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Un movimiento de caja es cada entrada o salida de dinero en efectivo anotada en el momento en que ocurre.
Parece trivial, pero es la unidad más pequeña del control financiero: si el movimiento no se registra, deja de existir a los pocos días.
La memoria de quien cobró o pagó no sirve como respaldo, y por eso el registro tiene que ser inmediato y no reconstruido.
Un importe suelto no dice nada: hacen falta al menos la fecha, el importe, el concepto y quién lo autorizó.
El concepto es el que después permite agrupar, comparar meses y detectar que un gasto chico se volvió grande sin que nadie lo notara.
Y el comprobante es lo que convierte una anotación en una operación verificable frente a un tercero.
El arqueo consiste en contar el dinero físico y compararlo contra el saldo que dicen los registros.
Cuando las dos cifras coinciden, los movimientos del período están bien cargados.
Cuando no coinciden aparece una diferencia de caja, que puede ser un vuelto mal dado, un movimiento sin registrar o un comprobante traspapelado.
La diferencia no se tapa: se registra como tal y se investiga, porque una diferencia repetida siempre tiene una causa concreta.
La caja chica es un monto acotado que se deja disponible para gastos menores que no justifican una transferencia.
El esquema más usado es el de fondo fijo: se define un importe, se gasta contra comprobantes y cada tanto se repone exactamente lo gastado.
La virtud de ese esquema es que el fondo siempre vuelve al mismo número, lo que hace evidente cualquier faltante.
Una cuenta bancaria genera su propio registro: el extracto llega igual, aunque nadie anote nada.
El efectivo no tiene esa red de seguridad, y por eso el único registro que existe es el que alguien se toma el trabajo de cargar.
Esa asimetría explica por qué las empresas tienden a reducir el manejo de efectivo hasta el mínimo que la operación tolere.
Acá hay una confusión frecuente que conviene despejar temprano.
El movimiento de caja registra cuándo se movió el dinero, no cuándo se generó la obligación de pagarlo o el derecho a cobrarlo.
Una venta a crédito ya es resultado del mes en que se facturó, aunque el dinero entre recién dos meses después.
Por eso una empresa puede ser rentable y quedarse sin efectivo al mismo tiempo, que es una de las formas más comunes de cerrar un negocio que funcionaba.
Hay herramientas de software que llevan la tesorería y la contabilidad de forma integrada, como el ERP en la nube de EGA Futura.
El hub de Tesorería y flujo de caja ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Facturación Electrónica para empresas medianas: cómo elegir el Software y ordenar tu Cobranza vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
La caja es uno de los tres tipos que admite el objeto de Cuentas de tesorería.
Ese objeto agrupa todo lugar de la empresa donde hay dinero disponible.
El campo Tipo admite exactamente tres valores: Banco, Caja y Tarjeta de crédito.
Esa lista revela el criterio de diseño: tesorería agrupa todo lugar donde hay dinero disponible, sea efectivo, saldo bancario o línea de crédito.
El campo es obligatorio, así que ninguna cuenta de tesorería puede quedar sin clasificar.
Cada cuenta de tesorería exige una cuenta contable asociada, y esa exigencia no es un detalle burocrático.
Es lo que garantiza que ninguna caja quede fuera de los libros, que es exactamente el problema que se busca evitar.
Una caja sin cuenta contable sería dinero de la empresa que la contabilidad no ve.
Existe una casilla llamada Cuenta principal que sirve para señalar cuál se usa por defecto.
Es útil cuando hay varias cajas o varias cuentas y conviene que una quede propuesta primero.
La casilla admite marcarse en más de una cuenta, así que la regla de uso se fija en el procedimiento interno.
El campo Número de cuenta admite hasta 120 caracteres.
Ahí entra tanto un número de cuenta bancaria como el código interno con que la empresa nombra a cada caja.
Sumado al identificador automático, cada cuenta de tesorería queda distinguida de las demás sin ambigüedad.
Se crea una Cuenta de tesorería por cada caja física de la empresa.
Se elige Caja en el campo Tipo y se asocia la cuenta contable que corresponde.
Así cada caja queda dentro de los libros desde el momento en que se crea, que es lo que evita el dinero fuera de registro.
Un Informe agrupado por Tipo muestra después cómo se reparte el dinero disponible entre efectivo, bancos y tarjetas.
Estas son las preguntas del día a día del efectivo: qué separa la caja del banco, qué hacer cuando el arqueo no cierra y por qué una empresa rentable puede quedarse sin fondos.
La caja guarda dinero en efectivo y el banco guarda saldo en una cuenta de una entidad financiera.
La diferencia práctica es el respaldo: el banco genera su propio extracto y el efectivo solo tiene el registro que alguien carga.
En el ERP los dos son valores del campo Tipo dentro del mismo objeto de Cuentas de tesorería, junto con Tarjeta de crédito.
La diferencia se registra como diferencia y se investiga, en lugar de ajustar el saldo para que coincida.
Las causas más comunes son un vuelto mal dado, un movimiento sin cargar o un comprobante traspapelado.
Una diferencia que se repite todos los meses siempre tiene una causa concreta y localizable.
Se crea una Cuenta de tesorería por cada caja y se elige Caja en el campo Tipo.
Se completa el número de cuenta y se asocia la cuenta contable correspondiente, que es un dato obligatorio.
La casilla Cuenta principal marca además cuál se propone primero cuando hay varias.
Porque el resultado y la caja miden momentos distintos.
Una venta a crédito genera resultado el mes que se factura, pero el dinero puede entrar mucho después.
Si mientras tanto hay que pagar sueldos y proveedores, la rentabilidad no alcanza para cubrir el desfase.
El objeto se llama EGAFutura__Cuenta_tesoreria__c y su etiqueta es Cuenta de tesorería.
Tiene 5 campos personalizados y modela todo lugar donde la empresa tiene dinero disponible.
EGAFutura__Tipo__c, lista de selección, no admite valor nulo.
EGAFutura__Cuenta_contable__c, búsqueda hacia EGAFutura__Cuenta_contable__c, tampoco admite valor nulo.
Es una decisión de diseño poco habitual: una búsqueda obligatoria fuerza a que toda cuenta de tesorería esté imputada antes de poder guardarse.
EGAFutura__Tipo__c admite Banco, Caja y Tarjeta de crédito.
La etiqueta coincide con el valor almacenado en los tres casos, así que un filtro por API usa la misma palabra que ve el usuario.
EGAFutura__Cuenta_principal__c, casilla de verificación.
EGAFutura__Numero_cuenta__c, texto de 120 caracteres.
EGAFutura__EGA_Futura_ID__c, número automático.
Para cuentas bancarias existe un objeto aparte y mucho más completo, EGAFutura__Bank_Bank_Account__c, con 16 campos personalizados.
Conviene no confundirlos: uno modela la cuenta bancaria en detalle y el otro agrupa todo lugar donde hay dinero disponible.
Un Informe agrupado por EGAFutura__Tipo__c separa el efectivo del saldo bancario y de las líneas de crédito.
Y EGAFutura__Cuenta_contable__c es el campo que conecta cada cuenta con el plan de cuentas.
Filtrar por EGAFutura__Cuenta_principal__c devuelve las cuentas propuestas por defecto en cada operatoria.
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