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Facturación móvil

Facturación electrónica y comprobantes
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Qué es la facturación móvil?

Es el proceso que consiste en emitir facturas comerciales empleando dispositivos móviles. Gracias a una aplicación móvil que se instala en el dispositivo electrónico es posible emitir facturas desde cualquier lugar. Los dispositivos que admiten programas para facturación móvil pueden ser teléfonos inteligentes o tabletas. La facturación se realiza por medio de aplicaciones que, además de generar las facturas, muchas veces también administran la contabilidad de un autónomo o de un comercio. Es una buena forma de acceder a un sistema contable online con la comodidad de registrar las ventas en el momento y entregar la factura de compra enviándola directamente a otro dispositivo electrónico.

Facturación electrónica y comprobantes

Introducción a la Facturación móvil

El comprobante digital puede enviarse a impresoras, adjuntarse a correos electrónicos o conservarse como archivos de imagen.

Ciertas aplicaciones brindan múltiples prestaciones adicionales relacionadas con la facturación como: facturación recurrente, emisión de presupuestos, seguimiento de cobros, registración de gastos con escaneo de tickets, digitalización de datos visualizados en papel, administración de tesorería, cálculo y desglose de impuestos, gestión de cuentas de proveedores, cancelaciones parciales de deuda en cuentas corrientes y emisión de recibos.

Cómo se instala la App Móvil para celulares y tablets de EGA Futura? El paso a paso está en este tutorial.

Los teléfonos inteligentes y tabletas se han propagado muy rápidamente gracias al avance de la tecnología móvil de comunicación.

Por esta razón, cada vez crecen más estos mercados, imponiendo cambios en la manera de interactuar con otros. 

Características de los dispositivos de Facturación móvil

Se pueden contar, entre los elementos característicos de estas tecnologías, los siguientes:

  • Reducido tamaño y peso de estos dispositivos, lo cual permite llevarlos a todas partes. Es posible llevar la empresa en el bolsillo y gestionarla desde cualquier parte del mundo.
  • El costo de estas tecnologías es bastante reducido en comparación con los equipos de escritorio (computadoras, impresoras). 
  • La nube brinda grandes beneficios al acabar con las limitantes de almacenamiento. Además, se sale del confinamiento del uso de software sólo con equipos de oficina.
  • Permiten llevar la gestión empresarial a cualquier lugar y en cualquier momento.
  • Brindan elementos multimedia (vídeo, audio, texto) que crean múltiples opciones de comunicación.
  • La comunicación puede ser en el momento (chat, llamada, videollamada) o asincrónica, cuando se emite en un momento y se recibe cuando el receptor se conecta y decide acceder a la información (correo electrónico).

Importancia de la Facturación móvil

La facturación móvil es lo más práctico y ágil para formalizar una venta con su comprobante legal, porque:

  • Ofrece comodidad, menor inversión, rapidez y gran eficiencia. Todo en un solo dispositivo.
  • Permite emitir facturas de manera inmediata, sin necesidad de aplicaciones adicionales.
  • Se dispone de plantillas de facturas, con estilos que se ajustan a las normas fiscales.
  • Permite mantener series y correlatividad numérica tal como lo exige el organismo recaudador de cada país.

Ciertas aplicaciones de facturación móvil también permiten registrar cada uno de los gastos vinculados con las operaciones comerciales.

Algunas aplicaciones amplían su funcionalidad permitiendo la elaboración de listas de clientes, así como también de proveedores y de productos o servicios asociados a la transacción comercial.

Avances en materia de Facturación móvil

La versatilidad del teléfono móvil permite la introducción de mejoras continuas en la Facturación móvil.

En ese sentido:

  • Es posible realizar todo el trabajo de gestión fuera de línea (sin conexión). Una vez terminadas las labores puede retomarse la conexión y sincronizar toda la información.
  • Adicionalmente, se ha introducido tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). Así se puede identificar información de sumo interés en los documentos.
  • La autenticación biométrica, como el Touch ID de Apple, protege con la huella digital el acceso a la aplicación de facturación.
  • Las impresoras móviles permiten establecer comunicación mediante Bluetooth. La Facturación se realiza electrónicamente, pudiéndose entregar un comprobante en forma inmediata.

Son todas tecnologías ya incorporadas a la operatoria comercial básica, y brindan grandes beneficios. 

Con ello, permiten maximizar ganancias y aumentar la rentabilidad de la compañía.

Cómo seguir con Facturación móvil

El hub de Facturación electrónica y comprobantes ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.

En Facturación Electrónica para empresas medianas: cómo elegir el Software y ordenar tu Cobranza vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.

EGA Futura Conta muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.

Y EGA Futura Ventas lo muestra desde otra parte del sistema.

Cómo se usa en EGA Futura

Para administradores y programadores

Transcripción del video

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En este vídeo vamos a aprender  qué es la facturación móvil, cuáles son sus ventajas y características y cómo tu empresa se puede beneficiar de este avance tecnológico.

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La facturación móvil es el proceso que consiste en emitir facturas utilizando dispositivos móviles. Gracias a una aplicación móvil que se instala en un teléfono celular o en una tablet o tableta, se pueden emitir facturas desde cualquier lugar.

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Recordemos que los teléfonos inteligentes y tabletas se han propagado muy rápidamente gracias al avance de la tecnología móvil en comunicación. Cada vez es más fácil acceder a internet, no solamente utilizando redes wi-fi, que cada vez son más populares, sino a través de redes de datos de telefonía celular (3g, 4g, 5g) que permiten el uso de teléfonos móviles y tablets con acceso internet, prácticamente, desde cualquier lugar en el mundo.

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Entre las características de los dispositivos móviles que permiten facturar, tenemos que tener en cuenta que tienen un tamaño reducido y un peso reducido que permiten acceder a toda la información de la empresa desde el bolsillo, que el costo esta tecnología ha ido bajando cada vez más y que la nube brinda grandes beneficios al terminar con los límites propios de almacenamiento físico en el disco rígido.

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También otra de las ventajas es que se elimina la limitación de tener que utilizar un software de gestión empresarial en la oficina o en la empresa. Ahora es posible hacerlo en todos lados sin límites.

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Y si estás interesado en facturar desde dispositivos móviles, en tomar pedidos desde cualquier teléfono celular o desde cualquier tablet, te quiero invitar a que conozcas la Plataforma EGA Futura, un sistema de gestión empresarial en la nube que incluye 15 aplicaciones que interactúan entre sí arriba de la misma base de datos.

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Administración de empresas, clientes, proveedores, envíos de correos electrónicos, gestión de proyectos, inventario, productos, stocks, existencias, compras, ventas, facturación, cotizaciones, gastos, recursos humanos, activo fijo, tesorería y mucho más.

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La Plataforma EGA Futura cuenta con una aplicación móvil que puede ser instalada en teléfonos corriendo el sistema operativo Android o en dispositivos móviles de Apple como iPhone y ipads. La aplicación móvil funciona con internet lo cual es una ventaja ya que si, en algún momento, cualquiera de las personas de tu empresa no tiene acceso a internet, puede utilizar el sistema de gestión sin problemas, puede acceder a la base de datos y puede trabajar.

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Para conocer mucho más sobre la Plataforma EGA Futura y su aplicación móvil te invito a que visites EGAFutura.com/movil

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Facturación electrónica y comprobantes
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Términos relacionados

Factura

La Factura es el documento con validez legal que deja constancia de una venta de bienes o servicios y del importe que el comprador debe pagar. Quien vende la emite y quien compra la recibe, y desde ese momento el comprobante funciona como respaldo contable, como prueba de la operación y como base de las declaraciones de impuestos. El contenido mínimo lo fija cada legislación, pero el núcleo es siempre el mismo: quién vende, quién compra, qué se entregó, cuánto costó y qué impuestos se aplicaron.

Facturación

La Facturación es el circuito administrativo que convierte una operación de venta ya cerrada en un comprobante con validez fiscal. Lo que la distingue de la venta es que la venta es el acuerdo entre las partes y la Facturación es su documentación: fija el importe, detalla los impuestos que corresponden y deja constancia de la fecha desde la que corre el plazo de cobro. La obligación de emitir el comprobante recae sobre quien vende, no sobre quien compra, y los requisitos de forma los define la normativa de cada país. En un sistema de gestión el circuito arranca en el pedido, sigue en la factura y termina en el asiento contable y en la cuenta por cobrar.

Factura proforma

Es un documento que se emite a modo de factura no definitiva o borrador. En ella se recogen todos los datos que contendrá la factura definitiva. En este sentido, tiene sólo finalidad informativa y no produce efectos contables ni fiscales. Se puede utilizar como medio de acuerdo por parte del vendedor de suministrar aquello que el cliente requiere a un precio determinado.

Factura recurrente

Es aquella factura que se envía repetidamente a un cliente en intervalos de tiempo regulares. Suele estar asociada a la domiciliación y el pago de servicios de manera repetida, con importes iguales o similares a lo largo del tiempo. Dada la manera recurrente de realizarlas se suele emplear software de facturación para aligerar el trabajo.

Factura electrónica

Igual que su equivalente en papel, es un documento en versión digital que comprueba la realización de una transacción comercial. Representa un gran avance respecto del papel, porque permite ahorrar insumos y transmitir los datos con rapidez. Solo requiere un medio de comunicación digital para su envío, y su validez legal se apoya en la firma digital del emisor. El formato exacto y las obligaciones de reporte los define la normativa de cada país.

Factura multidivisa

Es un documento contable referido a una transacción comercial entre dos partes, pero en una moneda extranjera (divisa). Se genera debido a las operaciones mercantiles con personas o empresas en el exterior, fuera del país de origen. Tiene la misma validez que una factura en moneda de curso legal. Además, debe contener ciertos detalles que aseguren el proceso contable y la debida declaración de impuestos.

Factura con retención

Es la factura en la que quien paga descuenta un porcentaje del importe y lo ingresa al fisco en nombre de quien cobra. Quien cobra recibe menos dinero, pero computa ese importe como pago a cuenta de su propio impuesto. Los regímenes, las alícuotas y los sujetos obligados los fija cada país. Se diferencia de la percepción en que la retención la practica quien paga sobre lo que va a pagar, mientras que la percepción la agrega quien cobra por encima del precio. Perder el comprobante es perder el crédito, y ese importe termina pagándose dos veces.

Facturación por comisión

La duda que trae a casi todos hasta acá es quién le factura a quién: en la Facturación por comisión el comprobante lo emite el intermediario y lo recibe la empresa que le encargó la operación, nunca al revés. Ese documento no factura la venta que se cerró, sino el servicio de haberla conseguido, y por eso su importe es solo la comisión y jamás el total de la operación. El momento de emitirlo depende de lo pactado: al cerrar la venta, o recién cuando el cliente final paga. Qué impuestos lo alcanzan y qué retenciones se le aplican depende del país y del régimen en el que esté inscripto el comisionista.

Factura rectificativa

Es un documento que se utiliza para corregir algún error cometido en una factura ordinaria. Esto quiere decir que anula la factura previamente realizada cuando se han cometido equivocaciones con el precio, cálculo o descuentos. También se utiliza cuando la factura emitida no cumple con lo exigido por la ley. Se diferencia de una factura nueva en que no documenta otra operación, sino que remite a la original y deja constancia de qué se corrigió. Existe porque una factura ya emitida no se tacha ni se enmienda, y su nombre cambia según el país.

Serie numérica de una factura

La serie numérica es lo que convierte a una factura en un documento rastreable: una identificación única, correlativa y sin saltos, que permite demostrar que entre la factura 100 y la 102 existió la 101. Suele combinar una parte fija, la serie, con una parte que crece de a uno, el número. Para qué sirve esa serie cambia según el caso: separar puntos de venta, separar tipos de comprobante o separar líneas de actividad. El formato exacto y quién lo autoriza son normativa de cada país, y ahí las diferencias son grandes. Esta entrada explica la lógica común y cómo la resuelve el ERP de EGA Futura con su objeto Secuencia numérica.

Fecha de emisión de una factura

La fecha de emisión de una factura es el día en que el comprobante queda confeccionado, y es lo que convierte un borrador en un documento con efectos legales. No es lo mismo que la fecha de la operación, que es cuando se entregó el bien o se prestó el servicio, ni que la fecha de vencimiento, que es cuando hay que pagarla. Las tres pueden caer en días distintos y conviven en el mismo comprobante sin contradecirse. De la fecha de emisión dependen el período en que se declara el impuesto, el plazo durante el cual hay que conservar el documento y el ejercicio contable al que pertenece la operación.

Fecha de vencimiento de una factura

La fecha de vencimiento es el día en que una factura deja de ser un papel y pasa a ser una deuda exigible: hasta ahí el cliente está en plazo, y desde el día siguiente está en mora. No es lo mismo que la fecha de emisión, que es cuando la factura nace, y en las operaciones de contado las dos coinciden. Cuando la venta es a plazo, en cambio, la distancia entre una y otra es exactamente el crédito que la empresa le está dando al cliente. Esta entrada explica cómo se fija esa fecha, por qué conviene escribirla como fecha exacta y no como un plazo en días, y cómo la registra el ERP de EGA Futura junto con sus avisos de cobranza.

Flujo de facturación

Dentro del amplio conjunto de procesos que integran la actividad comercial de venta, donde se incluyen: aceptación de la orden de compra o solicitud de servicio y su procesamiento, entrega de la mercadería o prestación del servicio y finalmente el pago, encontramos el proceso de facturación. El proceso que se denomina flujo de facturación se inicia en una transacción comercial tradicional luego de finalizado el proceso de contratación y de venta. Surgiendo la factura como resultado de la operación, como el comprobante de venta que acredita la transferencia de los bienes o la prestación de servicios.
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