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El recibo de sueldo es el documento con el que la empresa le explica a cada persona cómo se llegó al importe que cobra.
Su nombre varía según el país: recibo de haberes, nómina, colilla, boleta de pago, comprobante de pago o desprendible.
Lo que no varía es la función, porque en todos lados cumple dos papeles al mismo tiempo.
Como comunicación, muestra el detalle del cálculo y evita que el sueldo llegue como una cifra sin explicación.
Como prueba, deja constancia de que el pago se hizo y en qué condiciones.
Esa doble naturaleza explica por qué el recibo se conserva mucho después de que el vínculo laboral termina.
Es el documento al que se recurre cuando aparece una discusión sobre antigüedad, categoría o remuneración.
Aunque la forma cambie, la estructura suele repetirse en cinco bloques.
Primero, la identificación de las dos partes: quién paga y quién cobra.
Segundo, el período que se está pagando, que es lo que le da sentido a todo lo demás.
Tercero, el detalle de conceptos: lo que suma por un lado y lo que resta por el otro.
Cuarto, el importe neto resultante y la forma en que se acredita.
Quinto, la constancia de recepción, que puede ser una firma o su equivalente electrónico.
Un recibo que muestra solo el neto informa poco y genera preguntas.
El desglose, en cambio, permite verificar cada componente por separado.
Ahí se ve si se pagaron las horas extra, si se aplicó un descuento previsto, si un adelanto ya entregado se descontó correctamente.
Cuando el desglose es claro, la mayoría de los reclamos se resuelve sin intervención de nadie.
La liquidación de sueldos es el cálculo.
El recibo es el documento que lo comunica y lo respalda.
El pago es la transferencia efectiva del dinero, y tiene su propio comprobante bancario.
Confundirlos hace que un problema de comunicación se trate como si fuera un problema de cálculo.
Durante décadas el recibo se entregó en papel por duplicado y se firmaba a mano.
Hoy conviven ese formato con la entrega digital y la firma electrónica.
Qué formas de entrega y de conformidad son válidas lo define la legislación de cada país, y algunas exigen requisitos técnicos concretos para admitir la versión digital.
Por eso la decisión de digitalizar recibos se toma con asesoramiento local y no por analogía con otro país.
El recibo pertenece a las dos partes, así que las dos necesitan poder recuperarlo.
La empresa lo guarda como respaldo de su propia contabilidad y de sus obligaciones.
La persona lo necesita para trámites que aparecen años después, como créditos, alquileres o gestiones previsionales.
El plazo mínimo de conservación es otro punto que fija la normativa de cada país y que conviene verificar antes de diseñar cualquier política de archivo.
Comparten la lógica de dejar constancia, pero no el alcance.
El recibo de pago acredita que se pagó algo.
El recibo de sueldo hace eso y además detalla cómo se compuso el importe, que es su parte más valiosa.
Se corrige emitiendo la rectificación que corresponda, sin destruir el original.
Conservar la versión equivocada junto con la corregida es lo que después permite explicar la diferencia.
En general la firma acredita la recepción del documento y del importe, no la conformidad con todo su contenido.
El alcance exacto de esa firma lo define la legislación de cada país, así que es una consulta para un asesor local.
Al menos el plazo que exige la normativa aplicable, que varía bastante entre países.
En la práctica conviene guardarlos más tiempo del mínimo, porque son el único respaldo detallado de la historia salarial de cada persona.
Los datos que identifican a una persona dentro de la Plataforma viven en el objeto EGAFutura__Empleado__c.
Son los mismos datos que cualquier documento de personal necesita para identificar sin ambigüedad a quién se refiere.
El objeto define varios campos marcados como únicos sin distinguir mayúsculas.
Son EGAFutura__EmployeeNumber__c con etiqueta Número de legajo, EGAFutura__Documento_identidad__c, EGAFutura__CUIL__c, EGAFutura__Pasaporte__c y EGAFutura__Apodo_Empleado__c.
Al ser únicos, una carga masiva falla entera si dos filas repiten un valor, así que conviene limpiar duplicados antes de importar.
Los campos bancarios son EGAFutura__Cuenta_bancaria__c, EGAFutura__Titular_Cuenta_bancaria__c e EGAFutura__Informacion_adicional_pagos__c.
El campo del titular existe justamente porque la cuenta de destino no siempre está a nombre de la misma persona.
Las fechas son EGAFutura__Fecha_ingreso__c y EGAFutura__TerminationDate__c, y el motivo de salida es EGAFutura__TerminationReason__c, de tipo Picklist.
El estado general del empleado es EGAFutura__Estado_Empleado__c.
Toda esta información es dato personal sensible y conviene tratarla como tal.
La seguridad a nivel de campo y los conjuntos de permisos son los mecanismos que permiten que un perfil vea el legajo sin ver los datos bancarios.