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Un recibo prueba que se pagó; una factura prueba que se debe. Esa es toda la diferencia, y confundirlas es lo que termina descuadrando una cuenta corriente. El recibo de pago es el documento con el que quien cobra deja constancia de haber recibido un importe, y queda en manos de quien pagó como su comprobante. Lo puede emitir tanto una empresa como una persona, y cubre desde el alquiler de un inmueble hasta la cancelación parcial de una factura. Cuando el pago no cubre el total, el recibo deja escrito el importe entregado y el saldo pendiente. Su valor frente al fisco no es igual en todos los países.
Un recibo de pago es la constancia de que un importe fue entregado y recibido.
Lo emite quien cobra y lo conserva quien paga, porque es la parte que necesita poder demostrarlo después.
Su función no es documentar la operación comercial sino documentar el momento del pago, que casi siempre ocurre en otra fecha.
La factura nace de la operación y deja constancia de que alguien debe algo.
El recibo nace del cobro y deja constancia de que esa deuda se canceló, total o parcialmente.
Los dos documentos conviven, no se reemplazan.
Cuando la venta es al contado ambos pueden emitirse el mismo día, y cuando hay plazo de pago la distancia entre uno y otro puede ser de semanas.
Confundirlos tiene una consecuencia concreta: una factura marcada como cobrada sin respaldo de recibo deja la cuenta corriente sin manera de reconstruirse.
No hay un formato único, porque cada país regula el contenido a su manera.
Estos son los datos que aparecen prácticamente en cualquier recibo.
Ese detalle del concepto es lo que evita que después el mismo papel se interprete como un préstamo o como un anticipo.
Acá está el punto donde más se generalizan cosas que no son ciertas en todas partes.
En varios países el recibo es un comprobante fiscal autorizado, con numeración controlada por el organismo recaudador.
En otros es un documento privado que prueba el pago entre las partes pero no habilita a computar crédito fiscal.
Hay además figuras propias de cada legislación, como el recibo por honorarios de un profesional independiente, que sí cumple función tributaria donde está previsto.
La regla segura es verificar el régimen de comprobantes del país antes de decidir qué documento se entrega.
Primero ocurre la operación y se emite la factura correspondiente.
Después, en la fecha acordada, el cliente entrega el importe por alguna de las formas de pago aceptadas.
Recién entonces se emite el recibo, que cierra el ciclo y habilita a dar la factura por cancelada.
Si el importe es parcial, la factura queda con saldo y harán falta tantos recibos como pagos se hagan.
El hub de Tesorería y flujo de caja ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Facturación Electrónica para empresas medianas: cómo elegir el Software y ordenar tu Cobranza vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
EGA Futura Conta muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.
Y EGA Futura Gastos lo muestra desde otra parte del sistema.
El ERP separa las mismas dos cosas que separa el papel: la deuda por un lado y el cobro por el otro.
La deuda vive en la Factura de EGA Futura Ventas, y el movimiento de dinero vive en EGA Futura Treasury.
Cada Factura lleva un campo Estado con tres valores: Borrador, Emitida y Pagada.
Ese recorrido es el equivalente digital del circuito de papel, porque Emitida corresponde al momento de la factura y Pagada al momento del recibo.
La Factura guarda además su Fecha de Factura y su Fecha de vencimiento, que son las dos fechas contra las que se mide un atraso.
El destino del importe cobrado es una Cuenta de tesorería, cuyo campo Tipo admite tres valores: Banco, Caja y Tarjeta de crédito.
Cada Cuenta de tesorería apunta a su Cuenta contable, así que el cobro impacta en la contabilidad sin carga adicional.
La casilla Cuenta principal define cuál se propone por defecto.
Cada Cuenta bancaria tiene la casilla Se usa como medio de pago, que la habilita para aparecer entre las opciones disponibles.
El registro guarda los identificadores que el cliente necesita para transferir, entre ellos IBAN, CBU, CVU y sus alias.
Para los pagos con cheque existen la casilla Controla Chequeras propias y una Cuenta contable de Cheques emitidos separada.
Las Condiciones de pago definen de antemano en cuántas partes se cancela un comprobante.
Sus campos son Cantidad de cuotas, Tiempo entre cuotas, Cantidad de tiempo entre cuotas y Porcentaje del total facturado.
Para el dinero que llega antes de la factura, la Configuración de la empresa reserva una Cuenta de Anticipos de Clientes.
Y para los casos en que el importe cobrado difiere del facturado hay cuentas propias de Descuentos a Clientes y de Intereses por mora a Clientes.
La Configuración de la empresa incluye tres campos numéricos: Primer Aviso, Segundo Aviso y Tercer Aviso, medidos en días.
Con eso el seguimiento de un cobro pendiente sigue un calendario definido y no la memoria de cada persona.
Los comprobantes pendientes se recorren desde una Vista de lista del objeto Facturas, filtrando por Estado y por Fecha de vencimiento.
La Página de registro de cada Factura muestra su Estado, su total y su Lista relacionada con las líneas.
El total cobrado por período se sigue con un Informe y se fija en un Panel de información.
Estas son las confusiones habituales entre el recibo y la factura, más qué ocurre con los pagos parciales y con la deducción de impuestos.
No, porque documentan hechos distintos.
La factura prueba que nació una deuda y el recibo prueba que esa deuda se pagó.
Lo conserva quien pagó, porque es la parte que necesita poder probar el pago.
Quien cobra guarda la copia como respaldo de su propia registración.
Sí, y es el uso más frecuente en las cuentas corrientes.
El recibo indica el importe entregado y el saldo que queda pendiente, y se emite uno por cada pago.
Depende del país y del tipo de recibo.
En algunas legislaciones es un comprobante fiscal autorizado y en otras es un documento privado que prueba el pago pero no habilita crédito fiscal.
El circuito de cobro se apoya en tres objetos que trabajan juntos: la factura, la cuenta de tesorería y la contabilidad.
Los plazos y las cuentas de anticipos completan el circuito.
El estado y las dos fechas de control.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| EGAFutura__Status__c | Lista de selección | Borrador, Emitida o Pagada |
| EGAFutura__Invoice_Date__c | Fecha | Obligatorio |
| EGAFutura__Due_Date__c | Fecha | |
| EGAFutura__Total__c | Moneda(16, 2) | |
| EGAFutura__Cliente__c | Lookup a Account |
La cuenta de tesorería define el medio y la cuenta bancaria aporta los datos para cobrar.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| EGAFutura__Tipo__c | Lista de selección | Obligatorio. Banco, Caja o Tarjeta de crédito |
| EGAFutura__Cuenta_contable__c | Lookup a Cuenta contable | Obligatorio |
| EGAFutura__Cuenta_principal__c | Casilla | Marca la predeterminada |
| EGAFutura__Se_usa_medio_pago__c | Casilla | |
| EGAFutura__IBAN__c | Texto(60) | |
| EGAFutura__ARG_CBU__c | Texto(60) | |
| EGAFutura__ARG_CVU__c | Texto(120) | |
| EGAFutura__Controla_Chequeras_propias__c | Casilla | |
| EGAFutura__Cuenta_contable_Cheques_emitidos__c | Lookup a Cuenta contable |
La condición de compra y la configuración de la Plataforma guardan el resto.
| Campo | Qué guarda |
|---|---|
| EGAFutura__Cantidad_cuotas__c | Condición de compra: cantidad de cuotas |
| EGAFutura__Tiempo_entre_cuotas__c | Condición de compra: Días o Meses |
| EGAFutura__Cantidad_tiempo_entre_cuotas__c | Condición de compra: separación entre cuotas |
| EGAFutura__A_vencer_dias__c | Condición de compra: días hasta la primera cuota |
| EGAFutura__Porcentaje_total_facturado__c | Condición de compra: porcentaje del total |
| EGAFutura__Cuenta_Anticipos_Clientes__c | Configuración: anticipos de clientes |
| EGAFutura__Cuenta_Credito_Cliente__c | Configuración: crédito a clientes |
| EGAFutura__Cuenta_Descuentos_Clientes__c | Configuración: descuentos a clientes |
| EGAFutura__Cuenta_Intereses_mora_Clientes__c | Configuración: intereses por mora |
| EGAFutura__Primer_Aviso_dias__c | Configuración: primer aviso de cobranza |
| EGAFutura__Segundo_Aviso_dias__c | Configuración: segundo aviso |
| EGAFutura__Tercer_Aviso_dias__c | Configuración: tercer aviso |
La Factura nace en Borrador, y el valor Pagada es el que marca el cobro completo.
Los términos del glosario que empiezan igual que este. Las demás letras se abren acá mismo, sin salir de la página.
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