Plantilla de correo electr贸nico

驴Qu茅 es una Plantilla de correo electr贸nico?

Tambi茅n llamada plantilla de email o email template. Es un texto predefinido que se aplica a un correo electr贸nico para evitar tener que escribir el mismo mensaje de email varias veces. Utilizar plantillas de email sirve para estandarizar el env铆o de mensajes de correo electr贸nico. Es un texto que se redacta con anticipaci贸n, puede contener el membrete de la empresa, un saludo predefinido con la firma del remitente y formato de texto enriquecido.
Plantilla de correo electr贸nico

Tambi茅n se puede establecer que el template lleve un archivo adjunto. Se le puede agregar lo que se denominan campos de combinaci贸n que incluyen datos procedentes de los registros de EGA Futura de forma personalizada para cada destinatario como su nombre o el nombre de su empresa, entre otros. Un caso de uso es un mensaje de email que se env铆a constantemente a potenciales clientes, por ejemplo la respuesta a una pregunta muy frecuente. Se inicia la redacci贸n de un correo electr贸nico, aprieta el bot贸n aplicar plantilla y elige una plantilla. El cuerpo del email se completa autom谩ticamente con el texto de la plantilla y se env铆a el email.

...

Estandarizar el env铆o de email usando plantillas ahorra mucho tiempo y aumenta la productividad de los equipos de trabajo.

Cada usuario puede crear sus propias plantillas o utilizar las de uso com煤n que la compa帽铆a pone a su disposici贸n.

Una comunicaci贸n coherente

La plantillas de correo electr贸nico permiten unificar la imagen de la empresa:

  • Integrando el aspecto de todas las comunicaciones con la est茅tica de la compa帽铆a usando membretes.
  • Estandarizando los mensajes de correo tambi茅n se logra uniformidad y coherencia en la forma de comunicarse con los contactos, aportando confianza a las relaciones comerciales.
  • Enviando como links los archivos adjuntos de brochures y otro material que sea necesario compartir, se asegura que el contacto siempre estar谩 recibiendo la 煤ltima versi贸n actualizada de los documentos previniendo confusiones y errores humanos.
Para adjuntar un archivo a una plantilla o a un correo electr贸nico es necesario que el usuario pueda acceder al archivo seleccionado.

Si fuera necesario, ser谩 posible modificar fragmentos de texto, cambiar im谩genes o seleccionar una fuente diferente a la que ofrece el template.

Aunque la idea de usar un email template es tener que modificar lo m铆nimo posible, idealmente nada.

Para que un usuario pueda utilizar campos de combinaci贸n para confeccionar el mensaje de una plantilla deber谩 tener permiso para acceder a esos campos.

Elementos de inter茅s sobre las Plantillas

Algunas caracter铆sticas:

  • Son compatibles con el texto enriquecido.
  • Se puede obtener una vista previa del email que va a recibir el destinatario.
  • Pueden contener archivos adjuntos como un enlace que permite visualizaci贸n o descarga.
  • Permiten agregar im谩genes.聽
  • Admiten etiquetas HTML.
  • Una vez que han sido creadas tambi茅n es posible actualizar o modificar las Plantillas.
  • Se pueden aplicar tanto para destinatarios individuales como para una lista de destinatarios usando el env铆o de聽 Correo electr贸nico de lista.
  • Agregando campos de combinaci贸n se logra personalizar el email autom谩ticamente con datos del destinatario, del remitente y de otros registros de la plataforma.
  • Las plantillas se pueden compartir con otros usuarios o grupos.

Antes de enviar un email por primera vez cada usuario debe verificar su direcci贸n de correo electr贸nico.聽

Un usuario podr谩 eliminar aquellas plantillas de correo que haya creado.

Vista previa del email

Antes de enviar el correo electr贸nico se puede acceder a una vista previa de lo que recibir谩 el destinatario para verificar:

  • Si los campos de combinaci贸n est谩n siendo reemplazados correctamente con los valores de los registros.
  • Si el aspecto general del formato est谩 de acuerdo a lo que se pretende.
  • Si los campos de combinaci贸n no est谩n funcionando entonces ser谩 necesario revisar la sintaxis de las etiquetas. Es decir, que est茅n escritos de forma correcta.
  • Si el template contiene un campo de combinaci贸n para el cual un registro no tiene datos en el campo correspondiente, en la vista previa y en el email no aparecer谩 informaci贸n en ese lugar.
En la Plataforma EGA Futura crear un nuevo mensaje de email seleccionando una plantilla de correo electr贸nico puede demandar apenas unos segundos.聽

Email con copias

Cuando un template tiene campos de combinaci贸n deberemos tener en cuenta las siguientes observaciones:

  • Es necesario saber que cuando se manda un correo con copias, aquellos quienes reciban una copia no ver谩n los campos personalizados con sus datos sino con los datos del destinatario principal.
  • Por este motivo el sistema solamente va a considerar destinatario al primer correo electr贸nico que figure en el campo Para.
  • Si se necesita enviar el correo a m谩s de un destinatario previamente se debe confeccionar una lista de contactos y hacer un env铆o de email de lista.
  • Si se quiere enviar copia de el correo a otros contactos se deber谩n usar los campos CC y CCO para agregar las direcciones de email de las personas que recibir谩n copia del correo.
Cuando se env铆an mensajes con contenido repetitivo o frecuente las Plantillas de correo electr贸nico son una gran soluci贸n.

驴C贸mo aplicar una Plantilla a un correo electr贸nico?

Para aplicar una Plantilla a un email debemos:

  1. Abrir una ventana de nuevo correo electr贸nico.
  2. Elegir el destinatario de email que debe ser un contacto de la plataforma.
  3. Presionar el bot贸n Plantilla que figura en la barra de utilidades del email para insertar una plantilla.
  4. Seleccionar la plantilla.
  5. Continuar con la edici贸n del email si fuera necesario.
  6. Presionar el bot贸n Vista previa (con el icono de un ojo) de la barra de utilidades para verificar que el email est谩 correcto.
  7. Presionar el bot贸n enviar.
Si se inserta una nueva plantilla en el mismo correo electr贸nico, esta no reemplazar谩 a la anterior. Se aplicar谩n las dos plantillas una debajo de la otra.
El membrete se incluye en el email de forma independiente a la plantilla y solo ser谩 visible despu茅s de que se haya insertado una plantilla al email.


Tambi茅n llamada plantilla de email o email template. Es un texto predefinido que se aplica a un correo electr贸nico para evitar tener que escribir el mismo mensaje de email varias veces. Utilizar plantillas de email sirve para estandarizar el env铆o de mensajes de correo electr贸nico. Es un texto que se redacta con anticipaci贸n, puede contener el membrete de la empresa, un saludo predefinido con la firma del remitente y formato de texto enriquecido.

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