenas condiciones de lo solicitado y generar la factura.
  • Luego se deber谩 procurar el empaquetado, la recogida de la compra, la entrega o el env铆o.聽
  • El encargado de cobranza har谩 su trabajo de acuerdo al plazo establecido en la factura.

Todo lo que se ha mencionado como ejemplo puede sonar como una rutina sin importancia pero cada unos de esos pasos puede tornarse un punto cr铆tico.

Conviene darle la relevancia que merecen para que ninguno de ellos se convierta en motivo de un fallo de toda la cadena.

Gesti贸n de inventario

Los niveles de inventario deben ser supervisados en cuanto sufran variaciones de acuerdo a la demanda por ventas.聽

Puros beneficios

La correcta administraci贸n de facturas emitidas y sus plazos de cobro representan un punto cr铆tico del negocio.

La correcta gesti贸n de la facturaci贸n determina la posibilidad de elaborar estrategias, tomar mejores decisiones, planificar, tener el conocimiento cabal del ingreso y salida del dinero.聽

De ello depende la posibilidad de hacer compras programadas y pagos sin sufrimiento.

Un proceso abarca un conjunto de peque帽os procedimientos que ejecutados de manera eficiente colaboran a que la rueda de los documentos comerciales se mantenga en movimiento sin generar sobresaltos para el correcto funcionamiento del negocio.

驴C贸mo hacen ciertas empresas?

No es posible imaginar que una compa帽铆a se desenvolver谩 correctamente cuando de repente:

  • Surgen vencimientos de facturas que deben ser canceladas en ese mismo instante.
  • Cuando una mala estrategia carente de previsi贸n hab铆a dispuesto utilizar el dinero existente para un gasto actual de otra categor铆a.
  • Peor a煤n ser铆a que efectivamente el dinero se est茅 utilizando para el gasto actual y al momento de vencer la factura ya no haya dinero disponible para cumplir el pago.
  • Ni pensar que adem谩s existan cuentas por cobrar vencidas a las cuales no se les ha dado el correspondiente seguimiento.
  • Eso har谩 recurrir a la liquidaci贸n desesperada de alg煤n otro valor para tapar los agujeros que generan los vencimientos que van cayendo del cielo por no haber hecho las previsiones correspondientes.

驴Esto se soluciona solamente con tener una agenda prolija o un calendario de vencimientos?聽

No necesariamente.聽

Se podr铆a decir que es un problema de ingenier铆a.聽

Pero a no asustarse que no es la ingenier铆a que solamente puede hacer un ingeniero sino la que tiene que ver con el ingenio.聽

Al ingenio siempre lo ayuda el conocimiento de todos los datos.

驴Confiar en un ERP la facturaci贸n?

La mejor estrategia para el correcto flujo de facturaci贸n es registrar todos los datos, tenerlos presente, a la vista.

Una vez puestas las piezas en el tablero en base a los datos se planificar谩n los movimientos.

Se le podr谩 dar la bienvenida a las nuevas facturas por pagar, 贸rdenes de pago, aprobaci贸n de gastos e ingresos de dinero por pagos y seguimiento de cuentas por cobrar.

Ser谩 posible integrar la cantidad de informaci贸n contable con los datos de clientes y proveedores, las cuentas corrientes con sus fechas cr铆ticas.

Se podr谩n centralizar las comunicaciones y acciones para dar seguimiento al cumplimiento de cobros y pagos, ser谩 de gran el apoyo para los colaboradores de la compa帽铆a que se encargan del manejo de las cuentas.

S铆, la respuesta del siglo 21 al creciente volumen de informaci贸n contable y comercial en la administraci贸n de medianas y grandes empresas es implementar un ERP.聽

En el siglo pasado era suficiente con un empleado prolijo y brillante, astuto para el movimiento de fichas y oportuno para soltar el dinero a la hora de pagar, ni un minuto antes ni un minuto despu茅s.聽

Hoy la diversificaci贸n de transacciones comerciales, la multiplicaci贸n de proveedores, la avalancha de impuestos y vencimientos hace que solamente un ingenuo pueda delegar toda esta operatoria contable y hasta financiera a una sola persona.聽

La respuesta es s铆 por dos motivos m谩s uno extra

Primero porque no abundan personas que tengan a la vez el tiempo suficiente y las m煤ltiples habilidades de memoria, estrategia, c谩lculos de cifras y plazos, seguimiento de contactos, gesti贸n de impuestos etc.聽

Segundo porque no existe el tiempo material para realizar todas esas tareas y llevar una vida medianamente tranquila.聽

Extra: Este colaborador imprescindible no podr铆a salir nunca de vacaciones.

En tiempos de actividades comerciales con una contabilidad inevitablemente estresante, lo m谩s prudente y saludable es delegar la tarea de control de datos y memoria de la informaci贸n a un software.

Finalmente, hacer rendir el tiempo y usar las habilidades humanas para la estrategia.

Que el software de gesti贸n maneje cifras, informaci贸n y elabore reportes estad铆sticos, pron贸sticos, env铆e correos electr贸nicos autom谩ticos, emita alertas y notificaciones.

Para eso existe la inteligencia artificial aplicada a la inteligencia de negocios.聽

Y que el humano tome las decisiones fundamentadas en datos reales.

A esta altura todav铆a alguien se pregunta si se puede confiar la administraci贸n del flujo de facturaci贸n a una planilla de c谩lculo? La respuesta es: No.

Dentro del amplio conjunto de procesos que integran la actividad comercial de venta, donde se incluyen: aceptaci贸n de la orden de compra o solicitud de servicio y su procesamiento, entrega de la mercader铆a o prestaci贸n del servicio y finalmente el pago, encontramos el proceso de facturaci贸n. El proceso que se denomina flujo de facturaci贸n se inicia en una transacci贸n comercial tradicional luego de finalizado el proceso de contrataci贸n y de venta. Surgiendo la factura como resultado de la operaci贸n, como el comprobante de venta que acredita la transferencia de los bienes o la prestaci贸n de servicios.

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