Qué es una Factura proforma?

Es un documento que se emite a modo de factura no definitiva o borrador. En ella se recogen todos los datos que contendrá la factura definitiva. En este sentido, tiene sólo finalidad informativa y no produce efectos contables ni fiscales. Se puede utilizar como medio de acuerdo por parte del vendedor de suministrar aquello que el cliente requiere a un precio determinado.

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Introducción a la Factura proforma

Una Factura proforma no tiene ningún efecto en la contabilidad y por ello no es registrada en las cuentas.

De forma que no genera ninguna clase de compromiso entre las partes, ni de vender, ni de comprar.

Otro elemento a destacar de una Factura proforma es que tampoco tiene ningún efecto fiscal.

Por tal motivo, no crea obligación de pago de impuestos, ni su declaración.

Sus características son muy simples, pues son prácticamente iguales a una factura comercial.

Usos de una Factura proforma

Aunque carezca de valor contable y fiscal, puede ser utilizada para:

Suministrar información al cliente sobre las mercancías a la venta.
Ofrecer detalles sobre las condiciones de una operación.
Dar cuenta de transacciones pendientes de concretarse.
Servir como presupuesto, o realizar una oferta.
Obtener los datos del futuro cliente.
Declarar ante las instancias aduanales el valor de los productos.
Servir de comprobante cuando se envían muestras a ciertos clientes.

Cuando un cliente acepta los términos y condiciones informadas en la proforma, entonces puede procederse a realizar la transacción mercantil.

Diferencias con un presupuesto

La Factura proforma puede ser utilizada para brindar información y costos de un producto.

Sin embargo, se pueden establecer algunas diferencias como:

La Factura proforma refleja las condiciones concretas de una operación ya negociada, mientras que el presupuesto es una estimación previa. Por esa razón, la primera busca asegurar la operación comercial.
La Factura proforma es mucho más formal, mientras que el presupuesto no conlleva mayor garantía de concretar la transacción.
La Factura proforma puede ofrecer mayor estabilidad con los precios. En cambio, el presupuesto sólo da una idea del valor de un producto sin la menor garantía.

Contenido de una Factura proforma

Considerando que es idéntica a una factura comercial, contiene lo siguiente:

El encabezado debe decir proforma, ubicado de manera visible.
La fecha en que se emite la Factura proforma.
Los datos del vendedor (empresa) y del comprador (cliente). Esto incluye dirección y número de identificación fiscal de ambas partes.
La descripción de la mercancía y cantidades a vender.
El precio o valor del producto por unidad y antes de la aplicación del impuesto.
Indicación de la divisa en que se realizará la venta (si es una venta a cliente en el extranjero).
Gastos relativos al envío o transporte si fuera necesario.

Nunca y, bajo ningún concepto, se podrá utilizar una Factura proforma como obligación de pago.

No crea ningún compromiso firme de concretar la operación.

Cómo seguir con Factura proforma

El hub de Facturación electrónica y comprobantes ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.

En Facturación Electrónica para empresas medianas: cómo elegir el Software y ordenar tu Cobranza vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.

EGA Futura Ventas muestra cómo se refleja dentro de la Plataforma.

Y EGA Futura Compras lo muestra desde otra parte del sistema.

Cómo se usa en EGA Futura

Para administradores y programadores

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Facturación electrónica y comprobantes

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Términos relacionados

Factura

La Factura es el documento con validez legal que deja constancia de una venta de bienes o servicios y del importe que el comprador debe pagar. Quien vende la emite y quien compra la recibe, y desde ese momento el comprobante funciona como respaldo contable, como prueba de la operación y como base de las declaraciones de impuestos. El contenido mínimo lo fija cada legislación, pero el núcleo es siempre el mismo: quién vende, quién compra, qué se entregó, cuánto costó y qué impuestos se aplicaron.

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Factura electrónica

Igual que su equivalente en papel, es un documento en versión digital que comprueba la realización de una transacción comercial. Representa un gran avance respecto del papel, porque permite ahorrar insumos y transmitir los datos con rapidez. Solo requiere un medio de comunicación digital para su envío, y su validez legal se apoya en la firma digital del emisor. El formato exacto y las obligaciones de reporte los define la normativa de cada país.

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Factura multidivisa

Es un documento contable referido a una transacción comercial entre dos partes, pero en una moneda extranjera (divisa). Se genera debido a las operaciones mercantiles con personas o empresas en el exterior, fuera del país de origen. Tiene la misma validez que una factura en moneda de curso legal. Además, debe contener ciertos detalles que aseguren el proceso contable y la debida declaración de impuestos.

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Factura con retención

Es la factura en la que quien paga descuenta un porcentaje del importe y lo ingresa al fisco en nombre de quien cobra. Quien cobra recibe menos dinero, pero computa ese importe como pago a cuenta de su propio impuesto. Los regímenes, las alícuotas y los sujetos obligados los fija cada país. Se diferencia de la percepción en que la retención la practica quien paga sobre lo que va a pagar, mientras que la percepción la agrega quien cobra por encima del precio. Perder el comprobante es perder el crédito, y ese importe termina pagándose dos veces.

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Facturación

La Facturación es el circuito administrativo que convierte una operación de venta ya cerrada en un comprobante con validez fiscal. Lo que la distingue de la venta es que la venta es el acuerdo entre las partes y la Facturación es su documentación: fija el importe, detalla los impuestos que corresponden y deja constancia de la fecha desde la que corre el plazo de cobro. La obligación de emitir el comprobante recae sobre quien vende, no sobre quien compra, y los requisitos de forma los define la normativa de cada país. En un sistema de gestión el circuito arranca en el pedido, sigue en la factura y termina en el asiento contable y en la cuenta por cobrar.

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Factura recurrente

Es aquella factura que se envía repetidamente a un cliente en intervalos de tiempo regulares. Suele estar asociada a la domiciliación y el pago de servicios de manera repetida, con importes iguales o similares a lo largo del tiempo. Dada la manera recurrente de realizarlas se suele emplear software de facturación para aligerar el trabajo.

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Factura rectificativa

Es un documento que se utiliza para corregir algún error cometido en una factura ordinaria. Esto quiere decir que anula la factura previamente realizada cuando se han cometido equivocaciones con el precio, cálculo o descuentos. También se utiliza cuando la factura emitida no cumple con lo exigido por la ley. Se diferencia de una factura nueva en que no documenta otra operación, sino que remite a la original y deja constancia de qué se corrigió. Existe porque una factura ya emitida no se tacha ni se enmienda, y su nombre cambia según el país.

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Impuesto

Lo que distingue a un Impuesto de cualquier otro cobro del Estado es que no hay contraprestación directa: se paga sin recibir a cambio un servicio concreto e individualizado. Esa es la frontera con la tasa, que sí retribuye un servicio puntual, y con la contribución especial, que se cobra por el beneficio derivado de una obra pública. Un Impuesto se exige porque ocurrió un hecho imponible que revela capacidad de pago, y ese hecho puede ser obtener renta, consumir un bien o sostener un patrimonio. El destino de lo recaudado se decide después, en el presupuesto público, y no queda atado a quien pagó.

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IVA

El Impuesto al Valor Agregado (o Añadido) conocido como IVA, es aquél que se paga al Estado debido al consumo. Cada vez que el consumidor adquiere un bien o servicio está en la obligación de cancelar el IVA, en base al valor de lo adquirido. Es un impuesto indirecto porque no es pagado directamente por la persona al fisco. Y, además, es obligatorio porque cada quien está sujeto a su pago.

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Packing List (Lista de contenido)

Es un documento emitido por la persona que envía un paquete y que señala el contenido del mismo. Debe ubicarse a la vista, en el exterior del paquete, lejos de las esquinas y cierres, y ha de estar acompañado por la factura. Se utiliza al exportar productos (mercancías) y debe indicar, adicionalmente, las medidas del paquete y su peso.

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