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La vida útil es el período durante el cual se espera que un activo aporte beneficios a quien lo usa.
La palabra clave es esperar, porque se trata de una estimación y no de un dato observable.
Por eso el mismo bien puede tener vidas útiles distintas en dos empresas, según cómo lo use cada una.
Un vehículo que hace reparto urbano todos los días se agota mucho antes que el mismo vehículo usado una vez por semana.
Un activo se paga una vez y rinde durante años, así que cargar todo su costo en el ejercicio de la compra distorsionaría el resultado.
La vida útil es el plazo que permite repartir ese costo entre los períodos que efectivamente se benefician de él.
Ese reparto se llama depreciación cuando el bien es tangible y amortización cuando es intangible.
En España y en parte de la literatura contable se usa amortización para los dos casos, así que conviene fijarse a cuál de las dos cosas se refiere cada texto.
El desgaste físico es la causa más evidente, pero rara vez es la única.
Un activo que sigue andando puede tener su vida útil terminada, y un activo roto puede tener vida útil pendiente.
El punto de partida es la experiencia previa, propia o del sector, con equipos parecidos.
Sobre eso pesan las horas diarias de uso, las condiciones ambientales y la calidad de las partes.
El organismo tributario de cada país publica además plazos de referencia por tipo de bien, y esos plazos condicionan la deducción del cargo.
La estimación final suele ser la combinación de lo que la empresa espera con lo que el marco fiscal local admite.
La vida útil no trabaja sola, porque se apoya en otros dos datos que conviene no confundir.
El cargo anual del método lineal sale de dividir ese importe depreciable por los años de vida útil, y nunca de dividir el costo completo.
Ese detalle es la fuente de error más común del cálculo, porque ignorar el valor residual infla la depreciación de todos los períodos.
Una vida útil estimada hace cinco años puede haber quedado corta o larga.
Revisarla forma parte del trabajo normal, y el ajuste se aplica hacia adelante, sobre los períodos que faltan.
Lo que se recalcula es el cargo futuro, y los cargos ya registrados quedan como están.
El objeto Activo fijo del ERP de EGA Futura guarda la vida útil en meses y no en años.
Esa elección no es cosmética, porque permite dar de alta un activo a mitad de ejercicio sin redondear el plazo.
El campo se llama Vida útil (meses) y admite hasta cuatro dígitos, lo que cubre plazos tan largos como los de un inmueble.
El Costo de adquisición y el Valor residual son dos campos de importe separados, con dos decimales cada uno.
Tenerlos como campos distintos es justamente lo que evita calcular la depreciación sobre el costo completo.
El Valor libro es un campo calculado, así que no se carga a mano y se mantiene actualizado solo.
El campo Método de amortización ofrece dos opciones: Lineal y No amortizable.
La segunda resuelve los bienes que no pierden valor por el uso, como un terreno.
Marcar un activo como No amortizable es más claro que dejarlo sin vida útil, porque declara la intención en lugar de dejar un dato vacío.
El campo Categoría es obligatorio y tiene dos valores: Bienes de uso y Bienes intangibles.
De esa categoría depende el campo Tipo de activo, también obligatorio, que cambia sus opciones según la categoría elegida.
Bajo Bienes de uso aparecen once tipos: Inmuebles, Instalaciones, Muebles, Útiles, Rodados, Embarcaciones, Maquinarias, Herramientas, Equipos, Hardware y Teléfonos móviles.
Bajo Bienes intangibles aparecen seis: Marcas registradas, Derechos de autor, Patentes, Licencias de uso, Concesiones y Franquicias.
Esa dependencia entre los dos campos evita combinaciones imposibles, como un inmueble clasificado dentro de los intangibles.
El registro lleva Fecha de compra, Fecha de alta, Fecha de activación y Fecha de baja.
Separarlas importa porque la fecha en que se compró un equipo rara vez es la fecha en que empezó a producir.
La vida útil se cuenta desde que el activo está en condiciones de uso, y ese es el dato que aporta la Fecha de activación.
El campo Estado es obligatorio y recorre seis valores: En uso, En venta, En depósito, En reparación, Vendido y Donado.
Cruzar ese estado con la vida útil restante es lo que separa lo que está produciendo de lo que está inmovilizado.
El registro guarda además la Ubicación, el Área funcional, la Marca y el Modelo.
El Número de serie y la Etiqueta de Activo están definidos como únicos, así que impiden cargar el mismo bien dos veces.
La Fecha de vencimiento de la Garantía se guarda aparte de la vida útil, porque son dos plazos que casi nunca coinciden.
Un equipo con garantía vencida y vida útil pendiente es exactamente el que conviene tener identificado antes de que falle.
Combinando la experiencia previa con equipos parecidos, las horas diarias de uso, las condiciones ambientales y la obsolescencia esperada.
A eso se suman los plazos de referencia que publica el organismo tributario de cada país, porque condicionan la deducción del cargo.
Sobre el importe depreciable, que es el costo de adquisición menos el valor residual.
Calcularla sobre el costo completo es el error más frecuente, e infla el cargo de todos los períodos.
La vida útil es el tiempo durante el cual se espera que el activo aporte beneficios.
La depreciación es el reparto de su costo a lo largo de ese tiempo, período por período.
Puede seguir en operación, con su valor contable ya reducido al valor residual.
Si la estimación quedó corta, revisarla es parte del trabajo normal y el ajuste se aplica hacia adelante, sin tocar los cargos ya registrados.
El objeto es EGAFutura__Activo_fijo__c, con etiqueta Activo fijo.
Tiene 24 campos personalizados además de los de sistema.
EGAFutura__UsefulLifeMonths__c (Vida útil (meses)) es un Number(4, 0), o sea que el plazo se expresa en meses.
EGAFutura__AcquisitionCost__c y EGAFutura__ResidualValue__c son Currency(16, 2).
EGAFutura__NetBookValue__c (Valor libro) es una fórmula de tipo Currency y por lo tanto de solo lectura.
EGAFutura__DepreciationMethod__c es una lista de selección con dos valores almacenados, Lineal y No amortizable.
EGAFutura__Categoria__c figura como no nulo y almacena Bienes de uso, que es el valor por defecto, o Bienes intangibles.
EGAFutura__Tipo_activo__c también es no nulo y está controlado por Categoría: expone 11 valores para Bienes de uso y 6 para Bienes intangibles.
Cualquier carga masiva tiene que respetar esa dependencia, porque una combinación inválida rechaza el registro.
EGAFutura__Estado__c es no nulo y almacena En uso, En venta, En depósito, En reparación, Vendido o Donado.
Las fechas son EGAFutura__Fecha_compra__c, EGAFutura__Fecha_alta__c, EGAFutura__Fecha_activacion__c, EGAFutura__Fecha_baja__c y EGAFutura__Fecha_vencimiento_Garantia__c.
EGAFutura__Numero_serie__c es un Text de 120 y EGAFutura__Etiqueta_Activo__c un Text de 32, los dos únicos e insensibles a mayúsculas.
El registro apunta a EGAFutura__Ubicacion__c, EGAFutura__Area_funcional__c y EGAFutura__Marca_Objeto__c.
Existe además un objeto de unión con pólizas de seguro, EGAFutura__Relacion_Poliza_Activo__c, y otro con etiquetas, EGAFutura__FixedAssetTag__c.
Al migrar activos desde otro sistema, la vida útil se convierte a meses antes de cargarla, porque el campo no acepta decimales ni años.
Los dos campos únicos, número de serie y etiqueta, sirven como clave natural para deduplicar el alta.
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