Glosario de la Plataforma EGA Futura

Reglas de duplicados

Automatización de procesos empresariales
Funcionalidad
Respuesta directa

Qué son las Reglas de duplicados?

En EGA Futura las reglas de duplicados son un conjunto de instrucciones que se usan para prevenir la creación de registros repetidos en la base de datos. Las reglas comparan los datos existentes en uno o varios objetos y si encuentran registros similares, toman medidas para impedir la creación de un duplicado. De esta manera, se asegura que la información almacenada en la base de datos sea precisa y coherente.

Automatización de procesos empresariales

Definición extendida

Introducción a las Reglas de duplicados

Las reglas de duplicados en EGA Futura son un conjunto de reglas diseñadas para evitar la creación de registros duplicados en la base de datos.

Estas reglas utilizan algoritmos de comparación para buscar registros similares en uno o varios objetos y, en caso de encontrar duplicados, tomar medidas para prevenir su creación.

Las reglas de duplicados pueden configurarse para buscar duplicados en diferentes campos y objetos, y se pueden personalizar para adaptarse a las necesidades específicas de cada organización.

Entre las acciones que pueden tomar las reglas de duplicados están: la combinación de registros, la alerta de un usuario o la prevención de la creación del registro duplicado.

Beneficios de las Reglas de duplicados

La aplicación de reglas de duplicados en diferentes objetos de la base de datos tiene varios beneficios técnicos y empresariales:

  • Prevención de errores: al evitar la creación de registros duplicados, se minimizan los errores y confusiones que podrían surgir de tener información duplicada en la base de datos.
  • Ahorro de recursos: la eliminación de registros duplicados ayuda a ahorrar tiempo y recursos que se gastarían en corregir errores y limpiar la base de datos.
  • Mejora en la calidad de los datos: la eliminación de duplicados mejora la calidad de los datos y facilita su uso y análisis. Los informes y análisis serán más precisos y confiables si se basan en una base de datos limpia y coherente.
  • Cumplimiento normativo: en algunos sectores y países, existen regulaciones y normas que obligan a las empresas a mantener registros precisos y actualizados. La aplicación de reglas de duplicados puede ayudar a cumplir con estas normas y evitar sanciones.

En resumen, las reglas de duplicados en EGA Futura son una herramienta útil para mantener la integridad de la base de datos, prevenir errores y mejorar la calidad de los datos.

La configuración de estas reglas puede adaptarse a las necesidades específicas de cada organización y ayudar a cumplir con las normas y regulaciones aplicables.

Por qué es necesario detectar duplicados en la base de datos?

Una empresa que tenga registros duplicados en diferentes objetos de la base de datos de una instancia de EGA Futura, puede enfrentar varios problemas, entre ellos:

  1. Inexactitud de los datos: los registros duplicados pueden contener información diferente o contradictoria, lo que puede generar confusión y llevar a decisiones incorrectas basadas en datos erróneos.
  2. Pérdida de tiempo y recursos: el tiempo y los recursos se desperdician en la eliminación de los registros duplicados. Además, si los duplicados se detectan tarde, se puede perder tiempo buscando información que ya está en la base de datos.
  3. Problemas de integración: la existencia de registros duplicados dificulta la integración de los datos con otras aplicaciones y sistemas, lo que puede generar inconsistencias y errores en los procesos de la empresa.
  4. Problemas de seguridad: los registros duplicados pueden dar lugar a problemas de seguridad, ya que pueden permitir el acceso no autorizado a información confidencial.
  5. Reducción de la productividad: la presencia de registros duplicados puede aumentar la carga de trabajo de los empleados y reducir su productividad al tener que trabajar con información redundante.

La presencia de registros duplicados en diferentes objetos de la base de datos de una instancia de EGA Futura puede afectar negativamente la precisión de los datos, la eficiencia de la empresa y la seguridad de la información.

Por lo tanto, es importante tener medidas para prevenir y eliminar los registros duplicados de manera efectiva.

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Cómo seguir con Reglas de duplicados

El hub de Automatización de procesos empresariales ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.

En Empresas de Servicios Profesionales: cómo automatizar Proyectos y Facturación vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.

Base de datos de la Plataforma EGA Futura muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.

Y EGA Futura 365 lo muestra desde otra parte del sistema.

Cómo se usa en EGA Futura

Preguntas frecuentes

Para administradores y programadores

Transcripción del video

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Términos relacionados

Campo personalizado

Un campo personalizado es un campo que se agrega a un objeto de la base de datos para guardar un dato propio del negocio que ningún campo estándar contempla. Lo que lo distingue del campo estándar es su origen: el estándar viene incluido en la Plataforma EGA Futura e igual para todas las empresas, mientras que el personalizado se crea a pedido y existe solo en la organización que lo solicitó. Al crearlo se define su tipo, que determina qué dato admite y cómo se comporta: texto, número, fecha, moneda, casilla, lista de selección o relación con otro objeto, entre otros. Una vez creado se usa igual que cualquier campo, en Columnas de una Vista de lista, Filtros, informes y reglas de validación.

Objeto

Es la definición de un tipo de información específico que se puede almacenar en la plataforma EGA Futura. A nivel de estructura de la plataforma, se llama objeto a un bloque o una tabla de la base de datos, donde se guarda una clase de información específica. Por ejemplo uno de los objetos se llama Contactos y en él se almacenan todos los datos referidos específicamente a personas que se vinculan con la empresa. Es posible comparar a los objetos de EGA Futura con tablas en un documento de Excel que tiene varias filas y columnas.

Campo de combinación

Un campo de combinación es una etiqueta que se escribe dentro de un texto y que el sistema sustituye por el dato real del registro en el momento de usarlo. Lo que lo distingue de escribir el dato a mano es que el texto queda redactado una sola vez y sirve para cualquier destinatario, porque la etiqueta se resuelve distinto en cada envío. Se usa en las plantillas de correo electrónico, en los membretes y en el cuerpo de un mensaje suelto, y toma valores del destinatario, de quien firma y de los registros relacionados. Si el campo está vacío en la base de datos, en el texto final no aparece nada en ese lugar.

Seguridad a nivel de campo

La seguridad a nivel de campo es el control de acceso que define, para cada campo de un objeto, quién puede verlo y quién puede modificarlo. Lo que la distingue de los permisos de objeto es la granularidad: los permisos de objeto deciden si una persona entra o no al registro completo, y la seguridad a nivel de campo decide qué partes de ese registro ve una vez adentro. Cada campo admite tres estados: oculto, visible de solo lectura, o visible y editable. Un campo oculto desaparece de todos lados y no solo del Detalle, porque tampoco figura en las Columnas de una Vista de lista, ni en los informes, ni en las exportaciones.

Ayuda a nivel de campo

La Ayuda a nivel de campo es un ícono circular con la letra i que aparece junto al nombre de ciertos campos en los registros de la Plataforma EGA Futura. Al pasar el puntero por encima, o al tocarlo desde el celular, muestra un texto que explica con qué información hay que completar ese campo. Sirve para aclarar los campos cuyo nombre no alcanza para saber qué se espera adentro, y puede configurarse tanto en campos estándar como personalizados.

EGA Futura ID (Campo)

Es un campo de numeración automática que EGA Futura le asigna dinámicamente a cada registro nuevo que se crea dentro de la plataforma. Se encuentra visible en todas las aplicaciones del software de gestión empresarial de EGA Futura. Está constituido por caracteres alfanuméricos que se generan instantáneamente con la finalidad de que la empresa pueda encontrar información de una forma más rápida y simple.
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