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Una cuenta bancaria es el acuerdo por el cual una entidad financiera guarda dinero de un titular y lleva el registro de lo que entra y lo que sale.
Ese registro es lo que después permite reconstruir qué pasó con el dinero, y por eso es la base de cualquier control de tesorería.
Para una empresa la cuenta cumple dos funciones a la vez: es el lugar donde está el dinero y es la prueba documental de cada movimiento.
Cada país resolvió de manera distinta cómo se nombra una cuenta para que una transferencia llegue a destino.
En Europa se usa el IBAN, en Estados Unidos conviven el ABA routing number, el ACH y las transferencias Wire, y en Argentina se usa el CBU junto con un alias más fácil de dictar.
A eso se suman las cuentas virtuales, que en Argentina se identifican con CVU y no dependen de un banco tradicional.
Un sistema pensado para varios países necesita guardar todos esos identificadores en paralelo, porque ninguno reemplaza a los demás.
La distinción más habitual separa la cuenta corriente de la caja de ahorro.
La cuenta corriente suele admitir operar por encima del saldo hasta un límite acordado, y en varios países habilita el uso de cheques.
La caja de ahorro no admite saldo negativo y está pensada para acumular, no para operar todos los días.
Las cuentas virtuales son la incorporación más reciente y funcionan fuera del circuito bancario clásico, aunque reciben y envían dinero igual.
Acá está la parte que suele sorprender a quien viene de llevar el dinero en una planilla.
Una cuenta bancaria dentro de un ERP no vive aislada: se vincula con una cuenta contable, que es donde el movimiento impacta en los libros.
Sin ese vínculo cada depósito habría que asentarlo a mano, y el error deja de ser improbable para volverse cuestión de tiempo.
Con el vínculo cargado, el saldo bancario y el saldo contable hablan el mismo idioma y la conciliación bancaria deja de ser un trabajo de arqueología.
El acuerdo, llamado también descubierto o giro en descubierto, es el monto que la entidad permite usar por encima del saldo disponible.
Registrarlo sirve para saber cuánto dinero hay realmente disponible, que no es lo mismo que el saldo de la cuenta.
Conviene tener presente que ese margen tiene un costo financiero y que las condiciones las fija cada entidad.
No hay un número correcto, pero sí un criterio: cada cuenta separa un flujo de dinero de los demás.
Separar la operación corriente de los fondos reservados para impuestos, por ejemplo, evita gastar dinero que ya estaba comprometido.
El costo de esa separación es que cada cuenta suma trabajo de conciliación, así que conviene abrir solo las que resuelven un problema concreto.
Hay herramientas de software que llevan la tesorería y la contabilidad de forma integrada, como el ERP en la nube de EGA Futura.
El hub de Tesorería y flujo de caja ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Facturación Electrónica para empresas medianas: cómo elegir el Software y ordenar tu Cobranza vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
El ERP tiene un objeto propio para las cuentas bancarias, con 16 campos personalizados que cubren desde el número de cuenta hasta el vínculo contable.
Cada cuenta depende obligatoriamente de un banco, y ese es el único campo que la Plataforma exige completar.
La exigencia es deliberada, porque una cuenta sin banco no se puede operar ni identificar frente a terceros.
Los datos de la entidad no se repiten en cada cuenta: viven en un registro de banco propio que se carga una sola vez.
Ese registro guarda sucursal, dirección, teléfono y los códigos que identifican al banco, entre ellos SWIFT y BIC para operaciones internacionales.
También guarda identificadores locales: el código de banco del BCRA y el CUIT en Argentina, y los datos de ABA RTN, ACH y Wire para Estados Unidos.
El campo Tipo de cuenta admite exactamente Cuenta corriente, Caja de ahorro y Virtual.
La elección queda abierta en cada carga, así que conviene fijar en el procedimiento interno cuál corresponde a cada caso.
El registro guarda en campos separados el CBU, el CVU, el alias de CBU y el alias de CVU, los cuatro pensados para Argentina.
En paralelo existe un campo IBAN para cuentas europeas y un campo de número de cuenta genérico para el resto.
Cada empresa completa los identificadores que su país usa y deja disponibles los demás para cuando haga falta.
La casilla Se usa como medio de pago habilita esa cuenta para pagar, y tenerlo separado evita que una cuenta de uso restringido aparezca por error.
La casilla Controla Chequeras propias señala que desde esa cuenta se emiten cheques y que corresponde seguir su numeración.
La casilla Débito de Cheques emitidos define cómo impacta el cheque en el saldo: al emitirlo o al debitarse efectivamente.
La cuenta bancaria se asocia con una cuenta contable general, que es donde impactan los movimientos comunes.
Además tiene una segunda cuenta contable dedicada a los cheques emitidos, porque un cheque entregado y pendiente de débito no es lo mismo que dinero ya salido.
Separar las dos es lo que permite que el saldo contable refleje la realidad mientras esos cheques están en circulación.
El campo Límite de acuerdo guarda un valor monetario con dos decimales.
Es un dato de consulta, así que sirve para saber cuánto hay realmente disponible y para armar Informes de tesorería.
Primero se crea el registro del banco, con su sucursal, sus códigos y su país.
Después se crea la cuenta colgada de ese banco, se elige el Tipo y se completan los identificadores que la normativa local usa.
Por último se asocian las dos cuentas contables y se marcan las casillas que definen cómo opera.
Con eso la cuenta queda lista para operar y conectada con los libros desde el primer movimiento.
Cargar las cuentas de tu empresa trae estas dudas: qué distingue una cuenta corriente de una caja de ahorro y por qué hay dos cuentas contables asociadas.
La cuenta corriente suele admitir operar por encima del saldo hasta un límite acordado, y en varios países habilita el uso de cheques.
La caja de ahorro no admite saldo negativo y está pensada para acumular.
En el ERP las dos, más la opción Virtual, son valores del campo Tipo de cuenta.
Porque un cheque emitido y pendiente de débito no es dinero que ya salió.
La cuenta contable general recibe los movimientos comunes y la de cheques emitidos aloja los que siguen en circulación.
Sin esa separación el saldo contable mostraría como gastado un dinero que sigue en el banco.
Sí, porque el registro tiene campos separados para IBAN, CBU, CVU y número de cuenta genérico, y ninguno es obligatorio.
Los datos del banco incluyen SWIFT y BIC para operaciones internacionales, más los códigos propios de Argentina y de Estados Unidos.
Cada empresa completa los que su normativa usa.
No por sí solo, porque el campo guarda un importe con fines informativos y de consulta.
Sirve para saber cuánto hay realmente disponible y para incluirlo en Informes.
Cualquier bloqueo automático se agrega desde la configuración.
El objeto se llama EGAFutura__Bank_Bank_Account__c y la etiqueta de su campo Name es Cuenta bancaria.
Tiene 27 campos en total, de los cuales 16 son personalizados de EGA Futura.
EGAFutura__Banco__c es una relación maestro-detalle hacia el objeto Banco, y por eso no admite valor nulo.
Ser maestro-detalle y no búsqueda tiene una consecuencia práctica que conviene conocer: borrar un banco borra sus cuentas.
El resto de los campos de datos admite quedar vacío, salvo las casillas de verificación, que siempre tienen valor.
EGAFutura__ARG_CBU__c, texto de 60, y EGAFutura__ARG_CVU__c, texto de 120.
EGAFutura__ARG_Alias_CBU__c y EGAFutura__ARG_Alias_CVU__c, los dos texto de 120.
EGAFutura__IBAN__c, texto de 60, y EGAFutura__Numero_cuenta__c, texto de 120.
EGAFutura__Tipo_cuenta__c admite Cuenta corriente, Caja de ahorro y Virtual.
La etiqueta coincide con el valor almacenado en los tres casos, así que un filtro por API usa la misma palabra que ve el usuario.
EGAFutura__Se_usa_medio_pago__c, EGAFutura__Controla_Chequeras_propias__c y EGAFutura__Debito_Cheques_emitidos__c.
Las tres son de tipo casilla y por eso figuran como no nulas en la definición del objeto.
EGAFutura__Cuenta_contable__c y EGAFutura__Cuenta_contable_Cheques_emitidos__c, las dos hacia el objeto Cuenta contable.
El vínculo es recíproco: EGAFutura__Cuenta_contable__c tiene a su vez una búsqueda EGAFutura__Cuenta_bancaria__c hacia este objeto, más la casilla EGAFutura__Es_cuenta_Banco__c y el campo fórmula EGAFutura__Informacion_Banco__c.
EGAFutura__Limite_acuerdo__c, moneda de 16 enteros y 2 decimales.
EGAFutura__Descripcion__c, área de texto largo de 32.768 caracteres.
EGAFutura__EGA_Futura_ID__c, número automático.
EGAFutura__Banco__c tiene 14 campos personalizados, entre ellos EGAFutura__SWIFT_BIC__c, EGAFutura__USA_ABA_RTN__c, EGAFutura__USA_ACH__c y EGAFutura__USA_Wire__c.
Incluye además EGAFutura__ARG_Codigo_banco_BCRA__c, EGAFutura__ARG_CUIT__c y EGAFutura__Pais__c, más una búsqueda EGAFutura__Cuenta__c hacia el objeto estándar de cuentas.
Filtrar por EGAFutura__Se_usa_medio_pago__c devuelve las cuentas habilitadas para pagar.
Agrupar por EGAFutura__Tipo_cuenta__c separa las cuentas corrientes de las cajas de ahorro y de las virtuales.
Y la relación maestro-detalle con el Banco permite un Informe de cuentas por entidad sin escribir código.
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