Qué es un Proceso de aprobación dentro de EGA Futura?

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Proceso de aprobación

Qué es un Proceso de aprobación dentro de EGA Futura?

Proceso de aprobación

Introducción a los Procesos de aprobación

En EGA Futura, los procesos de aprobación son una forma de automatizar el proceso de aprobación de registros, como cotizaciones de venta, contratos, solicitudes de vacaciones y mucho más.

Un proceso de aprobación se compone de varios elementos, incluyendo criterios de entrada, acciones de aprobación y rechazo, y acciones de salida.

Criterios de entrada

Los criterios de entrada son las condiciones que deben cumplirse para que un registro entre en el proceso de aprobación.

Estos criterios pueden basarse en cualquier campo del registro, como el estado, la fecha de creación, el importe total, etc.

Acciones de aprobación y rechazo

Las acciones de aprobación y rechazo son las acciones que se realizan cuando un registro entra en el proceso de aprobación.

Por ejemplo, una acción de aprobación podría ser enviar un correo electrónico al gerente de ventas para notificarle que se ha aprobado una oportunidad de venta

Una acción de rechazo podría ser enviar un correo electrónico al vendedor para informarle que la cotización ha sido rechazada.

Acciones de salida

Las acciones de salida son las acciones que se realizan cuando se completa el proceso de aprobación.

Por ejemplo, una acción de salida podría ser actualizar el estado del registro a "Aprobado" o "Rechazado".

Esto puede ayudar a mejorar la eficiencia y la consistencia del proceso de aprobación, y también puede proporcionar una mejor visibilidad y control sobre el proceso.

Ventajas para la empresa

Alguna de las ventajas de implementar procesos de aprobación en una empresa utilizando EGA Futura, son las que detallamos a continuación.

Mayor eficiencia

Al automatizar el proceso de aprobación, se eliminan los cuellos de botella y se aceleran los tiempos de respuesta, lo que puede ayudar a reducir el tiempo de ciclo para aprobar un registro.

Mayor visibilidad

Al utilizar procesos de aprobación, se puede tener una mejor visibilidad de los registros que están siendo aprobados, así como del estado de los mismos en todo momento.

Mejor control

Los procesos de aprobación de EGA Futura permiten establecer reglas y criterios claros para la aprobación de registros, lo que puede ayudar a garantizar que se cumplan las políticas y procedimientos establecidos por la empresa.

Más calidad

Al establecer un proceso de aprobación, se pueden establecer reglas de negocio que aseguren la calidad de los registros, lo que puede reducir errores y aumentar la precisión de la información almacenada en EGA Futura.

Menos errores humanos

Al automatizar el proceso de aprobación, se pueden reducir errores humanos, lo que a su vez puede ahorrar tiempo y dinero a la empresa.

Facilita la toma de decisiones

Al utilizar procesos de aprobación, se pueden tomar decisiones informadas y consistentes, lo que puede aumentar la confianza en los registros aprobados y reducir los riesgos asociados con la toma de decisiones basadas en información incompleta o errónea.

La implementación de procesos de aprobación en una empresa utilizando EGA Futura puede proporcionar una serie de ventajas, incluyendo mayor eficiencia, visibilidad, control y calidad, así como la capacidad de tomar decisiones informadas y consistentes.

Ejemplos

Los cuatro casos que siguen muestran circuitos habituales en la operación diaria de tu empresa.

Proceso de aprobación de cotizaciones de venta

Este proceso de aprobación se puede utilizar para controlar el proceso de aprobación de las cotizaciones de venta de una empresa:

Las cotizaciones de venta pueden pasar por varios estados, como "En proceso", "En revisión" y "Aprobado".
El proceso de aprobación puede requerir que la cotización de venta cumpla con ciertos criterios, como una fecha de cierre prevista, un descuento máximo y la aprobación del gerente de ventas antes de avanzar al siguiente estado.
Las acciones de aprobación y rechazo pueden incluir el envío de notificaciones por correo electrónico a los gerentes de ventas y a los vendedores.

Proceso de aprobación de contratos

Este proceso de aprobación se puede utilizar para controlar el proceso de aprobación de los contratos de una empresa:

Los contratos pueden pasar por varios estados, como "En proceso", "En revisión" y "Aprobado".
El proceso de aprobación puede requerir que el contrato cumpla con ciertos criterios, como una fecha de inicio y finalización, un importe mínimo y la aprobación del departamento jurídico antes de avanzar al siguiente estado.
Las acciones de aprobación y rechazo pueden incluir el envío de notificaciones por correo electrónico a los departamentos jurídico y de finanzas.

Proceso de aprobación de solicitudes de vacaciones

Este proceso de aprobación se puede utilizar para controlar el proceso de aprobación de las solicitudes de vacaciones de los empleados:

Las solicitudes de vacaciones pueden pasar por varios estados, como "En proceso", "En revisión" y "Aprobado".
El proceso de aprobación puede requerir que la solicitud cumpla con ciertos criterios, como una fecha de inicio y finalización, la disponibilidad del empleado y la aprobación del gerente de RRHH antes de avanzar al siguiente estado.
Las acciones de aprobación y rechazo pueden incluir el envío de notificaciones por correo electrónico al gerente y al empleado.

Proceso de aprobación de gastos

Este proceso de aprobación se puede utilizar para controlar el proceso de aprobación de los gastos de los empleados:

Los gastos pueden pasar por varios estados, como "En proceso", "En revisión" y "Aprobado".
El proceso de aprobación puede requerir que el gasto cumpla con ciertos criterios, como una categoría de gasto, un importe máximo y la aprobación del gerente antes de avanzar al siguiente estado.
Las acciones de aprobación y rechazo pueden incluir el envío de notificaciones por correo electrónico al gerente y al empleado.

Un proceso de aprobación de EGA Futura, es una forma de automatizar la aprobación de cambios en un registro mediante la definición de criterios de entrada, acciones de aprobación y rechazo, y acciones de salida.

Cómo seguir con Proceso de aprobación

El hub de Automatización de procesos empresariales ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.

En Empresas de Servicios Profesionales: cómo automatizar Proyectos y Facturación vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.

Motor de Automatización de la Plataforma muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.

Y Seguridad de la Plataforma EGA Futura lo muestra desde otra parte del sistema.

Un proceso de aprobación es el circuito formal por el que un registro queda detenido hasta que las personas designadas lo autorizan. Lo que lo distingue de una simple notificación es que retiene el registro, porque mientras la solicitud está pendiente queda bloqueado y no se puede seguir modificando. Cada circuito define qué registros entran, en qué orden intervienen los responsables, qué ocurre cuando alguien rechaza y qué se ejecuta al cerrarse, por ejemplo cambiar un estado o avisar a quien lo solicitó. Su finalidad es que las decisiones que comprometen dinero o riesgo, como un descuento grande o una orden de compra, queden autorizadas y con constancia de quién las aprobó.

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Administrador del sistema

Un Administrador del sistema es el usuario que tiene asignado el perfil de administrador y, con él, el nivel de privilegios más alto dentro de la Plataforma. Es quien crea las cuentas de acceso, define perfiles y conjuntos de permisos, agrega campos y objetos, ajusta las listas de selección y configura los procesos automáticos. También responde por la seguridad de la información, porque decide qué ve y qué puede modificar cada persona de la empresa.

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Seguridad a nivel de campo

La seguridad a nivel de campo es el control de acceso que define, para cada campo de un objeto, quién puede verlo y quién puede modificarlo. Lo que la distingue de los permisos de objeto es la granularidad: los permisos de objeto deciden si una persona entra o no al registro completo, y la seguridad a nivel de campo decide qué partes de ese registro ve una vez adentro. Cada campo admite tres estados: oculto, visible de solo lectura, o visible y editable. Un campo oculto desaparece de todos lados y no solo del Detalle, porque tampoco figura en las Columnas de una Vista de lista, ni en los informes, ni en las exportaciones.

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Campo personalizado

Un campo personalizado es un campo que se agrega a un objeto de la base de datos para guardar un dato propio del negocio que ningún campo estándar contempla. Lo que lo distingue del campo estándar es su origen: el estándar viene incluido en la Plataforma EGA Futura e igual para todas las empresas, mientras que el personalizado se crea a pedido y existe solo en la organización que lo solicitó. Al crearlo se define su tipo, que determina qué dato admite y cómo se comporta: texto, número, fecha, moneda, casilla, lista de selección o relación con otro objeto, entre otros. Una vez creado se usa igual que cualquier campo, en Columnas de una Vista de lista, Filtros, informes y reglas de validación.

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Tipo de registro

Un Tipo de registro es una variante de un mismo objeto de la base de datos: determina los procesos que se aplican, los formatos de página que se ven y los valores de lista de selección disponibles. Se diferencia de crear un objeto nuevo en que los registros siguen compartiendo tabla, informes y permisos, y lo único que cambia es su comportamiento. Se usa cuando un mismo objeto atiende dos circuitos distintos, como una venta mayorista y una minorista. Elegirlo mal al crear un registro condiciona todo lo que viene después.

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Perfil de usuario

En la Plataforma EGA Futura la palabra perfil cubre dos cosas distintas y conviene separarlas. El Perfil es, ante todo, el conjunto de permisos que decide qué objetos y campos puede ver y editar cada persona y qué aplicaciones tiene disponibles: lo asigna el administrador y es lo que explica que dos personas vean pantallas distintas. El perfil personal, en cambio, es la ficha visible de cada usuario, con su foto, sus datos de contacto y su actividad reciente, y cada uno la edita por su cuenta. Esta entrada desarrolla primero los permisos, que es lo que busca un administrador, y después la ficha personal.

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Conjunto de permisos

Un conjunto de permisos es un paquete de accesos con nombre propio que se asigna a un usuario para ampliar lo que su perfil ya le habilita. Lo que lo distingue del perfil es que solo suma: el perfil fija el piso de acceso de cada persona y cada usuario tiene uno solo, mientras que los conjuntos de permisos se acumulan y una misma persona puede tener varios a la vez. Ninguno quita accesos, así que restringir siempre implica tocar el perfil o retirar el conjunto que los estaba concediendo. Su utilidad está en habilitar algo puntual o temporal a una persona sin abrírselo a todo el equipo que comparte su perfil.

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Contrato de leasing

El contrato de leasing es el acuerdo por el cual el propietario de un bien, llamado arrendador, le cede su uso a otra parte, llamada arrendataria, durante un plazo determinado y a cambio de una cuota periódica. Lo que lo separa de un alquiler común es la opción de compra que incorpora en su modalidad financiera, la más difundida: al vencer el plazo, el arrendatario puede quedarse con el bien pagando un valor residual ya pactado en el propio contrato. Las otras dos salidas posibles al terminar son renovar el contrato o devolver el bien. Tanto el arrendador como el arrendatario pueden ser una persona física o una persona jurídica.

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Contrato colectivo de trabajo

El contrato colectivo de trabajo, llamado también convenio colectivo, es el acuerdo que negocia la representación sindical de los trabajadores con una empresa o con la cámara que agrupa a las empresas de un sector, y que fija condiciones laborales comunes para todo el grupo alcanzado. Suele cubrir salarios, jornada, licencias, categorías profesionales y beneficios sociales, y funciona como un piso: los acuerdos individuales pueden mejorarlo, pero no bajar de él. Al ser producto de una negociación, obliga a las dos partes que lo firmaron durante el plazo de vigencia acordado. Quién puede negociarlo, a quiénes alcanza y cómo se hace exigible lo define la legislación de cada país.

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Empleado

Un Empleado es la persona que trabaja para la empresa y que queda registrada en la base de datos de EGA Futura con su legajo completo. Cada Empleado reúne los datos personales, el vínculo laboral y la historia dentro de la organización: fecha de ingreso, área funcional, lugar de trabajo, puesto y jerarquía. De ese registro cuelgan después las asistencias, las ausencias, los beneficios, los activos asignados y las capacitaciones. No es lo mismo que un usuario de la Plataforma: un Empleado puede existir sin credenciales de acceso, y quien tiene credenciales no siempre es Empleado.

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Empleado de ventas

El Empleado de ventas es el rol comercial dentro de una empresa: quien ofrece y vende los productos, cuida la cartera de clientes y queda registrado como responsable de cada operación. La distinción que más confusión evita es que persona, rol y acceso al sistema son tres cosas separadas: alguien puede figurar en el legajo de empleados sin vender, y alguien puede vender sin necesitar los permisos de un administrador. Separar el rol permite atarle lo que solo le corresponde a él, como el código de vendedor y el porcentaje de comisión. También se lo conoce como vendedor, representante de ventas, agente comercial o ejecutivo de cuentas.

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Comisión por venta

La Comisión por venta es la parte de la remuneración de un vendedor que se calcula como un porcentaje de lo que vende, en lugar de pagarse como un importe fijo. Es el mecanismo que alinea el ingreso de quien vende con el de la empresa: si la venta crece, la comisión crece con ella. Lo que distingue a un esquema de otro son tres decisiones: la tasa que se aplica, la base sobre la que se calcula y el momento en que la comisión se considera ganada, que puede ser al facturar o recién al cobrar.

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Orden de compra

La Orden de compra es el documento con el que una empresa le encarga formalmente a un proveedor qué productos quiere, en qué cantidad, a qué precio y para cuándo. Es lo que convierte una intención de compra en un compromiso rastreable: antes hay una conversación, después hay una obligación con número, fecha y monto. La emite el comprador, no el vendedor, y funciona como una oferta en firme que queda cerrada cuando el proveedor la confirma. No reemplaza a la factura: la Orden dice qué se pidió y la factura documenta lo que el proveedor cobra. Esa distinción es la que permite comparar después lo pedido, lo recibido y lo facturado.

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