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Una empresa lleva más de una línea de facturación cuando desarrolla actividades económicas de distinta naturaleza.
Por ejemplo, una empresa puede vender hardware y equipamiento electrónico y a la vez brindar servicios de reparación de computadoras.
Una actividad es de venta y la otra es de servicios, y cada una responde a una categoría comercial diferente.
Por eso conviene llevar una línea de facturación para cada una, con su propia serie y su numeración correlativa.
Según la normativa de cada país, separar las series es obligatorio en algunos supuestos y en otros queda a criterio de la empresa.
Un ejemplo de compañía que mantiene dos actividades económicas es el siguiente:
En un mismo comercio se venden insumos de oficina, como sucede en una papelería, y además se ofrece el servicio de impresiones, copias y producción de tarjetas y hojas membretadas.
Cada actividad puede emitir comprobantes con series y números correlativos diferentes.
Cada serie ayuda a identificar el tipo de actividad y a evitar que se confundan las cuentas, aún tratándose de la misma empresa.
Algunas consideraciones al respecto se pueden listar como sigue:
Caso 1
Una compañía presta servicios de mantenimiento de inventarios, contabilización de stock, reparación de embalajes y etiquetado de productos en depósito.
A su vez, también brinda servicios de capacitación a empleados de depósitos sobre administración y gestión de inventarios.
Cada una de esas actividades comerciales puede llevar su propia línea de facturación.
Caso 2
Un abogado brinda sus servicios profesionales como letrado patrocinante en causas judiciales.
El mismo abogado también dicta conferencias sobre temas de derecho y asesora a empresas privadas.
Son dos actividades comerciales diferentes y cada una puede mantener una línea de facturación distinta.
Los dos nombres suenan casi iguales y nombran cosas distintas:
Dicho de otra manera, la línea de facturación agrupa muchas facturas y la línea de factura es una parte de una sola.
Cada línea de facturación necesita una serie diferente.
Cuando la elección de la serie es libre, como sucede en muchos países, se puede armar con un código que combine el tipo de actividad con el año fiscal, seguido de los caracteres numéricos propios de la numeración.
Este esquema es útil porque permite disponer de combinaciones diferentes para cada actividad
Por ejemplo, en el caso de la venta de equipos de oficina y el servicio de copiado e impresión, las series podrían ser:
El software de facturación ofrece plantillas de comprobantes con creación de series y numeración automática que se pueden asignar a cada actividad comercial.
Además, los programas especializados permiten establecer configuraciones y adaptar los comprobantes a la normativa de cada país.
Cuando se lleva a cabo más de una actividad comercial se vuelve casi imprescindible la implementación de un software de gestión comercial.
Aunque sea el más simple de los programas, es necesario para mantener cada línea de facturación en orden y para administrar de forma integral toda la actividad comercial con prolijidad.
