Principio de equidad
El principio de equidad es el que impide que la contabilidad se escriba a favor de alguien: obliga a que los estados contables reflejen la situación real sin privilegiar ni perjudicar a ninguna de las partes con interés en la empresa. Aparece en la tradición latinoamericana de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados como postulado básico, y en el marco de las normas internacionales la misma idea circula con el nombre de neutralidad. No es una regla de cálculo sino un criterio que orienta a todas las demás, y por eso se nota más cuando falta que cuando está. Conviene además no confundirlo con el equity del inglés, que significa patrimonio neto.
Principio de prudencia
Es un principio contable clásico, recogido entre los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y presente también en las NIIF, donde sostiene la neutralidad de la información. Establece que los gastos y las pérdidas se registran desde el momento en que se conocen o se vuelven probables, mientras que las ganancias se registran solo cuando quedan efectivamente realizadas. Esta norma hace que la compañía se sitúe en el escenario más conservador, y eso ayuda a tener una idea fiable de su situación. Permite manejar la contabilidad con cautela y anticiparse a las pérdidas.
Principio de no compensación
Es la norma contable que establece que las cuentas del activo no se deben compensar con las cuentas del pasivo. Ello implica la imposibilidad de compensar las cuentas de gastos con las de ingresos, sin importar que tengan el mismo origen. Por esa razón, las diferentes partidas deben permanecer independientes entre sí. Las NIIF recogen la misma regla: una entidad no compensa activos con pasivos ni ingresos con gastos, salvo que una norma lo exija o lo permita.
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
Son el conjunto de reglas o normas empleadas en contabilidad que ayudan a formar criterio respecto a la determinación del patrimonio. Gracias a esto se puede obtener una apreciación exacta y objetiva de la actividad empresarial. Su finalidad es emplear criterios uniformes que permitan la elaboración de los instrumentos contables. De esta forma, la información contable puede ser entendida en cualquier país del mundo.
Impuesto
Lo que distingue a un Impuesto de cualquier otro cobro del Estado es que no hay contraprestación directa: se paga sin recibir a cambio un servicio concreto e individualizado. Esa es la frontera con la tasa, que sí retribuye un servicio puntual, y con la contribución especial, que se cobra por el beneficio derivado de una obra pública. Un Impuesto se exige porque ocurrió un hecho imponible que revela capacidad de pago, y ese hecho puede ser obtener renta, consumir un bien o sostener un patrimonio. El destino de lo recaudado se decide después, en el presupuesto público, y no queda atado a quien pagó.
IVA
El Impuesto al Valor Agregado (o Añadido) conocido como IVA, es aquél que se paga al Estado debido al consumo. Cada vez que el consumidor adquiere un bien o servicio está en la obligación de cancelar el IVA, en base al valor de lo adquirido. Es un impuesto indirecto porque no es pagado directamente por la persona al fisco. Y, además, es obligatorio porque cada quien está sujeto a su pago.
Ingreso
Es el aumento en los recursos económicos como consecuencia de una actividad comercial o mercantil. Estas entradas de dinero hacen crecer el patrimonio neto de la empresa, ya que aumentan los activos y reducen los pasivos y compromisos de pago. Mientras los ingresos sean mayores las deudas y pérdidas tienen menos efecto negativo.
Imagen fiel
Es un principio contable referido a la necesidad de reflejar los datos lo más fielmente posible en los instrumentos contables. Tales datos deben ser lo más precisos y sin errores para generar confianza y retratar el estado financiero de la empresa de manera razonable. Por tal motivo, este principio debe considerarse para la presentación de los estados financieros, dando información fiable sobre el patrimonio y los resultados. En las NIIF el mismo requisito se enuncia como presentación razonable.
Gasto
Un gasto es el consumo de un recurso a cambio de algo, y se registra en el momento en que ese consumo ocurre, no en el momento en que se paga. Esa distinción es la que confunde a casi todo el mundo: el gasto es un hecho económico y el pago es un movimiento de dinero, y pueden ocurrir con meses de diferencia. La factura de electricidad de marzo es gasto de marzo aunque se abone en abril. Tampoco es una pérdida, porque en todo gasto hay una contraprestación: siempre se recibe algo a cambio. Dentro de la Plataforma EGA Futura, además, Gasto es un objeto de la base de datos con su propio circuito de aprobación y reembolso.
Gasto financiero
Son aquellos gastos que se generan cuando se toma deuda para obtener un financiamiento para la actividad desarrollada por la empresa. De manera que se producen cuando se recurre a un tercero para solicitar dinero en préstamo o crédito. Tanto personas físicas (naturales) como jurídicas pueden solicitar financiamiento y a partir de que éste le es otorgado quedan sometidos a tales gastos. Los recursos solicitados se convierten en una deuda y ello es lo que genera el gasto, que incluye el interés cobrado por el acreedor.
Gasto deducible
Son los gastos efectuados por una persona o empresa que, por estar relacionados directamente con la actividad económica por la cual tributa, la ley permite restar de los ingresos para determinar la base sobre la que se calcula el impuesto. Al reducirse esa base imponible, el impuesto a pagar resulta menor. Para que un gasto sea deducible tiene que estar devengado en el ejercicio, registrado en la contabilidad y respaldado por un comprobante legal, y no figurar excluido de forma expresa por la normativa fiscal de cada país.
Gasto reembolsable
Un gasto reembolsable es el que una persona o una empresa adelanta con su propio dinero para poder ejecutar un trabajo, y que después le devuelve quien encargó ese trabajo. Lo que lo distingue de un gasto común es de quién resulta el gasto en última instancia: quien lo paga primero no es quien lo soporta, porque actúa por cuenta de otro y luego lo cobra. Aparece en dos situaciones típicas, el empleado que paga un viaje o una comida de trabajo y lo rinde a la empresa, y el proveedor que incurre en costos para prestar su servicio y los traslada a su cliente. Para que proceda hacen falta autorización previa y un comprobante que lo respalde.
Contabilidad
La Contabilidad es la disciplina que le permite a una empresa reflejar de manera real la actividad económica de su negocio. Se apoya en procedimientos estandarizados que fija un marco normativo: las NIIF son el estándar más extendido en América Latina y España, y conviven con las normas contables locales de cada país. Se diferencia de la simple teneduría de libros en que no se limita a anotar, sino que clasifica, resume e interpreta para que un tercero pueda leer los números sin pedir explicaciones. Su producto final son los estados contables, y de ellos dependen bancos, socios e inspecciones.
Ciclo contable
El ciclo contable es el conjunto de pasos por medio de los cuales una empresa registra de forma cronológica y fiable todas y cada una de sus transacciones. Esto se hace con el fin de preparar, analizar y elaborar la información financiera que será presentada. Se diferencia del ejercicio contable en que este es el período de tiempo, y el ciclo es la secuencia de trabajo que se recorre dentro de él, del asiento de apertura al de cierre. Saltear un paso no da error en el momento: aparece al cierre, cuando ya no queda margen para rehacerlo.
Mayor contable
También conocido como libro mayor, es el libro donde se reordenan por cuenta todas las transacciones que el libro diario registró por fecha. Cada cuenta tiene su propio Mayor, con su columna del debe, su columna del haber y su saldo. El saldo es la diferencia entre la suma de una columna y la suma de la otra, y es lo que muestra cuánto tiene esa cuenta en un momento dado. Sin ese reordenamiento las operaciones quedan anotadas, pero no hay forma de conocer el estado de cada cuenta.
Ajuste contable
Un ajuste contable es un asiento que se hace al cierre de un período para que cada ingreso y cada gasto queden registrados en el ejercicio que realmente les corresponde. No corrige un error de tipeo: corrige un desfase de tiempo entre cuándo se pagó algo y cuándo se consumió. El seguro semestral pagado entero en diciembre es el ejemplo clásico, porque solo un mes de esa cobertura pertenece al año que cierra. Sin ajustes, el balance muestra un diciembre artificialmente malo y un enero artificialmente bueno, y ninguno de los dos refleja lo que pasó de verdad en la empresa.
Cierre contable
Es el proceso contable en el cual se cierran todas las cuentas de resultado de una empresa y se trasladan dichas cifras a las cuentas de balance que le corresponde a cada una. Con ese traslado las cuentas de ingreso y de gasto quedan en cero, y su efecto neto pasa al patrimonio neto. Se diferencia de un corte de control, que solo mira los números sin moverlos. Una vez cerrado, el período deja de admitir asientos, y eso es lo que protege un resultado ya informado de una corrección posterior.
Asiento contable
Un asiento contable es la anotación de una operación económica en los libros de la empresa, hecha por partida doble: lo que va al debe tiene que igualar a lo que va al haber. Cada asiento lleva su fecha, una descripción de la operación, el importe y las cuentas contables que se mueven. Se clasifican por su forma, en simples y compuestos, y por su fondo, en asientos de apertura, de gestión, de ajuste y de cierre. En el ERP de EGA Futura el asiento se apoya en un plan de cuentas con código, saldo habitual y listas de selección propias de cada país.
Memoria contable
Es el documento que complementa y explica la información de los demás estados financieros, como el estado de situación financiera y el estado de resultados. Bajo las NIIF y en gran parte de América Latina se lo conoce como notas a los estados financieros, y memoria es el nombre que recibe en España. En él se presentan los logros alcanzados y los puntos de interés del ejercicio. Se entrega junto con el resto de los estados financieros al cierre del ejercicio. Sus datos pueden ser cuantitativos o cualitativos, siempre que sean relevantes para la gestión contable.
Auditoría contable
Es el proceso de revisión exhaustivo de los datos contables de una empresa, realizado con la finalidad de verificar que dicha información constituye la imagen precisa de su situación financiera. Se diferencia de un control interno en que la lleva adelante alguien independiente de quien preparó la información, y termina en un dictamen. No busca culpables, sino confirmar que los números publicados reflejan lo que ocurrió. Se apoya en la pista de auditoría, porque lo que no está documentado, para una auditoría no pasó.
Beneficio contable
El beneficio contable se trata de la cantidad de dinero que hay entre los ingresos totales y los gastos resultantes de las operaciones empresariales. Esta cantidad de dinero se consigue haciendo una resta. Si el resultado de esta resta es positivo, hay beneficio contable. Si por el contrario da un resultado negativo, el negocio no es rentable y hay una pérdida.
Ejercicio y Período contable
Un ejercicio contable es el tramo de tiempo, normalmente de doce meses, que la empresa toma como unidad para medir sus resultados y armar sus estados financieros. Dentro de él se subdivide en períodos más cortos, en general mensuales, que permiten cerrar y comparar sin esperar al final. En el ERP de EGA Futura cada ejercicio es un registro con su nombre, su número, su vigencia desde y hasta, su cantidad de períodos contables y especiales, y un estado que puede ser Abierto o Cerrado. Ese estado es lo que define si el tramo todavía admite movimientos.
Plan General de Contabilidad (Plan de cuentas)
El Plan General de Contabilidad (PGC) es la norma contable de España, y su pieza central es el plan de cuentas: la lista ordenada y codificada de todas las cuentas con las que una empresa registra sus operaciones. El marco más extendido en América Latina y en la propia España son las NIIF, y sobre ellas cada país fija su plan propio, como el PCGE en Perú o los US GAAP en Estados Unidos. Cambia el nombre y la codificación, no el propósito: es el índice del que salen después el estado de situación financiera y el estado de resultados.
Consolidación contable
Es la técnica contable que reúne los datos de un grupo de compañías en un juego único de estados financieros, de modo que muestre una visión uniforme del patrimonio, la situación económica y las finanzas del conjunto. Se aplica cuando las empresas están estrechamente relacionadas entre sí o constituyen un grupo empresarial o financiero.
Principio de caja
Es el criterio que establece que los ingresos y gastos se registran en el mismo momento en el que son cobrados o pagados. Sin importar la fecha en que se entregó el bien o se prestó el servicio, el registro contable se efectúa cuando ingresa el dinero o se produce la salida. Las NIIF no lo admiten para los estados financieros de propósito general, que se preparan por devengo, de modo que su uso queda reservado a los regímenes fiscales simplificados de cada país y al estado de flujo de efectivo.
Principio de uniformidad
Es un principio contable clásico, también llamado principio de consistencia. Establece que una vez aplicado un criterio para el desarrollo de un proceso deberá mantenerse el mismo en todo momento. Eso quiere decir que mientras no cambien las condiciones que motivaron su elección se seguirá el mismo criterio en la contabilidad. Si los motivos que originaron esa elección se modifican se podrá cambiar el criterio a aplicar. Las NIIF lo recogen como uniformidad en la presentación y lo vinculan con la comparabilidad de la información.
