EGA Futura » Capacitación y Soporte
La razón social es la identidad jurídica de una empresa: el nombre bajo el cual existe como persona distinta de las personas que la fundaron.
Todo lo que la empresa firma se firma con ese nombre, desde un contrato de alquiler hasta una declaración de impuestos.
Por eso es un dato administrativo antes que comercial, y por eso casi nunca es el nombre que la gente usa para referirse al negocio.
El nombre comercial sirve para que el mercado reconozca al negocio, y se elige pensando en que sea corto, memorable y fácil de pronunciar.
La razón social sirve para que el Estado y los terceros identifiquen sin ambigüedad a la persona jurídica responsable.
Son objetivos distintos, y por eso conviven sin problema dos nombres para una misma empresa.
Una cadena de cafés puede operar bajo una marca de una sola palabra y facturar bajo una denominación larga que termina en las siglas de su tipo societario.
La primera parte es el nombre elegido, que puede ser una palabra inventada, un apellido, o una combinación de varias palabras.
La segunda parte es la sigla del tipo societario, que le avisa a cualquiera quién responde por las deudas y hasta dónde llega esa responsabilidad.
Las siglas más frecuentes en el mundo hispanohablante son S.A. para la sociedad anónima y S.R.L. o S. de R.L. para la de responsabilidad limitada.
En los países de tradición anglosajona el papel equivalente lo cumplen las terminaciones Inc., Corp., Ltd. y LLC.
La lista completa de formas societarias disponibles la define la ley de sociedades de cada país, y no es la misma en dos jurisdicciones cualesquiera.
Los registros de razones sociales son nacionales: cada país tiene el suyo, y en algunos la competencia es incluso provincial o estadual.
En España la inscripción se hace en el Registro Mercantil, y en México en el Registro Público de Comercio.
En Colombia el trámite pasa por la Cámara de Comercio de la ciudad, y en Perú por la SUNARP.
En Chile interviene el Registro de Comercio del Conservador de Bienes Raíces, y en Argentina la Inspección General de Justicia o el registro público de cada provincia.
En Estados Unidos la constitución se hace ante la oficina del Secretary of State del estado elegido, y de ahí que dos empresas homónimas puedan existir en dos estados distintos.
La regla real es que la unicidad es por registro, no global.
Un registro rechaza una denominación idéntica o confundible con otra ya inscripta en su propia jurisdicción, y nada más que en su propia jurisdicción.
La consecuencia práctica es que existen empresas homónimas en distintos países, y hasta en distintas provincias del mismo país, sin que eso configure una irregularidad.
Lo que sí identifica de manera unívoca a una empresa dentro de su país es su número de identificación fiscal, que recibe un nombre distinto en cada jurisdicción.
Modificar la razón social exige una reforma del estatuto, con la mayoría societaria que la ley local requiera y la inscripción del cambio en el registro.
Después del acto formal viene el arrastre: contratos, cuentas bancarias, habilitaciones, dominios y comprobantes emitidos.
Ese costo es la mejor razón para elegir bien la denominación en el momento de constituir la sociedad.
La distinción entre nombre comercial y nombre legal no queda librada al criterio de quien carga los datos: son dos campos separados en el registro de la cuenta.
El nombre del registro guarda cómo se conoce a esa empresa en el día a día.
El campo Razón social guarda su denominación legal completa, con capacidad para 120 caracteres.
Esa separación resuelve un problema muy concreto: el comercial busca por la marca y el administrativo necesita el nombre exacto que va impreso en el comprobante.
El campo CUIT guarda el número de identificación fiscal y está definido como único, sin distinguir mayúsculas de minúsculas.
Esa restricción hace el trabajo pesado de la calidad de datos: impide crear dos registros para la misma empresa, aunque alguien haya escrito el nombre de dos formas distintas.
Como es un campo único, también sirve de referencia estable cuando hay que cruzar información con un sistema externo.
El campo Tipo de responsable registra la situación de esa empresa ante el impuesto al valor agregado en Argentina.
Sus valores incluyen IVA Responsable Inscripto, Responsable Monotributo, IVA Sujeto Exento, Consumidor Final y Sujeto no Categorizado.
Contempla además las dos figuras del comercio exterior, Proveedor del Exterior y Cliente del Exterior, y el caso del responsable inscripto que actúa como agente de percepción.
Ese dato es el que determina qué tipo de comprobante corresponde emitirle a esa empresa.
La denominación legal de la empresa que usa el sistema no se guarda como una cuenta más: está en el objeto Configuración, junto con su número de identificación fiscal.
Ahí mismo conviven las cuentas contables de referencia, como la de crédito fiscal, la de débito fiscal y la de diferencias de cambio.
Tenerlo centralizado en un solo registro evita que el nombre legal aparezca escrito de tres formas distintas en tres lugares del sistema.
El objeto Banco guarda su propio número de identificación fiscal, porque una entidad financiera es un tercero como cualquier otro.
Las líneas de padrón impositivo almacenan la razón social y el número fiscal tal como figuran en el padrón del organismo, lo que permite contrastarlas con lo cargado en la cuenta.
Ese contraste es el que detecta a tiempo un nombre mal tipeado antes de que llegue a un comprobante.
No, y confundirlos es el error más común.
La razón social es la denominación legal inscripta, y el nombre comercial es el que usa el público para referirse al negocio.
Sí, siempre que estén inscriptas en registros distintos, porque la unicidad rige dentro de cada jurisdicción y no a nivel mundial.
Lo que identifica sin ambigüedad a una empresa dentro de su país es su número de identificación fiscal.
Sí, mediante una reforma del estatuto inscripta en el registro correspondiente.
El trámite formal suele ser lo más rápido: lo lento es actualizar contratos, cuentas bancarias y habilitaciones.
Indican el tipo societario, es decir quién responde por las deudas de la empresa y hasta qué monto.
S.A. corresponde a la sociedad anónima y S.R.L. a la de responsabilidad limitada, mientras que Inc., Corp., Ltd. y LLC cumplen ese papel en países de tradición anglosajona.
La denominación legal de un tercero se guarda en Account.EGAFutura__Razon_social__c, un Text de 120 caracteres, separado del campo estándar Name.
Esa separación permite indexar y buscar por la marca sin perder el nombre exacto que debe imprimirse en un comprobante.
El número fiscal está en Account.EGAFutura__TaxID_Argentina_CUIT__c, un Text de 40 definido como único e insensible a mayúsculas.
La condición frente al impuesto está en Account.EGAFutura__Tax_Argentina_Tipo_responsable__c, una lista de selección con ocho valores.
Los valores almacenados coinciden con las etiquetas: IVA Responsable Inscripto, IVA Sujeto Exento, Consumidor Final, Responsable Monotributo, Sujeto no Categorizado, Proveedor del Exterior, Cliente del Exterior y la variante agente de percepción.
El objeto EGAFutura__Configuration__c guarda EGAFutura__Razon_social__c y EGAFutura__ARG_CUIT__c, este último como Text de 255.
El mismo objeto concentra las referencias contables EGAFutura__Cuenta_Credito_Fiscal_IVA__c, EGAFutura__Cuenta_Debito_Fiscal_IVA__c y EGAFutura__Cuenta_Diferencias_cambio__c, los tres apuntando a Cuenta contable.
El objeto EGAFutura__Banco__c tiene su propio EGAFutura__ARG_CUIT__c.
Las líneas de padrón, en EGAFutura__ARG_Linea_padron__c, exponen EGAFutura__AGIP_Razon_Social__c junto con los números de identificación fiscal de cada organismo.
Como el campo del número fiscal en la cuenta está marcado como único, sirve de clave natural para deduplicar al importar.
Eso evita crear cuentas repetidas cuando el nombre viene escrito de distintas maneras.