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Dentro del amplio conjunto de procesos que integran la actividad comercial de venta, donde se incluyen: aceptación de la orden de compra o solicitud de servicio y su procesamiento, entrega de la mercadería o prestación del servicio y finalmente el pago, encontramos el proceso de facturación. El proceso que se denomina flujo de facturación se inicia en una transacción comercial tradicional luego de finalizado el proceso de contratación y de venta. Surgiendo la factura como resultado de la operación, como el comprobante de venta que acredita la transferencia de los bienes o la prestación de servicios.
El flujo de facturación es un proceso que inicia con la compra y finaliza en el pago visto desde el punto de vista del comprador, y que comienza en el pedido y termina en el cobro si se mira desde el punto de vista del vendedor.
Con este concepto podemos afirmar que una factura no es un documento independiente sino que forma parte de un proceso de negocio integrado por diversas actividades ligadas entre sí.
El flujo de facturación es el proceso que implica la gestión de las facturas, desde su emisión hasta el cobro de la mismas.
Como todo proceso, insume tiempo, cuando se han emitido gran número de facturas por cobrar es complicado.
Para una buena administración se deben utilizar métodos y aplicar tecnología para la gestión adecuada reduciendo errores y evitar pérdidas.
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La emisión de la factura tiene una importancia fundamental en el flujo de facturación ya que es el paso que desencadena el comienzo del proceso de pago de la transacción comercial formalizada mediante ese documento.
El proceso de emisión y seguimiento de la factura hasta su cobro tiene etapas y cada una de ellas aspectos que no se deben descuidar.
El proceso de facturación involucra de manera simple:
Cuando se realiza una factura (en papel o electrónica) no debe olvidarse toda la normativa o regulación fiscal.
Al acordar los términos de la transacción comercial hay aspectos que no deben descuidarse y de ser pertinente también pueden asentarse en el comprobante
Las condiciones de pago de una factura habitualmente obligan la generación del pago por parte del receptor de dicho comprobante de acuerdo a los detalles de pago establecidos en el documento.
Una factura se conforma en una solicitud de pago, por ese motivo debe haber una aceitada sinergia entre los sistemas de pago involucrados y el proceso de facturación.
La factura no es un documento bancario sino comercial y el cobro de la misma está sujeto a un manejo administrativo.
Gestionar con agilidad es importante. Los papeles en los cajones no sirven para nada.
El pago de las facturas frecuentemente es bancarizado por lo tanto los plazos de acreditación para poder disponer del dinero son factores que deberán ser tenidos en cuenta para la gestión eficiente.
La emisión y administración de facturas impresas dificultan el control y visibilidad conveniente en cuanto a gastos y cobros tanto actuales como estimados. La incorporación de tecnología es importante como parte del esfuerzo continuo de las compañías para minimizar la generación de documentos en papel.
Existe un movimiento a propósito de la oficina sin papeles llamado Less paper office.
La dificultad de control, los procesos de aprobación manual y la imposibilidad de abarcar en adecuada perspectiva todas las cuentas por cobrar y pagar de la empresa puede generar el retraso de pagos.
Por este motivo se producen costos adicionales debido a generación de intereses y pérdida de descuentos.
Estas demoras y atrasos se producen debido a que el flujo de facturación depende de otras acciones dentro del proceso comercial por ejemplo los pedidos y las entregas.
Para poder establecer un flujo de facturación sin trabas o dificultades no se deben descuidar otros factores que juegan un papel importante.
Simplemente a modo de mención cabe destacar que es un factor relevante a tener en cuenta.
Todo lo que se ha mencionado como ejemplo puede sonar como una rutina sin importancia pero cada unos de esos pasos puede tornarse un punto crítico.
Conviene darle la relevancia que merecen para que ninguno de ellos se convierta en motivo de un fallo de toda la cadena.
Los niveles de inventario deben ser supervisados en cuanto sufran variaciones de acuerdo a la demanda por ventas.
La correcta administración de facturas emitidas y sus plazos de cobro representan un punto crítico del negocio.
La correcta gestión de la facturación determina la posibilidad de elaborar estrategias, tomar mejores decisiones, planificar, tener el conocimiento cabal del ingreso y salida del dinero.
De ello depende la posibilidad de hacer compras programadas y pagos sin sufrimiento.
Un proceso abarca un conjunto de pequeños procedimientos que ejecutados de manera eficiente colaboran a que la rueda de los documentos comerciales se mantenga en movimiento sin generar sobresaltos para el correcto funcionamiento del negocio.
No es posible imaginar que una compañía se desenvolverá correctamente cuando de repente:
No necesariamente.
Se podría decir que es un problema de ingeniería.
Pero a no asustarse que no es la ingeniería que solamente puede hacer un ingeniero sino la que tiene que ver con el ingenio.
Al ingenio siempre lo ayuda el conocimiento de todos los datos.
La mejor estrategia para el correcto flujo de facturación es registrar todos los datos, tenerlos presente, a la vista.
Una vez puestas las piezas en el tablero en base a los datos se planificarán los movimientos.
Se le podrá dar la bienvenida a las nuevas facturas por pagar, órdenes de pago, aprobación de gastos e ingresos de dinero por pagos y seguimiento de cuentas por cobrar.
Será posible integrar la cantidad de información contable con los datos de clientes y proveedores, las cuentas corrientes con sus fechas críticas.
Se podrán centralizar las comunicaciones y acciones para dar seguimiento al cumplimiento de cobros y pagos, será de gran el apoyo para los colaboradores de la compañía que se encargan del manejo de las cuentas.
Sí, la respuesta del siglo 21 al creciente volumen de información contable y comercial en la administración de medianas y grandes empresas es implementar un ERP.
En el siglo pasado era suficiente con un empleado prolijo y brillante, astuto para el movimiento de fichas y oportuno para soltar el dinero a la hora de pagar, ni un minuto antes ni un minuto después.
Hoy la diversificación de transacciones comerciales, la multiplicación de proveedores, la avalancha de impuestos y vencimientos hace que solamente un ingenuo pueda delegar toda esta operatoria contable y hasta financiera a una sola persona.
Primero porque no abundan personas que tengan a la vez el tiempo suficiente y las múltiples habilidades de memoria, estrategia, cálculos de cifras y plazos, seguimiento de contactos, gestión de impuestos etc.
Segundo porque no existe el tiempo material para realizar todas esas tareas y llevar una vida medianamente tranquila.
Extra: Este colaborador imprescindible no podría salir nunca de vacaciones.
En tiempos de actividades comerciales con una contabilidad inevitablemente estresante, lo más prudente y saludable es delegar la tarea de control de datos y memoria de la información a un software.
Finalmente, hacer rendir el tiempo y usar las habilidades humanas para la estrategia.
Que el software de gestión maneje cifras, información y elabore reportes estadísticos, pronósticos, envíe correos electrónicos automáticos, emita alertas y notificaciones.
Para eso existe la inteligencia artificial aplicada a la inteligencia de negocios.
Y que el humano tome las decisiones fundamentadas en datos reales.
A esta altura todavía alguien se pregunta si se puede confiar la administración del flujo de facturación a una planilla de cálculo? La respuesta es: No.
El hub de Facturación electrónica y comprobantes ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Facturación Electrónica para empresas medianas: cómo elegir el Software y ordenar tu Cobranza vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
EGA Futura Conta muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.
Y EGA Futura Compras lo muestra desde otra parte del sistema.
Los términos del glosario que empiezan igual que este. Las demás letras se abren acá mismo, sin salir de la página.
Ventas, compras, inventario, finanzas y equipo, con la información al día y disponible desde cualquier dispositivo. Funciona en la nube, así que no hay servidores que mantener.
