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Un Tipo de gasto es la clase en la que se ordena cada gasto de la empresa, como combustible, viajes o material de oficina, junto con las reglas que se le aplican. Además de clasificar, el tipo lleva la política: cuánto se puede gastar, si hace falta comprobante, si se le puede facturar al cliente y si se admite como gasto personal. Con los tipos bien definidos, quien carga un gasto sabe las reglas antes de cargarlo, y quien lo aprueba no tiene que recordarlas de memoria.
Un gasto sin clasificar es un número suelto. Clasificado, se suma con los de su clase y muestra en qué se va el dinero.
Agrupar los gastos por tipo responde preguntas que de otra forma se discuten sin datos: cuánto se gasta en viajes, cuánto en tecnología, cuánto en atención a clientes.
Cada clase de gasto suele tener sus reglas. Llevarlas en el tipo hace que se apliquen igual para todos.
Es el monto máximo admitido. Puede aplicarse a cada gasto, a lo que se gasta en un día o a lo que se gasta en un mes.
Muchas empresas exigen comprobante siempre, o a partir de cierto importe. El umbral evita pedir un ticket por un café y no pedirlo por un pasaje.
Algunos gastos se trasladan al cliente, como un viaje para un proyecto. Marcarlo desde el tipo evita olvidarse de facturarlo.
Hay tipos que admiten consumos personales y otros que no. Dejarlo definido evita discusiones en la rendición.
Con pocos tipos y bien definidos, cada gasto entra en un lugar claro. Con demasiados, cada persona elige uno distinto para lo mismo.
Tener la política de cada tipo escrita y a mano de todos es lo que hace que se cumpla. Una regla que nadie leyó no ordena nada.
En EGA Futura Gastos, donde los gastos se cargan desde el celular con la foto del comprobante y la rendición pasa por su circuito de aprobación, cada gasto se clasifica con un tipo.
Cargamos el nombre y elegimos la categoría de gasto, que es obligatoria. Después definimos las reglas que corresponden a ese tipo.
Definimos el monto máximo y el período del tope, que puede ser por gasto, diario o mensual. Marcamos si requiere comprobante y desde qué importe, con el umbral de comprobante.
Marcamos también si es facturable por defecto, si permite gasto personal y qué tipo de pago se sugiere al cargar el gasto.
El campo de política empresarial guarda el texto de la regla vigente para ese tipo. Todos los usuarios pueden leerlo para informarse antes de cargar un gasto.
El campo Orden define en qué posición aparece el tipo al elegirlo, y la casilla Activo indica si el tipo está disponible en el catálogo.
Cada gasto se imputa además a un centro de costo y a un proyecto, así el cierre del mes no depende de una planilla.
Estas son las dudas que aparecen al armar el catálogo de gastos de una empresa.
La lista trae material de oficina, tecnología, telefonía e internet, alimentación, entretenimiento, capacitación, automóvil, combustible, transporte, viajes, boleto aéreo, alojamiento, fidelización, legales y otro.
Depende de lo que se configure. El período del tope puede ser por gasto, diario o mensual.
Sí. El umbral de comprobante define el importe a partir del cual se exige, y la casilla Requiere comprobante fija la política por defecto.
Que los gastos de ese tipo nacen marcados como facturables al cliente. El valor se puede revisar en cada gasto.
En el campo Política empresarial del tipo, que todos los usuarios pueden leer.
Esta sección es para quien escribe requerimientos sobre el ERP y necesita nombrar los campos con precisión.
El objeto se llama EGAFutura__Tipo_gasto__c.
| Campo | Tipo | Nota |
|---|---|---|
| Name | Texto(80) | Nombre del tipo, se carga a mano |
| EGAFutura__Categoria_gasto__c | Lista de selección | Obligatorio |
| EGAFutura__MaxAmount__c | Moneda(18, 2) | Monto máximo por ítem |
| EGAFutura__MaxAmountPeriod__c | Lista de selección | Período del tope |
| EGAFutura__RequiresReceipt__c | Casilla de verificación | Requiere comprobante |
| EGAFutura__ReceiptThresholdAmount__c | Moneda(18, 2) | Umbral a partir del cual se exige comprobante |
| EGAFutura__IsBillableDefault__c | Casilla de verificación | Facturable por defecto |
| EGAFutura__IsPersonalAllowed__c | Casilla de verificación | Permite gasto personal |
| EGAFutura__DefaultPaymentType__c | Lista de selección | Tipo de pago sugerido al cargar el gasto |
| EGAFutura__Politica_empresarial__c | Área de texto | Política vigente, visible para todos |
| EGAFutura__IsActive__c | Casilla de verificación | Activo en el catálogo |
| EGAFutura__SortOrder__c | Número(8, 0) | Orden de visualización |
| EGAFutura__Comentarios__c | Área de texto | Información adicional |
| EGAFutura__EGA_Futura_ID__c | Texto(30) | Obligatorio, lo genera EGA Futura |
| Label | Valor almacenado |
|---|---|
| Material de oficina | Material_oficina |
| Tecnología | Tecnologia |
| Telefonía / Internet | Telefonia_Internet |
| Alimentación | Alimentacion |
| Entretenimiento | Entretenimiento |
| Capacitación | Capacitacion |
| Automóvil | Automovil |
| Combustible | Combustible |
| Transporte | Transporte |
| Viajes | Viajes |
| Boleto aéreo | Boleto_aereo |
| Alojamiento / Hotel | Alojamiento_Hotel |
| Fidelización | Fidelizacion |
| Legales | Legales |
| Otro | Otro |
| Campo | Label | Valor almacenado |
|---|---|---|
| Período del tope | Por gasto | PerExpense |
| Período del tope | Diario | Daily |
| Período del tope | Mensual | Monthly |
| Tipo de pago | Efectivo | Cash |
| Tipo de pago | Tarjeta de crédito | Credit Card |
| Tipo de pago | Tarjeta de débito | Debit Card |
| Tipo de pago | Transferencia | Transfer |
| Tipo de pago | Cheque | Check |
| Tipo de pago | Otro | Other |
En este objeto el valor almacenado no coincide con la etiqueta. La categoría usa valores sin tilde y con guion bajo, y el período y el tipo de pago usan valores en inglés. Un filtro, una fórmula o una integración tienen que escribirse con el valor almacenado, no con la etiqueta.
El objeto guarda la política, pero no la hace cumplir por sí solo. Que el sistema rechace un gasto por encima del tope o sin comprobante depende de las reglas del gasto, y un pedido en ese sentido conviene redactarlo diciendo qué pasa: si se bloquea o si solo se avisa.
El tipo de gasto lo usa el objeto EGAFutura__Gasto__c a través del campo EGAFutura__Tipo_gasto__c.
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