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La fecha de vencimiento es el día en que una factura deja de ser un papel y pasa a ser una deuda exigible: hasta ahí el cliente está en plazo, y desde el día siguiente está en mora. No es lo mismo que la fecha de emisión, que es cuando la factura nace, y en las operaciones de contado las dos coinciden. Cuando la venta es a plazo, en cambio, la distancia entre una y otra es exactamente el crédito que la empresa le está dando al cliente. Esta entrada explica cómo se fija esa fecha, por qué conviene escribirla como fecha exacta y no como un plazo en días, y cómo la registra el ERP de EGA Futura junto con sus avisos de cobranza.
Toda factura tiene dos fechas y cada una responde una pregunta distinta.
La fecha de emisión dice cuándo se generó el documento, y la fecha de vencimiento dice hasta cuándo hay tiempo de pagarlo.
Cuando la operación es de contado las dos coinciden y el dato pierde interés.
Cuando la venta es a plazo, la distancia entre ambas es el crédito que el vendedor le concede al comprador.
El plazo sale de la condición de pago acordada, y los tramos más usados son treinta, sesenta y noventa días.
Nada obliga a usar esos números: un acuerdo puede fijar quince días, o un vencimiento en una fecha fija de cada mes.
En los servicios que se facturan por ciclos, el vencimiento suele estar escrito en el contrato y se calcula solo al cerrar cada período.
Escribir treinta días en lugar de una fecha concreta abre tres ambigüedades a la vez.
La primera es si los días son hábiles o corridos, algo que puede cambiar el resultado en casi una semana.
La segunda es desde cuándo se cuentan, si desde la emisión del documento o desde su recepción por parte del cliente.
La tercera es qué ocurre cuando el día calculado cae en fin de semana o feriado.
Una fecha exacta impresa en el documento cierra las tres de una sola vez.
Desde el día siguiente la factura queda vencida y el saldo pasa a considerarse en mora.
Eso habilita al emisor a reclamar el pago y, si estaba pactado, a sumar intereses por mora sobre el importe adeudado.
Los mecanismos formales de reclamo y los plazos para iniciarlos cambian por completo de un país a otro.
Conviene revisar qué procedimiento aplica en la jurisdicción del contrato antes de dar un cobro por perdido.
Del lado del comprador la misma fecha es un compromiso de pago y no un cobro esperado.
Pagar antes de tiempo cuesta liquidez, y pagar tarde cuesta intereses y relación comercial.
Por eso el vencimiento es también el dato con el que se ordenan las cuentas por pagar y se arma el calendario de egresos.
La misma lógica aparece en otros documentos del circuito comercial.
Una cotización vence cuando el precio ofrecido deja de estar garantizado.
Una orden de compra vence cuando pasa la fecha en la que se esperaba la entrega.
En los tres casos la fecha cumple la misma función, que es fijar un límite verificable en lugar de una expectativa.
El hub de Facturación electrónica y comprobantes ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Facturación Electrónica para empresas medianas: cómo elegir el Software y ordenar tu Cobranza vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
EGA Futura Conta muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.
Y EGA Futura Gastos lo muestra desde otra parte del sistema.
El objeto Factura del ERP de EGA Futura separa las dos fechas en dos campos distintos.
La Fecha de Factura es el único campo que el sistema exige para poder guardar el registro.
La Fecha de vencimiento es un campo aparte y opcional, que se completa solo cuando la operación tiene plazo.
Esa asimetría refleja la realidad del negocio: toda factura tiene fecha de emisión, y solo las de crédito tienen vencimiento.
Cada Factura lleva un campo Estado con tres valores: Borrador, Emitida y Pagada.
Cruzar ese estado con la Fecha de vencimiento es lo que separa lo que está por vencer de lo que ya venció sin cobrarse.
Una Vista de lista filtrada por Estado igual a Emitida y vencimiento anterior a hoy devuelve toda la cartera vencida en un clic.
La Configuración de la empresa guarda tres plazos de aviso expresados en días: Primer Aviso, Segundo Aviso y Tercer Aviso.
Con esos tres números cada empresa define su propia escalera de reclamo, en lugar de improvisar caso por caso.
Es el dato que convierte una lista de facturas vencidas en un procedimiento de cobranza repetible.
La misma Configuración guarda la Cuenta de Intereses por mora a Clientes, que apunta a una Cuenta contable concreta.
Del lado de las compras existe su equivalente, la Cuenta de Intereses a Proveedores.
Tener esas cuentas definidas de antemano evita la discusión de dónde imputar el recargo justo cuando aparece.
El campo Fecha de vencimiento no es exclusivo de la Factura.
Aparece también en la Cotización, en la Orden de compra y en la Factura de compra.
Que el nombre y el tipo de dato sean los mismos en los cuatro objetos permite armar un solo Informe de vencimientos con criterios homogéneos.
Una empresa vende a treinta días y emite la Factura con Fecha de Factura del 3 de marzo.
Carga la Fecha de vencimiento el 2 de abril y deja el Estado en Emitida.
Al llegar el primer plazo de aviso configurado, esa Factura aparece en la Vista de lista de vencidas junto con las demás.
Cuando entra el pago el Estado pasa a Pagada y el registro sale de esa lista sin que nadie tenga que borrar nada.
Acá miramos el otro extremo del comprobante: cuándo hace falta esa fecha, si conviene escribir un día exacto o un plazo en días, y qué ocurre si el cliente no paga al vencimiento.
No. La de emisión indica cuándo se generó la factura y la de vencimiento indica hasta cuándo hay plazo para pagarla.
Coinciden solo en las operaciones de contado.
En una venta de contado el dato no aporta nada, porque el cobro ocurre en el mismo acto.
En una venta a plazo es el dato central del documento, y los requisitos formales de cada comprobante dependen de la normativa de cada país.
Una fecha exacta, siempre.
Un plazo en días deja abierto si son hábiles o corridos, desde cuándo se cuentan y qué pasa si el día cae en feriado.
La factura queda vencida y el saldo entra en mora, lo que habilita el reclamo y los intereses que se hayan pactado.
Los procedimientos formales de cobro y sus plazos varían según el país donde se firmó la operación.
El objeto es EGAFutura__Invoice__c, con etiqueta Factura.
La fecha de la factura es su único campo obligatorio, y la de vencimiento admite quedar vacía.
Las dos fechas, el estado y el importe.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| Name | Numeración automática | Número de Factura |
| EGAFutura__Invoice_Date__c | Fecha | Obligatorio. Fecha de Factura |
| EGAFutura__Due_Date__c | Fecha | Fecha de vencimiento |
| EGAFutura__Status__c | Lista de selección | Borrador, Emitida o Pagada; Borrador por defecto |
| EGAFutura__Total__c | Moneda(16, 2) |
La fecha de vencimiento se llama igual en cuatro documentos, y eso permite consultar los vencimientos con una sola lógica.
| Objeto | Campo | Tipo |
|---|---|---|
| EGAFutura__Invoice__c | EGAFutura__Due_Date__c | Fecha, admite nulo |
| EGAFutura__Quote__c | EGAFutura__Due_Date__c | Fecha, admite nulo |
| EGAFutura__Purchase_Order__c | EGAFutura__Due_Date__c | Fecha, admite nulo |
| EGAFutura__Purchase_Invoice__c | EGAFutura__Due_Date__c | Fecha, admite nulo |
Viven en la configuración de la Plataforma, junto con las cuentas de intereses.
| Campo | Qué guarda |
|---|---|
| EGAFutura__Primer_Aviso_dias__c | Días hasta el primer aviso, número de dos dígitos |
| EGAFutura__Segundo_Aviso_dias__c | Días hasta el segundo aviso |
| EGAFutura__Tercer_Aviso_dias__c | Días hasta el tercer aviso |
| Campo | Qué guarda |
|---|---|
| EGAFutura__Cuenta_Intereses_mora_Clientes__c | Cuenta de intereses por mora de clientes |
| EGAFutura__Cuenta_Intereses_Proveedores__c | Cuenta de intereses de proveedores |
Como la fecha de vencimiento admite nulo, una consulta de cartera vencida contempla los registros sin ese dato para no descartarlos por error.
Los términos del glosario que empiezan igual que este. Las demás letras se abren acá mismo, sin salir de la página.
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