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Un activo fijo es un bien que la empresa compra para usarlo, no para venderlo, y del que espera obtener provecho durante varios ejercicios.
La computadora con la que trabaja una persona, el camión que reparte y el local donde se atiende son todos activos fijos.
La mercadería que está en el depósito esperando comprador no lo es, aunque también sea un bien de la empresa.
El criterio que separa a los dos es la velocidad con la que el bien se convierte en dinero.
Un activo corriente es el que sostiene el día a día: caja, cuentas por cobrar y mercadería para vender.
Un activo fijo está fuera de esa rotación porque venderlo significaría desarmar parte de la operación.
EGA Futura clasifica los activos fijos en Bienes de uso y Bienes intangibles, y esa es la primera decisión al cargar uno.
Los Bienes de uso son los físicos: inmuebles, instalaciones, muebles, útiles, rodados, embarcaciones, maquinarias, herramientas, equipos, hardware y teléfonos móviles.
Los Bienes intangibles no se pueden tocar pero tienen valor y a veces mucho: marcas registradas, derechos de autor, patentes, licencias de uso, concesiones y franquicias.
Las inversiones financieras en otras empresas forman una clase de activo aparte, distinta de la de los activos fijos.
Amortizar es reconocer contablemente el desgaste de un bien a lo largo de su vida útil.
La lógica es que si una máquina va a servir cinco años, cargar todo su costo al primer año distorsiona el resultado de ese año y de los cuatro siguientes.
La vida útil se estima según el uso previsto, no según el tiempo que el bien podría durar en el mejor de los casos.
El valor residual es lo que se espera recuperar al final, cuando el bien se venda o se dé de baja.
El valor libro es lo que el bien vale hoy según la contabilidad, una vez descontada la amortización acumulada.
Casi nunca coincide con el precio de mercado, y esa diferencia aparece justamente el día que se vende el bien.
Los criterios de amortización, las vidas útiles aceptadas y el tratamiento fiscal de cada tipo de bien cambian de un país a otro.
Lo mismo pasa con los indicadores que relacionan activos y pasivos: no existe una proporción única que sirva para todos los sectores.
Una empresa intensiva en capital y una consultora tienen estructuras patrimoniales completamente distintas, y las dos pueden ser saludables.
Por eso conviene confirmar los criterios con el contador de cada país antes de configurar las vidas útiles en el sistema.
El ERP tiene un objeto propio para los activos fijos, separado de los productos y del inventario, porque lo que se controla acá no es la venta sino el uso.
Es de los objetos más cargados del ERP: 24 campos personalizados cubren identificación, ubicación, garantía y amortización.
También es de los pocos que exige tres campos sí o sí antes de guardar.
Categoría define si el bien es un Bien de uso o un Bien intangible, y viene predeterminada en Bienes de uso.
Tipo de activo depende de la categoría elegida: al marcar Bienes de uso aparecen once opciones físicas, y al marcar Bienes intangibles aparecen seis opciones distintas.
Esa dependencia es útil porque impide cargar una patente como si fuera un rodado.
Estado registra la situación actual del bien con seis valores: En uso, En venta, En depósito, En reparación, Vendido y Donado.
La Etiqueta de Activo y el Número de serie son campos únicos: la Plataforma no deja guardar dos activos con el mismo valor.
La etiqueta es el código que pone la empresa, normalmente el que va pegado físicamente en el bien.
El número de serie es el que trae el fabricante, y sirve para gestionar la garantía.
Tener los dos separados es lo que permite reetiquetar sin perder la referencia del fabricante.
Fecha de compra es cuándo se adquirió, y fecha de alta es cuándo entró al patrimonio, que no siempre es el mismo día.
Fecha de activación es cuándo empezó a usarse, y es la que suele marcar el inicio de la amortización.
Fecha de baja cierra el ciclo, y la fecha de vencimiento de la garantía es la que conviene mirar antes de pagar una reparación.
El costo de adquisición es el punto de partida del cálculo.
El método de amortización tiene dos opciones: Lineal y No amortizable.
No amortizable existe porque hay bienes que no se amortizan, como los terrenos o ciertos intangibles de vida indefinida.
La vida útil se expresa en meses y no en años, lo que permite cerrar el cálculo con precisión mensual.
El valor libro lo calcula la Plataforma sola, porque es un campo fórmula de solo lectura.
Ubicación y Área funcional son referencias a otros objetos, así que se pueden agrupar en Informes para saber cuánto patrimonio tiene cada sector.
Además existe un objeto de asignación que vincula el activo con el empleado que lo tiene, y esa es la respuesta a la pregunta de quién se llevó qué.
Los activos también se relacionan con pólizas de seguro y con órdenes de mantenimiento, y se les pueden hacer inspecciones.
Una empresa de sesenta personas quiere saber qué computadoras tiene, dónde están y cuáles hay que renovar.
Carga cada equipo como activo fijo con categoría Bienes de uso y tipo Hardware, su etiqueta interna y el número de serie del fabricante.
Completa el costo de adquisición, método Lineal y vida útil de treinta y seis meses, que es el criterio que fijó su contador.
Con la asignación a cada empleado cargada, una Vista de lista filtrada por área muestra el parque de cada sector.
Y una Vista ordenada por fecha de vencimiento de la garantía anticipa qué equipos van a quedar sin cobertura en los próximos meses.
Porque responden a dueños distintos: la etiqueta la pone la empresa y el número de serie lo trae el fabricante.
Los dos son únicos, así que la Plataforma rechaza cargar un activo repetido por cualquiera de los dos caminos.
Si un bien no tiene número de serie, el campo se deja vacío sin problema.
Primero se define la categoría, porque Tipo de activo es una lista dependiente de ella.
Bienes de uso ofrece once opciones y Bienes intangibles ofrece seis, y cada categoría muestra solo las suyas.
Un administrador puede sumar opciones nuevas desde la configuración del objeto.
Sí, para eso está el valor No amortizable en el método de amortización.
Es el caso típico de los terrenos y de algunos intangibles de vida indefinida.
El bien queda igualmente registrado en el patrimonio, con su costo y su ubicación.
Lo resuelve un campo fórmula que la Plataforma mantiene actualizado solo.
Para que dé un resultado correcto hay que cargar bien el costo de adquisición, la vida útil y el valor residual.
Cuando el valor libro sorprende, la revisión empieza por esos tres campos.
El objeto se llama EGAFutura__Activo_fijo__c y su etiqueta es Activo fijo.
Tiene 38 campos en total, de los cuales 24 son personalizados de EGA Futura.
Son obligatorias tres listas de selección: EGAFutura__Categoria__c, EGAFutura__Tipo_activo__c y EGAFutura__Estado__c.
Name es un campo de texto de 80 caracteres.
EGAFutura__Tipo_activo__c es una lista dependiente controlada por EGAFutura__Categoria__c.
Con Bienes de uso quedan válidos: Inmuebles, Instalaciones, Muebles, Útiles, Rodados, Embarcaciones, Maquinarias, Herramientas, Equipos, Hardware y Teléfonos móviles.
Con Bienes intangibles quedan válidos: Marcas registradas, Derechos de autor, Patentes, Licencias de uso, Concesiones y Franquicias.
Quien cargue datos por API tiene que respetar esa correspondencia, porque la Plataforma valida la combinación.
EGAFutura__Estado__c: En uso, En venta, En depósito, En reparación, Vendido, Donado.
EGAFutura__DepreciationMethod__c: Lineal y No amortizable.
EGAFutura__Categoria__c: Bienes de uso, que es el valor predeterminado, y Bienes intangibles.
EGAFutura__NetBookValue__c (Valor libro) es un campo fórmula de tipo divisa y por lo tanto es de solo lectura.
EGAFutura__EGA_Futura_ID__c es un número automático.
EGAFutura__Etiqueta_Activo__c es texto de 32 caracteres, único y sin distinguir mayúsculas.
EGAFutura__Numero_serie__c es texto de 120 caracteres, con la misma restricción de unicidad.
Conviene depurar los valores repetidos de esos dos campos antes de encarar una carga masiva de activos.
Apuntan al activo fijo, entre otros, EGAFutura__Empleado_Asignacion_activo__c (Asignación de activo), EGAFutura__Inspeccion__c y los objetos de unión con pólizas y con etiquetas.
El propio activo apunta a EGAFutura__Ubicacion__c y a EGAFutura__Area_funcional__c mediante búsquedas opcionales.